試論企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管問題及其措施

王 嵐

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管存在的問題

1.報(bào)銷憑據(jù)存在造假現(xiàn)象

企業(yè)成本費(fèi)用中用于報(bào)銷的費(fèi)用存在一些問題。第一，報(bào)銷人拿出的報(bào)銷單據(jù)有假冒的現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象的原因有很多，有的是外部環(huán)境所致，有的因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部導(dǎo)致。常見到的假冒手段有：公司財(cái)務(wù)賬務(wù)不規(guī)范或者出現(xiàn)管理疏忽時(shí)進(jìn)行假冒報(bào)銷;報(bào)銷票據(jù)簽字找別人簽或者模仿管理者簽字;運(yùn)用一個(gè)項(xiàng)目或者票據(jù)多次報(bào)銷;造假票據(jù)、報(bào)銷費(fèi)用高出實(shí)際費(fèi)用、報(bào)銷費(fèi)用不真實(shí);報(bào)銷票據(jù)沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審查或者越權(quán)報(bào)銷。公司報(bào)銷費(fèi)用造假經(jīng)常會(huì)采用一種形式或者多種形式。困此，造假現(xiàn)象是企業(yè)內(nèi)部控制必須要杜絕的事情。

2.報(bào)銷管理制度存在漏洞

就一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理而言，應(yīng)該更具備主動(dòng)性，淘汰掉之前采用的被動(dòng)式管理。費(fèi)用報(bào)銷時(shí)不能只依靠報(bào)銷人員提交的簡(jiǎn)單票據(jù)，這樣當(dāng)提交的票據(jù)數(shù)量和金額較多時(shí)，財(cái)務(wù)人員難免會(huì)出現(xiàn)信息辨別失誤，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)賬目與實(shí)際不相符，造成公司管理者不能有效、正確的管理各項(xiàng)開支，直接導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)制度形同虛設(shè)。這樣，很多人就極有可能鉆財(cái)務(wù)管理的這個(gè)空子，與手里有實(shí)權(quán)的財(cái)務(wù)人員合伙愚弄公司，嚴(yán)重的導(dǎo)致公司出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比較常見的例子為，企業(yè)員工對(duì)報(bào)銷制度不夠重視，因此對(duì)于報(bào)銷票據(jù)隨意索取和上交，財(cái)務(wù)人員也不加辯別的隨意登記，嚴(yán)重影響公司正常的財(cái)務(wù)管理制度。

3.報(bào)銷管理計(jì)劃不夠合理

報(bào)銷費(fèi)用一律按照標(biāo)準(zhǔn)，沒有顧實(shí)際情況，用同一方式處理問題。比如有的企業(yè)在制定報(bào)銷費(fèi)用計(jì)劃時(shí)，包括招待費(fèi)、電話費(fèi)、包工費(fèi)、差旅費(fèi)等，都是按照標(biāo)準(zhǔn)制定，沒有考慮某一項(xiàng)費(fèi)用在某一階段的特點(diǎn)、與其他企業(yè)經(jīng)濟(jì)來往的多少、工作力度的多少等情況。這樣導(dǎo)致企業(yè)很多指標(biāo)不切合實(shí)際，造成浪費(fèi)，時(shí)間久了，員工會(huì)對(duì)工作失去積極性。

費(fèi)用計(jì)劃不靈活，對(duì)實(shí)際情況作用不大。首先，實(shí)施費(fèi)用計(jì)劃后在很長(zhǎng)時(shí)間不再調(diào)整。社會(huì)環(huán)境、經(jīng)濟(jì)政策一段時(shí)間就會(huì)發(fā)生改變，時(shí)間久了，計(jì)劃不再滿足社會(huì)的需要，也不符合現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)政策，已經(jīng)失去了它原有的社會(huì)價(jià)值。其次，一些單位一段時(shí)間之后，也會(huì)推出新的費(fèi)用計(jì)劃，但是往往是為了應(yīng)付差使，不是稍微改改原來的計(jì)劃，就是隨便找一些資料胡亂填報(bào)，沒有過多考慮實(shí)際情況。再次，一些部門為了完成上級(jí)或者相關(guān)行業(yè)的檢查，認(rèn)為計(jì)劃只是書面形式，沒有實(shí)際去完成。

二、相應(yīng)措施

1.加強(qiáng)報(bào)銷過程管理

加強(qiáng)管理費(fèi)用報(bào)銷整個(gè)環(huán)節(jié)，事項(xiàng)形成后也要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。財(cái)務(wù)報(bào)銷需要經(jīng)過很多手續(xù)，每一個(gè)部門的負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，這樣才可以保證資金正確使用。

