淺議高校教學檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策

孟霞光

（山東工商學院公共管理學院，山東 煙臺 264005）

教學是學校永恒的主題，教學檔案管理是高校檔案管理最核心的內容。高校教學檔案管理信息化指的是以高校教學檔案資源信息化為主要內容，將先進的管理體制和現(xiàn)代信息資源融合在一起，并將之運用到高校教學檔案的管理實踐之中，從而實現(xiàn)高校教學檔案管理質量和服務質量的最大化的過程。近年來，隨著計算機技術的飛速發(fā)展普及以及我國高校教學管理體制改革的不斷推進，越來越多的高校開始實施教學檔案的信息化管理。經過近年的探索與實踐我們可以看到，高校信息化教學檔案管理資源不斷豐富，教學檔案的數字信息化程度不斷提升，教學檔案管理的服務功能正日趨完善。當然，在高校教學檔案信息化管理的實施進程中，也存在諸多問題。本文擬在對高校教學檔案信息化管理的內涵和實施現(xiàn)狀進行分析的基礎上，提出相關對策，以期對我國高校教學檔案管理的信息化建設起到一定的借鑒作用。

一、高校教學檔案信息化管理的內涵

（一）教學檔案管理內容的信息化

教學檔案信息化管理內容指的是載體不同、存在階段不同的各級各種教學檔案的數字化信息，包含數字化文件和電子文檔等。在互聯(lián)網條件下，充分發(fā)揮計算機技術的優(yōu)勢，將各級各類教學檔案資源匯集起來，建立起可供共享的科學化、規(guī)范化、標準化且內容豐富齊全的檔案資源系統(tǒng)，是高等學校做好教學檔案管理信息化的必備條件。離開了這一前提，教學檔案管理的信息化便會成為空談。教學檔案管理內容的信息化也是高校教學檔案信息化建設及服務的核心內容和中心目標。

（二）教學檔案管理方法的科學化

教學檔案管理方法的科學化強調，高校各級檔案管理部門和人員，要根據教學檔案管理的客觀發(fā)展規(guī)律以及當今社會的信息化特點，對教學檔案信息進行科學合理的組織、分類、編纂、整合以及保存，根據自然科學和社會科學的研究進展情況，充分吸取其研究成果的精華，以系統(tǒng)論、控制論的相關原理為依據，在教學檔案管理的信息化過程中，為檔案管理人員提供指導，為他們的決策提供科學依據。另外，教學檔案管理方法的科學化還包括運用法律手段和行政手段為之提供保障。

（三）教學檔案管理設備及管理人員素質的現(xiàn)代化

運用現(xiàn)代化的教學檔案管理設備，是提高高校檔案信息化管理水平的物理基礎和技術保障。這主要包括網絡通訊技術、信息處理技術、信息儲存技術等的使用。[1]同時，高校教學檔案管理設備的現(xiàn)代化及管理方法的科學化也對檔案管理人員提出要求，要求他們不斷學習、與時俱進，掌握教學檔案現(xiàn)代化科學管理的新思想、新技術、新手段、新方法，并運用到教學檔案信息化管理的實踐當中，從容應對信息化時代教學檔案管理提出的挑戰(zhàn)。

（四）教學檔案管理服務的社會化

隨著學校與社會機構的聯(lián)系不斷增多，教學檔案服務于社會的功能正在不斷顯現(xiàn)。教學檔案服務將打破學校的界限，更多的為其他社會部門、教學科研部門乃至群眾所用，從而實現(xiàn)高校教學檔案功能的擴大化，體現(xiàn)出教學檔案管理儲存的最大價值，實現(xiàn)教學檔案資源的互惠、共享。

