如何規(guī)范會計(jì)業(yè)務(wù)中的往來票據(jù)

□文/齊春霞

（石家莊市農(nóng)林科學(xué)研究院 河北·石家莊）

做好會計(jì)基礎(chǔ)工作，對提高會計(jì)信息質(zhì)量，維護(hù)會計(jì)工作秩序有著重要意義，但在實(shí)際工作中也存在著一些不盡如意的地方。那么，如何規(guī)范會計(jì)業(yè)務(wù)中的往來票據(jù)，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)建議。

一、經(jīng)濟(jì)往來中票據(jù)的業(yè)務(wù)處理

（一）還款、結(jié)算、報銷時有關(guān)票據(jù)的處理

1、還款后原借、欠、收據(jù)的處理。實(shí)踐中，還款向來有退條和開收據(jù)兩種做法。筆者所見，兩種方法各有其優(yōu)缺點(diǎn)，而退條的弊端可能多一點(diǎn)。按照財政部的要求，職工借款的借條，必須附在記賬憑證下面，收回欠款或收回部分欠款時，應(yīng)當(dāng)另開還款收據(jù)，不得退還或更換原借條，也不得以在原借條上批注“××年×月×日還款××元，結(jié)欠××元”取代應(yīng)開具給還款人收據(jù)。單位之間、單位與個人的往來，凡以借條、收條、欠條等條據(jù)確立債權(quán)債務(wù)關(guān)系的，除法律、法規(guī)另有規(guī)定或當(dāng)事人雙方另有約定情況外，還款時原立票據(jù)的處理原則應(yīng)與以上規(guī)范相同，即不退、不換、不改原據(jù)。如果因向外單位或外地個人索債需要出示原據(jù)，可以復(fù)印件代替。

2、報賬沖減借、欠款的票據(jù)處理。實(shí)踐中，以經(jīng)過審批合格的報銷憑證抵償借款、欠款的情況較多，而因會計(jì)人員處理方法不當(dāng)引發(fā)的糾紛也較多。對于采購人員帶出的轉(zhuǎn)賬支票、匯票，或以電匯、信匯形式向在外采購人員提供資金而由采購人員收回發(fā)票的，采購人員以發(fā)票向會汁人員報賬抵沖往來款項(xiàng)時，會計(jì)人員往往不愿意出具還款收據(jù)。他們的理由是:（1）還款為轉(zhuǎn)賬，不需另開收據(jù)；（2）匯出款項(xiàng)時，除采購人員自帶的支票、匯票有采購人員簽字的以外，匯到外埠的款項(xiàng)通過郵寄、電傳的，收款人或收款單位并沒有出具收條，所以以發(fā)票沖賬時也不必出具收條（收據(jù)）。其實(shí)上述理由是似是而非的:一是就還款銷賬這一點(diǎn)而言，轉(zhuǎn)賬與現(xiàn)金結(jié)算形式之間并沒有不可逾越的界限。采購人員帶回的發(fā)票，如果會計(jì)人員接收后沒有出具沖賬的收據(jù)，有些出納人員就可能打上現(xiàn)金付訖戳記就成了現(xiàn)金結(jié)算。發(fā)票金額較小的情況下更容易出現(xiàn)弊端；二是就匯出（轉(zhuǎn)出）款項(xiàng)的收款手續(xù)而言，無論轉(zhuǎn)賬支票、匯票、信（電）匯款等轉(zhuǎn)賬匯劃款業(yè)務(wù)，采購人員支用款項(xiàng)或取得票據(jù)都是“有案可稽”的，采購人員將發(fā)票等報銷憑證交給會計(jì)人員時就必須取得收條，否則，發(fā)生糾紛時，報賬還款的情況就無法查清。因此，不論在什么情況下，會計(jì)人員收受他人報銷憑證或其他涉及往來支付的收據(jù)，要么以現(xiàn)金付款，要么出具還款銷賬的收據(jù)，絕不能收到報銷憑證后讓報賬人“空手離去”。

（二）暫存、預(yù)收款項(xiàng)支用的票據(jù)處理。單位之間，單位與個人之間，作為購貨方，有時會預(yù)付一定的款項(xiàng)暫存在供貨方，以用作往來結(jié)算或其他用途。事后，購貨方如果動用這些款項(xiàng)，要不要辦手續(xù)，應(yīng)當(dāng)辦什么樣的手續(xù)，實(shí)踐中也往往出現(xiàn)問題，導(dǎo)致糾紛。有些單位作為供貨方，發(fā)貨時直接從預(yù)收暫存款中轉(zhuǎn)賬劃出，發(fā)票交給購貨方時不要對方簽字，更不要對方寫收條或在發(fā)票收款聯(lián)簽注轉(zhuǎn)賬說明，結(jié)果也往往會引發(fā)糾紛。防范這些糾紛的方法有:一是如果準(zhǔn)備向購買方開具發(fā)票，應(yīng)在向其開具發(fā)票或提交發(fā)票時，要求對方在發(fā)票收款聯(lián)注明“貨款在暫存（或預(yù)付）款中支付”并簽字，或者由供貨方寫好收到發(fā)票的收條，說明從暫存款支付貨款，請購貨方接收發(fā)票時簽字；二是如果因暫存款不足以支付貨款等原因供貨方不打算開具發(fā)票但要扣收款項(xiàng)，則要求購貨方在收貨憑證上作類似說明，或者在出具的欠條上寫出類似內(nèi)容。

