創(chuàng)新與服務(wù)：高校檔案管理發(fā)展的必由之路

田鳳琴

（山西大同大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，山西 大同037009）

檔案管理工作的最終目的是為了檔案的開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案工作要圍繞服務(wù)這一中心工作，要將服務(wù)體現(xiàn)在檔案工作的全過程，要切實(shí)做好檔案需求服務(wù)、提高服務(wù)質(zhì)量、創(chuàng)新服務(wù)形式、提升服務(wù)內(nèi)容；創(chuàng)新管理理念、管理模式、管理方法和手段，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)社會(huì)效益，檔案工作的服務(wù)與創(chuàng)新就是檔案工作的永恒的主題，而服務(wù)與創(chuàng)新也是整個(gè)檔案工作發(fā)展必由之路。

一、找準(zhǔn)高校檔案工作的問題，是做好檔案工作服務(wù)與創(chuàng)新的前提

（一）現(xiàn)有的制度標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作情況不相適應(yīng)

高?，F(xiàn)行的檔案管理仍沿用過去的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作的不協(xié)調(diào)。如分類大綱，隨著高校的發(fā)展壯大和信息化程度的日益提高，用過去的一些制度與標(biāo)準(zhǔn)顯然已不合時(shí)宜，不能滿足要求，這勢(shì)必影響高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。從檔案工作發(fā)展趨勢(shì)來看，檔案管理趨向咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作程序化［1］，原來的手工操作、經(jīng)驗(yàn)管理、封閉管理模式，很難滿足全校各方面對(duì)檔案信息的需要，不能發(fā)揮檔案工作的應(yīng)有作用。

（二）檔案的現(xiàn)代化與高校的信息化不同步

目前的信息化建設(shè)程度很高，高校檔案必須適應(yīng)信息化要求，應(yīng)將各類電子文件妥善保管起來。但是，有的高校的檔案工作的信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)有的信息化水平，如條形碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù)、光盤技術(shù)、縮微和復(fù)制技術(shù)、指紋技術(shù)、水印技術(shù)、電子印章、電子簽名等技術(shù)，還未得到充分利用。許多時(shí)候，是為應(yīng)付檢查，無奈之下，將信息分別落入OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、局域網(wǎng)系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站上等，沒有一個(gè)系統(tǒng)完整的檔案管理系統(tǒng)，勢(shì)必不利于管理和開發(fā)利用。最后在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前而進(jìn)行 “突擊補(bǔ)救”，實(shí)際上已不再是真實(shí)原貌的反映，全然失去了檔案的原始價(jià)值。

（三）檔案人員配備與檔案管理現(xiàn)代化的工作需要不相稱

檔案人員的配備均不同程度地受高校定員的制約，在專業(yè)人員的配備上沒有得到足夠的重視，往往是安排 “閑人”的地方，有的高校甚至是臨時(shí)聘用一些退休人員協(xié)助工作，或由其他工作人員兼職，這樣的管理環(huán)境，是很難吸引到懂得檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案編纂學(xué)等基本理論和專業(yè)知識(shí)的檔案管理專業(yè)人員，而兼職人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、掌握不夠，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低、不專業(yè)的局面難以改變，不利于檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

（四）檔案服務(wù)成本與管理效益矛盾越發(fā)突出

由于高等學(xué)校檔案館 （室）的運(yùn)行基本都是由高校自主全額籌款，其管理成本與管理效益多年來始終保持平衡的水平。［1］隨著時(shí)代發(fā)展，將高校檔案資源逐步對(duì)外開放，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)，其管理成本與服務(wù)成本必然會(huì)大幅度的提升，在不增加額外服務(wù)收費(fèi)的情況下，要想維持一個(gè)成本與效益的平衡是非常困難的，這是提高高校檔案信息資源效益的一個(gè)重要制約因素。

