新時期提升民辦高校辦公室管理效能的探討

丁 坤

丁坤/宿遷學院助理研究員,碩士(江蘇宿遷223800）。

民辦高校辦公室主要職能是圍繞學校中心工作，積極發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調、督查督辦等，它是承擔溝通左右、銜接上下的中樞機構。面對繁忙冗雜的辦公室工作，我們理應主動分析，找出癥結，探索創(chuàng)新，不斷提升管理效能，為促進學校建設與發(fā)展貢獻力量。

一、新時期民辦高校對辦公室工作的特殊要求

民辦高校的運行機制和管理體制相比公辦高校有其特殊性，有別于公辦高校黨委領導下的校長負責制。民辦高校實行的是董事會領導下的院長負責制,院長辦公會是學校內部運行的決策機構，舉辦方以董事會的方式實施對學校的管理,重大決策由董事會決定。相比公辦高校，自由性和獨立性更大。民辦高校自身機制體制的特殊性,對辦公室工作提出了特殊要求，工作思路、工作方式及工作作風都要適應并緊跟學校發(fā)展需要。民辦高校大多建校不久,在組織管理、參謀協(xié)調、承辦落實、監(jiān)督檢查等職能方面尚需進一步完善,日常工作繁冗復雜,許多工作需要打破常規(guī)。民辦高校辦公室職能多元化，工作任務重，在崗位設置、人員配備方面要更加精簡靈活，工作人員要不斷提高政治素質和業(yè)務技能，從而切實提升辦公室管理效能。

二、影響民辦高校辦公室管理效能的原因分析

近年來經過不斷探索與實踐，民辦高校辦公室的日常工作慢慢步入正軌，但是仍然存在不少問題影響其管理效能，主要因素有：

（一）規(guī)章制度不完善，影響規(guī)范管理

規(guī)范健全的規(guī)章制度是高?？茖W發(fā)展的重要保障，但當前多數(shù)民辦高校的首要任務仍然停留在規(guī)模擴張上，缺乏正規(guī)的管理和健全的制度。工作中，依然存在種種狀況，很多規(guī)章制度間缺少銜接性，一些文件出臺的時間缺乏科學、連續(xù)性。民辦高校辦公室工作強度大、事務繁雜，除了公文收發(fā)、印簽管理、檢查督辦等一些常規(guī)工作外，還有諸如各部門工作協(xié)調，外事服務、來賓接待等輔助工作。面對如此繁冗雜亂的工作，沒有一整套科學規(guī)范的規(guī)章制度和辦事流程，極易造成管理混亂。特別是在面對一些重大活動、突發(fā)事件時，建立一整套科學的管理規(guī)章制度是至關重要的，這不僅能讓辦公室工作忙而有序，還能在一些關鍵時刻彰顯學校的聲譽，維護學校形象。

（二）隊伍素質不高，影響管理

辦公室是高校的服務性部門，辦公人員素質直接影響到服務質量，。在實際工作中，大家往往會認為辦公室工作就是整理文件、接打電話、端茶倒水等，誰都可以勝任，沒有技術含量。因思想觀念存在誤區(qū)，辦公室人員專業(yè)特長難以發(fā)揮，工作積極性大打折扣。民辦高校辦公室人員很少有外出學習和培訓機會，造成他們工作水平很難上臺階，加上繁碎事務較多，科研時間有限，研究成果有限，晉級職稱難度大，這種狀況極易造成其思想散漫、學習意識不強，養(yǎng)成“不要創(chuàng)新，無法創(chuàng)新”的習慣，導致了工作水平降低從而影響辦公室自身建設和發(fā)展。

（三）信息建設不快，影響高效管理

傳統(tǒng)的辦公方式，工作人員基本每天都在“辦文、辦會”的運轉環(huán)節(jié)上費時耗力。信息化建設已成為新時期民辦高校提升管理水平和工作效率的必然趨勢，辦公室要充分利用自身職能，積極收集和歸整各種信息，以備為領導決策及時提供信息，而信息的收集離不開計算機信息技術。但由于辦公經費的困擾，辦公自動化系統(tǒng)難以得到大力推廣。大部分民辦高校都不同程度存在著辦公室信息化建設不足、硬件設施不配套、資金投入少、辦公條件差等問題。即使已經配備現(xiàn)代化的設備，應用也只是停留在表面，缺乏專業(yè)的信息處理。而辦公室工作必須追求時效，不論是社會有關信息的傳遞和校內外重要情況的反饋，還是上級部門下發(fā)的文件及學校上報的請示，都需要迅速執(zhí)行。傳統(tǒng)工作方式不加以改進，信息化建設緩慢，必然會影響學校整體運轉效率。

