高校檔案社會(huì)化服務(wù)研究探索

解學(xué)香

(常州市廣播電視大學(xué) 江蘇常州 213001)

高校檔案社會(huì)化服務(wù)是指:高校檔案部門在保證黨和國家及公民根本利益的前提下，最大限度，最大范圍地為社會(huì)各方面利用檔案，提供全方位、多層次的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。

1 高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

1)高校檔案資源豐富，能夠滿足社會(huì)多方面的需求。高等學(xué)校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信息化的深入，公民的信息“知情權(quán)”不斷增強(qiáng)，作為國家檔案信息重要組成部分的高校檔案信息，除滿足本校的教學(xué)、科研、學(xué)校管理方面的需要以外，還應(yīng)提供社會(huì)化服務(wù)。①企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品，關(guān)注相關(guān)產(chǎn)品的最新科研成果，需要高校檔案部門來牽線搭橋，通過到高校檔案館查看相關(guān)的科研檔案，將高校的科研成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，在競爭中立于不敗之地;②社會(huì)要選拔德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才，需要到相關(guān)高校查閱學(xué)籍檔案，以便對(duì)所需人才的才能、品德有全面的掌握;③高校畢業(yè)生找工作，進(jìn)修、出國或者因畢業(yè)證丟失，都需要高校檔案部門為他們出具各種證明材料?？傊?，高校檔案的社會(huì)化服務(wù)具有廣泛的社會(huì)需求。

2)高校檔案信息開展社會(huì)化服務(wù)，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是智力優(yōu)勢(shì)。高校高科技人才相對(duì)較多，外語、計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較高，精通現(xiàn)代化辦公設(shè)備，便于接受檔案管理的新技術(shù)、新方法。高校檔案工作者應(yīng)積極利用高校的人才優(yōu)勢(shì)與現(xiàn)代辦公設(shè)備等硬件優(yōu)勢(shì)，對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，便捷、安全的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，打破了傳統(tǒng)技術(shù)條件下地域、時(shí)間和行業(yè)的限制，使全方位的信息共享得以普及應(yīng)用，是高校檔案開展社會(huì)化服務(wù)的重要保證。

3)高校檔案信息開展社會(huì)化服務(wù)，能產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，有利于高校檔案事業(yè)的全面發(fā)展。如美國檔案界知名度很高的密歇根大學(xué)本特利圖書館，積極開展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)和廣泛收集知名人士的手稿，重視提供歷史性的檔案資料，重視對(duì)民眾尤其是對(duì)青少年的教育。該館用戶除了本校師生，還有密歇根州的市民、校友、國內(nèi)外學(xué)者等，也贏得了密歇根州許多社會(huì)活動(dòng)家和知名人士的支持。他們不僅向檔案館移交或捐贈(zèng)文件，并且積極捐款支持該館的建設(shè)［1］，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益雙贏，促進(jìn)了該大學(xué)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 高校社會(huì)化服務(wù)發(fā)展緩慢的原因

1)傳統(tǒng)觀念的影響。長久以來，高校檔案部門認(rèn)為高校的檔案只是高校自身活動(dòng)產(chǎn)生的原始記錄，只要滿足本校師生的需求，不具備社會(huì)廣泛共享的基礎(chǔ)。普遍存有“重收藏，輕利用”等客上門的被動(dòng)服務(wù)觀念，缺乏危機(jī)意識(shí)，缺少創(chuàng)新理念。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納，在其著作《人有人的用處——控制論與社會(huì)》中提出:信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏［2］。檔案信息就基本特性來說，是一種信息流，通過信息的流通，使其價(jià)值量不斷增大，成為始終保持旺盛生命力的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)［3］。因此，高校檔案部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，充分拓展社會(huì)服務(wù)功能，以公眾需求為前提，堅(jiān)持以公眾滿意為目的，把服務(wù)重點(diǎn)轉(zhuǎn)向最廣大的人民百姓［3］。

2)高校檔案部門及工作人員的社會(huì)化服務(wù)缺乏有效的考核及激勵(lì)機(jī)制。高校檔案機(jī)構(gòu)開展社會(huì)化服務(wù)，服務(wù)對(duì)象增加為高校師生和社會(huì)公眾，必然要加大人力、物力、財(cái)力的投入，服務(wù)成本增加。高校和檔案部門沒有從提供的社會(huì)化服務(wù)中，得到直接的相應(yīng)的收益，國家對(duì)高校的投資并沒有體現(xiàn)專門的檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，沒有考慮高校對(duì)社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)的補(bǔ)償問題。這必然影響高校檔案開展社會(huì)化服務(wù)的積極性。高校檔案部門對(duì)工作人員提供社會(huì)化服務(wù)的成果，如果不與他們的職務(wù)、職稱晉升、工資、獎(jiǎng)金掛鉤，缺乏有效的考核激勵(lì)機(jī)制，難以激發(fā)他們開展社會(huì)化服務(wù)的熱情。

3)全民的檔案意識(shí)有待提高，高校檔案信息的功能需要進(jìn)一步拓寬。信息需求是社會(huì)信息發(fā)展的原動(dòng)力，信息用戶的基本狀況和信息需求決定了信息服務(wù)的內(nèi)容和方式［4］。《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定:高校檔案機(jī)構(gòu)不僅開展檔案的開放和利用工作;開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能;開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng);有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。因此高校的檔案信息，除具有決策參考、咨詢服務(wù)、信息傳播、文化記憶功能外，還應(yīng)有學(xué)術(shù)交流、展覽教育的功能。公眾可以到高校檔案館參觀自己感興趣的檔案資料，增進(jìn)對(duì)高校的辦學(xué)特色、校園文化、校容校貌的了解，既能愉悅身心，又能豐富精神需求，發(fā)揮檔案的文化休閑功能。

