基于項目管理理論的高職院?？蒲薪?jīng)費管理實踐
——以江蘇財經(jīng)職業(yè)技術學院為例

宋錦剛

（江蘇財經(jīng)職業(yè)技術學院，江蘇 淮安 223003）

近年來，高職院?？蒲兴饺諠u提升。以江蘇財經(jīng)職業(yè)技術學院（以下簡稱“我院”）為例，近3年承擔的各級各類科研項目及籌措到的科研經(jīng)費年均增幅分別超過44.2%和31.3%。這既為學院開展科研工作提供了良好的物質條件，同時也給傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式帶來挑戰(zhàn)。

一、高職院?？蒲薪?jīng)費來源、特點及傳統(tǒng)管理模式存在的主要問題

（一）高職院?？蒲薪?jīng)費的來源及特點

目前，高職院校的科研經(jīng)費來源已日趨多元化，以我院為例，主要包括縱向、橫向及院級科研經(jīng)費三類。其中縱向科研經(jīng)費主要來自教育部、省科技廳、省教育廳、市科技局等政府部門及省、市社科聯(lián)和各有關學會；橫向科研經(jīng)費主要來自地方政府、企事業(yè)單位及行業(yè)協(xié)會。

雖然各高職院校科研工作開展狀況不盡相同，但調研發(fā)現(xiàn)，我院科研經(jīng)費“一多三少”的特點具有一定的代表性。“一多”是指近幾年我院獲得的市、廳級科研項目經(jīng)費數(shù)量多，且基本穩(wěn)占每年全院科研到賬總經(jīng)費的80%左右；“三少”是指我院承擔的產(chǎn)學研橫向科研項目、省部級及以上縱向科研項目及院級科研項目經(jīng)費數(shù)量相對較少。其中，前兩類科研項目經(jīng)費具有較大提升空間，院級科研項目經(jīng)費穩(wěn)中有降。

（二）高職院校傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式存在的問題

1.項目經(jīng)費管理與項目研究管理脫節(jié)。高職院校普遍對科研項目實行多重管理，以我院為例，科研項目管理由科研處牽頭，協(xié)同財務處、審計處及項目負責人所在系（部）共同負責。然而，在實際管理過程中，財務處注重科研經(jīng)費收支，審計處負責審計科研經(jīng)費使用是否符合項目批復預算范圍及有關規(guī)定，科研處更關注科研項目、科研經(jīng)費的獲取及科研項目研究進展與成果質量，而系（部）則更在意科研項目獲取數(shù)量及項目研究產(chǎn)出成果。四者之間往往缺乏交流，致使項目經(jīng)費管理與項目研究管理脫節(jié)。

2.科研人員對科研經(jīng)費使用存在認識誤區(qū)。部分科研人員認為科研項目經(jīng)費是靠自己的能力和努力取得的，經(jīng)費的使用權應歸個人或項目組所有，只要按照項目任務書或者合同要求完成科研項目的各項考核指標，項目負責人就對科研經(jīng)費使用具有完全自主權，而學院相關職能部門的管理與監(jiān)督傷害了項目組的核心利益。

3.科研經(jīng)費預算編制缺乏嚴謹性，開支不合理。各級各類科研項目申報時，一般都要求申報人員編制全面的科研預算作為經(jīng)費使用過程中的執(zhí)行依據(jù)。然而，由于項目負責人缺少財務管理知識，且對于科研預算執(zhí)行中的剛性要求認識不足，確定資金使用方向和額度時，缺乏嚴謹性，給日后項目研究過程中科研經(jīng)費使用埋下了隱患，輕者出現(xiàn)經(jīng)費開支不合理，重者項目經(jīng)費開支出現(xiàn)嚴重結構性失調。

4.缺乏績效考核，難以提升科研經(jīng)費使用效益。一方面，多重原因導致科研項目實際投入成本難以準確核算；另一方面，科研項目成果評價機制不科學，難以科學量化。高職院校因科研項目成果轉化率低，致使這種狀況尤為突出。因此，很難準確計算科研項目的投入與產(chǎn)出比，從而妨礙了對科研項目進行科研績效考核，致使科研經(jīng)費使用效益進一步提升缺乏行之有效的激勵。

5.管理制度不完善。高職院校一般都制定了科研經(jīng)費使用的統(tǒng)一管理辦法，如我院于2009年出臺了《科研經(jīng)費管理暫行辦法》，執(zhí)行一段時間后，又出臺了《科研經(jīng)費使用補充規(guī)定》，對原暫行辦法內(nèi)容作了進一步調整和補充。但即便這樣，在應對學院日趨多元化的科研經(jīng)費來源時，管理制度仍顯得不夠完善，甚至有時出現(xiàn)院級管理制度與經(jīng)費下達部門的具體使用要求發(fā)生沖突的情況。

