對高校辦公室科學化管理的建議

張 磊

（南京理工大學 電子工程與光電技術學院，江蘇 南京 210094）

1.高校辦公室管理工作存在的問題

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校管理中遺留的舊體制與舊思想已經不符合時代的要求。高校辦公室管理中存在著一些不足之處。首先是職責與業(yè)務范圍方面的問題。我國高校辦公系統(tǒng)的業(yè)務隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展而擴展，新業(yè)務不斷出現。這就對辦公室的職責及業(yè)務范圍提出了挑戰(zhàn)，若不合理處置，則會導致混亂。其次是缺乏明確的分工與目標體制。由于高校辦公室工作性質的繁、細、雜等特點，缺乏明確的分工與目標體制，很多辦公室系統(tǒng)都處于“混沌”狀態(tài)。最后是人員的任用與管理方面的問題。由于舊體制的緣故，辦公室人員的任用從屬于教育、教學人員，如安排家屬工作，這種體制存在諸多弊端。而在人員管理方面，也缺乏有效的管理機制，工作人員效率低下、積極性不高。在新形勢下，為了更好地發(fā)揮院系辦公室的作用，更好地服務于教學、科研工作，服務于高校的發(fā)展事業(yè)，筆者提出以下建議。

2.高校辦公室科學化管理建議

2.1管理科學化。管理工作規(guī)范化、制度化，手段現代化是科學化管理的有力保障。

2.1.1管理制度化。過去，教育與管理模式上的固態(tài)結構，使高等學校辦公室長期處于被動、附庸的地位，其職責大多限于事務性管理和服務，在工作方式上主要因襲傳統(tǒng)，因此，高校辦公室的制度就無從談起。根據學校的發(fā)展需要和實際出發(fā)，建立一系列規(guī)章制度，使高校辦公室的每一項工作都有章可循、有規(guī)可依。強化人本意識，建立既能約束又能激勵的競爭機制和政策，營造人盡其才、才盡其用的工作環(huán)境，激勵、調動工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要規(guī)范辦事程序，明確辦事的先后次序、具體步驟和基本要求,特別是不得越級，不能推諉。

制度化主要是指建立、健全崗位明確職責分工，進行目標管理和考核。在制定工作人員崗位責任制時，必須按每個人的職責和任務作出明確而具體的規(guī)定,每項工作務必有具體的目標要求。時間性強的工作則要求規(guī)定出完成的時限，切忌籠統(tǒng)，盡可能地制定出定量目標及其要求，以有利于考核。與此同時制定出相應的獎懲制度，切實避免干多、干少、干好、干壞一個樣。建章立制是科學化管理的有力保障。它既可保證不同工作崗位上的管理人員應有的獨立性，又能調動起他們工作的積極性。

2.1.2管理手段現代化。一是建立良好的工作秩序。首先，建立合理的接待制度，不要讓一個個不速之客把一天的時間搞得支離破碎，難以集中時間做事。其次，辦公室設置要合理，光線適當；辦公用具擺放在伸手可得的位置；配備舒適的轉椅；電話鈴聲音量適當；文件要分門別類放好，急辦的放在顯眼的位置。最后，提高說話效率，接打電話不要沒完沒了，最好每次都不要超過三分鐘；縮短交際時間，該說“不”的時候就要說“不”,想走就立即告辭。二是辦公手段現代化。辦公手段現代化，是指辦公室自動化。即將電子計算機及各類自動化技術設備運用于辦公手段之中，以達到提高管理效率，提高管理效能之目的。計算機運用于辦公室，主要是通過建立數據庫管理系統(tǒng)。即將師資檔案、學籍檔案、科研管理檔案等數據資料錄入數據庫系統(tǒng)，達到快捷調取、檢索的目的。例如:教師評定職稱，就可依據評定條件，將教師的工作量、科研課題、已發(fā)表的論文級別及其數量、教師的學識結構和再提高的情況，以及教師獲獎的級別等情況，一并調出計算機。對照評審條件，迅速準確地給教師下個結論。利用計算機聯網，不僅可以對本系部情況了如指掌，而且對全校乃至全國范圍內的新動態(tài)能及時掌握。

