加強地勘單位內(nèi)部控制制度建設的若干建議

吳秀琴

（廣東省地質(zhì)局 第四地質(zhì)大隊，廣東 ）

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。內(nèi)部控制的目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關(guān)信息真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制,應當包括下列要素:內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。從內(nèi)部控制的定義可以看出，地勘單位加強內(nèi)部控制建設可以保護國有資產(chǎn)的真實完整；可以促使地勘單位認真執(zhí)行會計準則，從而保證編制的財務報告真實、合法、完整；可以促使地勘單位科學決策，客觀進行可行性研究，促使實現(xiàn)其發(fā)展戰(zhàn)略。筆者根據(jù)多年的地勘工作經(jīng)驗，結(jié)合實際情況對地勘行業(yè)在內(nèi)部控制建設和實施過程中存在的問題以及應采取的措施談談自己的一些體會。

一、地勘單位內(nèi)部控制存在的問題及其原因分析

（一）地勘單位控制環(huán)境不佳，造成內(nèi)部控制的設計雖然趨于完善，但是建立的各項控制制度沒有得到有效實施，流于形式。具體表現(xiàn)在：1.地勘單位領導層基本是上級任命，定期輪崗，每任領導的理念特別是對內(nèi)部控制的理念存在很大差異。內(nèi)部控制制度的變化較大，導致各執(zhí)行人員無所適從，出現(xiàn)了很多的執(zhí)行偏差；地勘單位存在很嚴重的裙帶關(guān)系，經(jīng)營管理人員特別是財會人員的專業(yè)勝任能力不夠，不能正確理解和執(zhí)行相關(guān)指令，有時甚至逾越內(nèi)部控制，從而使內(nèi)部控制失效。目前地勘單位所屬企業(yè)的法人治理結(jié)構(gòu)大多嚴重缺陷，很多下屬企業(yè)未按規(guī)定建立法人治理結(jié)構(gòu)或者已建立了法人治理結(jié)構(gòu)，但董事會中高管人員占了較大比重，甚至占總?cè)藬?shù)的一半以上，在實際工作中，很少有企業(yè)的董事會能充分發(fā)揮職能。2.組織文化不健全。在良好的組織文化基礎上所建立的內(nèi)部控制制度，必然會成為人們行為的規(guī)范，得以很好地貫徹執(zhí)行，能有效地解決單位治理和會計信息失真的問題。但地勘單位的組織文化建設狀況卻不容樂觀，目前，大多地勘單位仍未建立組織文化，或者將組織文化理解為如8字、16字方針等這類的宣傳口號。管理層對企業(yè)文化理解比較膚淺，認為企業(yè)文化不能對內(nèi)部控制起到重要的作用和認為自己的文化不能促進單位的管理。3.激勵機制不完善。健全、完善的激勵機制，是促進企業(yè)內(nèi)部控制制度有效執(zhí)行的保障，但地勘單位由于受體制制約，卻普遍存在激勵不足的問題。傳統(tǒng)的人事管理思想和人才激勵措施在地勘單位市場化改革趨勢中已不能很好地滿足地勘單位的市場化進程和地勘經(jīng)濟的發(fā)展，所以如何解決各地勘單位技術(shù)人才斷層，激勵技術(shù)人才，增強他們的歸屬感，保持技術(shù)人才隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展壯大，激發(fā)他們的工作積極性和創(chuàng)造性，已成為維持各地勘單位競爭優(yōu)勢急需解決的問題。

