高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系探討

張振鋒

（鹽城工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 鹽城 224005）

如何做好高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制是提升高校辦學(xué)效益的關(guān)鍵。有效的內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)控等五個(gè)相互關(guān)聯(lián)的要素。就會(huì)計(jì)要素而言，控制環(huán)境關(guān)系到固定資產(chǎn)的構(gòu)建、使用與處置；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估關(guān)系到固定資產(chǎn)的保管與安全完整；控制活動(dòng)關(guān)系到固定資產(chǎn)的使用與折舊、減值計(jì)量；信息溝通關(guān)系到固定資產(chǎn)的采購(gòu)、保管與轉(zhuǎn)移記錄；監(jiān)督是對(duì)于固定資產(chǎn)的正常使用狀態(tài)、安全與進(jìn)行的事前、事中與事后的全方位監(jiān)控。

一、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.高校固定資產(chǎn)的管理意識(shí)不夠

隨著各高校對(duì)固定資產(chǎn)管理的重視，都設(shè)立了固定資產(chǎn)管理部門(mén)，但往往把管理的重心放在采購(gòu)管理上，對(duì)固定資產(chǎn)使用方面的管理力度不夠。從固定資產(chǎn)控制環(huán)境的角度來(lái)說(shuō)，對(duì)固定資產(chǎn)沒(méi)有分別按重要性實(shí)施管理、操作或保管人的資質(zhì)及職責(zé)規(guī)定不明確、不具體，對(duì)許多制度、流程的執(zhí)行不到位，如在移交、盤(pán)點(diǎn)等方面都流于形式等等。

2.固定資產(chǎn)使用效率低，閑置浪費(fèi)情況嚴(yán)重

高校固定資產(chǎn)的購(gòu)置經(jīng)費(fèi)主要是由國(guó)家財(cái)政撥款，這就導(dǎo)致了高校對(duì)固定資產(chǎn)的成本效益觀念淡薄，由于要提高生均資產(chǎn)比值，提升學(xué)校的綜合實(shí)力，在沒(méi)有做好前期的調(diào)研和專業(yè)設(shè)置的前提下，就大量購(gòu)買固定資產(chǎn)，從而出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置資產(chǎn)的情況，

3.固定資產(chǎn)的控制活動(dòng)流于形式

高校固定資產(chǎn)的控制活動(dòng)貫穿了固定資產(chǎn)申購(gòu)使用、流轉(zhuǎn)、處置的全過(guò)程。盡管目前全國(guó)各高校實(shí)現(xiàn)的國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，分別設(shè)置不同的歸口管理分類固定資產(chǎn)，分別設(shè)置不同的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批權(quán)限的管理，但是，由于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)不強(qiáng)，固定資產(chǎn)種類繁多，導(dǎo)致許多的申購(gòu)、審批流程往往只限于形式，而不能起到真正監(jiān)管的作用。

4.固定資產(chǎn)的賬目與實(shí)物不相符

現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度并未對(duì)高校的固定資產(chǎn)計(jì)提折舊，必然導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬面價(jià)值虛增；再有，有的房屋、建筑物完工后經(jīng)歷的審計(jì)時(shí)間較長(zhǎng)，不能按時(shí)入庫(kù)計(jì)入固定資產(chǎn)價(jià)值，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)值虛低，結(jié)果使財(cái)務(wù)賬與資產(chǎn)明細(xì)賬不符。

5.資產(chǎn)管理制度不健全

盡管許多高校建立了高校固定資產(chǎn)管理的規(guī)范和管理制度，但是這些制度規(guī)范中存在著權(quán)責(zé)不明的情況。更有甚者，這些規(guī)范制度不能在實(shí)際中落實(shí)，雖然設(shè)置了兼職資產(chǎn)管理員，但許多資產(chǎn)管理員被部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)安排做其他的工作，而不能完全獨(dú)立地進(jìn)行資產(chǎn)清查、資產(chǎn)維護(hù)等工作，對(duì)自己管理的資產(chǎn)長(zhǎng)期不清查。