二、高校教學檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）網絡硬軟件配備及使用情況

硬件方面，現(xiàn)在幾乎所有的高校都已經配備了與教學檔案管理相關的電腦設備，這表明高校已經開始認識到教學檔案管理信息化的重要性。但也存在電腦設備配備之后閑置的情況以及電腦設備與教學檔案管理分離的狀況，電腦設備并沒有真正發(fā)揮其對于教學檔案管理信息化建設的實質用途。軟件方面，大部分高校為電腦連接了互聯(lián)網絡或校園網，但教學檔案信息資源庫建設明顯不足。相關統(tǒng)計數據表明，約有一半的高校尚未開始檔案資源庫的建設工作，在已經開始進行教學檔案資源庫建設的高校中，建立案級目錄系統(tǒng)的高校不足50%，建立文件級目錄系統(tǒng)的高校占20%,建立全文數據系統(tǒng)的高校不足10%。所以，總體看來，目前我國高校教學檔案信息化管理軟件系統(tǒng)的統(tǒng)一性不強，不同系統(tǒng)之間的信息兼容性較差，教學檔案網絡資源總體相對比較匱乏，資源內容相對單一。這一方面致使教學檔案的信息存儲功能沒能得到完全實現(xiàn)，另一方面，也未能很好地實現(xiàn)其為本校、其余高校以及其他社會部門提供便捷的教學檔案網絡信息查詢及使用服務的功能。

（二）高校教學檔案管理情況

縱觀當前我國高校教學檔案管理模式，主要分為集中式管理模式、分散式管理模式、集成式管理模式三種類型。[2]集中式管理模式是以高校教學管理部門——教務處或校內成立的專門的檔案管理機構——檔案室作為主體對教學檔案資源進行集成式管理及服務供給的方式。分散式管理模式則是以校內互聯(lián)網和檔案管理硬件設備為依托，教學管理機構及各二級院系將各自的檔案資源上傳至檔案管理服務器，高校借助對各個部門的網絡信息的分散式管理，實現(xiàn)教學檔案信息的共享的管理方式。集成式管理模式是將教學檔案管理置于大的網絡環(huán)境中，把校內各級各類教學檔案資源納入到動態(tài)、有機的體系之中，對各高校之間的教學檔案系統(tǒng)進行整合，從而實現(xiàn)對教學檔案文件資源的各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化、科學化、標準化、智能化管理的模式。從目前我國高校教學檔案管理的情況來看，一方面由于教學檔案管理的經費投入不足，另一方面因受傳統(tǒng)的檔案管理思想的影響，教學檔案管理人員對網絡設施的依賴性和利用性不高，因此現(xiàn)階段的教學檔案管理仍以集中式的人工管理和手工操作為主。這無疑會直接影響教學檔案資源存儲和利用的效率。在信息化迅速發(fā)展的當代，教學檔案的信息化管理是大勢所趨，也是教學檔案資源管理追求的終極目標。

（三）檔案管理人員素質情況

高校內部檔案管理人員的素質高低直接影響檔案管理的質量和效率。教學檔案管理的信息化建設要求檔案管理人員不僅擁有較高的檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，亦要求他們適應網絡環(huán)境下教學檔案信息化管理的要求，具有較高的計算機操作水平以及系統(tǒng)軟件使用的能力?？v觀高校教學檔案管理人員情況我們可以看到，現(xiàn)行高校中的教學檔案管理人員，大多數為兼職人員，專業(yè)從事檔案管理的人員非常少。在這些檔案管理人員當中，一部分尤其是年齡較大的檔案管理人員甚至沒有完全掌握計算機的基本操作，更難談及檔案管理系統(tǒng)資源的使用和管理。另外，受傳統(tǒng)檔案管理觀念和方式的影響和束縛，現(xiàn)行檔案管理人員很難在短期內接受和掌握現(xiàn)代化的管理觀念和方式，這些勢必會在一定程度上阻礙高校教學檔案管理的信息化進程。