（五）檔案服務(wù)手段滯后與社會(huì)要求形成的矛盾

檔案信息在現(xiàn)今經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，快速、準(zhǔn)確的獲得信息，已經(jīng)成為各項(xiàng)工作的迫切要求。［3］而高等學(xué)校檔案部門總因涉密問題，或者人力、物力、才力等問題，得不到有效解決與妥善處理，遲遲沒在自己的網(wǎng)站上公布綜合檔案信息，致使許多有價(jià)值的檔案信息未能進(jìn)入信息高速公路，服務(wù)手段仍然是個(gè)體的你查我找，調(diào)卷查閱基本是停留在手工操作方面，與社會(huì)管理的檔案部門相比而言，相形見絀，明顯滯后，與社會(huì)對(duì)高校珍貴的科研與技術(shù)檔案信息的迫切需求，形成巨大的矛盾與反差。

二、以服務(wù)意識(shí)統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作，有利于滿足高校管理工作的多重需求

檔案工作以服務(wù)為宗旨就必須徹底改變現(xiàn)有的工作狀況，在服務(wù)理念上從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)；在服務(wù)內(nèi)容上從單一庫(kù)藏檔案服務(wù)轉(zhuǎn)化為全方位信息資源服務(wù)；在服務(wù)方式上從最終的利用服務(wù)轉(zhuǎn)化為全過程指導(dǎo)性服務(wù)；在服務(wù)形式上從等待利用轉(zhuǎn)化為多種形式的檔案展覽或建立開放利用中心；在服務(wù)的技術(shù)手段上從檔案庫(kù)房實(shí)體轉(zhuǎn)化為用利用電子或多媒體傳輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)手段；在服務(wù)的質(zhì)量上要從單向服務(wù)轉(zhuǎn)化為雙向的需求服務(wù)。

（一）做好檔案的前端工作，是檔案服務(wù)的基礎(chǔ)

檔案管理工作的基本內(nèi)容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)際上由兩部分組成：檔案基礎(chǔ)工作和檔案提供利用工作。檔案基礎(chǔ)工作為提供利用工作創(chuàng)造條件；提供利用工作則反映了檔案基礎(chǔ)工作的成果。檔案基礎(chǔ)工作的源頭就是收集，要將收集工作當(dāng)成服務(wù)工作，暫且稱之為前端服務(wù)，也就是檔案工作延伸到檔案的形成過程。檔案的形成過程即各種形態(tài)的具體檔案，從被制作出來到被作為檔案正式保存并發(fā)揮檔案作用的過程。所以要使檔案收集的齊全完整，為利用工作創(chuàng)造好條件，就必須在檔案的形成過程中做好前端服務(wù)工作，使檔案的制作材料質(zhì)量高，格式規(guī)范，留存齊全、完整。

（二）做好檔案的過程管理，是檔案服務(wù)的重點(diǎn)

檔案工作的過程服務(wù)是一項(xiàng)重要的工作。過程服務(wù)重在過程管理，是檔案工作者融入高校的各個(gè)階段管理的全過程進(jìn)行檔案管理，是一種主動(dòng)服務(wù)。高校檔案工作的基本原則是：集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案的完整與安全；便于各方面對(duì)檔案的利用。滿足對(duì)檔案的需要，是檔案工作的根本目的。這就要求我們檔案工作者必須從整齊完備、準(zhǔn)確安全、滿足利用上下功夫。過程服務(wù)正是圍繞基本原則開展工作的有效途徑。如高校檔案工作從人事、教學(xué)、科研等方面就開始介入檔案工作的跟蹤服務(wù)，檔案人員積極參與各項(xiàng)工作，了解對(duì)檔案的需求，有針對(duì)性地提供檔案信息資源服務(wù)，提供規(guī)范的表式、格式以及參考資料等。進(jìn)而及時(shí)地向?qū)I(yè)人員和相關(guān)人員提供檔案有效利用的方法，達(dá)到良性循環(huán)。在此過程中，檔案工作者必須時(shí)時(shí)樹立過程服務(wù)的觀念，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員密切配合，真正做到維護(hù)檔案的完整性與安全性，沒有檔案的完整與安全就不可能有檔案的方便利用。