二、建立高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度

1.建立固定資產(chǎn)的預(yù)算控制制度

高校預(yù)算控制應(yīng)包括預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析、考核等環(huán)節(jié)。首先高校要重視對(duì)預(yù)算編制與執(zhí)行結(jié)果的控制，財(cái)務(wù)部門(mén)和物資管理部門(mén)應(yīng)全程參與預(yù)算的編制和審核工作，其次，要實(shí)行短期預(yù)算和長(zhǎng)期預(yù)算相結(jié)合的模式，對(duì)實(shí)際支出與預(yù)算之間的差異以及未列入預(yù)算的事項(xiàng)，要檢查是否經(jīng)過(guò)正常的審批手續(xù)。

2.建立固定資產(chǎn)的授權(quán)審批制度

固定資產(chǎn)預(yù)算應(yīng)有專人負(fù)責(zé)審批，明確審批人對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)置的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序和責(zé)任，審批人不得越權(quán)審批。每項(xiàng)固定資產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過(guò)授權(quán)，根據(jù)金額的大小確定不同的批準(zhǔn)權(quán)限。

3.明確固定資產(chǎn)的分工管理制度

高校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的資產(chǎn)管理部門(mén)，配備業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的專職資產(chǎn)管理人員，各固定資產(chǎn)使用部門(mén)也要任命業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職或兼職的資產(chǎn)管理員專門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的申購(gòu)、使用、維護(hù)、保養(yǎng)、處置等環(huán)節(jié)，明確各部門(mén)的職能以及人員的分工和辦理權(quán)限。辦理固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

4.明確固定資產(chǎn)的維護(hù)和保養(yǎng)制度

建立高校固定資產(chǎn)的日常維護(hù)和定期檢修制度，通過(guò)定期的資產(chǎn)清查熟悉固定資產(chǎn)的保管、使用和維護(hù)等情況，以延長(zhǎng)其使用壽命。特別是對(duì)大型的精密儀器設(shè)備，要制定大型設(shè)備使用規(guī)則，并安排專人保養(yǎng)、維護(hù)，以提高大型設(shè)備的完好率和利用率。

5.建立固定資產(chǎn)管理人員的崗位管理制度

固定資產(chǎn)管理人員的數(shù)量、素質(zhì)直接決定了固定資產(chǎn)管理的好壞，固定資產(chǎn)管理部門(mén)要制定崗位責(zé)任制，制定工作規(guī)范，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)考核力度。

6.完善內(nèi)部審計(jì)控制

高校的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要嚴(yán)格對(duì)固定資產(chǎn)的購(gòu)買、處置、資產(chǎn)增減等做必要的審計(jì)，以明確固定資產(chǎn)的采購(gòu)價(jià)格是否合理、購(gòu)買大型設(shè)備儀器資產(chǎn)是否經(jīng)過(guò)認(rèn)證、處置資產(chǎn)作價(jià)是否合理等等。

三、完善高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制體系的具體措施

1.建立健全規(guī)章制度，完善內(nèi)部控制環(huán)境

建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，比如預(yù)算制度、審批制度、維護(hù)和保養(yǎng)制度、處置轉(zhuǎn)移制度、審計(jì)制度、資產(chǎn)管理員制度、使用部門(mén)資產(chǎn)管理制度等等，以明確每個(gè)部門(mén)和教職工在學(xué)校固定資產(chǎn)管理中所擔(dān)任的角色，要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)和全體教職工的教育和培訓(xùn)以增強(qiáng)他們的固定資產(chǎn)管理意識(shí)和管理水平，為高校資產(chǎn)管理營(yíng)造一個(gè)良好的內(nèi)部控制管理氛圍。

2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)各管理流程的控制活動(dòng)

