服裝企業(yè)門店信息化系統(tǒng)再造

■侯保華 北京社會(huì)管理職業(yè)學(xué)院

服裝行業(yè)是我國(guó)傳統(tǒng)支柱產(chǎn)業(yè)之一，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中處于重要地位，近幾年，我國(guó)的紡織服裝業(yè)有著較大的發(fā)展，也在較大程度上推動(dòng)了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。中國(guó)巨大的市場(chǎng)內(nèi)需已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)服裝行業(yè)平穩(wěn)增長(zhǎng)的主要?jiǎng)恿碓?。服裝行業(yè)在發(fā)展中逐漸從規(guī)模、產(chǎn)量轉(zhuǎn)變?yōu)槠放啤⑵焚|(zhì)以及產(chǎn)品個(gè)性化方面的競(jìng)爭(zhēng)，涌現(xiàn)出一批具有高知名度、在業(yè)內(nèi)具有較強(qiáng)的市場(chǎng)占有率的服裝品牌，如杉杉、波司登、凱撒、紅豆、羅蒙、報(bào)喜鳥等，均擁有成百上千家的專賣店。企業(yè)大幅度的擴(kuò)張伴隨著人、財(cái)、物的內(nèi)部管理面臨失控的危險(xiǎn)，借助高科技手段的企業(yè)信息化管理就顯得尤為重要。

一、當(dāng)前服裝企業(yè)信息化應(yīng)用的現(xiàn)狀

在經(jīng)歷了前一階段的經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展期后，企業(yè)信息化已日益成為提升管理，提高效益，獲取更多利潤(rùn)的基礎(chǔ)技術(shù)支撐點(diǎn)。渡過信息化建設(shè)的初始階段，企業(yè)家們卻又面臨著落伍的信息管理系統(tǒng)不能滿足自身業(yè)務(wù)需求高速成長(zhǎng)的困惑，尤其在緊跟潮流和時(shí)尚的服裝行業(yè)，其產(chǎn)品的款式多樣、價(jià)格多變、更新?lián)Q代快，造成高庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。如何造就高效的周轉(zhuǎn)率，使提升服裝企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的重要因素之一。

服裝企業(yè)信息化的目的就是從設(shè)計(jì)、打版開始，到訂單、原料采購(gòu)、進(jìn)倉(cāng)、分配、生產(chǎn)、銷售、統(tǒng)計(jì)分析等，對(duì)企業(yè)的整個(gè)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。對(duì)于涉及訂、產(chǎn)、銷一體的服裝制造業(yè)而言，內(nèi)部的管理流程是決定了信息化成功與否的關(guān)鍵。過去的信息管理大多解決眼前的局部業(yè)務(wù)功能的信息技術(shù)支撐，但對(duì)于當(dāng)今各類分銷渠道，跨地域的門店銷售，需要我們?cè)趨f(xié)同工作的大系統(tǒng)背景下，解決信息化孤島問題，重新理順內(nèi)部工作流程，集中管理，共享數(shù)據(jù)，提升核心數(shù)據(jù)一致性，安全性和可靠性，逐漸引導(dǎo)企業(yè)納入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理格局中。

二、服裝企業(yè)業(yè)務(wù)管理分析

鑒于服裝商品的特點(diǎn)，具有多SKU、多商品屬性、季節(jié)性多變，區(qū)域特征明顯，價(jià)格策略復(fù)雜等，服裝企業(yè)涵蓋了設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、原料采購(gòu)、分銷、零售等一系列業(yè)務(wù)，在企業(yè)信息化流程設(shè)計(jì)中需要以下管理模塊：決策分析、財(cái)務(wù)管理、客戶關(guān)系、生產(chǎn)管理、倉(cāng)儲(chǔ)物流、門店管理。