二、項目管理理論

項目管理是指把各種系統(tǒng)、方法和人員結合在一起，在規(guī)定的時間、預算和質量目標范圍內(nèi)完成項目的各項工作。即，從項目的投資決策開始到項目結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標。

項目管理理論是人們在項目管理實踐中概括出來的集時間、成本、績效管理等于一體的理論體系，其核心在于科學化、規(guī)范化，主要包括項目整體管理、項目范圍管理、項目成本管理、項目溝通管理等9個知識領域的規(guī)范化管理。項目管理理論強調目標的實現(xiàn)和產(chǎn)品的質量，采用團隊化工作模式，其成功的評價標準包括時間、成本、范圍、質量和資源等5個方面。近10年，項目管理理論受到廣泛關注，并獲得廣泛應用。

三、項目管理理論在高職院?？蒲薪?jīng)費管理中的實踐

自2010年起我院嘗試將項目管理理論引入科研經(jīng)費管理實踐，針對過程管理、人員認識、預算編制、開支結構、科研成本核算、經(jīng)費使用效益等問題，分別實施項目整體、項目溝通、項目時間、項目范圍、項目成本、項目采購、項目質量、項目人力資源和項目風險等9大管理。

（一）項目整體管理和溝通管理

項目整體管理指在項目整個生命周期內(nèi)，匯集項目管理所有知識領域，對所有項目計劃進行整合執(zhí)行及控制，以保證項目各要素相互協(xié)調的全部工作和活動過程。項目溝通管理指為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。包括為確保項目信息及時適當?shù)漠a(chǎn)生、收集、傳播、保存和最終配置所必需的過程。

將項目整體管理和溝通管理引入科研經(jīng)費管理后，一方面，項目經(jīng)費到賬后，即由財務處和科研處對科研經(jīng)費在分項管理、分項核算、分項評審、綜合評估的基礎上進行“總控制”，實行集中管理，并由審計處跟蹤審計項目進行中科研經(jīng)費使用是否符合項目批復預算范圍及有關規(guī)定；另一方面，針對每一項市、廳級及以上科研項目，三部門、項目組及項目所在系（部）定期交換信息，溝通認識上存在的誤區(qū)，目標一致，保護項目組的核心利益，避免財務風險，實現(xiàn)科研經(jīng)費的科學和規(guī)范管理。

（二）項目范圍管理

項目范圍管理指對項目必須包含的工作范圍加以定義并進行管理。包括確定項目的需求、定義規(guī)劃項目的范圍、范圍管理的實施、范圍的變更控制管理以及范圍核實等。

引入項目范圍管理后，一方面，科研處協(xié)同項目負責人所在系（部）監(jiān)督各級各類科研項目按照前期制定方案如實開展研究；另一方面，在不影響項目正常開展的前提下，對一些費用開支設置必要限額，杜絕科研經(jīng)費支出結構性失調現(xiàn)象；第三，學院嚴把項目經(jīng)費報銷關，以論文為例，要求論文內(nèi)容必須與項目相關且文中須注明項目批號，并提供論文原件及與論文原件信息相符的版面費票據(jù)、發(fā)票等，確保項目經(jīng)費?？顚Ｓ谩４送?，針對學院科研經(jīng)費來源多元性，盡量細化經(jīng)費管理辦法，分縱向文科和理工科項目、橫向文科和理工科項目以及院級科研項目等多個類別分類管理，力爭把所有可能的情況都包含進管理范圍之中。

（三）項目時間管理

項目時間管理指為保證按時完成項目，合理分配資源，發(fā)揮最佳工作效率而進行的活動定義、活動排序、活動歷時估計、進度計劃開發(fā)和進度計劃控制的管理過程。

引入項目時間管理后，一方面由科研處協(xié)同系（部）督促項目組在盡可能短的時間內(nèi)，投入適量經(jīng)費，產(chǎn)出較多成果，及早完成項目考核指標，順利結題；另一方面，科研處配合財務處督促項目組在項目結題后盡快辦理項目結余經(jīng)費結算、結轉事宜，避免科研經(jīng)費長期閑置，提高科研經(jīng)費使用效益。