（二）內(nèi)控系統(tǒng)存在斷層、內(nèi)控網(wǎng)絡沒有形成完整的體系。內(nèi)部控制幾乎簡化為主要領導的意志控制和并不全面及科學的會計控制。內(nèi)部控制是一項嚴密、系統(tǒng)、有機的管理工程,它需要各單位、部門的協(xié)同配合，更需要強有力的組織領導。在實施的全過程中，必須做到組織上統(tǒng)一領導，政策上統(tǒng)一制訂，執(zhí)行上統(tǒng)一安排，效果上統(tǒng)一檢查，這樣才能變部門行為為企業(yè)行為，變臨時行為為永續(xù)行為，變領導行為為全員行為。只有這樣，內(nèi)部控制才能達到自己的預定目標。而我們的不少單位和個人,多少存在著認識上的不足和行為上的偏頗。一說內(nèi)部控制,似乎只是領導班子和計財部門的事,甚至只是局(隊)長和計財處(科)長的事，與其他人無關(guān)，這就是我們的內(nèi)部控制系統(tǒng)缺失了除決策和管理以外的執(zhí)行層，也是我們的內(nèi)控網(wǎng)絡缺失了除領導環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)以外的經(jīng)營環(huán)節(jié)；另一方面,我們的內(nèi)部控制對領導權(quán)力的制約并沒有實質(zhì)化，內(nèi)控制度不夠完整和嚴密，缺少一些重要的管理制度如經(jīng)營方面的管理制度，因而導致內(nèi)部控制的先天不足。主要表現(xiàn)在:1.完整性方面，財務會計方面的制度較多,經(jīng)營管理方面的制度較少；業(yè)務執(zhí)行方面的內(nèi)容較多，監(jiān)督制約方面的內(nèi)容較少；而在內(nèi)部控制五要素中,除“控制活動”外，“信息與溝通”及“監(jiān)督”少有涉足，而“控制環(huán)境”及“風險評估”幾乎沒有反映，因而其完整性受到很大影響。2.嚴密性方面，由于缺少統(tǒng)一的安排、部署以及編審人員本身素質(zhì)不高等原因，內(nèi)控制度的嚴密性較差，給執(zhí)行過程造成一些困難，也給執(zhí)行效果帶來不利影響。3.科學性方面，我們的內(nèi)控制度方法簡單、管理粗放，有的甚至與現(xiàn)行財經(jīng)法規(guī)和政策相脫節(jié)，與本單位經(jīng)營、發(fā)展、改革的實際相脫節(jié)。4.統(tǒng)一性方面，我局各地勘單位性質(zhì)相同、特點相似、業(yè)務內(nèi)容相仿、機構(gòu)設置和管理方式相當，在內(nèi)部控制上本應做到形式、內(nèi)容、方法上的統(tǒng)一，但實際上是各唱各的調(diào),各吹各的號，從而使內(nèi)部控制的統(tǒng)一原則遭到破壞。

（三）缺乏完善的內(nèi)部控制監(jiān)督機制。內(nèi)部監(jiān)督機制有利于保證內(nèi)部控制機制的有效執(zhí)行。目前，我國地勘單位大多沒有建立相應的監(jiān)督機制，忽視單位內(nèi)部審計的作用，同時也未能建立有效的內(nèi)部控制評價和激勵機制，使大部分內(nèi)部控制制度流于形式。受傳統(tǒng)事業(yè)單位的影響，地勘單位內(nèi)部審計機構(gòu)多數(shù)處于被控制對象的領導之下，獨立性較差，甚至由財務部門領導擔任內(nèi)部審計機構(gòu)的負責人，財務人員兼任審計人員，內(nèi)部審計不能充分發(fā)揮應有作用。部分內(nèi)部審計機構(gòu)的監(jiān)督工作僅局限于審查會計賬目，屬于事后監(jiān)督，對內(nèi)部控制制度執(zhí)行過程中產(chǎn)生的問題不能實現(xiàn)事前和事中監(jiān)督，監(jiān)督效果不理想。另一方面，由于外部監(jiān)督功能和標準不一，監(jiān)督未能按照既定目標進行，或是相應的會計師事務所操作不規(guī)范等，使得地勘單位外部監(jiān)督效果不盡人意。

二、加強地勘單位內(nèi)部控制的幾點意見

針對上述存在的問題，要向使內(nèi)部控制真正實現(xiàn)預期目標，筆者認為應當從以下方面入手：

（一）從單位的領導層一直到基層員工應強化風險意識，建立健全的風險管理機制。隨著我國地勘單位企業(yè)化進程的加快，單位所面臨的各種經(jīng)濟活動和外部環(huán)境的復雜性越來越大，單位在經(jīng)營過程中遇到的風險也會隨之增加。目前，雖然大多數(shù)地勘單位已意識到這個問題，但在風險防范上投入的精力仍十分不足?，F(xiàn)階段地勘單位所面臨的風險包括合同風險和投資風險，地勘單位應建立起相應的風險管理機制，采用科學的方法對單位所面臨的各種風險進行識別、分析和控制，尤其是對于財務風險的預防和控制，保證單位抵御風險的能力。例如，聘請專業(yè)律師對單位合同的起草、審批、簽訂和違約等作出明確的規(guī)定，嚴格控制合同形成過程的各類程序。同時，建立單位網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，為單位正確進行各項決策的風險預防和控制創(chuàng)造條件，定期檢查和評估單位運行的內(nèi)外部環(huán)境的變化，將地勘單位的經(jīng)營風險降到最低。