3 高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)的思考

1)注重社會(huì)化服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，變“要我開放”為“我要開放”。高校檔案開展社會(huì)化服務(wù)，是信息社會(huì)發(fā)展的必然，是高校檔案自身發(fā)展的需要。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案工作的優(yōu)劣要經(jīng)過社會(huì)的檢驗(yàn)。高校檔案部門應(yīng)積極改變工作理念，從“要我開放”變?yōu)椤拔乙_放”。

①優(yōu)化館藏，主動(dòng)調(diào)研，與社會(huì)需求更多接軌，注重特色檔案、精品檔案的開發(fā)，增強(qiáng)高校檔案信息對(duì)公眾的吸引力。高校檔案部門應(yīng)通過網(wǎng)上調(diào)查、書面問卷等形式，了解公眾對(duì)高校檔案信息的需求，公眾關(guān)心什么、需要什么，有選擇性進(jìn)行高校檔案材料的編研工作，如《現(xiàn)行文件匯編》、《科研成果簡介》、《優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)匯編》、《知名校友匯編》等，滿足公眾的不同需求。服務(wù)方式上改變以出具紙質(zhì)證明為主，變?yōu)榭梢蚤_展電話查詢、網(wǎng)上答復(fù)、上門服務(wù)等多種式，為社會(huì)公眾利用檔案提供方便。

②注重加強(qiáng)高校內(nèi)部、高校間及與其他組織的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息的共享，資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。如與其他高校檔案館業(yè)務(wù)合作，與政府宣傳部門合辦檔案展覽，與研究部門開展檔案編研，實(shí)現(xiàn)資源共享，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。積極有效的合作，能為高校檔案館帶來自身無法獲得的社會(huì)資源，能更好地推動(dòng)高校檔案工作的社會(huì)化。

③建立高校檔案工作者協(xié)會(huì)，提高高校檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案信息的社會(huì)化進(jìn)程，與高校檔案工作者的素質(zhì)有很大的關(guān)系。高校檔案開展社會(huì)化服務(wù)，不僅要求檔案工作者具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，而且要勇于創(chuàng)新和具有樂于為社會(huì)服務(wù)的意識(shí)。建立地方高校檔案工作協(xié)會(huì)，通過舉辦培訓(xùn)班及聯(lián)席會(huì)議制度，為高校檔案工作者相互學(xué)習(xí)、相互交流、共同提高搭建良好的信息平臺(tái)。

2)建立合理的考核激勵(lì)機(jī)制，注重經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益并重，堅(jiān)持公益優(yōu)先原則。地方政府應(yīng)制訂一系列考核目標(biāo)，對(duì)高校檔案工作開展社會(huì)化服務(wù)取得的成效進(jìn)行評(píng)價(jià)，如提供社會(huì)化服務(wù)的人數(shù)，公眾的滿意度，取得的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益及普及提高公民的檔案意識(shí)方面開展的工作，給予一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)提供資金支持。高校也應(yīng)完善檔案部門開展社會(huì)化服務(wù)的激勵(lì)機(jī)制，納入檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的年度考核，與職務(wù)、職稱晉升，工資獎(jiǎng)金掛鉤，激發(fā)他們開展社會(huì)化服務(wù)的熱情。高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)用于個(gè)人或者商業(yè)目的利用檔案，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用，作為高校檔案工作開展社會(huì)化服務(wù)資金的有效補(bǔ)充。

3)培養(yǎng)公民的檔案意識(shí)，在做好隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的前提下，積極開展高校檔案信息的社會(huì)化。美國著名檔案學(xué)家謝倫伯提出了文件的“雙重價(jià)值”學(xué)說，文件的第一價(jià)值是文件對(duì)其形成機(jī)關(guān)的價(jià)值，它是文件的原始價(jià)值;文件的第二價(jià)值是文件對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的價(jià)值，又稱從屬價(jià)值或檔案價(jià)值。時(shí)間越長文件的時(shí)效性就越低，因些檔案對(duì)公眾的價(jià)值就越小?，F(xiàn)行文件具有時(shí)效性，科研成果也有時(shí)效性。高校檔案工作開展社會(huì)化服務(wù)，要注重尋找開放和保密的平衡。隨著社會(huì)對(duì)隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的關(guān)注，包含隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案增加了限制利用。但不能借口社會(huì)化，就不重視檔案利用中的保密原則;也不能借口保密，把高校檔案束之高閣。在做好隱私權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的前提下，積極開展高校檔案信息的社會(huì)化。

總之，高校檔案工作開展社會(huì)化服務(wù)，具有資源優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)，能帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。高校應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，積極提供社會(huì)化服務(wù)，并通過優(yōu)化館藏，相互合作，良好的激勵(lì)機(jī)制等，來促進(jìn)高校檔案工作社會(huì)化的全面深入開展，使高校檔案社會(huì)化服務(wù)早日從“孤芳自賞”走向“共享”，進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

［1］ 崔靜.高校檔案資源服務(wù)社會(huì)化利益驅(qū)動(dòng)機(jī)制研究［J］.蘭臺(tái)世界，2012(2):64-65.

［2］ 陳東寶.高校檔案服務(wù)社會(huì)化問題探討［J］.蘭臺(tái)世界，2005(1):35-36.

［3］ 左玉亭.論高校檔案社會(huì)化與社會(huì)服務(wù)功能［J］.南陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(8):89-90.