三、加強高校教學檔案信息化管理的對策

（一）轉變傳統(tǒng)觀念，強化教學檔案管理重要性的意識

一切改革，觀念先行。加強對高校教學檔案信息化管理重要性的認識，是信息化時代教學檔案管理改革的基礎和重要前提。高校教學檔案信息化管理的實施，一方面需要進步的信息技術作為指導；另一方面，也要求教學檔案管理者轉變傳統(tǒng)落后的觀念，樹立現(xiàn)代化的教學檔案管理思想。長期以來，教學檔案以它獨有的真實與原始、憑證與權威的特質，為高校的教育教學及其可持續(xù)發(fā)展提供了取之不盡的文化與知識源泉，在高等教育發(fā)展的過程中，起到了特殊的不可替代的作用。但是我們必須看到，在信息化時代，傳統(tǒng)的以手工操作為主的教學檔案存儲和管理的方式已經很難適應飛速發(fā)展的高校教育教學及管理的要求。因此，我們必須在繼承傳統(tǒng)檔案管理理念的基礎上，取其精華，去其糟粕，融入現(xiàn)代化的教學檔案管理思想，將傳統(tǒng)與現(xiàn)代的管理理念完美結合，實現(xiàn)檔案管理信息資源的優(yōu)化，這也是高等教育完成信息時代“質量工程”的重要組成部分。

（二）完善管理制度，加強教學檔案管理的規(guī)范化、標準化

第一，信息化條件下，高校教學檔案管理要有相關檔案管理制度作為保障。相關調查表明，現(xiàn)行高校教學檔案管理，出臺相關檔案管理制度的高校僅占60%，這與它作為教學檔案信息化管理的主體角色是明顯不匹配的。因此，高校應在遵循教學檔案管理基本原則的基礎上，結合本單位實際情況，進一步制定信息化條件下實施教學檔案管理的相關制度和細則，這也是加強教學檔案管理的重要前提。

第二，在前端控制理論指導下，強化過程管理。依照前端控制理論對文件的生命周期進行管控，要求高校檔案管理部門從檔案的前身——文件開始實施控制，把控檔案文件形成的質量，實現(xiàn)文件和檔案管理的一致性。同時利用前端控制理論對教學檔案的收集、分類、歸檔、檔案文件的整理、移交、檔號的確定、相關檢索工具的編制及檔案的后續(xù)管理等環(huán)節(jié)進行全程的控制。

第三，對教學檔案信息資源進行有序化整合管理，包括信息資源的處理、存儲及交流等環(huán)節(jié)。對于來源廣泛、內容龐雜的教學檔案的信息化管理來說，最有效的整合管理措施是構建數字檔案館。要做好數字檔案館的建設，需做好總體規(guī)劃、標準設施建設及管理系統(tǒng)建設等工作，為教學檔案信息資源的歸檔、入庫、儲存、管理以及利用等業(yè)務環(huán)節(jié)提供一個綜合的開放的平臺。

第四，實施集成式管理，對教學檔案信息資源進行優(yōu)化重組。教學檔案管理的信息化要求高校將教學檔案管理與服務的信息化全過程看作一個有機的系統(tǒng)，以大集成管理的思想，全方位、全范圍和全階段地賦予教學檔案管理體系以系統(tǒng)性和動態(tài)性，使檔案文件運動的各個環(huán)節(jié)標準規(guī)范，將重要的界面關系納入檔案管理系統(tǒng)，進行控制、協(xié)調和溝通。[3]

（三）保證資金投入，加快檔案管理信息資源庫的建設

相關軟硬件檔案管理設施是教學檔案信息化管理的物質基礎。一方面，檔案管理軟硬件設施的更新?lián)Q代是非?？斓?，因此高校要保證持續(xù)性的資金投入，為教學檔案管理軟硬件設施的配備提供資金保障；另一方面，高校要選擇和購買標準化的教學檔案管理軟件?！八^標準化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標準規(guī)范的，適用于政府機關、企事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統(tǒng)”。[4]具體應注意以下幾點:第一，要使用可以實現(xiàn)文檔一體化管理的教學檔案管理軟件；第二，要使用具備靈活的數據庫管理體系的教學檔案管理軟件；第三，要使用能實現(xiàn)教學檔案全文存儲與搜索的教學檔案管理軟件；第四，要使用能實現(xiàn)教學檔案信息的自動化管理的教學檔案管理軟件。

