淺談高職院校學(xué)籍檔案的作用與管理

高 煒

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 延安 716000）

一、高職院校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對學(xué)籍檔案重視的意識不夠

學(xué)籍檔案是高校檔案重要的組成部分，它直接影響到一個學(xué)校的教育質(zhì)量和管理水平。國家歷來對檔案工作極為重視，早在1956年國務(wù)院就發(fā)文強調(diào)：“檔案工作是一項專門業(yè)務(wù)，又是一項機要工作……因此各級國家機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須予以足夠的重視?！顾茉趪业母黜椊ㄔO(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。”［1］然而，現(xiàn)在不少高校的檔案管理部門或有關(guān)管理人員對學(xué)生的學(xué)籍檔案重視程度不夠，學(xué)生入校后沒有及時收集、歸檔和注冊學(xué)生檔案信息，致使學(xué)籍檔案管理工作嚴重滯后，造成了部分學(xué)生的學(xué)籍檔案的缺失；學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案重視程度也不夠，不懂得檔案的重要性，進入新學(xué)校后，沒有及時將自己的中學(xué)檔案交學(xué)籍檔案管理部門，有的學(xué)生檔案信息錯誤沒能及時修正，造成了學(xué)生檔案的遺漏或錯誤。它只會嚴重地影響高職院校的教學(xué)質(zhì)量和學(xué)籍管理，也會對后期社會使用人才帶來不良影響。

（二）學(xué)籍檔案材料不全

根據(jù)教育部有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際，學(xué)籍檔案包括學(xué)生的中學(xué)檔案（高考檔案）、入學(xué)注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留（降）級、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)、應(yīng)征入伍、在校思德表現(xiàn)及教師評價以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。但目前個別高職院校的學(xué)籍檔案材料嚴重不全，檔案內(nèi)除了裝有學(xué)生登記表、考試成績表等少數(shù)材料外，其他學(xué)籍材料一概沒有，這也給學(xué)校的教育質(zhì)量和學(xué)生管理以及社會服務(wù)帶來了負面影響。

二、高職院校學(xué)籍檔案的特點

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間思想政治、學(xué)習(xí)、生活、社會實踐等方面的原始記錄，其特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣

學(xué)籍檔案涉及面非常廣泛，包括學(xué)生信息、學(xué)習(xí)成績、思想表現(xiàn)、應(yīng)征入伍、升留級狀況、社會實踐、畢肄業(yè)狀況等等內(nèi)容，可以說學(xué)籍檔案種類繁多，復(fù)雜多樣。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從多方面收集整理，這樣才可以使學(xué)籍檔案得以完善。

（二）呈現(xiàn)連續(xù)性和周期性

學(xué)生在校就讀一般不會少于3年，只有對其連續(xù)收集、整理相關(guān)資料，最終才可形成完善的個人學(xué)籍檔案。檔案管理人在完善個人學(xué)籍檔案時切不可分割或丟失任何時期的資料內(nèi)容，否則就會造成學(xué)籍檔案的不完整。

（三）分布廣泛

學(xué)籍檔案分布在學(xué)校的許多方面，如教學(xué)、學(xué)生管理、后勤服務(wù)、組織社團、實訓(xùn)基地等很多部門都會有學(xué)生信息留存，這些信息都會成為學(xué)籍檔案材料。

三、學(xué)籍檔案在高職教育中的作用

（一）完善的學(xué)籍檔案是教育秩序得以保障的重要依據(jù)

教育關(guān)乎國家的興衰存亡，而檢驗教育的核心標準就是教育質(zhì)量。完善的學(xué)籍檔案，為教育質(zhì)量的提高提供了重要依據(jù)。教育教學(xué)離不開學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案又靠教育教學(xué)來拓展，二者相互促進，緊密相連。教師上課，需要掌握學(xué)生的大量信息，了解學(xué)生的基本情況，如此才能做到教育有的放矢。要有的放矢的教育，就離不開學(xué)籍檔案。具備了完善的學(xué)籍檔案，教育質(zhì)量的提高就有了一定的保障。

（二）完善的學(xué)籍檔案是學(xué)生管理工作水平得以提高的重要參考

學(xué)籍檔案是學(xué)生就讀期間所有表現(xiàn)的全程記載，通過學(xué)籍檔案可以全方位反映學(xué)生的成長狀況，讓學(xué)生管理人員對學(xué)生有了全面了解，也是學(xué)生綜合素質(zhì)的整體反映。通過學(xué)籍檔案，學(xué)生管理人員還可以從中發(fā)現(xiàn)學(xué)生管理制度是否恰當(dāng)，工作任務(wù)是否完成，培養(yǎng)目標是否達到。

（三）完善的學(xué)籍檔案有利于教研水平的提高

教學(xué)研究是學(xué)校活動的重要內(nèi)容。教研活動必須依賴大量的資料來進行，同時也會產(chǎn)生大量的信息，而檔案正是一個資料庫，它既可以為教研活動提供大量信息，又可以為教研活動儲存信息，為以后教研活動提供保障。通過檔案，教研人員可以從中發(fā)現(xiàn)教研活動開展的情況，總結(jié)出優(yōu)勢和不足，為教育教學(xué)質(zhì)量的提高提供參考依據(jù)。

