關(guān)于新時(shí)期企業(yè)文秘工作的若干思考

■史煒煒 浙江財(cái)經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院

辦公室的工作效率直接會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)工作效率的高低，也會(huì)對能否順利的完成企業(yè)的目標(biāo)產(chǎn)生一定的影響。新的歷史時(shí)期，企業(yè)辦公室的工作發(fā)生了比較大的變化，不僅僅是涉及到檔案的管理、文件的收發(fā)這些簡單的工作，有時(shí)候還會(huì)面臨會(huì)議的撰寫，活動(dòng)的組織等等較為復(fù)雜的工作。企業(yè)的文秘工作是辦公室工作中的關(guān)鍵所在，也是一個(gè)企業(yè)在正常的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，做好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作對于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率有著十分重要的意義，應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。本文主要結(jié)合企業(yè)文秘工作的實(shí)踐，探討了新時(shí)期做好企業(yè)文秘工作的相關(guān)思路，以期能夠更好的促進(jìn)企業(yè)文秘工作的健康發(fā)展。

一、企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

企業(yè)文秘工作在辦公室甚至整個(gè)企業(yè)都有著十分重要的作用，是促進(jìn)企業(yè)工作效率提升的關(guān)鍵所在。做好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作，就必須要理解企業(yè)文秘工作的性質(zhì)，這是做好其他的工作的前提和基礎(chǔ)。首先企業(yè)文秘工作有著服務(wù)性質(zhì)，這是因?yàn)槠髽I(yè)文秘工作的主要職責(zé)就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部和職工進(jìn)行服務(wù)的，在實(shí)踐中發(fā)揮著承上啟下的重要作用，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通的重要紐帶，這些工作很多都和企業(yè)的利益息息相關(guān)，如果文秘人員在工作中不細(xì)心或者不注意就很有可能會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的損失，影響到企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。其次文秘工作有著一定的綜合性質(zhì)。文秘人員和企業(yè)的其他工作人員有著很大的不同，文秘工作有著很強(qiáng)的綜合性，工作范圍十分的廣泛、包含網(wǎng)上信息傳遞、打印復(fù)印、來訪接待、檔案管理、文件傳閱、文書處理、會(huì)務(wù)工作等等，這些多方面工作和信息的組合，充分的體現(xiàn)了企業(yè)文秘工作的綜合性。企業(yè)文秘工作的這些特征充分的證明了企業(yè)文秘工作的重要性，因此在企業(yè)發(fā)展的過程中做好文秘工作十分重要。

二、企業(yè)文秘工作人員所應(yīng)該具備的能力探討

1.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備綜合工作能力

企業(yè)的文秘人員應(yīng)該具備一定的文字功底和熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)，業(yè)務(wù)知識(shí)不僅僅包含專業(yè)文秘知識(shí)，同時(shí)也應(yīng)該包含一些科學(xué)文化知識(shí)，另外恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)能力和必要的工作方法也是企業(yè)文秘人員所應(yīng)該具備的基本能力。理解能力也是企業(yè)文秘人員在工作中不可或缺的一種重要能力，文秘工作主要就是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策傳給員工，然后將在員工中的落實(shí)情況反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，這中間涉及到對于信息的理解和認(rèn)知，所以文秘人員自身的能力將會(huì)直接影響到企業(yè)文秘工作的效果。

2.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備處理日常事務(wù)的能力

企業(yè)文秘人員的工作比較繁瑣，涉及到方方面面的內(nèi)容，但大多都比較重要，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)工作能否順利的開展。因此在工作中一定要做到謹(jǐn)慎嚴(yán)密、精益求精，使得企業(yè)文秘工作能夠符合企業(yè)辦事的規(guī)定和原則。企業(yè)文秘工作人員在日常的工作過程中應(yīng)當(dāng)具備良好的處理日常事務(wù)的能力，這樣才能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。如在日常要確保文件的傳送準(zhǔn)確無誤，做好對于文件的管理工作等等，所以企業(yè)的文秘人員在日常應(yīng)該多學(xué)習(xí)企業(yè)的產(chǎn)品性能和管理構(gòu)架，促進(jìn)自身處理日常事務(wù)能力的提升，為做好各項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。

3.企業(yè)文秘人員應(yīng)該具備一定的責(zé)任素質(zhì)

文秘工作經(jīng)常會(huì)涉及到一些企業(yè)的重要決策，這需要企業(yè)的文秘人員具備一定的責(zé)任意識(shí)才能夠做好各項(xiàng)工作，樹立保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，保障各項(xiàng)工作的順利開展。文秘人員在工作中可以將國家的政策方針和自身的工作進(jìn)行有效的結(jié)合，對于一些具體的問題要形成自身的看法，增強(qiáng)自身處理問題和解決問題的能力。另外，還應(yīng)當(dāng)熟悉企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)定和政策制度，強(qiáng)化自身工作的責(zé)任感和使命感。作為新時(shí)期的企業(yè)文秘人員，在開展工作的過程中必須要積極主動(dòng)，充分的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性的開展工作，在遇到問題的時(shí)候能夠堅(jiān)持原則，明辨是非，有大局觀，這樣才能夠做好企業(yè)的文秘工作，也才能夠促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