三、提升民辦高等院校辦公管理效能的路徑

通過分析民辦高校對辦公室工作的特殊要求，以及探討影響民辦高校辦公室管理效能的主要因素，建議民辦高校辦公室應著重加強以下工作，切實提高管理效能。

（一）轉變管理理念，建設創(chuàng)新型辦公室

民辦高校辦公室要站在學校改革和發(fā)展的高度，轉變觀念，從傳統(tǒng)的一些低層次照章辦事的事務性工作擺脫出來，實現(xiàn)完全創(chuàng)新型改變。民辦高校辦公室可以積極轉變管理理念，引入現(xiàn)代企業(yè)先進的管理模式，有利于對機構的精簡、辦事效率的提高、實現(xiàn)效益最大化。以傳統(tǒng)的民辦高校辦公室崗位五級設置管理為例，可以試行兩級管理，主任下面設文秘、綜合、黨務、宣傳、檔案等崗位，層級壓縮，精簡人員，業(yè)務上直接受主任指導，定期實行輪流換崗。如此以來，所有人員都能獨擋一面，成為名副其實業(yè)務能手，為提高辦公室工作效能創(chuàng)造條件。

（二）加強制度建設，建設服務型辦公室

民辦高校辦公室崗位精簡，人少事多，工作瑣碎繁雜，臨時性和突發(fā)性事務頗多，沒有完善科學的規(guī)章制度作保障，很難發(fā)揮管理效能。所以民辦高校辦公室管理應從全局出發(fā)，獨自建立各項工作的規(guī)章制度和規(guī)范要求，加強制度監(jiān)督檢查和落實，按流程辦事，減少主觀隨意性。例如，辦公室可以根據(jù)各部分工作內容制定短、中、長期計劃，形成辦公室管理系統(tǒng)體系，真正做到忙而有序。要確保工作規(guī)范化，就要完善會議組織、公文處理等常規(guī)制度的建設，公文優(yōu)質處理，會務工作應精簡，檔案規(guī)范管理，最大限度地提高管理效能。

（三）提升團隊素質，加強學習型辦公室的建設

每個辦公室工作人員都應該具備一定綜合能力和應變能力，包括觀察分析、語言表達、文字撰寫、統(tǒng)籌規(guī)劃、涉外事務處理能力等，做到“既當專家又做通才”。針對民辦高校辦公室人員一崗多職狀況，更需提高綜合素質方能切實提高工作效率，倡導“工作學習化、學習工作化”的模式。同時，要注重優(yōu)化辦公室團隊結構，穩(wěn)定工作隊伍。要正確選人，把工作認真、公道正派、具有突出業(yè)績的管理者提拔到院辦管理崗位，辦公室工作崗位則吸納一些文字表達、溝通能力綜合素質較高的同志，努力建設一支協(xié)作配合的學習型團隊。

（四）整合信息資源，建設數(shù)字型辦公室

辦公自動化隨著互聯(lián)網技術和計算機技術的發(fā)展，越來越成為一種必然的趨勢。借助發(fā)達的電子郵件、辦公QQ群、包括視頻會議等網絡工具，很大程度上簡化了工作程序并節(jié)省辦公時間、提高了辦事效率，也大幅降低了行政成本，充分實現(xiàn)了資源共享。辦公室應高度重視校園建設，利用各種資源建立高效的校園網，并啟用如辦公自動化、檔案管理、圖書信息、財務管理系統(tǒng)等，這樣可以加速學校辦公室資源整合，有效提高辦公室管理。

（五）明確職責定位，激勵型辦公室

在工作中因職責定位含糊不準，經常出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，民辦高校的辦公室更需要講求管理效能，而且必須對職責明確定位，這就需要建立一整套完善的體制，分清崗位責任和目標責任，針對專人落實每項工作，避免因職責劃分問題出現(xiàn)重復工作、推諉等現(xiàn)象，更需要明確工作目標，以此為標準進行績效考核。同時擬定配套一些激勵措施，提高辦公室人員工作積極性，從而有效保障工作的落實。還需建立考核工作人員的一整套監(jiān)督體系，對于沒有按要求完成工作的，給予相應的處理，對于很好積極完成的人員，給予適當?shù)莫剟?。賞罰分明可以大大提高辦公室人員工作積極性。要根據(jù)辦公室人員的需求和特點，給予如科研，提拔，學習等機會。調動大家積極性，提高工作效率。

四、結語

隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，民辦高校辦公室要適應新時期的要求，審時度勢，轉變以往陳舊觀念，界定自己工作職責，創(chuàng)新有效的工作方法，加強隊伍建設、整合信息資源等，不斷提升其管理效能，充分發(fā)揮橋梁和紐帶作用，為民辦高校實現(xiàn)從單純的規(guī)模擴張向規(guī)范管理和內涵建設轉變，提供科學規(guī)范的制度保障和更深層次的服務。

[1]王尚鵬.提升高校辦公室服務水平的幾點思考[J].高等教育，2011，（6）

[2]陳誠.新形勢下高校辦公室工作效率提升途徑初探[J].長春理工大學學報，2011，（6）

[3]紀寶成.樹立五種意識做好高校辦公室工作[J].秘書工作，2011，（9）

[4]羅曉文.關于新時期高校辦公室自身建設的思考[J].成都中醫(yī)藥大學學報，2012，（2）

[5]麥茂生.新時期高校辦公室功能新探[J].前沿，2012，（12）