高職院校合格教務(wù)秘書的工作思考

馮荷蘭

(常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院 江蘇常州 213164)

隨著高等教育的快速發(fā)展和高校管理體制改革的深入，許多高校為了適應(yīng)辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大與辦學(xué)結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整的現(xiàn)狀，紛紛推行院校二級(jí)管理體制改革和學(xué)分制改革，學(xué)校教務(wù)部門也不斷地將教學(xué)管理任務(wù)向二級(jí)學(xué)院下放。作為高校院(系)基層教學(xué)單位中最直接的教學(xué)管理者，教務(wù)秘書的管理范圍隨之?dāng)U大，教學(xué)管理工作日益增多，一方面要協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)管理的常規(guī)事務(wù)，另一方面還要協(xié)調(diào)好院(系)與學(xué)院其它部門之間的關(guān)系，保證各項(xiàng)教學(xué)工作的順利進(jìn)行。因此，作為高職院校的教務(wù)秘書，怎樣才能適應(yīng)教學(xué)工作的發(fā)展需要，對(duì)教務(wù)秘書工作盡職盡責(zé)，不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)與能力，成為一名合格的教務(wù)秘書，這應(yīng)是每個(gè)做教務(wù)秘書工作的同仁去認(rèn)真思考與探索的問(wèn)題。

1 高職院校教務(wù)秘書工作應(yīng)盡職責(zé)

1)學(xué)生方面:①按要求辦理學(xué)生的報(bào)到、注冊(cè)、轉(zhuǎn)/退/休/復(fù)學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)手續(xù);②組織學(xué)生對(duì)老師進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量測(cè)評(píng);③每學(xué)期課表的發(fā)放和考試安排等通知;④英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等各類等級(jí)考試的報(bào)名通知和證書發(fā)放等工作;⑤定期搜集學(xué)生信息反饋表，并匯總信息反饋表中的各項(xiàng)意見(jiàn)至院(系)分管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)處;⑥畢業(yè)生畢業(yè)資格審查等。

2)教師方面:①每學(xué)期教材的征訂工作;②教師任務(wù)書、課表、教室日志、記分冊(cè)等教學(xué)資料的發(fā)放;③教師調(diào)課手續(xù)的辦理;④每學(xué)期的聽(tīng)課安排和期中教學(xué)檢查;⑤外聘老師的聯(lián)系與通知;⑥全院(系)老師和聘請(qǐng)的所有外聘老師工作量的統(tǒng)計(jì)核算工作;⑦負(fù)責(zé)審核任課老師所提交教學(xué)文檔的規(guī)范性(包括授課計(jì)劃、試卷等)，并按要求進(jìn)行歸檔;⑧負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)跟考試相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)(考試教室、監(jiān)考老師的落實(shí)、試卷的膠印、領(lǐng)取、安全保密、分發(fā)(至監(jiān)考老師)和考場(chǎng)記錄表的發(fā)放等工作)。

3)其他方面:①協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;②院(系)部的教務(wù)會(huì)議記錄;③做好與教學(xué)相關(guān)的各類資料、文件等的收繳、分類與歸檔工作，定期做好相關(guān)電子文檔的備份以保障數(shù)據(jù)的安全與完整性等。

2 高職教務(wù)秘書應(yīng)有的素質(zhì)與能力

1)良好的思想政治素質(zhì)。作為高職院校中最基層的管理者，教務(wù)秘書必須具備良好的思想政治素質(zhì)［1］。思想上要積極要求上進(jìn)，時(shí)刻以一名優(yōu)秀黨員標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，主動(dòng)學(xué)習(xí)黨的最新理論成果與政策，不斷提高自己的認(rèn)識(shí)深度和廣度。同時(shí)要熱愛(ài)教育事業(yè)，熱愛(ài)自己所從事的教學(xué)管理工作，培養(yǎng)嚴(yán)肅認(rèn)真、踏實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)的思想，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任心。

