淺析新時期高校教學(xué)秘書需要具備的能力

□ 姚紅靜

隨著時代的發(fā)展、生源特征的變化，高校教育的方向和側(cè)重點也開始發(fā)生改變，多元化的需求要求高校和高校教師在管理和教學(xué)兩個方面都必須具備新的應(yīng)對措施。尤其是新時期高校的教學(xué)工作，有了新的變化和特點，融入了新的時代和科技的元素，在傳統(tǒng)教學(xué)工作的基礎(chǔ)上加入了新的內(nèi)涵，對教學(xué)秘書工作需要具備的能力也提出了新的要求，主要有以下幾點：

一、溝通能力

教學(xué)秘書是學(xué)校與系部、教師和學(xué)生之間的橋梁，多數(shù)信息都是經(jīng)由教學(xué)秘書傳達(dá)給教師和學(xué)生的，因此，教學(xué)秘書溝通能力的重要性就顯得尤為突出。隨著無紙化辦公的推行，由學(xué)校和系部開始以電子的形式進(jìn)行文件或指令的下達(dá)，而教學(xué)秘書的工作任務(wù)之一，就是將這些信息完整并準(zhǔn)確地傳遞給教師和學(xué)生。良好的溝通能力能保證信息傳遞過程中的順暢和準(zhǔn)確，為學(xué)校工作的及時按質(zhì)完成提供了必要的保證。

二、組織能力

高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了其必須具備一定的組織能力。作為系部領(lǐng)導(dǎo)的直接助手和教學(xué)工作的基層管理者，教學(xué)秘書的組織能力關(guān)系到系部工作的正常運(yùn)行、學(xué)生工作的順利開展，同時也為學(xué)校各項工作的有序組織奠定了基礎(chǔ)。教學(xué)秘書的組織能力體現(xiàn)在以下幾個方面：第一是對教學(xué)工作的組織。從選課到排課，到考試考場安排，再到最終的考試成績錄入，都需要教學(xué)秘書做到精確無誤，任何一個細(xì)小的地方出現(xiàn)紕漏都有可能導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。第二是對系部工作的安排。教學(xué)秘書是聯(lián)系系部領(lǐng)導(dǎo)和教師的紐帶，系部工作的組織和傳達(dá)都需要通過教學(xué)秘書才能得已完成。最后是對學(xué)生工作的組織。教學(xué)秘書對學(xué)生工作負(fù)有一定的組織管理責(zé)任，譬如體能測試的安排、運(yùn)動會的召開等，都離不開教學(xué)秘書和主管學(xué)生工作的領(lǐng)導(dǎo)的共同協(xié)作。由此可見，高校教學(xué)秘書的組織能力在工作中也十分重要。

三、協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力主要應(yīng)用在與校方、系部、教師和學(xué)生的溝通過程中。需要高校教學(xué)秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)的工作主要有四個方面：第一，當(dāng)校方下達(dá)系部的工作與系部本身的工作計劃相沖突，或當(dāng)系部有新的工作安排需要上報學(xué)校申請場地和設(shè)備的時候，作為教學(xué)秘書需要在中間進(jìn)行及時溝通和協(xié)調(diào)，以保證雙方各自工作的順利開展。第二，當(dāng)系部下達(dá)教師的工作與教師的個人和工作情況不符時，需要教學(xué)秘書在中間進(jìn)行及時的調(diào)整，保證不影響教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。第三，課程的編排與教學(xué)設(shè)備的使用。在課程編排過程中需要考慮到不同教師的不同情況，同時還需要對教學(xué)設(shè)備進(jìn)行合理的分配，這都要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，才能保證一切工作的順利完成。第四，當(dāng)學(xué)生工作本身出現(xiàn)問題時，教學(xué)秘書也需要協(xié)助主管學(xué)生工作的管理人員進(jìn)行相關(guān)的協(xié)調(diào)，保證學(xué)生正常的學(xué)習(xí)和生活。綜上所述，高校教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)能力關(guān)系到系部、教師和學(xué)生三方面工作的開展和運(yùn)行，具有十分重要的意義。

四、服務(wù)意識

高校教學(xué)秘書的服務(wù)意識很重要，這是由教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容共同決定的。身為聯(lián)系學(xué)校與系部、系部與教師和教師與學(xué)生三方紐帶的教學(xué)秘書，工作任務(wù)重，涉及內(nèi)容繁雜。在這些繁瑣的工作中要求教學(xué)秘書必須有一定的服務(wù)意識，才能夠?qū)⒔虒W(xué)和管理工作做到家、做到位。從服務(wù)系部到服務(wù)教師再到服務(wù)學(xué)生，任何一個環(huán)節(jié)都不能缺少和出錯，一旦遺漏或者出錯，輕則影響各項任務(wù)的進(jìn)行，重則擾亂正常教學(xué)工作的開展，釀成教學(xué)事故，產(chǎn)生惡劣的影響。因此，教學(xué)秘書服務(wù)意識的養(yǎng)成不僅僅是方便教師和學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)，更是學(xué)校各項工作平穩(wěn)有序進(jìn)行的重要保障。

五、學(xué)習(xí)能力

高校教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)能力在教學(xué)秘書的工作中也有重要的作用。隨著時代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)秘書工作中應(yīng)用到了越來越多的新知識和新技能。從最初的人工操作，如成績的錄入、課程的安排、教室的分配、選課的進(jìn)行等，到現(xiàn)如今的全計算機(jī)操作，任何一種新的工作方式的推行都要求教學(xué)秘書率先掌握，而后才能應(yīng)用并指導(dǎo)系部教師使用。在這過程中，教學(xué)秘書學(xué)習(xí)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系著教學(xué)、教務(wù)工作能否順利開展和進(jìn)行。除此之外，教學(xué)秘書還要不斷學(xué)習(xí)職業(yè)技能。由于教學(xué)秘書工作性質(zhì)的特殊性，外出學(xué)習(xí)的機(jī)會往往較少，這就要求教學(xué)秘書利用工作之余的時間進(jìn)行自學(xué)，以保證自身工作能力的不斷提高，來應(yīng)對新時期不斷變化的各種需要。

新時期對教學(xué)秘書工作的要求越來越高，作為教學(xué)秘書，必須通過不斷的學(xué)習(xí)來加強(qiáng)自身的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識，才能應(yīng)對新時期教學(xué)工作的新變化，真正起到教學(xué)基層管理者的作用，協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)順利完成教學(xué)工作和學(xué)生工作。