三、門店管理模塊的流程再造

在門店管理模塊，企業(yè)的管理目標(biāo)是：規(guī)范化門店進(jìn)銷存業(yè)務(wù)管理流程，加強(qiáng)對(duì)門店的管理，建立一套事先申請(qǐng)、事中控制和事后分析相結(jié)合的門店運(yùn)營(yíng)監(jiān)控體系，為門店進(jìn)銷存業(yè)務(wù)提供準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)信息，為生產(chǎn)和銷售提供有效的統(tǒng)計(jì)信息。在公司物流部、分銷部的監(jiān)控下，門店之間依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行庫(kù)存調(diào)撥；公司物流部也可以直接下達(dá)調(diào)貨通知，進(jìn)行店間貨品的調(diào)配。

為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，主要在以下五個(gè)方面進(jìn)行了流程改進(jìn)：

1.要貨、退貨的事先申請(qǐng)，事中控制

當(dāng)前企業(yè)里，門店與物流部門的信息溝通是通過電話進(jìn)行的，溝通效率低，成本高；門店的退貨裝箱單是手工單據(jù)，單據(jù)與貨物一致性較低，造成物流部門驗(yàn)貨、收貨工作量大，效率低、誤差大。

在本次門店系統(tǒng)優(yōu)化過程中，門店與物流部門共享信息數(shù)據(jù)。物流部門及時(shí)得到門店的要貨、退貨申請(qǐng)，對(duì)要、退貨申請(qǐng)做出相應(yīng)處理和審批；門店也能及時(shí)得到物流部門的處理結(jié)果，尤其對(duì)退貨申請(qǐng)，經(jīng)審批后，根據(jù)審批結(jié)果掃描裝箱，確保退貨單據(jù)、所退貨物一致，提高物流部門的工作準(zhǔn)確率和成功率。

2.規(guī)范、可控的折扣促銷管理

在企業(yè)門店銷售中，根據(jù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、店內(nèi)貨品庫(kù)存、銷售情況，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行各種促銷方式，以提升銷售量，擴(kuò)展客戶群。常使用的折扣促銷方式有：折價(jià)促銷、贈(zèng)券促銷、折價(jià)贈(zèng)券促銷、買一贈(zèng)一促銷、折隨量變促銷、買減促銷、VIP贈(zèng)禮品促銷。

以前，門店折扣促銷的工作流程是通過手工填單申請(qǐng)，而折扣促銷活動(dòng)實(shí)施時(shí)，是通過店員手工折扣銷售進(jìn)行操作的，店員自由度大，事后難以監(jiān)控。

進(jìn)行流程優(yōu)化后，門店策劃和準(zhǔn)備實(shí)施貨品折扣促銷活動(dòng)時(shí)，提前向財(cái)務(wù)部提出申請(qǐng)。具體由門店操作員根據(jù)門店策劃的折扣促銷方式和參加折扣促銷的貨品，在門店P(guān)OS系統(tǒng)中手工錄入促銷單。信息經(jīng)門店P(guān)OS系統(tǒng)傳遞到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部對(duì)折扣促銷單進(jìn)行審批。審批通過后，門店即可實(shí)施折扣促銷活動(dòng)，審批不通過，則門店不能實(shí)施此折扣促銷活動(dòng)。

通過流程改進(jìn)再造，門店折扣促銷活動(dòng)形成規(guī)范的折扣促銷規(guī)則和折扣促銷活動(dòng)的策劃、審批和實(shí)施流程，由門店P(guān)OS系統(tǒng)統(tǒng)一管理和控制，減少了財(cái)務(wù)部人員的事后監(jiān)控工作，消除人為因素導(dǎo)致的銷售損失，降低事后監(jiān)控成本。

3.特例卡的靈活應(yīng)用和監(jiān)控

特例卡是公司高層領(lǐng)導(dǎo)所具有的特殊的折扣權(quán)限。當(dāng)特殊顧客在店內(nèi)購(gòu)物時(shí)，公司高層領(lǐng)導(dǎo)通知門店以特殊折扣對(duì)該顧客進(jìn)行單獨(dú)優(yōu)惠。

以前，門店操作員采用手工折扣來實(shí)現(xiàn)對(duì)特殊顧客的銷售處理，財(cái)務(wù)很難分開特殊顧客和普通顧客折扣，事后監(jiān)督困難，也容易出現(xiàn)管理漏洞。