（1）編制預(yù)算，每年由財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)、固定資產(chǎn)管理部門(mén)和分管校領(lǐng)導(dǎo)審核使用部門(mén)提交的預(yù)算報(bào)告，進(jìn)行大量的調(diào)研論證預(yù)算報(bào)告的合理性。（2）申購(gòu)，各使用部門(mén)在申購(gòu)一般固定資產(chǎn)的時(shí)候，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)提交申購(gòu)報(bào)告，經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)調(diào)研，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，采購(gòu)部門(mén)要嚴(yán)格遵守采購(gòu)制度進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于大型的設(shè)備儀器，使用部門(mén)還要會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)進(jìn)行前期的調(diào)研、評(píng)估、認(rèn)證，才能確定是否要進(jìn)行購(gòu)買。（3）驗(yàn)收，固定資產(chǎn)經(jīng)過(guò)安裝、培訓(xùn)完成后，要根據(jù)合同所規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求等要求，經(jīng)過(guò)固定資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、使用部門(mén)和相關(guān)專家等相關(guān)部門(mén)的驗(yàn)收，共同簽寫(xiě)驗(yàn)收單后方可由資產(chǎn)管理部門(mén)辦理入庫(kù)。（4）入庫(kù)登記，資產(chǎn)管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收單、合同、發(fā)票，使用部門(mén)的出庫(kù)單進(jìn)行資產(chǎn)登記。（5）使用和維護(hù)，各使用部門(mén)的資產(chǎn)管理人員應(yīng)定期或者不定期的檢查固定資產(chǎn)，核對(duì)資產(chǎn)賬務(wù)明細(xì)，核對(duì)標(biāo)簽，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、及時(shí)維修。對(duì)大型設(shè)備的修理，要由使用部門(mén)管理員提出申請(qǐng)，按報(bào)批程序?qū)徟筮M(jìn)行修理，如有大型設(shè)備的技術(shù)改造，還要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和專家的可行性論證報(bào)告，審批通過(guò)后施行。（6）維護(hù)保養(yǎng)，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)維修，特別是對(duì)大型設(shè)備，要定期清洗、運(yùn)轉(zhuǎn)以防止設(shè)備擱置太久而損壞，對(duì)資產(chǎn)保養(yǎng)人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)。（7）處置，對(duì)于使用期滿或者沒(méi)有維修價(jià)值的資產(chǎn)，應(yīng)有使用部門(mén)填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)和相關(guān)專家進(jìn)行認(rèn)證后，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批方可辦理報(bào)廢手續(xù)，一次報(bào)廢大額資產(chǎn)的情況下，還要經(jīng)教育廳或財(cái)政廳審批。

3.建立全面的固定資產(chǎn)管理獎(jiǎng)懲制度

高校應(yīng)建立合理的激勵(lì)約束機(jī)制，以提高資產(chǎn)管理水平，對(duì)資產(chǎn)使用部門(mén)的管理人員或者是使用部門(mén)，可以針對(duì)固定資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)制定若干考核指標(biāo)，分為優(yōu)、良、中、合格、不合格等五個(gè)級(jí)別，對(duì)考核不合格的單位可以縮減經(jīng)費(fèi)，對(duì)考核優(yōu)、良的單位可以適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)，對(duì)于具體的資產(chǎn)管理人員可以同收入掛鉤，對(duì)于管理不當(dāng)，失職的管理員要追求其責(zé)任和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，包括行政責(zé)任和民事責(zé)任。提高資產(chǎn)管理員的待遇，并通過(guò)選拔競(jìng)聘資產(chǎn)管理員崗位以吸引有能力、有責(zé)任心的人員進(jìn)入到資產(chǎn)管理員的隊(duì)伍中來(lái)。

4.內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督相結(jié)合

加強(qiáng)固定資產(chǎn)的內(nèi)部監(jiān)督是資產(chǎn)管理的重要過(guò)程，高校的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在內(nèi)部控制過(guò)程中實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)是高校資產(chǎn)管理有序進(jìn)行的重要保證。此外，上級(jí)財(cái)政部門(mén)每年還應(yīng)抽取部分高校對(duì)其進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。也可以委托會(huì)計(jì)事務(wù)所對(duì)高校的固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行全面或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)，以不斷完善和強(qiáng)化內(nèi)部控制。

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