（四）完善的學(xué)籍檔案可以為民生和社會提供服務(wù)

檔案的功能之一就是利用?！敖⒎奖闳嗣袢罕姷臋n案利用體系”［2］55已為檔案的利用工作指明了發(fā)展方向。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的全程記錄，是學(xué)生的思想素質(zhì)、知識淵博程度、個性特征、身體素質(zhì)、社交能力、實踐技能等方面的真實反映。這就為社會了解、選用、提拔人才提供了重要的參考依據(jù)。同時，檔案還可起到備份作用，有利于社會在需要查考時作為憑證進行驗證，也為學(xué)生本人在今后需要時作為證明的憑證。

四、加強高職院校學(xué)籍檔案管理的策略

檔案保管工作是檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)工作。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間最原始的真實憑證，學(xué)校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會的不利因素對學(xué)籍檔案的損毀，切實做到學(xué)籍檔案的完整和安全歸檔，使學(xué)籍檔案的管理更加科學(xué)規(guī)范。

誠然，學(xué)籍檔案的管理有一定的難度。首先，收集面廣量大；其次，類別雜數(shù)量多，保管時占用空間大；再次，學(xué)生在校時間長，檔案收集周期跨度大。

提高學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量，要注意以下幾個方面：

（一）增強學(xué)籍檔案管理意識，建立統(tǒng)一信息管理平臺

隨著職業(yè)院校教育改革的不斷深入，學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，就要從上到下增強學(xué)籍檔案的管理意識。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價值、地位和作用，意識到學(xué)籍檔案管理在教育質(zhì)量和學(xué)生管理以及社會服務(wù)中的重要性，另一方面，作為學(xué)籍檔案管理人員，必須要不斷更新檔案管理理念，充分認識到學(xué)生在校的每一種表現(xiàn)都是學(xué)籍檔案應(yīng)該收錄的內(nèi)容，要突出檔案管理的全面化、信息化、服務(wù)化功能，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的綜合分析和深度利用，讓學(xué)籍檔案的價值得以更好地彰顯。

（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度

由于學(xué)籍檔案周期長、數(shù)量多，紙質(zhì)檔案必然要占用很大的空間，這給保管和利用都帶來了困難；而電子檔案既可收藏大量信息，占用空間小，又便于查閱利用。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立紙質(zhì)和電子并存的學(xué)籍檔案管理制度，充分保證學(xué)籍檔案管理的全面化和信息利用最大化。

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的真實記錄，它對學(xué)生本人、學(xué)校和社會都有重要作用。因此，高職學(xué)校檔案管理要不斷探索新的管理方法，使學(xué)籍檔案為培養(yǎng)人才發(fā)揮更大作用。

（三）嚴格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)的最原始記錄，也是社會利用人才時最早參考的憑證之一。學(xué)校檔案管理部門就要嚴格畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作，建立嚴格的檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進行檔案轉(zhuǎn)遞，以免造成學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的丟失或泄密改動。重要的學(xué)籍檔案材料，檔案部門還應(yīng)當(dāng)做好備份，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表、畢業(yè)證書登記表。這樣既有利于學(xué)校的學(xué)籍管理，又安全地服務(wù)了學(xué)生，也為今后用人部門考察人才提供了可靠的依據(jù)。

（四）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

只有不斷地提高檔案管理人員的素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化才能夠?qū)崿F(xiàn)。高職院校必須采取有效措施，切實重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平及個人的思想政治素質(zhì)適應(yīng)新形勢下的檔案管理需要。

1.在思想政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立愛崗敬業(yè)精神，做到勤業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。

2.在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員首先要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和法規(guī)，其次要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，能夠熟練地掌握計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。

3.建立穩(wěn)定的學(xué)籍檔案管理隊伍

學(xué)籍檔案的歸檔管理是一個周期性的工作，它涉及的內(nèi)容多，時間跨度長，收集歸類復(fù)雜，這就要求檔案管理人員相對要穩(wěn)定，否則學(xué)籍檔案的管理必然會出現(xiàn)斷層。因此建立相對穩(wěn)定的學(xué)籍檔案管理隊伍就顯得極為重要。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理是一項提高學(xué)校教育質(zhì)量、嚴格學(xué)生管理、健全學(xué)生個人成長記錄、服務(wù)社會利用的綜合性工作，它涉及了學(xué)校、學(xué)生和社會等方方面面的利益，只要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門（管理員）能夠不斷提高檔案管理意識，檔案管理人員能夠不斷地提高自己的管理水平，學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化就能夠上一個新的臺階。

［1］國務(wù)院.國務(wù)院關(guān)于加強國家檔案工作的決定［Z］.1956－04－16.

［2］李文以.敢問路在何方——對檔案編研的思考［J］.檔案管理，2000，02.