青年編輯撰寫科技期刊稿件退修信的幾點體會

□ 全春天

稿件退修是科技期刊編輯工作的重要內容。撰寫稿件退修信是編輯工作的一個難點，對青年編輯來說尤其如此。稿件退修信是編輯與作者之間的橋梁和紐帶，是作者修改稿件的“金標準”。青年編輯初入工作崗位，需要在上級編輯的指導下進行編輯工作，而撰寫稿件退修信是其日后獨立進行編輯工作的基本功之一。

一、撰寫退修信的重要性

科技期刊的稿件一般會送同行審閱，編輯將審稿專家的意見綜合整理，并根據(jù)科技論文的內容、格式等要求，提出針對稿件具體問題的修改意見，比如文章結構、文字表達、書寫格式、重要項目或數(shù)據(jù)等問題，并以信件的形式與作者聯(lián)系，以提高論文質量，達到可以刊用的水平。

在編委、編輯或審稿人審閱稿件后，由編輯給作者寫信，對該稿件提出應加以修改和補充的意見，并將原稿退給作者，請他參考信中意見進行修改和補充，這封信就叫作退修信。簡而言之，退修信是編輯與作者溝通論文修改方面問題的信件。稿件退修的目的主要是稿件有刊出價值，但稿件中還存在著一些需要與作者商榷的地方，責任編輯希望通過退修過程使稿件更完美。

退修信對稿件的質量至關重要，直接關系到稿件能否發(fā)表以及發(fā)表的時間。退修信是編輯與作者溝通的橋梁，必須能夠充分反映稿件存在的具體問題，表達編輯對提高稿件質量的熱情和要求，指導作者對稿件進行有效的修改。對于編輯而言，稿件可以退修，說明審稿專家對論文的內容、價值基本認可，經過必要的修改后有發(fā)表的價值；對于作者來說，收到退修信意味著稿件有被接收的可能，不過需要認真修改。

退修工作不僅可以提高期刊的學術質量，還能夠加強作者隊伍建設。在稿件退修過程中，編輯需要與作者加強溝通、交流和協(xié)作。青年編輯應充分利用這一機會做好作者隊伍建設工作，提高工作的藝術性和實效性，做到“論稿不論人”。

撰寫退修意見可以體現(xiàn)編輯的素質、修養(yǎng)、能力和知識結構，直接關系著期刊論文的質量。高宏等認為，編輯在稿件退修過程中的作用非常，是整個編審活動的主體。退修工作質量直接影響稿件的質量，影響科研信息的傳播速度。

因此，青年編輯應該加強稿件退修信的撰寫學習，為提高編輯業(yè)務水平打下扎實的基礎。

二、青年編輯撰寫退修信的注意事項

對于青年編輯而言，撰寫退修信不僅需要對稿件存在的問題有充分認識，還必須清楚每個問題需要得到怎樣的解決，同時要懂得如何向作者傳達這些信息。這就涉及編輯的基本功是否扎實、文字表達能力是否夠強、與人交流方式是否恰當。

筆者認為，撰寫退修信的注意事項包括三方面：一是提出稿件的具體問題，二是指導解決問題的方法，三是恰當表達編輯的態(tài)度。

（一）提出稿件的具體問題

科學研究是追求真理的過程，科學來不得半點虛假。然而，術業(yè)有專攻，雖然科技期刊編輯大多也是某個學科出身，但由于各個學科領域理論和技術發(fā)展日新月異，編輯很難對每一篇論文涉及的學科進行深入的追蹤。因此，審稿專家的意見非常重要，它代表某個領域內比較權威的意見。編輯在稿件退修環(huán)節(jié)中，必須正確把握和對待審稿專家的意見，核實稿件中的每一處問題，并指出問題的具體位置、產生原因。

面對向編輯部投稿的大量科技論文，青年編輯應當本著對每一篇稿件高度負責的態(tài)度，對每一篇稿件提出詳細而具體的修改意見。除了專業(yè)性的問題，編輯在根據(jù)自己所在刊物的規(guī)范對稿件進行查缺補漏的時候，總免不了會遇到罕見的術語、符號、公式、圖表等，這就需要查閱專門的科技期刊編輯參考書，以找出問題的關鍵，讓作者明白正確的表達規(guī)范。

科技期刊報道的內容主要是科技信息，尤其是醫(yī)學科技期刊，專業(yè)性極強?；鶎俞t(yī)生大部分都缺乏深厚的文學功底，他們在臨床、科研方面可能有一定水平，但是撰寫的論文往往會存在諸多問題。稿件退修信有利于編輯與作者之間的思想溝通、交流信息、互相商討，共同提高稿件的退修質量，還有利于作者隊伍建設。