（三）做好檔案的活化管理，是檔案服務(wù)的根本

檔案的實(shí)體服務(wù)，就是根據(jù)需求和庫(kù)藏檔案的實(shí)際情況提供檔案實(shí)體借閱利用，這是每一個(gè)檔案工作者必須掌握的基本技能，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。但當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與提升，實(shí)體服務(wù)的范圍、手段和方法都在發(fā)生巨大的變化，如果停留在一種服務(wù)方式上，那檔案工作必將被時(shí)代所淘汰，必須在如何做好實(shí)體服務(wù)上下功夫，變因需求而提供的借閱為超前的資源共享服務(wù)；必須在如何提高服務(wù)效率上進(jìn)行探索研究，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，變手工提供實(shí)體利用為通過網(wǎng)絡(luò)快速傳送信息服務(wù)；必須在如何保證提供的實(shí)體利用準(zhǔn)確性上下功夫，變庫(kù)藏死檔案為動(dòng)態(tài)的跟蹤實(shí)際的活檔案。如高校的科研檔案，是高校教學(xué)與科研工作的凝結(jié)，利用價(jià)值非常高。提供檔案實(shí)體利用就必須是快速的、準(zhǔn)確的、資源共享的檔案。在保證檔案信息資源安全的前提下，最大限度、最大范圍地向各方面提供檔案信息，配合完善的服務(wù)手段和較高的服務(wù)水平，這才是真正的檔案實(shí)體服務(wù)。

（四）做好檔案的開發(fā)利用，是檔案服務(wù)的方向

檔案的開發(fā)利用是檔案工作的重點(diǎn)。但在目前來看卻是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。檔案只有通過利用才能體現(xiàn)價(jià)值。檔案開發(fā)利用服務(wù)，就是要改變過去那種狹隘的思維定勢(shì)，采取多種形式、多種渠道和多種方式利用檔案，充分發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用，通過編研檔案資料、舉辦圖片、實(shí)物展覽、網(wǎng)上信息發(fā)布、檔案專題研究成果發(fā)布會(huì)等多種渠道提供利用，營(yíng)造檔案資源開發(fā)利用的大環(huán)境，讓檔案更好地為企業(yè)中心工作服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)職能由保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變。如高校的榮譽(yù)實(shí)物檔案展覽、校史、年鑒的編撰發(fā)行、教學(xué)、科研活動(dòng)成果展、局域網(wǎng)的新歸檔入庫(kù)檔案信息發(fā)布等等，都是檔案工作者在開展有效的檔案開發(fā)利用服務(wù)工作。

三、以創(chuàng)新精神推動(dòng)檔案管理工作，是服務(wù)好高校管理與發(fā)展的必由之路

檔案的作用和價(jià)值是通過檔案的利用來體現(xiàn)的。檔案工作的本質(zhì)就是管好檔案以提供利用。管理是手段，利用才是目的。［4］因此，要以創(chuàng)新精神推動(dòng)檔案管理工作，切切實(shí)實(shí)地服務(wù)好高校教育管理與發(fā)展。

（一）推進(jìn)檔案管理工作，理念創(chuàng)新是先導(dǎo)