2)熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。①掌握必要的專業(yè)知識(shí)。教學(xué)秘書除了要掌握自己本職工作的專業(yè)知識(shí)外，還要了解自己所服務(wù)對(duì)象的專業(yè)知識(shí)，如本院(系)各專業(yè)的課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃等。除此之外，教務(wù)秘書還要不斷進(jìn)行知識(shí)的更新，在發(fā)展中不斷提升自身的工作能力。②具有良好的寫作能力與計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。在日常工作中，教學(xué)秘書經(jīng)常需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草一些有關(guān)教學(xué)方面的文件、報(bào)告、總結(jié)等，這就需要具備良好的寫作能力。隨著教務(wù)管理手段的日益現(xiàn)代化、規(guī)范化，教學(xué)秘書還應(yīng)積極面對(duì)新的挑戰(zhàn)，學(xué)會(huì)更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)辦公。③熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，教學(xué)管理工作已逐漸向網(wǎng)絡(luò)化管理過(guò)渡，如使用先進(jìn)的教務(wù)管理軟件、學(xué)生對(duì)老師的教學(xué)質(zhì)量測(cè)評(píng)系統(tǒng)、畢業(yè)生電子離校系統(tǒng)等。教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)施大大簡(jiǎn)化了原來(lái)繁瑣的教務(wù)管理模式，但同時(shí)也對(duì)教務(wù)秘書的信息化水平提出了更高的要求。教務(wù)秘書必須緊跟時(shí)代潮流，熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量。

3、健全的心理素質(zhì)。做好教務(wù)秘書工作必須要有健全的心理素質(zhì)［2］。工作中要能吃苦，任勞任怨;要能夠控制自己的情緒，善于調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，增強(qiáng)自我心理承受能力，形成良好的心理素質(zhì)。只有這樣，才能及時(shí)調(diào)整或防止產(chǎn)生疲勞、失落、焦慮、迷茫等負(fù)面心理，保持良好的情緒狀態(tài)，全身心地投入到日常教學(xué)管理工作中。

4)良好的溝通協(xié)調(diào)能力。教務(wù)秘書由于其自身工作性質(zhì)的原因，需要經(jīng)常和學(xué)校各部門、教師以及學(xué)生打交道，因此，必須要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。只有保持順暢的溝通協(xié)調(diào)，管理工作才能順利開展。首先要協(xié)調(diào)好院(系)和教務(wù)處的關(guān)系，按照教務(wù)處要求做好各項(xiàng)工作;其次應(yīng)多和師生溝通，主動(dòng)聽(tīng)取他們對(duì)教學(xué)管理方面的意見(jiàn)和建議，了解他們的需求并及時(shí)將這些信息反饋給分院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校主管部門;再次還應(yīng)根據(jù)工作需要，積極主動(dòng)地與學(xué)院其他院(系)聯(lián)系，在工作中相互學(xué)習(xí)、相互合作，力求把學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理工作做好;對(duì)于外聘教師，也應(yīng)加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，確保教學(xué)秩序的正常進(jìn)行和教學(xué)工作的順利開展。

5)與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新能力。教務(wù)秘書不能僅僅滿足于應(yīng)付一般性的日常管理工作，還應(yīng)理清工作思路，按照工作應(yīng)盡的職責(zé)與內(nèi)容，用心思考，努力尋找規(guī)律和工作方法，盡已所能的完成本職工作，在此基礎(chǔ)上，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積極探索工作的新思路與新方法，創(chuàng)造性地開展教務(wù)秘書工作，切實(shí)提高教務(wù)管理水平和工作效率。

3 高職院校教務(wù)秘書工作的思考

1)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。作為教務(wù)工作直接管理者，本著為教師、學(xué)生服務(wù)的宗旨，教務(wù)秘書的工作目標(biāo)就是為教師和學(xué)生提供一切可能的幫助。要主動(dòng)從教師和學(xué)生的角度去考慮問(wèn)題，設(shè)身處地為他們著想，在條件允許的情況下，盡可能地滿足教師提出的合理要求;即使不能滿足的，也應(yīng)耐心地向教師解釋原因。對(duì)待學(xué)生應(yīng)在學(xué)習(xí)和生活上多多關(guān)心他們，對(duì)于學(xué)生的一些合理化建議與意見(jiàn)，應(yīng)虛心聽(tīng)取并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映;學(xué)生在學(xué)習(xí)上產(chǎn)生的一些疑問(wèn)，也應(yīng)耐心地進(jìn)行解答。教務(wù)秘書只有正確地找準(zhǔn)自己的位置，才能增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)效率。

