高校儀器設備信息化管理系統(tǒng)探索

張宇波，張 媛，黃 凱，荊明偉，劉雪蕾

（北京大學 實驗室與設備管理部，北京 100871）

隨著高校得到國家教育經(jīng)費投入和其他多種渠道經(jīng)費投入的逐年增加，以及高校對實驗室工作重視程度的提高，高校購置儀器設備的數(shù)量大幅度增加。伴隨大批儀器設備購置而來的是項目論證、項目審批、經(jīng)費撥付、招標、采購、簽訂合同、執(zhí)行、驗收、結(jié)算、歸檔、審計等一系列環(huán)節(jié)和產(chǎn)生的海量信息。對這些信息的處理、統(tǒng)計、分析需要現(xiàn)代化的管理手段，以保證設備管理工作有序、高效進行。

1 高校儀器設備信息化管理現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)眾多高校已經(jīng)實現(xiàn)了儀器設備的信息化管理。按照實現(xiàn)手段劃分，可分為單機版管理系統(tǒng)和基于網(wǎng)絡的管理系統(tǒng)；按照管理的對象劃分，可分為面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)和面向過程的信息化管理系統(tǒng)。

1.1 面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)

面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)可以有面向合同、面向儀器設備管理、面向檔案3種對象。面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)實現(xiàn)的目標相對簡單、明確，它圍繞某一個具體的對象——合同、儀器設備或檔案——來實現(xiàn)具有自身特色的信息化管理系統(tǒng)。

面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)的優(yōu)點在于能夠解決高校儀器設備管理中經(jīng)常遇到的問題，如：流水賬式的手工管理；數(shù)據(jù)匯總不及時；整理、查閱、統(tǒng)計數(shù)據(jù)困難；管理效率低等［1］。系統(tǒng)可以完成儀器設備采購的論證、申報、審批、采購、驗收、付款等工作流程中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)的及時、準確處理［2］。

目前，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)發(fā)展得已經(jīng)非常成熟，具有鮮明的特點。

首先，它實現(xiàn)了儀器設備基本信息的錄入、存儲、統(tǒng)計、查詢和匯總打?。?］，基本涵蓋了目前高校儀器設備管理所涉及的人、財、物各個方面，包括項目管理、儀器設備招標采購、合同管理、儀器設備管理、經(jīng)費管理等［4－5］。

其次，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)體現(xiàn)了國家相關法律法規(guī)、學校規(guī)章制度和管理辦法的要求，實現(xiàn)了對某一具體對象的分級監(jiān)控管理，如對采購合同的監(jiān)控［6］。它通過權(quán)限控制，提高了系統(tǒng)安全性；它一般采用XML等格式進行數(shù)據(jù)交換，也可以通過Excel實現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取和存儲，減少了信息錄入過程中產(chǎn)生的錯誤［7］；也有的面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)采用條碼技術，將儀器設備實體與信息化系統(tǒng)聯(lián)系起來。

最后，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)實現(xiàn)了儀器設備信息的網(wǎng)上發(fā)布，如：由儀器設備管理部門統(tǒng)一發(fā)布校內(nèi)閑置的儀器設備、申請報廢的儀器設備信息，方便了校內(nèi)儀器設備的調(diào)劑［8］。

可以認為，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)基本完成了設備采購合同信息的標準化、電子化、合同管理工作的網(wǎng)絡化，向無紙化辦公邁出了重要一步［9］。

1.2 面向過程的信息化管理系統(tǒng)

面向過程的信息化管理應分為狹義的和廣義的。狹義的面向過程管理是對儀器設備整個生命周期的管理，“包括從儀器設備的計劃、采購、安裝、調(diào)試、使用、維護、維修直至報廢的整個過程。在整個儀器設備生命周期內(nèi)，能夠跟蹤和記錄完整的儀器設備相關信息?！保?0］廣義的面向過程管理是除儀器設備外，還包括與之相關的人事、財務、規(guī)劃等內(nèi)容，涉及的部門還應包括學校人事、財務、發(fā)展規(guī)劃、科研、房產(chǎn)、后勤、計算中心、紀檢審計等許多職能部門［11］，此外還有用戶、外貿(mào)、外商等有關聯(lián)的部門。概括來說，它是“以儀器設備采購及管理為主，兼顧儀器設備生命周期發(fā)展所涉及到的人財物等全部信息的一體化信息管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)或使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，或多個數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)信息實時交換、更新和共享，使相關職能部門可以隨時、方便地獲取所需儀器設備的完整、準確的信息，為管理決策提供及時、可靠的依據(jù)［12］。

