人事檔案管理工作中存在的問題分析

劉海波

人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關(guān)部門在人事管理活動(dòng)中形成的關(guān)于個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)并以個(gè)人為單位集中保存的以備查考的人事材料。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策。它在個(gè)人辦理相關(guān)手續(xù)，如報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評(píng)定以及退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、辦理出國(guó)手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)。

維護(hù)人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策，關(guān)系到組織人事部門對(duì)員工的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益和政治前途。因此，對(duì)檔案一定要實(shí)行規(guī)范化管理，但在檔案管理的實(shí)際工作中仍存在一些薄弱環(huán)節(jié)。

首先是鑒別不準(zhǔn)確，把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備甚至虛假的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性?！陡刹繖n案工作條例》指出，“收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別”，《干部檔案整理工作細(xì)則》中進(jìn)一步指出，“干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r(jià)值，確定其是否歸入干部檔案的工作。”因此，人事檔案管理人員應(yīng)該明確鑒別內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺，在建檔階段就要認(rèn)真鑒定，保證人事檔案材料收集內(nèi)容的真實(shí)有效。存在瑕疵的材料堅(jiān)決不能入檔，保證入檔的每一份材料都真實(shí)、準(zhǔn)確，最大限度地降低偽造檔案的可能性。

其次，檔案材料收集不齊全，沒有注意收集人事檔案中必備的材料，造成檔案材料流失。一份人事檔案客觀的反映了一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，履歷、自傳、鑒定、考核、職務(wù)、學(xué)歷學(xué)位、獎(jiǎng)懲、工資、退休、退職……是組織、人事工作中不可缺少的重要依據(jù)。由于目前人事檔案的管理是有相關(guān)保密規(guī)定的，它的內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)。對(duì)于普通人來說，人事檔案還蓋著神秘的面紗。很多人一生都沒有親眼見過自己的檔案，更談不上對(duì)人事檔案管理與利用的了解與認(rèn)識(shí)，因此很多人的歸檔意識(shí)淡薄。一些本該有的履歷表、年度考核表缺失，一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時(shí)能省則省，履歷表中學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷從高中或大學(xué)開始填，家庭成員及社會(huì)主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料，一旦落在個(gè)人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認(rèn)為這樣更安全，用起來也更方便。更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時(shí)也沒將歸檔的材料放入個(gè)人檔案中。這就使人事檔案管理人員無法及時(shí)收集材料，及時(shí)將材料歸檔，導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料內(nèi)容不全。因此，人事檔案管理人員應(yīng)該積極進(jìn)行人事檔案重要性的宣傳，使每一個(gè)人都能正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的特點(diǎn)、地位和作用，關(guān)心并積極參與到個(gè)人的檔案管理中來，自覺地收集材料，及時(shí)送交到人事檔案管理部門，使人事檔案材料能夠適時(shí)歸檔。

再次，整理不及時(shí)，對(duì)收集來的檔案材料沒有按規(guī)定及時(shí)整理歸入檔案，導(dǎo)致無序管理。人事檔案管理者每年都有這樣的工作要做，在年底或年中會(huì)一次性接收到大批的人事檔案散材料，如《年度考核表》，《工資審批表》，一批批的職稱晉升材料、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)位材料、考察鑒定材料、調(diào)配及新錄用人員材料等，這些零散材料一般都是按科室、部門上交。如果沒有及時(shí)整理歸入檔案，就失去了檔案所應(yīng)發(fā)揮的作用，給利用帶來了麻煩。在需要查閱的時(shí)候只能從雜亂無章的零散材料中尋找有用的信息。因此，對(duì)收集來的檔案材料按規(guī)定及時(shí)整理歸入檔案，才能使人事檔案全面、及時(shí)地反映當(dāng)事人的信息變更，包括職務(wù)和職稱的晉升、工資的變動(dòng)、崗位的調(diào)整等信息都得到適時(shí)體現(xiàn)，能夠完整且清晰體現(xiàn)其學(xué)習(xí)、工作的情況，對(duì)人才的穩(wěn)定發(fā)展起到促進(jìn)作用。

最后，制度落實(shí)不到位，不按規(guī)定履行材料的轉(zhuǎn)遞、檔案的查借閱等手續(xù)，檔案管理混亂。在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念的影響下，檔案管理人員對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，也缺少與外界的交流與溝通，長(zhǎng)期以來存有檔案管理工作無關(guān)緊要、檔案管理人員能保證所管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想的支配下，檔案管理人員完全處于被動(dòng)服務(wù)之中。查什么就提供什么，借什么就給什么，不重視檔案的優(yōu)化與動(dòng)態(tài)管理，這種封閉的人事檔案管理理念影響了人事檔案管理的發(fā)展。遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命；遵循《干部檔案查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性遵照既便于利用又確保安全的原則。嚴(yán)格遵守《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》，以制度來維護(hù)管理，以管理來保證質(zhì)量，切實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。根據(jù)人事檔案管理達(dá)標(biāo)要求，要加強(qiáng)與外界的交流與溝通，在結(jié)合本單位本部門實(shí)際的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變觀念，更新意識(shí)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)人事檔案管理工作的影響。

維護(hù)人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，涉及到貫徹落實(shí)黨的干部路線、方針、政策，關(guān)系到組織人事部門對(duì)人員的評(píng)價(jià)、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個(gè)人的切身利益和政治前途。人事檔案規(guī)范化管理將給社會(huì)帶來最大便利，也給社會(huì)檔案資源加入有價(jià)值的財(cái)富。

[1]王英瑋.專門檔案管理（第二版）[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010

[2]干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定[S].中共中央組織部