高校設(shè)備采購(gòu)信息化系統(tǒng)建設(shè)

施 軍，賀 強(qiáng)

（天津大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072）

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，教育投入的增加和社會(huì)的需要，高等院校教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)逐年提高，同時(shí)也帶來了科研教學(xué)設(shè)備采購(gòu)量的大幅度增加。許多高校感到原有的一些采購(gòu)管理模式難以適應(yīng)任務(wù)繁重的設(shè)備采購(gòu)工作，亟改善采購(gòu)機(jī)制，建立一套科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全過程信息化管理，使得采購(gòu)流程更加公開、透明、高效和規(guī)范。因此，從整體上設(shè)計(jì)一個(gè)信息化的采購(gòu)流程對(duì)于高效、快速地完成設(shè)備的采購(gòu)任務(wù)來說變得非常有必要［1－2］。

1 傳統(tǒng)設(shè)備申購(gòu)管理存在的問題

傳統(tǒng)的設(shè)備申購(gòu)一般都是通過用戶手工填寫紙質(zhì)的設(shè)備申購(gòu)單。主要流程如下：（1）申購(gòu)用戶手填紙質(zhì)申購(gòu)單和借款單，經(jīng)院級(jí)審核通過之后，送至學(xué)校設(shè)備管理部門；（2）設(shè)備管理部門統(tǒng)一送至財(cái)務(wù)部門完成借款手續(xù)；（3）財(cái)務(wù)部門完成劃款手續(xù)，再送回至設(shè)備管理部門，進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)賬目統(tǒng)一登記，開始安排采購(gòu)。

以上過程存在的問題主要有：（1）流程繁瑣，用戶來回在多個(gè)不同部門往返，效率較低；（2）紙質(zhì)化手寫申購(gòu)單不規(guī)范、修改無記錄、用戶無法實(shí)時(shí)地了解自己申請(qǐng)購(gòu)置的儀器設(shè)備的采購(gòu)進(jìn)度，申購(gòu)單數(shù)據(jù)難以追根溯源；信息利用處于比較初級(jí)的階段，采購(gòu)單由早期的手工賬本式采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)而到單體計(jì)算機(jī)控制，結(jié)果僅僅是使手工賬變?yōu)殡娔X賬。信息化程度不高表現(xiàn)為工作手段的落后［3］；在采購(gòu)過程中，如何從存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)地提取相關(guān)數(shù)據(jù)，使得相應(yīng)信息在短時(shí)間內(nèi)能夠動(dòng)態(tài)地反映出來，才是采購(gòu)管理工作一個(gè)更重要的努力方向；（3）所有工作都是人工手寫完成，字跡模糊、申購(gòu)單丟失等問題容易造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致設(shè)備管理部門與財(cái)務(wù)部門之間無法進(jìn)行一個(gè)絕對(duì)準(zhǔn)確的信息傳遞。

2 設(shè)備采購(gòu)信息化流程

針對(duì)傳統(tǒng)設(shè)備申購(gòu)管理存在的問題，天津大學(xué)自主設(shè)計(jì)并開發(fā)了天津大學(xué)資產(chǎn)處設(shè)備購(gòu)置申報(bào)系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“申報(bào)系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)采用B／S架構(gòu)，與數(shù)字化校園相連接，用戶在有網(wǎng)絡(luò)的地方，隨時(shí)可以根據(jù)需要申購(gòu)設(shè)備。只要用戶點(diǎn)擊“提交”，并經(jīng)院級(jí)網(wǎng)上審核和學(xué)校設(shè)備管理部門網(wǎng)上審核通過之后，便可進(jìn)入實(shí)質(zhì)采購(gòu)階段。整個(gè)設(shè)備申購(gòu)系統(tǒng)按采購(gòu)流程步驟分為申報(bào)、審批、采購(gòu)、結(jié)算4個(gè)環(huán)節(jié)。系統(tǒng)流程圖見圖1。

圖1 天津大學(xué)采購(gòu)信息系統(tǒng)流程圖

2.1 設(shè)備申報(bào)

在申報(bào)階段，用戶通過瀏覽器進(jìn)入申報(bào)系統(tǒng)。用戶登錄后，在申購(gòu)設(shè)備的界面，按照系統(tǒng)里已設(shè)計(jì)好的表格輸入申購(gòu)設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、品牌、擬選廠商、使用人聯(lián)系方式以及使用的經(jīng)費(fèi)卡信息、該采購(gòu)該設(shè)備需轉(zhuǎn)賬的金額等信息，確認(rèn)無誤之后，點(diǎn)擊“提交”，用戶所在的院級(jí)單位審核人便能看到用戶的申購(gòu)單。用戶登錄申報(bào)系統(tǒng)既可在校園網(wǎng)內(nèi)登錄，也可在校園網(wǎng)外登錄，并且在任意時(shí)間都可登錄系統(tǒng)進(jìn)行申報(bào)。申購(gòu)設(shè)備真正做到了打破時(shí)間域和空間地域的限制。

