淺析基于組織內(nèi)部平衡的企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制建設(shè)

艾海玲

(對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，北京 100029)

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)管理，管理是“由一個(gè)或多個(gè)人來(lái)協(xié)調(diào)其他人的活動(dòng)的活動(dòng)”(郭朝陽(yáng):9)?？梢哉f(shuō)，管理的實(shí)質(zhì)就是協(xié)調(diào)，管理協(xié)調(diào)貫穿企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。然而管理協(xié)調(diào)困難的問(wèn)題在現(xiàn)代企業(yè)組織中很常見(jiàn)。多數(shù)企業(yè)是當(dāng)矛盾或問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)才開(kāi)始重視或進(jìn)行局部處理，殊不知這樣做只是治標(biāo)不治本。企業(yè)若要從根本上解決該問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，就應(yīng)建立適合企業(yè)自身的高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制。企業(yè)高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建設(shè)涉及多個(gè)方面，而保持企業(yè)組織平衡是形成企業(yè)高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的前提條件。企業(yè)組織的生存與發(fā)展應(yīng)在“內(nèi)部、外部及變動(dòng)中這三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)自我的平衡”(王瑋:11)。盡管企業(yè)組織最終應(yīng)關(guān)注同其外界環(huán)境所保持的平衡，但巴納德認(rèn)為協(xié)作系統(tǒng)的平衡“開(kāi)始時(shí)是組織內(nèi)部的”(巴納德《經(jīng)理人員的職能》:67)。換句話說(shuō)，組織內(nèi)部平衡是一切平衡的開(kāi)始或“第一個(gè)抓手”(王瑋:11)，是企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)。本文擬從組織內(nèi)部平衡角度探討企業(yè)如何建設(shè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制，以期為企業(yè)組織的高效運(yùn)營(yíng)管理提供參考。

企業(yè)組織內(nèi)部平衡涉及組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、規(guī)章制度建立、人員分工與配置、信息溝通、企業(yè)文化建設(shè)等多個(gè)職能活動(dòng)，具有系統(tǒng)性和整體性的特點(diǎn)。組織內(nèi)部平衡正是通過(guò)這些職能活動(dòng)加以實(shí)現(xiàn)，而這些職能活動(dòng)也正是企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制構(gòu)建需要兼顧的幾個(gè)方面。

1.設(shè)計(jì)兼顧個(gè)體和企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)形式

企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制時(shí)，首先應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)形式。從組織內(nèi)部平衡的角度看，組織的構(gòu)建應(yīng)最大限度地保持個(gè)體與組織整體之間的平衡，即提供“足以維持(個(gè)人)協(xié)作行為的有效而充分的誘因”(王瑋:11)以換取個(gè)人對(duì)組織的貢獻(xiàn)。每個(gè)企業(yè)組織都有多種不同的要求，而且各種要求之間有時(shí)是互相矛盾的。雖然管理者可根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、管理體制等方面的特點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)適合企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)形式，但企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境尤其是企業(yè)中的個(gè)體需求的變化和差異是不能忽略的。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)形式應(yīng)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展以及個(gè)人需求的變化做出相應(yīng)的調(diào)整。無(wú)論是采取簡(jiǎn)單結(jié)構(gòu)、事業(yè)部結(jié)構(gòu)還是矩陣結(jié)構(gòu)形式，無(wú)論是做出局部或整體調(diào)整還是完全推翻原有組織結(jié)構(gòu)形式，企業(yè)組織都應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況調(diào)整或采用適合自身發(fā)展的組織結(jié)構(gòu)形式，這是企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)和根本保障。