北京大學近年來開發(fā)的“北京大學經(jīng)費使用和儀器設備采購進程管理系統(tǒng)”，是建立面向過程的儀器設備信息化管理系統(tǒng)的嘗試。該系統(tǒng)的設計是以儀器設備采購過程為主線，包括經(jīng)費管理、論證、招標、合同、檔案、信息發(fā)布管理等子系統(tǒng)［13］以及后期開發(fā)的儀器設備建賬系統(tǒng)［14］。面向過程的儀器設備信息化管理系統(tǒng)包括與儀器設備采購、管理相關的人、財、物等內(nèi)容，既包括校內(nèi)各部門，也包括校外的廠商，系統(tǒng)靈活性大、擴充性好［15］。同時，系統(tǒng)的設計結(jié)合了國家相關法律法規(guī)和學校各項規(guī)定，可在網(wǎng)絡上實時、動態(tài)地顯示儀器設備采購進程，增加了采購透明度，規(guī)范了管理。

系統(tǒng)實現(xiàn)了過程數(shù)據(jù)的規(guī)范化和數(shù)字化，特別是論證報告、招投標文件、專家意見、原始發(fā)票等文件的數(shù)字化，保證了數(shù)據(jù)的完整性，并且吸收了面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)的長處。

系統(tǒng)采用客戶端／服務器端管理模式和分級授權(quán)管理、分塊維護的模式，不同的職能部門維護各自部門負責的數(shù)據(jù)，計算中心負責系統(tǒng)開發(fā)和維護，保證了系統(tǒng)的安全性，并在保證儀器設備負責人知情權(quán)的基礎上，開發(fā)了瀏覽器／服務器端的查詢模式，擴大了系統(tǒng)的查詢范圍，便利了用戶的查詢，也保護了其隱私權(quán)。

該系統(tǒng)的使用，極大地提高了工作效率。系統(tǒng)引入了自動郵件通知功能，保證了各項工作及時、順暢地進行。系統(tǒng)在儀器設備采購流程的關鍵節(jié)點（例如合同付款、免稅辦理完畢、到貨等）會自動觸發(fā)Email通知，方便、快捷、高效地使當事人能夠?qū)崟r了解情況。

2 高校儀器設備信息化管理的發(fā)展趨勢

高校儀器設備管理涉及許多新的知識領域、新的技術，涉及眾多部門。高校儀器設備信息化管理系統(tǒng)應該是既符合服務、高效、動態(tài)的管理理念和工作流程，又采用先進技術［16］的復雜系統(tǒng)。因此，單純的面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)已經(jīng)不能適應高校設備管理發(fā)展的需要。建立面向過程的儀器設備信息化管理系統(tǒng)將成為必然趨勢。

應該積極探索適合未來儀器設備管理特色的、完善的、面向過程的信息化管理系統(tǒng)。目前儀器設備的采購審批還不能離開紙介質(zhì)文件［17］，在一定程度上造成人力和物力的浪費。未來需在系統(tǒng)中引入電子簽章等功能［18］，以提高工作效率，降低紙張成本等，形成低碳、綠色的工作方式。

完善的儀器設備信息化管理系統(tǒng)，對采購過程風險的防范機制也是必不可少的。在設計信息化管理系統(tǒng)時，應充分考慮采購執(zhí)行階段的時間風險、采購方式選擇風險、采購計劃風險、項目分解風險等，并通過系統(tǒng)來實現(xiàn)控制。

此外，還應當增強對特種設備的安全管理。特種設備是指涉及生命安全、危險性較大的設備或設施，如放射設備、化學設備、鍋爐、壓力容器、電梯等［19］。系統(tǒng)在對特種設備進行管理時，應增加相關管理部門審批模塊，以方便統(tǒng)一監(jiān)管。