三、新時(shí)期做好企業(yè)文秘工作的思路分析

1.應(yīng)該樹立起服務(wù)意識(shí)

企業(yè)文秘工作范圍比較廣泛，而且日常的工作較為煩躁，大多數(shù)情況下文秘的工作都比較枯燥，這對新時(shí)期的文秘人員提出了更高的要求。企業(yè)的文秘人員的工作本身就是服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的，因此在新的歷史時(shí)期企業(yè)的文秘人員做好自身的本質(zhì)工作首先就應(yīng)當(dāng)樹立起良好的服務(wù)意識(shí)，做好為企業(yè)、為領(lǐng)導(dǎo)以及為員工的各項(xiàng)服務(wù)工作。

企業(yè)文秘工作首先要做的就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開展服務(wù)要堅(jiān)持全過程、高效率的原則，提升企業(yè)文秘工作的效率。全過程的原則主要是指對于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策向員工進(jìn)行傳達(dá)的過程中要全面和詳細(xì)，不漏傳、不錯(cuò)傳；將員工的實(shí)施情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的過程中要做到認(rèn)真仔細(xì)，不曲折、不誤導(dǎo)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以全面的掌握員工實(shí)施的情況，為做好企業(yè)各項(xiàng)決策奠定良好的基礎(chǔ)。高效率的原則主要是指企業(yè)文秘人員在開展工作的過程中，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)，還應(yīng)該保障工作開展的時(shí)效，使得企業(yè)的各項(xiàng)工作都可以順利的完成，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

企業(yè)的文秘人員在工作的過程中還應(yīng)該服務(wù)好自己所在的部門。文秘人員是連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工以及企業(yè)各個(gè)部門之間的重要紐帶，在企業(yè)和企業(yè)的辦公室中發(fā)揮著十分重要的作用。要做好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作，要求文秘人員在工作的過程中要發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性的開展各項(xiàng)工作，通過制定相應(yīng)的制度，使得企業(yè)各個(gè)部門的工作都能夠有章可循，促使各項(xiàng)工作都能夠順利的開展。另外一方面企業(yè)文秘人員在在自身所在的職能范圍之內(nèi)，為各個(gè)部門的工作提供準(zhǔn)確的資料和信息，同時(shí)要應(yīng)用自身的良好處事能力對各個(gè)部門之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，減少工作中扯皮和推諉的事情發(fā)生，確保企業(yè)各項(xiàng)工作的順利完成，促進(jìn)工作效率的提升。最后文秘人員還應(yīng)該服務(wù)好員工，文秘人員是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面對企業(yè)員工的窗口，因此在開展工作的過程中，文秘人員必須要樹立起良好的個(gè)人形象，耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題，確保員工反應(yīng)問題的渠道能夠通暢，提升企業(yè)員工對于文秘工作的滿意度。

2.應(yīng)該在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)

社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨，使得企業(yè)文秘人員必須要面對“信息大爆炸”的現(xiàn)實(shí)，這對新時(shí)期企業(yè)文秘人員的工作提出了更高的要求。但是目前一些企業(yè)的文秘人員還沒有認(rèn)識(shí)到提升自身知識(shí)的重要性，缺乏工作的緊迫感。新時(shí)期的企業(yè)文秘人員在工作的過程中必須要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，如學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化軟件，學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)等等，增強(qiáng)自身的綜合能力。通過開展學(xué)習(xí)，企業(yè)文秘人員要能夠?qū)F(xiàn)代信息管理技術(shù)和企業(yè)文秘工作有機(jī)的聯(lián)系起來，比如在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)用相關(guān)的檢索技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫等等，提升文秘工作開展的效果。

對于新時(shí)期的企業(yè)文秘人員來講，學(xué)習(xí)新的知識(shí)不僅僅是要學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握新時(shí)期文秘工作的新方法和新思路。同時(shí)也要學(xué)習(xí)蘊(yùn)涵在信息技術(shù)中的信息意識(shí)和現(xiàn)代意識(shí)，使得自身能夠更好的認(rèn)識(shí)到文秘工作的意義。時(shí)代的發(fā)展要求文秘人員積極的學(xué)習(xí)現(xiàn)代社會(huì)的各種理論，用新知識(shí)武裝自己，使自身具備良好的工作理念和工作方法。文秘人員在開展工作的過程中要能夠合理的應(yīng)用現(xiàn)代意識(shí)和現(xiàn)代思維，以開放的創(chuàng)新意識(shí)處理日常的各種事物，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出更大的力量。

四、小結(jié)

總的來講，新時(shí)期做好企業(yè)文秘工作是企業(yè)發(fā)展過程中的現(xiàn)實(shí)需要。所以，企業(yè)的文秘人員不斷的更新自身的工作方法和工作思路，以全新的視野對待新時(shí)期的文秘工作，積極的順應(yīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷的提升服務(wù)意識(shí)，提升自身的學(xué)習(xí)能力，高標(biāo)準(zhǔn)的做好本職工作，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

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