2.配置合適的人員，建立高效、合理的分工協(xié)作模式

組織內(nèi)部平衡是“把單獨(dú)的個(gè)人行為升華到集體化協(xié)作行為的環(huán)節(jié)”(王瑋:11)，這也對(duì)企業(yè)組織內(nèi)部的分工協(xié)作提出了要求。企業(yè)組織中的各個(gè)環(huán)節(jié)(如職務(wù)擔(dān)當(dāng)、過(guò)程實(shí)施、制度推行等)都離不開(kāi)人的因素，但人是多種因素的復(fù)雜體，不可能其每一方面的特點(diǎn)都是組織所需要的?！皞€(gè)體受到那些符合自己人格特點(diǎn)的組織的吸引，也因此被選入組織并留在組織里”(羅賓斯等《組織行為學(xué)》:480)。組織應(yīng)從管理的角度出發(fā)，明確選擇個(gè)體與組織相符合的有關(guān)特征，進(jìn)而形成組織的整體特色，為企業(yè)組織內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建設(shè)提供人力保障。盡管遵從“置才用人的原則”可以按照“成員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、能力、性格和思想品質(zhì)等因素”(郭朝陽(yáng):267)把他們分配到對(duì)口的工作崗位，但是更重要的應(yīng)考慮這個(gè)分工是否最大限度地滿足成員的合作動(dòng)機(jī)以及協(xié)作意愿。要使個(gè)人協(xié)作，“就必須向他提供誘因，否則就沒(méi)有協(xié)作”(巴納德《經(jīng)理人員的職能》:110)。企業(yè)組織目標(biāo)、發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)和人力資源等的安排和制定多取決于外部因素(如所處的市場(chǎng)環(huán)境)，但企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施的第一步則是如何達(dá)到組織內(nèi)部平衡。具體而言，就是把合適的人員配置到相應(yīng)的崗位，促進(jìn)成員關(guān)系的協(xié)調(diào)一致，合理地進(jìn)行內(nèi)部分工，并處理好部門與個(gè)人的協(xié)調(diào)以及組織與部門及個(gè)人的協(xié)調(diào)關(guān)系，有利于為企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的協(xié)作基礎(chǔ)。

3.重視企業(yè)內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)

組織的存活和發(fā)展很大程度上取決于“員工是否有合作的意愿”(巴納德《組織與管理》:29)。對(duì)個(gè)人而言，個(gè)人對(duì)組織的協(xié)作愿望“完全取決于個(gè)人對(duì)組織的貢獻(xiàn)與從組織中獲得的誘因之比”(王瑋:11)。當(dāng)企業(yè)組織提供的誘因大于個(gè)人對(duì)組織的貢獻(xiàn)時(shí)，個(gè)人的協(xié)作愿望也就會(huì)越強(qiáng)，反之亦然。要維持組織的內(nèi)部平衡，首先應(yīng)重點(diǎn)考慮個(gè)人的需求結(jié)構(gòu)。要使個(gè)人協(xié)作就要向他提供充分的誘因，而建立健全激勵(lì)機(jī)制就是一個(gè)很有效的方式。由于個(gè)人存在差異，“不同的人對(duì)不同激勵(lì)方式的反應(yīng)是不同的”(德斯勒等:398)，即使同一種激勵(lì)因素在不同的個(gè)人身上也會(huì)產(chǎn)生不同的作用。因此，企業(yè)管理者應(yīng)從員工的實(shí)際需要出發(fā)制定完善的激勵(lì)計(jì)劃，把薪酬與績(jī)效有效地聯(lián)系起來(lái)，出臺(tái)不同的激勵(lì)方案，激勵(lì)并滿足不同成員個(gè)體的需求和欲望，以調(diào)動(dòng)其自主的協(xié)作意愿，使組織內(nèi)部保持平衡，使企業(yè)內(nèi)部的不合作因素減少，從而為企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建成掃清人為障礙。

4.合理運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力和影響力

“組織存續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短取決于領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量”(巴納德《經(jīng)理人員的職能》:221)。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)維持企業(yè)組織內(nèi)部的平衡起到至關(guān)重要的作用?！皡f(xié)作體系中均衡的破壞”的主要原因就是“正式組織中的領(lǐng)導(dǎo)者或經(jīng)理人員的錯(cuò)誤思想方式”(巴納德《經(jīng)理人員的職能》:224)。在企業(yè)內(nèi)部，下屬很少有人會(huì)保持持續(xù)的工作熱情和長(zhǎng)久的高昂士氣，這就要求領(lǐng)導(dǎo)者要善于創(chuàng)造一種有利的工作環(huán)境，包括合理的勞動(dòng)報(bào)酬、良好的工作條件、明確的工作目標(biāo)和職責(zé)、協(xié)調(diào)的人際關(guān)系以及適度的指導(dǎo)和幫助等，通過(guò)有效的激勵(lì)誘導(dǎo)或勸說(shuō)下屬以最大的努力自覺(jué)地為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分利用自己手中的獎(jiǎng)勵(lì)權(quán)和懲罰權(quán)，對(duì)優(yōu)秀員工采取表?yè)P(yáng)、發(fā)獎(jiǎng)金、升職或提供培訓(xùn)等形式加以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)較差的員工采用警告、降薪、扣發(fā)獎(jiǎng)金和免職等措施進(jìn)行懲罰。優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具有一種“平衡的素質(zhì)”(巴納德《組織與管理》:130)，在任何情況下，可以迅速進(jìn)行自我調(diào)節(jié)和快速反應(yīng)，利用自身獨(dú)特的品格、個(gè)人魅力以及說(shuō)服力等，巧妙地運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，不間斷地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的各種矛盾和沖突，為企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建設(shè)提供必要的約束和指揮。