儀器設備信息化管理系統(tǒng)離不開高新技術的支持，如無線射頻識別［20］、條形碼技術［21］等。提高管理效率、增強設備管理透明度是設備管理的最終目標；高效、快捷的信息互動平臺是必不可少的使用手段。因此，系統(tǒng)需要多種形式的儀器設備信息的定制與發(fā)布，系統(tǒng)信息的發(fā)布除具有用戶查詢功能之外，關鍵節(jié)點的信息發(fā)送形式都應該有所考慮和體現(xiàn)。系統(tǒng)不但應具有信息主動發(fā)送功能，還應具有用戶信息定制、選取信息發(fā)送的功能。

3 結(jié)束語

每所高校的儀器設備管理都有自己的特點和需求，很難找到一套普遍適用的高校儀器設備信息化管理系統(tǒng)［22］。高校在開發(fā)本校的儀器設備信息化管理系統(tǒng)時，不僅需要根據(jù)自身的發(fā)展階段來量身定做，還需要與時俱進，以先進的管理理念為宗旨，以高端的技術手段為依托，為學校建設貢獻力量。

（

）

［1］寧萍，姜源.計算機軟件在采購合同及付款管理中的應用［J］.實驗室研究與探索，2009（10）：73－74.

［2］殷元元，趙麗清.高校設備采購風險與防范［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2009（8）：9－11.

［3］落巨福，張紀瑩，張向東，等.高校設備采購合同管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.實驗室科學，2008（2）：98－99.

［4］朱華勇，吳昊，肖湘江，等.基于Web的高校設備資產(chǎn)管理系統(tǒng)設計［J］.科技信息，2009（34）：212－215.

［5］劉淑云，李繼才.高校儀器設備管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.實驗室研究與探索，2011（1）：164－167.

［6］周建美.基于Web的合同管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.南通大學學報，2007（1）：87－90.

［7］張珊，陳建勛.基于Web的高校儀器設備管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.信息化縱橫，2009（9）：48－50.

［8］呂樹進，劉彥玲，安程輝.基于網(wǎng)絡的儀器設備管理系統(tǒng)［J］.保定師范?？茖W校學報，2006（4）：37－39.

［9］王啟才，李鵬.設備采購合同管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.中國電力教育，2008（增刊1）：395－396.

［10］毛曉青，尉云峰，朱永明.面向全局管理的高校設備管理信息系統(tǒng)的設計與開發(fā)［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2008（5）：8－10.

［11］陳敬德，于海燕，劉小芳，等.基于設備全生命周期管理的多部門協(xié)同探討［J］.實驗技術與管理，2011（10）：190－193.

［12］陳敬德，溫光浩.高校設備的全生命周期管理模式初探［J］.實驗室研究與探索，2010（6）：182－184.

［13］卞晶.基于經(jīng)費控制的設備采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)［J］.中山大學學報，2009（增刊）：204－206.

［14］卞晶，周勇義，邢承杰.基于三級管理模式的設備建賬系統(tǒng)設計［J］.實驗技術與管理，2011，28（4）：277－279.

［15］權(quán)利寧，陳光，鄧昌明.北京大學經(jīng)費使用和設備采購進程管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.中山大學學報，2009（3）：144－146.

［16］焦萃峰.高校儀器設備管理信息化探討［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2010（1）：10－12.

［17］葛偉，趙永生.科研合同管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.計算機工程，2002（6）：246－248.

［18］李軍.基于網(wǎng)絡環(huán)境下的高校設備采購管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)［J］.咸寧學院學報，2009（3）：51－53.

［19］汪錫鑫.高校特種設備安全管理模式的探討［J］.實驗室科學，2010（1）：162－164.

［20］郭海平，倪振文.無線射頻識別在高校儀器設備管理中的應用［J］.實驗室研究與探索，2010（2）：170－172.

［21］才欣.高校儀器設備管理中條形碼技術的應用研究［J］.黑龍江科技信息，2008（23）：81－82.

［22］劉玲，衷琦，李霞.高校設備器材供應管理信息系統(tǒng)研究與應用［J］.實驗技術與管理，2008，25（9）：104－107.