二、收取、轉(zhuǎn)交及空收款項(xiàng)的票據(jù)處理

（一）一般交易及往來結(jié)算的收款條據(jù)。按照會計(jì)業(yè)務(wù)的慣例，出納人員（包括收款員，下同）的責(zé)任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯(lián)（或一聯(lián)）中就有一聯(lián)屬收條性質(zhì)，出納人員原則上不自開自收。但在實(shí)踐中，往來結(jié)算的收條或收據(jù)多由出納人員自開，有些出納人員缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，對于可能在近期結(jié)清或欠付報銷款項(xiàng)的條據(jù)往往以白紙單寫，不留存根，會計(jì)俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現(xiàn)金長款，有時與現(xiàn)金短款抵消則更難覺察。待持據(jù)人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的票據(jù)，均應(yīng)至少兩聯(lián)，其中一聯(lián)留存。

（二）代收款項(xiàng)的轉(zhuǎn)交。在企事業(yè)單位，總難免發(fā)生由其他人員為出納人員代收款的事項(xiàng)。代收款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)如何轉(zhuǎn)交給出納人員，也是會計(jì)業(yè)務(wù)中容易出現(xiàn)糾紛的事項(xiàng)?，F(xiàn)實(shí)中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉(zhuǎn)交時，多數(shù)情況下將現(xiàn)金與發(fā)票（或收據(jù)，下同）收款聯(lián)一起交給出納人員即告了事。以后如果該收款聯(lián)丟失，或者出納人員故意棄毀，出納人員又“記不得”或不承認(rèn)款已收訖，責(zé)任則全由代收人承擔(dān)。防范這類糾紛的辦法有:（1）有關(guān)發(fā)票存根不是由出納人員收存的，由出納人員在發(fā)票存根聯(lián)簽字；（2）代收筆數(shù)較多的單位，可設(shè)置代收款交款流水賬，由代收人逐筆登記和保存，交款時由出納人員逐筆簽字；（3）代收款數(shù)額較大的，可由代收人直接存入開戶銀行，在繳款單款項(xiàng)來源欄內(nèi)寫明“××（代收人）代收××款”。

清欠人員代收款項(xiàng)轉(zhuǎn)交出納人員時，除由出納人員開具收條給代收人的情況外，也可以參照上述轉(zhuǎn)交款方法處理。

（三）空收款項(xiàng)的票據(jù)處理。所謂空收款項(xiàng)，是指收款憑證如發(fā)票等已開，但付款人既未交款又沒有出具欠條，收款方也不擬在應(yīng)收款掛賬的情況。銷售或清欠業(yè)務(wù)中，常發(fā)生客戶或推銷人員、清欠人員要會計(jì)人員開具尚未收款的發(fā)票，或者由會計(jì)人員提供蓋章的空白發(fā)票給推銷、清欠人員自開，這類事情發(fā)生的糾紛近年見到不少。其情況之一，是發(fā)票提交受票方時，受票方往往不能當(dāng)即付款，而出票方只要求受票方經(jīng)辦人在發(fā)票的收款聯(lián)上簽名，就將開好并蓋章的發(fā)票聯(lián)交給受票方。事后受票方賴賬，出票方憑收款聯(lián)上受票方的單純簽名無法認(rèn)定受票方欠款，導(dǎo)致在經(jīng)濟(jì)糾紛中處于不利地位。情況之二，是推消、清欠人員將貨款，特別是現(xiàn)金交出納人員時，因?yàn)榘l(fā)票聯(lián)已交受票人，收款聯(lián)與現(xiàn)金一并交出納人員，出納人員沒有另開收據(jù)，導(dǎo)致與上述代收款項(xiàng)轉(zhuǎn)交同樣的糾紛。預(yù)防這類糾紛的有效方法是:一是客戶、推銷人員、清欠人員自會計(jì)人員處開具發(fā)票（或收據(jù)，下同）時，沒有實(shí)際交款或沒有交齊款項(xiàng)的，取票人必須就欠交款出具欠條，注明欠交金額、原因；二是推銷人員、清欠人員或其他結(jié)賬人員向客戶開具發(fā)票時，也必須按上述要求辦理；如果礙于情面，則可要求客戶在發(fā)票記賬聯(lián)上注明“發(fā)票已收；三是客戶、推銷人員、結(jié)賬及清欠人員向會計(jì)人員交款時，凡不屬在交款當(dāng)時開具發(fā)票的，會計(jì)人員必須向交款人出具收款收據(jù)。