2)注重工作質(zhì)量。教務(wù)秘書工作千頭萬(wàn)緒，這就需要在工作時(shí)講究效率，不做無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)。①要對(duì)現(xiàn)有的工作提供清晰的工作步驟，畫出工作流程，在理清頭緒的同時(shí)也可縮短解釋的時(shí)間;②教務(wù)秘書工作是有規(guī)可循的，每個(gè)時(shí)間段大概要完成什么工作都是可以預(yù)知的，對(duì)待這些工作可以提前做好準(zhǔn)備工作，妥善安排，保質(zhì)保量按時(shí)完成任務(wù);③在工作中要結(jié)合實(shí)際，對(duì)過(guò)往的工作及時(shí)尋找規(guī)律并進(jìn)行總結(jié)，從瑣碎的教學(xué)管理工作中不斷尋求教學(xué)管理的新途徑、新方法，不斷提高工作效率;④通過(guò)對(duì)教務(wù)秘書的各種培訓(xùn)來(lái)提高工作效率;⑤依靠規(guī)章制度管人管事，力求減少各種外來(lái)因素的干擾，增強(qiáng)管理的權(quán)威性，保證各項(xiàng)工作的順利開展。

3)增強(qiáng)時(shí)效意識(shí)［3］。教務(wù)秘書工作繁雜瑣碎，不僅要完成本部門領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，還要完成學(xué)校教務(wù)處及其它相關(guān)部門安排的工作，這就要求教務(wù)秘書在處理事務(wù)時(shí)必須強(qiáng)化時(shí)效意識(shí)，一定要分清輕重緩急，科學(xué)合理地安排時(shí)間。另外，教學(xué)管理事關(guān)重要，教務(wù)秘書的工作稍有疏忽就有可能造成嚴(yán)重的后果，因此，每個(gè)教務(wù)秘書都應(yīng)該強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，時(shí)刻保持清醒的頭腦，將事故消滅在萌芽之中。

4)遵守公平規(guī)則。教務(wù)秘書作為教學(xué)工作的直接管理者，在處理事情時(shí)要時(shí)時(shí)處處從大局出發(fā)，全盤考慮。待人處事要誠(chéng)實(shí)、守信、正直、公正、實(shí)事求是。同時(shí)遇事要多請(qǐng)示多匯報(bào)，尊重各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。比如在教學(xué)檢查時(shí)碰到某位教師提前下課或未履行手續(xù)自行調(diào)停課等情況，此時(shí)教務(wù)秘書就要履行其管理者的使命，對(duì)有關(guān)情況該上報(bào)的必須上報(bào)，該處理的必須處理，決不可顧及個(gè)人面子和私情而瞞報(bào)、不報(bào)，而是要秉公辦事，力求在任何事情的處理上都要公平合理地對(duì)待每位教職員工和學(xué)生，不徇私情，依據(jù)規(guī)則，按照程序辦事。

總之，教務(wù)秘書工作是高校管理過(guò)程中不可缺少的重要組成部分，要成為一名合格的高校教務(wù)秘書，必須不斷學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，盡心盡力地為學(xué)校師生做好服務(wù)工作，使高校教務(wù)管理工作真正能夠朝著規(guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

［1］ 胡寶國(guó).試論教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用［J］.東北財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2001(4):16.

［2］ 劉瑩.新時(shí)期如何做好高校教學(xué)秘書工作［J］.科教文匯，2010(21):21，45.

［3］ 徐玫.簡(jiǎn)談院系級(jí)教學(xué)秘書工作［J］.無(wú)錫教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2003(1):23-24.