（四）項目成本管理和采購管理

項目成本管理指為使項目實際成本不超過項目預算成本而進行的項目資源規(guī)劃、項目費用估算、項目費用預算和項目費用控制的管理過程。項目采購管理指從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務的過程，包括采購計劃、詢價計劃、詢價、渠道選擇、合同管理和合同收尾。

引入項目成本管理和采購管理后，一方面，我院實施了項目負責人協(xié)同科研處、財務處及審計處共同編制項目經(jīng)費預算制度。對于數(shù)額較大的經(jīng)費預算，項目負責人在編制時，須提供詳盡的市場調研和技術方案論證報告，以確保經(jīng)費預算編制的嚴謹性。另一方面，學院嚴把科研物資采購關，在遵循科研活動客觀規(guī)律的前提下，原則上規(guī)定項目研究用大宗設備應根據(jù)經(jīng)費預算報學院審批，由后勤管理處設備科采用招標、競爭性談判、認質認價、單一來源采購等方式集中采購一次，以避免因重復購置造成的資源浪費和經(jīng)費流失。此外，科研處協(xié)同其他相關職能處室通過組織、安排、調配等手段，充分發(fā)揮經(jīng)費投入的積極作用及教科研資源共享，從學院層面最大限度降低科研項目新增成本投入。

（五）項目質量管理

項目質量管理指保證項目兌現(xiàn)它關于滿足各種需求的承諾的一切活動。其主要包括三個過程：質量計劃、質量保證和質量控制。

引入項目質量管理后，一方面，自2011年起我院要求新立項市、廳級及以上科研項目立項后1個月之內(nèi)參加由科研處組織、校內(nèi)外相關專家共同構成答辯小組的項目公開開題答辯，從源頭起狠抓項目研究質量；另一方面，充分發(fā)揮經(jīng)濟杠桿作用，對經(jīng)費數(shù)目較大項目，如科技創(chuàng)新載體平臺等實施“343”階段性經(jīng)費劃撥辦法，項目開題后經(jīng)費劃撥30%，通過中期檢查后再劃撥40%，結題驗收合格后兌現(xiàn)剩余30%?？蒲刑幣c財務處定期交換項目研究進展與經(jīng)費支出信息，全程掌控項目投入與成果產(chǎn)出情況，保證項目研究質量和經(jīng)費使用效益。此外，制定并實施《科研項目成果量化管理辦法》，科學量化項目成果，按年度考核項目績效，實施優(yōu)秀項目獎勵制度，形成提升科研經(jīng)費使用效益的長效激勵效果。

（六）項目人力資源管理

項目人力資源管理指最有效地發(fā)揮每個參與項目人員作用的一切活動。主要過程包括：組織計劃編制、人員獲取和團隊建設。

引入項目人力資源管理后，一方面，我院實施了以項目或科技創(chuàng)新平臺為載體，將研究方向相對集中、研究能力、學術水平、學術道德和責任心俱佳的教師組成科研團隊，并以團隊為單位就有關管理制度進行培訓，為項目組科學、合理、規(guī)范使用科研經(jīng)費打下良好基礎；另一方面，依托科研團隊或技術平臺，精心培育科研項目，力爭經(jīng)過幾年研究積累，在沖擊更高層次科研項目方面有所突破。

（七）項目風險管理

項目風險管理是指通過風險識別、風險分析和風險評價去認識項目的風險，并以此為基礎，合理地使用各種風險應對措施、管理方法、技術和手段，對項目的風險實行有效的控制，妥善處理風險事件造成的不利后果，以最少的成本保證項目總體目標實現(xiàn)。

引入項目風險管理后，一方面，我院實施科學、規(guī)范、嚴謹?shù)捻椖吭u審制度，嚴把項目申報關，在公開、公平、公正的前提下，確保研究能力強、學術水平高、學術道德和責任心俱佳的老師從申報隊伍中脫穎而出；另一方面，通過實施嚴格的經(jīng)費報銷審批手續(xù)，嚴把費用報銷關，堅決杜絕違規(guī)經(jīng)費支出現(xiàn)象，確?？蒲许椖拷?jīng)費零風險管理。

四、結束語

為了應對高職院校傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式存在的諸多問題，引入成功的管理理念，實現(xiàn)管理機制創(chuàng)新是關鍵。項目管理理論是現(xiàn)代管理學中一種先進、實用且經(jīng)過實踐檢驗并不斷完善的管理理論。將其引入高職院?？蒲薪?jīng)費管理后，促進了科研經(jīng)費管理的科學化、規(guī)范化，提升了科研經(jīng)費的使用效益。在最大限度保護科研項目組核心利益的同時，有效推動了高職院?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)、健康、蓬勃發(fā)展。

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