首先是創(chuàng)新管理觀念。觀念是先導(dǎo)，是前提，觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的保證，必須將觀念創(chuàng)新貫穿到管理創(chuàng)新的整個(gè)過程之中。如何做到觀念創(chuàng)新呢？最重要的一點(diǎn)就是認(rèn)識(shí)要到位，真正確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，確立檔案管理的知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的管理目標(biāo)。其次是創(chuàng)新管理內(nèi)容。一般檔案館都具有一定數(shù)量和質(zhì)量的文獻(xiàn)資料，但畢竟數(shù)量有限，往往不能滿足用戶需求。在這種情況下，必須以用戶需要為宗旨，有計(jì)劃、分重點(diǎn)地收集檔案資源，調(diào)整、充實(shí)館藏資源，進(jìn)一步整理館藏資源。同時(shí)，對(duì)這些資源進(jìn)行優(yōu)化，提高館藏質(zhì)量，使之不斷地有序化、系統(tǒng)化、規(guī)范化。只有這樣，才能做到服務(wù)及時(shí)、準(zhǔn)確而高效。第三是創(chuàng)新管理方式。檔案館資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效率，是衡量檔案管理工作好壞的重要標(biāo)志。要提升開發(fā)利用度和服務(wù)效率，必須在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新管理方式，這種方式就是由傳統(tǒng)的對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理，逐步轉(zhuǎn)向?qū)Ψ?wù)質(zhì)量提升的管理上來。第四是創(chuàng)新人才管理。要樹立人才資源是第一資源的思想，為檔案人才培養(yǎng)創(chuàng)造良好條件。要營(yíng)造一個(gè)尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境；要以人為本，注重檔案人才的自身發(fā)展，鼓勵(lì)、支持檔案人員參加提升專業(yè)文化知識(shí)的各類培訓(xùn)，不斷促使其提高綜合素養(yǎng)，特別是運(yùn)要培養(yǎng)其運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力。

（二）優(yōu)化檔案服務(wù)工作，模式創(chuàng)新是抓手

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高校管理體制改革的需求，因此必須創(chuàng)新。整合檔案信息資源，建設(shè)一個(gè)具有優(yōu)質(zhì)多樣檔案信息資源的綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行多種檔案和過程資料實(shí)體合一集中、統(tǒng)一管理的檔案管理新模式，要不斷開拓收藏領(lǐng)域，增大館內(nèi)科研與教學(xué)管理等方面的檔案量，盡量擴(kuò)大檔案的收集面。檔案要能體現(xiàn)不同時(shí)期高校發(fā)展的全貌，要發(fā)掘能反映本校特色的檔案，要建立檔案收集的多元化模式，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)并重，［4］逐步形成統(tǒng)一、高效、多元的檔案管理新模式，形成檔案信息資源共享的新格局。

（三）提高檔案管理水平，技術(shù)創(chuàng)新是關(guān)鍵

利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)，成為越來越多的公眾，包括高校內(nèi)部與社會(huì)上的公眾對(duì)高校檔案部門提出的基本要求。［5］辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)的建立、基建MIS系統(tǒng)的普遍使用、電子文件大量產(chǎn)生使的檔案信息資源越來越豐富，這給高校檔案管理工作帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案館的設(shè)立成為趨勢(shì)，它不是一種物理存在的實(shí)體，而是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式。通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供有效的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。實(shí)現(xiàn)一個(gè)有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境?，F(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館為實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。所以檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新就顯得尤為重要和迫切。如引入電子檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合高校實(shí)際情況，將第一手信息資源電子文件 “即時(shí)”輸送到電子檔案管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案館），從而使檔案資源的收集到提供利用都在全新的高技術(shù)環(huán)境下高效地完成，真正使檔案工作與高校發(fā)展的各項(xiàng)工作融合在一起，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

四、注重提升檔案管理工作效益，是增強(qiáng)檔案服務(wù)與創(chuàng)新工作活力的落腳點(diǎn)

（一）以服務(wù)教學(xué)科研工作為出發(fā)點(diǎn)，協(xié)同推進(jìn)檔案服務(wù)與創(chuàng)新

高校檔案工作的根基在高校本身，所以檔案工作的服務(wù)與創(chuàng)新必須結(jié)合高校實(shí)際情況，緊緊圍繞高校中心工作，為完成高校的各項(xiàng)工作目標(biāo)提供服務(wù)。開展檔案工作的優(yōu)化創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)著重處理好三個(gè)關(guān)系：一是在管理與利用方面，不能過分重利用、輕管理，造成檔案資源的老化、退化，以及服務(wù)的脫節(jié)；二在社會(huì)效益與部門經(jīng)濟(jì)利益方面，要做到社會(huì)效益和部門的經(jīng)濟(jì)利益雙贏雙利；三是在保密與開放方面，管理人員必須具有很強(qiáng)的保密觀念，特別是在面對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密資源的時(shí)候，一定要具有大局意識(shí)，以國(guó)家政治利益為重，以國(guó)家的政治安全為要。同時(shí)，要有開放的觀念，大膽管理，大膽使用，大膽創(chuàng)新。惟有與時(shí)懼進(jìn)，才能在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