進(jìn)行流程優(yōu)化后，給每位高層領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)一張?zhí)乩?，專門用于門店以特殊折扣對(duì)特殊顧客進(jìn)行優(yōu)惠。門店人員完全依賴于特例卡的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)折扣，規(guī)范了特殊折扣的使用時(shí)限。使用特例卡進(jìn)行交易后，財(cái)務(wù)部依據(jù)特例卡銷貨單與相應(yīng)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行特殊折扣的核實(shí)和資金處理。

特例卡的使用，特殊銷貨單的核實(shí)，提高了財(cái)務(wù)部對(duì)門店異常折扣監(jiān)管質(zhì)量，有效杜絕打折漏洞，財(cái)務(wù)部的工作效率也大幅度提升。

4.代金券的系統(tǒng)管理

原有代金券申請(qǐng)、發(fā)放均由人工管理，使用時(shí)也沒有校驗(yàn)，防偽性差，容易出現(xiàn)造假，超范圍，超時(shí)效使用等現(xiàn)象，使用情況難以統(tǒng)計(jì)，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)損失。

為加強(qiáng)管理，門店系統(tǒng)改進(jìn)了流程控制，首先由門店或需求部門提出代金券申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部按照公司代金券審批流程進(jìn)行審批，審批通過后，由策劃部人員進(jìn)行設(shè)計(jì)、制作，并且代金券使用條碼管理，條碼信息中含有面額、有效期、券類、可用門店等相關(guān)信息。其次，代金券使用系統(tǒng)實(shí)施發(fā)放管理，由財(cái)務(wù)部人員在門店P(guān)OS系統(tǒng)中對(duì)準(zhǔn)備贈(zèng)送或出售的代金券建檔并蓋章。最后，由需求者向最終客戶發(fā)放。

顧客持代金券在店內(nèi)進(jìn)行購(gòu)物結(jié)算時(shí)，門店P(guān)OS系統(tǒng)對(duì)代金券進(jìn)行掃描，自動(dòng)檢測(cè)該代金券的有效性，如符合使用條件才允許使用并登記。財(cái)務(wù)部門在每期代金券的使用期限結(jié)束后，對(duì)該期代金券的發(fā)放和使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

通過嚴(yán)格的審批、驗(yàn)收、管理手段，有效地避免了代金券在發(fā)放及使用中的漏洞，加強(qiáng)了監(jiān)管力度，提升管理品質(zhì)。

5.營(yíng)業(yè)款回收管理

服裝企業(yè)大量的直營(yíng)門店分散在全國(guó)多個(gè)城市，營(yíng)業(yè)時(shí)間長(zhǎng)，員工流動(dòng)性大，給每日營(yíng)業(yè)款的回收管理工作帶來很大的難度。

為提高門店資金監(jiān)管，統(tǒng)籌考慮到財(cái)務(wù)部門管理的便利，在門店系統(tǒng)中將每日營(yíng)業(yè)款數(shù)據(jù)分類匯總（門店每日營(yíng)業(yè)款收入主要分為四類：現(xiàn)金，銀行卡，儲(chǔ)值卡，代金券），并回傳總部系統(tǒng)，同時(shí)將當(dāng)日現(xiàn)金存入固定賬戶，回收的代金券定期上交財(cái)務(wù)，銀行卡、儲(chǔ)值卡對(duì)賬單當(dāng)日回傳總部，做到款項(xiàng)日清月結(jié)，賬目清晰。

通過細(xì)化、強(qiáng)化資金管理，自營(yíng)店與總部的資金流完全納入系統(tǒng)管理，資金流清晰，每筆交易有據(jù)可查，加強(qiáng)了對(duì)門店資金的管理。

總之，任何一個(gè)企業(yè)的信息化過程都不是一蹴而就的，它是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要考慮各業(yè)務(wù)流程的合理性和連貫性，并隨著企業(yè)管理理念的不斷更新，管理水平的逐步提高，而不斷地修正，調(diào)整和升級(jí)信息系統(tǒng)，才能使之長(zhǎng)久服務(wù)于企業(yè)，真正發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。