5.建立有效的信息溝通系統(tǒng)

根據(jù)巴納德理論，一個(gè)組織的要素之一就是信息交流。正是由于信息交流，溝通和傳遞組織的另外兩個(gè)要素，即個(gè)體做貢獻(xiàn)的意愿和組織的共同目的，使組織的協(xié)作體系動(dòng)態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)(巴納德《經(jīng)理人員的職能》:72)。交流和溝通是管理的一種高境界，“對(duì)于管理者而言，有效溝通是不容忽視的，因?yàn)楣芾碚咚龅拿恳患露及鴾贤ā?羅賓斯等《管理學(xué)原理》:360)。許多企業(yè)的管理問(wèn)題多是由于溝通不暢引起的。良好的溝通，可以動(dòng)態(tài)地維持個(gè)人的協(xié)作意愿和組織的共同目的的平衡，可以使人際關(guān)系和諧，可以順利完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)績(jī)效目標(biāo)，而溝通不良會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)力、品質(zhì)與服務(wù)不佳，使得成本增加。在信息化技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于辦公環(huán)境的今天，溝通方式、渠道正變得日益高效、快捷，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、即時(shí)信息溝通工具等。企業(yè)管理者應(yīng)充分重視信息溝通的重要性，保持組織內(nèi)部各種溝通方式及渠道的暢通，及時(shí)處理反饋的信息，維持個(gè)體協(xié)作意愿和組織共同目的的對(duì)接，使組織內(nèi)部維持一個(gè)實(shí)時(shí)、高效的信息溝通體系，為企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制建設(shè)提供客觀保障。

6.培育優(yōu)秀的組織文化

組織文化是“組織所共有的，進(jìn)行決策、溝通、動(dòng)機(jī)時(shí)的想法、做法的總稱”(飯野春樹(shù):147)。組織文化的建立關(guān)系到組織的內(nèi)部平衡，“將決定組織的差異，左右組織的盛衰”(飯野春樹(shù):147)。企業(yè)文化的形成與組織內(nèi)的每個(gè)成員個(gè)體息息相關(guān)，優(yōu)秀的組織文化是經(jīng)過(guò)精心培育和長(zhǎng)期建設(shè)而成的。如果說(shuō)文化是一種軟實(shí)力，那么企業(yè)文化就是企業(yè)組織的一種軟實(shí)力，對(duì)企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制的建設(shè)起著重要作用。迪爾等人認(rèn)為:“人是公司最重要的資源，對(duì)人的管理并不是直接利用電腦報(bào)告就能做到的，而是要運(yùn)用文化的微妙影響”(迪爾等:14)。組織文化的培育可以在一定程度上彌補(bǔ)靠提供誘因滿足標(biāo)準(zhǔn)各異的個(gè)體需要的局限性，企業(yè)組織可以通過(guò)塑造共同的價(jià)值觀、效仿英雄式人物并打造契合企業(yè)自身的禮儀和儀式等方式來(lái)創(chuàng)立優(yōu)秀的組織文化，充分調(diào)動(dòng)組織成員的工作積極性，使之自愿地從公司角度思考自己的所作所為是否對(duì)組織發(fā)展有利，是否能為企業(yè)帶來(lái)效益，從而主動(dòng)地參與到企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制建設(shè)中來(lái)，減少或避免任何人的不合作因素的產(chǎn)生。

企業(yè)組織是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)。因此，構(gòu)建適合企業(yè)自身的內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大。企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部高效協(xié)調(diào)管理機(jī)制時(shí)應(yīng)切實(shí)關(guān)注組織內(nèi)部平衡，以達(dá)到減少內(nèi)耗、降低內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)成本、增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部凝聚力和提高企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理效率的目的，從而使企業(yè)快速、健康、平穩(wěn)、有序地向前發(fā)展。

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