2.2 設(shè)備申報(bào)審批

當(dāng)用戶提交之后，就進(jìn)入了院級(jí)審核環(huán)節(jié)。此時(shí)，院級(jí)審核人可看到申報(bào)用戶的所有申購(gòu)信息，院級(jí)審核人將核對(duì)各項(xiàng)信息，尤其是核對(duì)轉(zhuǎn)賬資金的卡號(hào)。若有填寫不規(guī)范或者錯(cuò)誤，審核人可不予審批通過，返回并給出修改意見，指導(dǎo)用戶修改申報(bào)信息；若審批通過，申報(bào)單審批便進(jìn)入到校級(jí)設(shè)備管理部門審批環(huán)節(jié)。設(shè)備管理部門審批管理員在采購(gòu)管理系統(tǒng)（申報(bào)系統(tǒng)與此系統(tǒng)端口對(duì)接、數(shù)據(jù)互傳）里能看見院級(jí)審批通過的申購(gòu)單，根據(jù)申報(bào)的信息再次審核，此時(shí)若發(fā)現(xiàn)申報(bào)錯(cuò)誤，則不予審批通過，返回用戶修改并給出修改意見；若審批通過，設(shè)備管理部門管理員按照相應(yīng)經(jīng)費(fèi)類型，進(jìn)行申購(gòu)單編號(hào)，編號(hào)之后，采購(gòu)計(jì)劃單便自動(dòng)生成。此時(shí)，用戶在申報(bào)系統(tǒng)可看到采購(gòu)計(jì)劃單和預(yù)付款借支單（財(cái)務(wù)處將根據(jù)此單據(jù)將用戶設(shè)備申購(gòu)金額轉(zhuǎn)賬至設(shè)備管理部門賬戶），若經(jīng)費(fèi)卡余額不足，將導(dǎo)致財(cái)務(wù)操作時(shí)借款失敗，系統(tǒng)將自動(dòng)返回用戶修改補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)；若借款成功，則將采購(gòu)單轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門，進(jìn)入到下一步的采購(gòu)工作。

2.3 設(shè)備采購(gòu)

所有已在財(cái)務(wù)部門完成借款手續(xù)的采購(gòu)單都將轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門，在采購(gòu)管理系統(tǒng)里分配相應(yīng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購(gòu)，此時(shí)，采購(gòu)管理系統(tǒng)顯示該筆采購(gòu)計(jì)劃單正處于“采購(gòu)進(jìn)行中”狀態(tài)。根據(jù)采購(gòu)設(shè)備類別和金額的不同，進(jìn)行不同的采購(gòu)方式，目前采用3種采購(gòu)方式，分別為網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)和招標(biāo)。

（1）天津大學(xué)對(duì)所有單筆采購(gòu)金額不超過10萬(wàn)元的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼產(chǎn)品等IT類設(shè)備進(jìn)行“網(wǎng)上競(jìng)價(jià)”，采用的是中山大學(xué)設(shè)計(jì)并推廣的“高校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)系統(tǒng)”［4－5］，它是基于高校小額零星物資采購(gòu)目的而設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)。經(jīng)過這幾年的運(yùn)行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購(gòu)模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)是指采購(gòu)人通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購(gòu)信息、供應(yīng)商通過互聯(lián)網(wǎng)報(bào)價(jià)、采購(gòu)過程由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理和記錄、采購(gòu)結(jié)果在網(wǎng)上公布等采購(gòu)活動(dòng)的全過程［6］。通過競(jìng)價(jià)系統(tǒng)發(fā)布采購(gòu)信息，所有具備資質(zhì)的供應(yīng)商可以不受限制的在同一時(shí)間看到發(fā)布的采購(gòu)信息。在參與競(jìng)價(jià)期間，采購(gòu)方無權(quán)了解某家供應(yīng)商參與了報(bào)價(jià)，也無從了解多少家供應(yīng)商參與了競(jìng)價(jià)，而供應(yīng)商也不了解有多少競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手參與了競(jìng)價(jià)，直至競(jìng)價(jià)結(jié)束才能揭曉。最后的競(jìng)價(jià)結(jié)果則根據(jù)相關(guān)管理原則（符合原則的前題下，價(jià)低者中標(biāo)）選擇供應(yīng)商。中標(biāo)結(jié)果在網(wǎng)絡(luò)上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)的公平公正。

申報(bào)系統(tǒng)與競(jìng)價(jià)系統(tǒng)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了零星設(shè)備采購(gòu)的申請(qǐng)、審核、競(jìng)價(jià)、中標(biāo)的全網(wǎng)絡(luò)化管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新模式。申報(bào)用戶可以不受地點(diǎn)限制通過網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，供應(yīng)商不受時(shí)間限制在網(wǎng)上參與競(jìng)價(jià)，職能部門審批審核也在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)查詢到。

