淺談信息化時(shí)代水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院科技檔案編研工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

李德萍，楊彩霞

(中國(guó)水電顧問(wèn)集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，四川成都 610072)

1 概述

科技檔案編研是指以館(室)藏科技檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行的編纂和研究工作，是科技檔案管理的中心任務(wù)，對(duì)開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息、提高檔案利用率和信息密集度、推動(dòng)檔案部門管理體制完善和檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)良性循環(huán)具有重要意義。隨著信息技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域及各個(gè)層面，相應(yīng)地對(duì)科技檔案的管理工作也提出了更高的要求。如何利用信息化管理手段，提高水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的利用價(jià)值和利用效率，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的中心任務(wù)，為水電工程設(shè)計(jì)及建設(shè)發(fā)揮最大效益，已成為信息化時(shí)代對(duì)科技檔案編研工作者提出的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。

2 科技檔案編研工作的重要性

科技檔案即科學(xué)技術(shù)檔案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織或個(gè)人在從事科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值和意義的記錄或資料，對(duì)國(guó)家建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展乃至個(gè)人研究都具有重要的作用，是國(guó)家科學(xué)技術(shù)發(fā)展方向與實(shí)踐活動(dòng)的痕跡記錄，對(duì)指導(dǎo)我國(guó)進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)具有實(shí)際意義與重要意義。

我院做為從事水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)研究院，科技檔案主要以水電項(xiàng)目的勘測(cè)設(shè)計(jì)技術(shù)檔案為主，包括規(guī)劃階段前期勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程開(kāi)工建設(shè)和完工各階段的依據(jù)性文件、勘探測(cè)量數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙、咨詢和審查意見(jiàn)等，是在工程過(guò)程、特別是前期勘測(cè)設(shè)計(jì)和工程建設(shè)過(guò)程中工程勘測(cè)設(shè)計(jì)質(zhì)量和工程建設(shè)質(zhì)量最全面、最原始的記錄，是在工程投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、改造、擴(kuò)建等最可靠的依據(jù)，在水電事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，對(duì)不斷地總結(jié)提高勘測(cè)設(shè)計(jì)水平有著不可替代的作用。而水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案的編研又是水電檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。它直接關(guān)系到水利水電企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。它不僅真實(shí)地反應(yīng)了水電企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)水電企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，做好和規(guī)范水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)技術(shù)檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)我國(guó)水電建設(shè)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重大的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)意義，同時(shí)對(duì)保障建設(shè)項(xiàng)目長(zhǎng)期安全、穩(wěn)定運(yùn)行具有重要作用。

3 科技檔案編研工作存在的問(wèn)題

(1)科技檔案編研工作未得到應(yīng)有的重視，檔案管理人員意識(shí)落后、觀念守舊?？萍紮n案信息資源的研究和編纂工作是一個(gè)非常復(fù)雜、繁瑣的過(guò)程，只有進(jìn)行深入地探索、加工，才能有效地為科技檔案的信息資源開(kāi)發(fā)提供有力保障。目前，科技檔案的利用問(wèn)題雖已得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，但科技檔案信息資源研究和編纂工作的開(kāi)展尚處于面上，管理投入和執(zhí)行力相對(duì)不足，尚未得到一線檔案管理人員應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致科技檔案的基礎(chǔ)工作不完善，在收集、鑒定、整理檔案的過(guò)程中存在過(guò)于粗糙的情況，致使科技檔案材料匱乏、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不完整;在思維模式上，科技檔案管理人員仍保留傳統(tǒng)的“看攤守庫(kù)”的舊觀念，服務(wù)意識(shí)被動(dòng)，缺乏主動(dòng)性;檔案編研工作按部就班，仍以藏為主，一味地遵守保密原則，嚴(yán)重忽略了科技檔案的社會(huì)利用價(jià)值及其科技經(jīng)濟(jì)研究?jī)r(jià)值，缺乏時(shí)代性，進(jìn)而造成科技檔案利用率低且在一定程度上增加了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。

(2)科技檔案管理信息化建設(shè)較為滯后。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的綜合運(yùn)用是科技檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)，而科技檔案的信息化是先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。由于我院建院時(shí)間長(zhǎng)，以往絕大多數(shù)科技檔案的介質(zhì)仍為紙質(zhì)，許多科技檔案的信息資源開(kāi)發(fā)尚處于簡(jiǎn)單的整理狀態(tài)，檔案信息資源沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)利用，而新檔案的收集、鑒定也有待規(guī)范。此外，雖然目前基本實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的數(shù)字化和計(jì)算機(jī)檢索，但由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的資源共享，從而使得檔案信息資源得不到充分地開(kāi)發(fā)和利用。

(3)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備、專業(yè)人員匱乏。信息時(shí)代的到來(lái)，不斷地有新的載體出現(xiàn)，軟、硬件設(shè)備都亟待更新，有許多在科技活動(dòng)中的記錄文件由于缺乏現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)備而無(wú)法與其他現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)接軌，水電工程技術(shù)人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙，大大降低了科技檔案的利用價(jià)值。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的實(shí)現(xiàn)，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了很高的要求，檔案管理人員需要迅速、及時(shí)地整理檔案、設(shè)計(jì)圖紙等資料，并且能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，更為重要的是能夠保證電子化數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確及安全性，這些問(wèn)題在很大程度上制約了檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