（四）提高人員素質，滿足信息時代對教學檔案管理人員的要求

檔案工作人員的工作是高校成功實施教學檔案管理工作的關鍵。因此，在信息化條件下，高校要加強教學檔案管理隊伍建設，培養(yǎng)一批有檔案專業(yè)知識，有現(xiàn)代化管理技術，有開拓精神的管理人員來從事教學檔案信息的管理和開發(fā)工作。[5]受傳統(tǒng)檔案管理思想影響，部分高校領導對檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理人員大多由兼職人員或非專業(yè)人員擔任，檔案管理隊伍存在編制不足，整體素質不高，工作效率低下的問題，直接影響高校教學、科研及其他各項工作的開展。在當前高校推行教學檔案信息化管理的背景下，檔案管理人員隊伍建設問題顯得尤為迫切。

第一，進一步規(guī)范、充實教學檔案管理人員隊伍，提升檔案管理人員隊伍的專業(yè)素質和道德水平。按照優(yōu)勝劣汰的原則，對檔案管理人員進行適當調整，盡可能保證專業(yè)素質較高的人員從事教學檔案的管理工作。在形成結構合理的人才梯隊基礎上，特別注重加強對中、青年檔案工作人員的培養(yǎng)。

第二，通過進行各種業(yè)務培訓，使檔案管理人員熟練掌握運用計算機技術處理數字檔案信息的技術。高校教學檔案的信息化管理離不開現(xiàn)代信息處理技術的應用，要通過各種形式，不定時地對檔案管理人員進行專門培訓，使他們緊跟網絡技術發(fā)展的步伐，熟練掌握和運用網絡技術來處理數字檔案信息。

第三，教學檔案管理人員要積極提供高校數字檔案信息資源的社會化服務功能。檔案管理人員要通曉校內行政管理部門、二級學院（部）的教學檔案的形成、分類、存儲及流轉狀況，通過校園網絡，為校內用戶提供教學檔案信息資源的查詢和使用功能。在條件成熟時，積極為校外用戶提供教學檔案網絡信息服務，實現(xiàn)數字教學檔案資源的共享，進一步擴大教學檔案網絡資源的社會功能和影響。

當前，高校教學檔案工作者應在“大網絡”觀念的指引下，逐步構建起能夠體現(xiàn)本校特色和學科特點的數字檔案信息資源庫，并積極引導校內用戶正確有效的利用。國內各高校要強化共建和共享的思想，在創(chuàng)建數字教學檔案信息資源庫時，要充分依托高校教育與科研計算機網（CERNET），并發(fā)揮其網絡優(yōu)勢，從而逐步打破高校之間的信息阻斷，構建起開放的、安全的、統(tǒng)一的教學檔案網絡資源體系，促進教學檔案資源的利用和開發(fā)，最終實現(xiàn)各級、各類、各部門間教學檔案信息資源系統(tǒng)的共建和共享。

[1]張照余.檔案信息化理論與實踐[M].北京:中國檔案出版社，2001：18-19.

[2]鄭凡.論網絡環(huán)境下高校教學檔案管理的模式及策略[J].蘭臺世界，2011（7）.

[3]連紅.高校教學檔案系統(tǒng)開發(fā)集成管理模式研究[J].浙江檔案，2009（3）.

[4]成漢健.高校檔案信息化管理探討[J].職業(yè)圈，2007（18）.

[5]蔡玉芳.論高校教學檔案的信息化建設[J].湖南人文科技學院學報，2009（4）.