（2）對(duì)于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、沒有通用標(biāo)準(zhǔn)且難以用價(jià)格來評(píng)判的教學(xué)科研儀器設(shè)備，目前我們采取的是用戶初步向供應(yīng)商詢價(jià)，填寫擬選廠商，設(shè)備管理部門采購(gòu)人員進(jìn)一步多方詢價(jià)的采購(gòu)辦法。在設(shè)備管理部門人員詢價(jià)采購(gòu)的過程中，原則是盡量降低價(jià)格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購(gòu)設(shè)備金額預(yù)算的前提下成交。

（3）對(duì)于單筆金額超過10萬(wàn)元的采購(gòu)計(jì)劃單，根據(jù)天津大學(xué)相關(guān)規(guī)定，必須進(jìn)行公開招標(biāo)：首先由用戶提出設(shè)備技術(shù)指標(biāo)，設(shè)備管理部門審核，確認(rèn)沒有頃向性，則通過中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)和天津大學(xué)設(shè)備信息網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告；若有超過3家供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)，則在開標(biāo)時(shí)公開唱標(biāo)；若有2家應(yīng)標(biāo)，則進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判；若只有1家應(yīng)標(biāo)，此時(shí)，設(shè)備管理部門要求用戶做深度調(diào)研，向招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)闡述充分理由申請(qǐng)單一來源談判采購(gòu)。

通過以上3種采購(gòu)方式采購(gòu)，確認(rèn)賣方單位，完成簽合同手續(xù)。簽完合同之后，采購(gòu)員把合同號(hào)輸入采購(gòu)管理系統(tǒng)，此時(shí)采購(gòu)單處于“簽訂合同中”的狀態(tài)。

2.4 金額結(jié)算

完成采購(gòu)流程之后，就進(jìn)入到了金額結(jié)算階段。此時(shí)，在采購(gòu)管理系統(tǒng)里將記錄所簽訂合同的重要信息，如果合同金額超過轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將顯示經(jīng)費(fèi)不足，則返回用戶進(jìn)行修改補(bǔ)款，請(qǐng)用戶追加經(jīng)費(fèi)，在追加經(jīng)費(fèi)過程中，不必通過院級(jí)審核和校級(jí)設(shè)備管理部門審批，根據(jù)金額結(jié)算時(shí)不足的經(jīng)費(fèi)，追加經(jīng)費(fèi)提交頁(yè)面之后，即可直接進(jìn)行財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬；如果經(jīng)費(fèi)充足，則此時(shí)在采購(gòu)管理系統(tǒng)里輸入付款信息，包括付款人、收款單位及聯(lián)系人等，完成余額結(jié)算，系統(tǒng)自動(dòng)記錄余額結(jié)算的時(shí)間，并顯示采購(gòu)狀態(tài)為“余額結(jié)算”，財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)根據(jù)采購(gòu)管理系統(tǒng)的信息，完成對(duì)供應(yīng)商的付款手續(xù)，完成所有余額結(jié)算后，設(shè)備原始發(fā)票會(huì)發(fā)至用戶手中，進(jìn)行設(shè)備固定資產(chǎn)登記入賬。入賬完成之后，去財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)報(bào)賬，完成這個(gè)采購(gòu)流程。

2.5 采購(gòu)過程短信提醒服務(wù)

本系統(tǒng)還首次在采購(gòu)流程中融合了短信提醒服務(wù)功能。在“采購(gòu)進(jìn)行中”、“合同簽訂中”、“余額結(jié)算”3個(gè)狀態(tài)時(shí)，采購(gòu)管理系統(tǒng)會(huì)按照用戶預(yù)留的聯(lián)系方式，自動(dòng)給用戶發(fā)送相應(yīng)提醒短信息，告知用戶的設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行的各個(gè)狀態(tài)，使用戶實(shí)時(shí)了解到自己申購(gòu)的儀器設(shè)備的采購(gòu)進(jìn)度。短信提醒服務(wù)不僅是體現(xiàn)了服務(wù)意識(shí)，也提高了辦公效率，避免用戶經(jīng)常詢問采購(gòu)進(jìn)度，同時(shí)對(duì)設(shè)備采購(gòu)業(yè)務(wù)人員也起到了間接的督促作用。

3 采購(gòu)管理制度的建設(shè)