4 搞好科技檔案編研工作的對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，對(duì)大量有價(jià)值的水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案信息的需求量也在不斷劇增，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)不能適應(yīng)這種新形勢(shì)的需要。目前，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理已成為水電設(shè)計(jì)單位檔案管理的必然趨勢(shì)。因此，建立一套以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理體系，可以有效地提高科技檔案信息資源的規(guī)范程度和利用效率。具體地實(shí)施途徑有以下幾條:

(1)提高科技檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，更新檔案管理意識(shí)。

要建立完善的檔案信息化管理體系，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，正確認(rèn)識(shí)科技檔案的職能，明確保管只是一種手段，利用才是最終的目的。其次，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案內(nèi)容日益以多媒體、光盤及縮微技術(shù)等多樣化形式為載體，計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等已越來(lái)越廣泛地被用于檔案的檢索、存儲(chǔ)和管理，科技檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案編研中現(xiàn)代信息處理技術(shù)將廣泛運(yùn)用的趨勢(shì)?？萍紮n案管理部門應(yīng)從傳統(tǒng)的保管者向檔案信息的管理者、加工者、檔案信息利用的咨詢者和服務(wù)者轉(zhuǎn)變出來(lái)，以信息資源開(kāi)發(fā)為主，借閱為輔，盡可能地為廣大科技檔案利用者提供方便，提供更優(yōu)質(zhì)的創(chuàng)新服務(wù)。另外，科技檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變固有思想，正確處理“利用”與“保密”的關(guān)系，推動(dòng)科技檔案信息的傳遞。一個(gè)具有競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)不僅要關(guān)注自身的成長(zhǎng)，同時(shí)也要肩負(fù)相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任，因此，開(kāi)放的、資源流通的企業(yè)不僅能在一定程度上促進(jìn)內(nèi)部良性發(fā)展，同時(shí)也能帶動(dòng)水電行業(yè)乃至社會(huì)的進(jìn)步。

(2)推進(jìn)科技檔案數(shù)字化進(jìn)程，逐步完善科技檔案信息的歸集與檢索。

科技檔案歸集是數(shù)字化的基礎(chǔ)。由于水電行業(yè)工期長(zhǎng)，人員流動(dòng)大，設(shè)計(jì)復(fù)雜且大部分為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致科技檔案管理歸集工作困難。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及前，我院水電工程勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案主要為圖紙、報(bào)告等，例如，由我院檔案處組織編寫的大渡河銅街子水電站技施設(shè)計(jì)與重要工程技術(shù)綜述，記錄了我院勘測(cè)設(shè)計(jì)的銅街子水電站從初設(shè)到工程竣工積累的大量科技文獻(xiàn)材料，經(jīng)正式鑒定整編入庫(kù)的檔案達(dá)507卷，其中各種報(bào)告758本，圖紙11137張。大量的紙質(zhì)檔案對(duì)數(shù)字化建設(shè)提出了巨大要求。就目前工作而言，要做好科技檔案的收集，就應(yīng)加強(qiáng)收發(fā)文管理，做好電子公文傳輸工作，確?，F(xiàn)有數(shù)字化資料的登記、分類、保管工作，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步由手工管理向計(jì)算機(jī)管理過(guò)渡，提高工作效率。

(3)提高管理人員的綜合素質(zhì)。

信息化時(shí)代對(duì)科技檔案管理工作提出了很高的要求:作為水電企業(yè)科技檔案管理人員，不僅應(yīng)具備較強(qiáng)的科技檔案管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)學(xué)習(xí)相關(guān)信息處理技術(shù)，能夠迅速地整理檔案、設(shè)計(jì)圖紙等資料，并且能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)信息共享;更為重要的是能保證電子化數(shù)據(jù)及數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確及安全性，以便及時(shí)、準(zhǔn)確地為工程設(shè)計(jì)人員提供科技檔案利用，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理工作的目的，只有這樣，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

科技檔案編研工作是一個(gè)常講常新的課題，作為水電企業(yè)科技檔案管理人員，我們必須強(qiáng)化編研意識(shí)，盡快提高檔案人員素質(zhì)，解放思想，引進(jìn)具有較高素質(zhì)的檔案管理人員，不斷更新觀念和知識(shí)結(jié)構(gòu)，破除因循守舊、墨守成規(guī)的舊觀念，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)、勇于探索、積極創(chuàng)新的理念;牢固樹(shù)立科技檔案工作為生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)的思想，充分發(fā)揮檔案這一無(wú)形資產(chǎn)的無(wú)限價(jià)值，充分利用現(xiàn)代化資源，制定出切實(shí)、合理的編研工作計(jì)劃并付諸實(shí)施，提高科技檔案信息資源的利用率，加大對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的力度，只有這樣，才能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展對(duì)科技檔案信息的需求，更好地為企業(yè)服務(wù)。

［1］鄧紹興，陳智為，等.檔案管理學(xué)［M］.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，1997.

［2］梁容梅.克服檔案工作邊緣化之對(duì)策研究［J］.黑龍江檔案，2013，192(3):48.