2.2工作人員素質優(yōu)化。工作人員素質優(yōu)化包括提升職業(yè)素養(yǎng)、注重工作效率和力求工作創(chuàng)新三個方面。

2.2.1提升職業(yè)素養(yǎng)。辦公室每位工作人員，都應當具備優(yōu)良的業(yè)務素質和高尚的職業(yè)道德，這不僅是任職的基本要求，而且是對黨和國家忠誠的一種基本素質和升華。為此，應該做到：第一，忠于職守。一項工作，敷衍了事幾個小時就能完成，但認認真真、想方設法去做，則可能需要更長的時間。工作的認真程度很難以定量的指標進行考核。辦公室工作人員要正確認識辦公室工作的社會意義和社會價值。不論是自己選擇的還是組織安排的崗位，不論是從事領導工作還是具體工作，都要有達觀敬業(yè)的精神，一絲不茍、兢兢業(yè)業(yè)地對待工作中的每一個問題，認真處理好工作中的每一個環(huán)節(jié)。第二，合理規(guī)劃。許多高校辦公室工作人員不善于規(guī)劃自己的工作，不分輕重緩急，工作沒有目標，遇到什么做什么，導致該做的沒有做，在不該做的工作上卻花了很多時間。忙于工作的這種精神固然是好的，但并不能說明善于利用時間，因為某個人從早忙到晚所做的事情，有的人可能幾個小時甚至更短時間內就完成了。因此，辦公室工作人員應該對需要處理的事務進行合理規(guī)劃，制訂完善的工作計劃、把一些例行性的日常工作程序化，以節(jié)約時間。第三，勇于負責。在工作中要敢于堅持原則，并主動承擔由于工作行為所產生的一切后果。這就要求高度的責任感和使命感，堅持原則，實事求是，不投機取巧，不文過飾非，不推卸責任，要及時檢討自己在工作中的失誤和過錯，以消除自己的淺見與過失給工作帶來的消極影響。

2.2.2注重工作效率。當今的社會是一個快節(jié)奏的社會，樹立雷厲風行、高效運轉的工作作風是時代的要求。講求實效，快速準確地處理工作上的各種事務，是對辦公室工作人員業(yè)務道德規(guī)范的基本要求。在工作中應當做到：首先，要準確無誤、分工合作。辦公室工作人員除了要有強烈的責任心和嫻熟的職業(yè)技能外，還要吃透政策，明確意圖，摸清情況，選擇適當的行為方式和方法，謹慎應對可能發(fā)生的意外情況。其次，要不斷尋找工作中的差距，發(fā)現問題要及時，處理要得當，萬萬不可因小失大，事倍功半。再次，科學地分工是提高效率的關鍵。辦公室工作事務繁雜，更需要合理分工。同教師的教學工作比較，辦公室工作人員在履行其職能時，更離不開與他人的協(xié)作。例如：對教學質量的追蹤檢查，需要教師、學生的配合。對師資的管理，需要教學秘書、科研秘書的合作。除此之外，還要與各個教研室、研究室聯系。可以說系辦公室與校長辦公室、教務處、科研處、總務處,以及全校各系、部均有廣泛的聯系與合作?！昂献鳌?，需要辦公室工作人員具有較強的協(xié)同能力，懂得協(xié)調領導、教工、學生之間的關系。然后是善于應變、靈活協(xié)調。由于現在社會工作節(jié)奏加快，辦事講究速度和效率，辦公室工作人員對新事物應該有高度的敏銳性，及時捕捉新問題，并加以分析整合。遇到突發(fā)和意外事件時，要有及時處理問題的應急能力。

2.2.3力求工作創(chuàng)新。工作的開展和整個世界的發(fā)展一樣，是個不停運轉的過程。創(chuàng)新是內部矛盾運動規(guī)律的客觀反映和必然要求，是工作推進的不竭源泉。工作創(chuàng)新是一個實實在在的工作過程，必須有明確的目標、可靠的措施、及時的反饋和不斷的改進。工作目標的實現不可能是一帆風順的，特別是“創(chuàng)新”，本身就意味著這是一個必須付出艱苦勞動的過程。要想在工作中成功實現創(chuàng)新，就必須摒棄個人的保守思想，自覺克服“按傳統(tǒng)方式辦事、不求有功事但求無過”等消極思想的影響，保持內心積極創(chuàng)新的熱情和動力。加強學習，不但是每個人提高自身綜合素質的有效手段，更是提高創(chuàng)新能力和水平的可靠保障。高校辦公室工作人員應該把加強學習作為一種自覺行動，遵守學習制度、落實學習要求，積極把握各級組織、部門組織的各類學習培訓機會，以扎實的學風投入到對各類知識的學習之中。通過學習建立完善的知識體系，并將知識資源存儲在辦公室的知識庫之中，在領導決策時便及時提供知識支持，實現知識創(chuàng)新。

［1］楊彩娥.高校圖書館辦公室人員的素質要求及其培養(yǎng)—圖書與情報，2006（6）.

［2］梁克東.高校辦公室工作的規(guī)范與創(chuàng)新.浙江師范大學學報，2004.

［3］李慶雙.強化服務意識提高工作效率.中山大學學報論叢，1999.

［4］郭志軍.淺議高校辦公室管理的科學化［J］.漳州師范學院學報，2008（02）：169-171.