（二）以提高檔案工作人員素質(zhì)為基礎(chǔ)，提升檔案服務(wù)與創(chuàng)新能力

檔案工作服務(wù)與創(chuàng)新，關(guān)鍵在于服務(wù)人才的優(yōu)化，檔案人員的綜合素質(zhì)的提高是目前檔案界亟待解決的問題。隨著檔案工作的內(nèi)容、主題、手段和方法的變化，檔案工作領(lǐng)域的拓展，檔案工作人員角色和職能也將從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體的保管者轉(zhuǎn)為檔案信息的管理者、檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的提供者和傳播者、檔案信息知識(shí)的教育者。這就要求檔案工作者大興學(xué)習(xí)之風(fēng)，利用周圍一切可以利用的條件，多途徑、多渠道地自我學(xué)習(xí)和提高。高校加大對(duì)檔案工作者進(jìn)行新知識(shí)、新技能的培訓(xùn)，引進(jìn)人才，形成一支復(fù)合型的檔案干部隊(duì)伍，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)以提高服務(wù)與創(chuàng)新能力，真正實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)人才由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

（三）以增強(qiáng)檔案工作的效益為落腳點(diǎn)，不斷增強(qiáng)檔案工作的影響力

檔案工作要持續(xù)發(fā)展，就必須以提高效益為目標(biāo)，挖掘檔案的潛在價(jià)值，為高校提升競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。檔案工作的效益，就是高校對(duì)檔案工作的投入和檔案部門對(duì)高?；蛏鐣?huì)檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關(guān)系。所以，我們必須從管理出發(fā)，緊緊圍繞高校中心工作，做好檔案工作的服務(wù)與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，避免其中的滯后性和不直接性因素，增強(qiáng)高校的競(jìng)爭(zhēng)活力。同時(shí)，高校檔案信息服務(wù)，要適應(yīng)社會(huì)化服務(wù)的趨勢(shì)，盡可能滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)Ω咝Ｐ畔⒌娜找嬖鲩L(zhǎng)需求，［6］將潛藏的靜態(tài)檔案信息開發(fā)成有價(jià)值的系統(tǒng)化知識(shí)信息庫(kù)，為社會(huì)服務(wù)提供一種新型服務(wù)?？傊?，要使高校檔案工作管理效益達(dá)到最大化。

總之，服務(wù)與創(chuàng)新是檔案工作的一個(gè)永恒主題，我們要通過服務(wù)與創(chuàng)新，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提升檔案管理人員的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案工作不斷系統(tǒng)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)與高校各項(xiàng)工作的有序、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，也使高校檔案工作水平和工作效益大大提高，使其更加貼近社會(huì)、融入社會(huì)，并使檔案管理者從封閉、保守的禁錮中解放出來，這將大大地推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，展示高校檔案的獨(dú)特魅力。

［1］張曉華．試論高校檔案管理現(xiàn)代化 ［J］．四川檔案，2007（5）：18－19．

［2］曹勤民．從 “獨(dú)享”走向 “共享”——論高校檔案信息資源社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑 ［J］．檔案學(xué)通訊，2012（5）：49－52．

［3］李代華．高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的思考 ［J］．三峽大學(xué)學(xué)報(bào) （人文社會(huì)科學(xué)版），2006，28（4）：107－109．

［4］周秀英．對(duì)高校檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考 ［J］．紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，24（11）：73－76．

［5］倪麗娟．信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究 ［J］．檔案學(xué)通訊，2011（5）：92－94．

［6］饒永．高校檔案信息服務(wù)的社會(huì)化 ［J］．中國(guó)檔案，2003（7）：22－23．