（二）完善內(nèi)部監(jiān)督機制，加強內(nèi)部審計。完善內(nèi)部審計建設和強化外部監(jiān)督是地勘單位內(nèi)部控制有效執(zhí)行的重要保證。因此，根據(jù)地勘單位內(nèi)審建設過程中存在的種種問題，地勘單位應建立獨立的內(nèi)部審計機構(gòu)，機構(gòu)應被賦予足夠的權(quán)力，接受直接上級的領導，并配備適合的內(nèi)審人員，加強對審計人員的能力素質(zhì)和職業(yè)道德的培養(yǎng)，以保證內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查工作的順利開展。內(nèi)部審計機構(gòu)的主要任務是檢查單位信息系統(tǒng)資料，確保相關(guān)財務記錄和報告的真實性和完整性；監(jiān)督單位各經(jīng)營管理過程是否存在違紀違規(guī)現(xiàn)象，是否有越權(quán)行為；審查地質(zhì)項目是否按預定計劃進行，其結(jié)果是否與既定目標一致等。地勘單位在充分發(fā)揮內(nèi)部審計監(jiān)督作用的同時，也應完善相關(guān)的外部監(jiān)督機制，通過財政和審計兩部門定期或不定期對單位內(nèi)部控制進行檢查，或是利用中介機構(gòu)及相關(guān)專業(yè)人士來設計或評價單位的內(nèi)控體系，充分發(fā)揮中介機構(gòu)和政府監(jiān)督部分的外部監(jiān)督作用。

（三）在地勘單位內(nèi)部控制過程中，可以通過計劃、政策、標準以及其一切科學有效的手段和工具來完善內(nèi)部控制。首先，地勘單位內(nèi)部控制措施，要保證科學性、有效性以及準確性，針對本單位的各項經(jīng)濟活動，開展管理工作，可以通過法律手段，強化對各項管理活動的制約作用和調(diào)節(jié)作用，加大對違法行為的處罰力度，提高信息的可靠性與安全性。其次，內(nèi)部控制措施要與本單位的管理制度相吻合，要突出重點和核心，明確責任，確保目標的實現(xiàn)，避免機構(gòu)重置現(xiàn)象的發(fā)生，創(chuàng)新控制技術(shù)，建立一套行之有效的內(nèi)部控制制度。第三，要建立完善的溝通機制，確保信息的有效傳統(tǒng)，要求每一個人清楚知道自己的職責和義務，嚴格執(zhí)行各項管理制度。

（四）建立科學合理的考核機制。內(nèi)部控制的建立和實施的主體是人，人的因素在內(nèi)部控制中具有決定性作用。在地勘單位內(nèi)部控制管理過程中，要想保證良好的管理效果，就要建立完善的評價機制，切實提升本單位的控制能力。首先，地勘單位可以結(jié)合本單位的經(jīng)營情況，建立相應的考核制度。從戰(zhàn)略高度，看待考核機制，使得內(nèi)部控制執(zhí)行力提高。其次，地勘單位要針對內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，給出結(jié)論，并且要寫出評價報告，增強內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性和科學性，并且要反映到系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)反饋，進而加強對內(nèi)部控制的調(diào)整與修正。第三，要建立合理的激勵制度和獎懲制度，加強制度約束，充分調(diào)動廣大職工的工作積極性和主觀能動性，真正落實內(nèi)部控制，提高單位效益。

總之，內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)工程，要想使內(nèi)部控制真正發(fā)揮應有的作用，堅持形式和內(nèi)容的統(tǒng)一，兼顧整體和局部的利益。同時，要為內(nèi)部控制的實施營造一個好的氛圍，包括治理層和管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度、認識和措施，充分發(fā)揮內(nèi)部審計等監(jiān)督機制的力量，使內(nèi)部控制作為約束常規(guī)和例外行為的手段。

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