天津大學(xué)從設(shè)備申報(bào)到采購(gòu)結(jié)束已形成一個(gè)完整的流程，采購(gòu)的各項(xiàng)信息都能記錄在采購(gòu)管理系統(tǒng)中。與此同時(shí)，采購(gòu)管理制度的建設(shè)也是必不可少的。目前，天津大學(xué)頒布實(shí)施的采購(gòu)管理規(guī)章制度有天津大學(xué)招標(biāo)采購(gòu)管理辦法、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購(gòu)管理規(guī)定和天津大學(xué)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)管理辦法（試行），有效地保證了采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。

4 信息化采購(gòu)達(dá)到的效果

4.1 通過整體信息化設(shè)計(jì)，使得采購(gòu)過程規(guī)范化

作為采購(gòu)系統(tǒng)信息化的整體設(shè)計(jì)理念而言，基本實(shí)現(xiàn)了申報(bào)、審批、采購(gòu)、結(jié)算一體化，明確了采購(gòu)流程，清晰了審批、采購(gòu)的權(quán)限界定，在審批環(huán)節(jié)就實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的痕跡化管理。采購(gòu)過程中網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)、公開招標(biāo)的方式都使得采購(gòu)信息公開，相關(guān)采購(gòu)記錄信息都能在采購(gòu)管理系統(tǒng)“追根溯源”，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)動(dòng)態(tài)信息化管理。

4.2 節(jié)省資金，提高采購(gòu)效率

網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、公開招標(biāo)以及多方詢價(jià)能讓更多供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，充分體現(xiàn)了公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，而正由于得到了充分競(jìng)爭(zhēng)，保證了設(shè)備采購(gòu)的價(jià)格處于合理的水準(zhǔn)，節(jié)約了采購(gòu)成本。采購(gòu)工作網(wǎng)絡(luò)信息化，可以縮短采購(gòu)各方的時(shí)空距離，縮短了采購(gòu)周期，從而有效地提高工作效率。由于職責(zé)明確，辦公時(shí)限明確，項(xiàng)目一旦啟動(dòng)，沒有特殊原因，無法推脫責(zé)任，可以顯著提高辦公效率。

4.3 實(shí)行有效監(jiān)督，杜絕腐敗滋生

設(shè)備采購(gòu)的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、中標(biāo)以及結(jié)算等一系列信息都能在數(shù)據(jù)庫(kù)找尋蹤跡，采購(gòu)工作流程公開透明。在信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)采掘、統(tǒng)計(jì)分析等技術(shù)，對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的處理，使采購(gòu)工作的管理實(shí)現(xiàn)信息化、智能化。由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、共享性，采購(gòu)監(jiān)管部門可以全程跟蹤網(wǎng)上采購(gòu)的全過程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管，上級(jí)部門和其他相關(guān)部門也可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)督，同時(shí)，可以避免采購(gòu)人員暗箱操作，防止接受賄賂進(jìn)行舞弊［7］的可能。

5 采購(gòu)文檔的電子化

作為信息化的系統(tǒng)還具備另外一個(gè)優(yōu)勢(shì)，就是對(duì)采購(gòu)過程中涉及的文件資料進(jìn)行電子化管理。在采購(gòu)流程結(jié)束之后，采購(gòu)業(yè)務(wù)員會(huì)把采購(gòu)過程中涉及的文件資料，上傳至采購(gòu)管理系統(tǒng)中的合同文檔管理模塊，最后完成整個(gè)的采購(gòu)進(jìn)程。例如：用戶在使用經(jīng)費(fèi)采購(gòu)設(shè)備結(jié)束后，會(huì)遇到用戶項(xiàng)目結(jié)題或者其他事情，需要和以前完成的采購(gòu)設(shè)備對(duì)賬，往往需要設(shè)備發(fā)票和合同，此時(shí)，需從檔案館查詢相應(yīng)的紙質(zhì)化資料中，非常繁瑣。電子化管理后，將直接從系統(tǒng)中打印，對(duì)辦公效率的提升具有重要的意義。

6 結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)流程是一個(gè)高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)［8］。在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，根據(jù)關(guān)鍵詞可以查詢到任意一條采購(gòu)信息。要完全建立起采購(gòu)的信息化管理模式，應(yīng)對(duì)采購(gòu)過程中出現(xiàn)的新問題，不僅需完善采購(gòu)管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊功能，還需建立更加完善規(guī)范的制度來保證設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)的有序進(jìn)行。要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府采購(gòu)法和財(cái)政部、教育部下發(fā)的有關(guān)政府采購(gòu)文件精神，結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，建立健全適合學(xué)校政府采購(gòu)發(fā)展，有助于實(shí)際操作的內(nèi)部采購(gòu)流程制度，保證政府采購(gòu)工作有章可循，并在實(shí)際采購(gòu)過程中嚴(yán)格遵守、大力推行、不斷完善。同時(shí)，要逐步建立各部門相互制約的監(jiān)督機(jī)制，確保學(xué)校政府采購(gòu)工作公平、公平、公正進(jìn)行［9－10］。

（References）

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