（二）指導解決問題的方法

審稿專家在提出稿件存在問題的同時，也是在提醒作者應該如何針對那些問題進行修改。大部分科技期刊的專家審稿和稿件編輯是“相對分離”的，亦即在專家審稿階段，也會發(fā)生讓作者“退修”的情況。這時的退修信主要反映審稿專家的意見，作者修回后仍送專家審稿，專家再審后給第二次審稿意見，如此反復進行“退修—修回”步驟，直到專家認為稿件可以接收為止。稿件通過專家審稿這一關，才進入編輯流程。

要做好稿件的退修，編輯應注意判斷作者是否具有修改能力。這首先要加強與作者的聯(lián)系，了解作者工作、學習、研究的能力，以往的寫作情況，出版著作與發(fā)表文章的情況。曹作華等認為編輯在做文稿退修時有三方面需要注意：一要注意對文稿內容、結構及統(tǒng)計數(shù)據(jù)的審查與質疑；二要注意對文稿標準化的審查與修改，使題名、摘要、關鍵詞、名詞術語、計量單位等符合科技期刊的標準化規(guī)范化要求；三要尊重作者勞動，退修意見力求準確、全面、具體 ，要求明確，確保一次退修成功。

（三）恰當表達編輯的態(tài)度

高申等認為編輯在稿件退修中應積極發(fā)揮主動性：主動思考，重視溝通；主動突破，耐心指導；主動交流，與作者共同成長。這說明稿件退修應該是編輯主導下的人際交流行為，需要注重人際溝通的技巧。

稿件退修是一種編輯與作者之間的非行政、非法律又非私人的人際交往，編輯為作者提供稿件的修改意見，而作者根據(jù)編輯提出的要求對稿件進行修改。稿件退修的過程顯然并不只是編輯一個人唱的“獨角戲”，而是編輯與作者通過有效溝通，對論文進行完善，直到論文達到發(fā)表標準的互動過程。既然稿件退修是人際溝通，那么青年編輯在撰寫退修信時就應當注重感情色彩，并明確表達專業(yè)的稿件修改態(tài)度。王銀平認為稿件退修信的撰寫需要注重感情色彩，這是對編輯職業(yè)素養(yǎng)的要求，編輯必須注意了解作者的投稿動機，謹慎處理與作者交流時的措辭和語氣。

溝通行為貫穿于稿件退修工作的始終。編輯與作者之間通過退修信交流，對稿件的修改速度、修改效果起重要作用?？梢?，稿件退修在一定意義上就是編輯與作者之間的心理活動過程，編輯在此過程中的態(tài)度對這一過程產生重要影響。

三、如何提高撰寫退修信的能力

青年編輯在上級編輯的指導下撰寫退修信，本身就是一個通過實踐提高能力的過程。但是，這也存在局限性，因為上級編輯可能只是根據(jù)個人經驗，對青年編輯進行指導；青年編輯根據(jù)實踐進行個人總結，得到的也是本人的經驗，不一定可以上升到理論水平。

筆者認為，閱讀研究退修工作的論文有利于青年編輯提高撰寫退修信的能力。可惜，稿件退修工作目前尚未引起編輯學界的重視。咸增強對科技期刊的稿件退修工作研究進行回顧，發(fā)現(xiàn)該類研究論文數(shù)量不足，大多依據(jù)個人經驗，系統(tǒng)性、權威性的論述缺乏。盡管如此，青年編輯仍然可以從這些為數(shù)不多的研究中獲得有益的啟示。

程春開等認為要寫好稿件退修信，需要編輯懷著一顆平常心，綜合審稿專家和編輯兩方面的修改意見，尊重作者、審稿人的勞動。董兵等總結退修工作中的經驗，認為編輯需要做到“三心”、“二意”，包括責任心、平常心、虛心及注重文章的新意、發(fā)掘文章的深意。這應該是青年編輯做好稿件退修工作的基本要求。陳紅娟也提出了提高論文稿修回率的措施，即編輯要加強責任心，及時反饋退修意見；提高業(yè)務素質，認真寫好退修信；錘煉學術素養(yǎng)，培養(yǎng)學術親和力。

另外，青年編輯應當利用現(xiàn)代即時通訊工具，增強與作者的溝通。對于青年編輯而言，很多即時通訊工具都可以熟練使用，比如騰訊QQ、飛信等。即時通訊算是特殊形式“退修信”，要求編輯有扎實的編輯功底和迅速反應的能力，能夠給作者明晰、有效的回應。張維維等以騰訊QQ為例介紹應用通信軟件在線進行稿件退修的方法，發(fā)現(xiàn)雙向即時交流方式有利于提高稿件退修的質量和速度，加強了編輯與作者的互動交流。

綜上所述，青年編輯做好稿件退修信的撰寫工作具有重要意義，需要注意提出問題、指導解決、表達態(tài)度三方面問題，并在實踐中提升撰寫能力的同時，積極閱讀退修信撰寫相關研究的論文，從中獲得理論上的指導。

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