A、費(fèi)用形成前要對(duì)費(fèi)用發(fā)生事項(xiàng)是否合理、正確進(jìn)行監(jiān)督管理。第一，費(fèi)用計(jì)劃要依據(jù)規(guī)定來做，員工花費(fèi)的原因、種類等進(jìn)行分類與預(yù)知。對(duì)于一些經(jīng)常發(fā)生的費(fèi)用，一般的員工按照年、月制定規(guī)劃，而中高層管理者最好是能夠按照日制定規(guī)劃。對(duì)于一些不經(jīng)常發(fā)生的費(fèi)用，要根據(jù)給企業(yè)帶來的效益、使用效率等分出費(fèi)用的級(jí)別，不一樣的級(jí)別制定的費(fèi)用計(jì)劃也不同，企業(yè)報(bào)銷部門應(yīng)該對(duì)這些計(jì)劃進(jìn)行研究，然后制定出一份統(tǒng)一的計(jì)劃。第二，制定計(jì)劃要全面、精細(xì)，還要結(jié)合現(xiàn)實(shí)的情況。如果出現(xiàn)與現(xiàn)實(shí)不符，要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行改善，確保計(jì)劃和實(shí)際情況一致。第三，費(fèi)用計(jì)劃制定后應(yīng)該上報(bào)給上一級(jí)部門，經(jīng)過審核通過后才可以實(shí)施。最后，計(jì)劃與實(shí)施情況進(jìn)行公布，設(shè)置建議箱，根據(jù)職工的建議對(duì)計(jì)劃進(jìn)行完善。

B、監(jiān)督已經(jīng)報(bào)銷的票據(jù)是否合法、有效，對(duì)于不合法、無效的報(bào)銷票據(jù)不能給予報(bào)銷。還有對(duì)于報(bào)銷事項(xiàng)是否真實(shí)進(jìn)行調(diào)查與證實(shí)，可以通過實(shí)驗(yàn)、分析、查詢調(diào)查、查證等方法，保證所有不真實(shí)的報(bào)銷事項(xiàng)不予以報(bào)銷。

C、已經(jīng)審核通過的報(bào)銷費(fèi)用，要進(jìn)行再次檢查，相關(guān)的事項(xiàng)有：有沒有越權(quán)審查批準(zhǔn)的、串通造假等行為。

D、檢查監(jiān)督出納報(bào)銷環(huán)節(jié)，確保報(bào)銷費(fèi)用正確、合法。這樣不僅是為了確認(rèn)會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，也是為了杜絕造假、貪污等事情的發(fā)生。

2.建立健全報(bào)銷制度

仔細(xì)劃分費(fèi)用報(bào)銷制度，對(duì)其相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并定期輪崗，從而增加員工的職業(yè)素質(zhì)與責(zé)任感。

首先，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識(shí)和財(cái)務(wù)案例解析，還要進(jìn)行思想道德教育。這主要是為了約束相關(guān)人員在支出報(bào)銷與審查核實(shí)的行為，增強(qiáng)人員的責(zé)任感。還有，費(fèi)用報(bào)銷整個(gè)過程很多人并不是財(cái)務(wù)專業(yè)，他們報(bào)銷的票據(jù)大多數(shù)有問題，所以一定對(duì)其進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的教育。

其次，財(cái)務(wù)員工崗位不能固定，一段時(shí)間輪換一次，這樣可以增強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的整體能力。

再次，企業(yè)管理者要賦予會(huì)計(jì)部門一定的職權(quán)，在不合理或者違法的情況，可以利用自己的職權(quán)拒絕。

公司對(duì)報(bào)銷費(fèi)用整個(gè)過程的嚴(yán)格管理，會(huì)大大降低報(bào)銷成本，增加企業(yè)的利潤(rùn)，使企業(yè)在同行中占有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，這也和現(xiàn)在提倡的節(jié)約型社會(huì)相吻合。

3.制定合理的報(bào)銷計(jì)劃

制定科學(xué)的費(fèi)用計(jì)劃，增加報(bào)銷費(fèi)用管理，減少開支，增加收益。

A、仔細(xì)編寫制定費(fèi)用計(jì)劃。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的是為了盈利，雖然過程中會(huì)花費(fèi)不少資金，但最后得到的利潤(rùn)一定要高于支出，這樣企業(yè)才可以長(zhǎng)久的發(fā)展。所以為了節(jié)省開支，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，研究企業(yè)支出的多少與必要性，制定出符合實(shí)際的報(bào)銷計(jì)劃。

B、根據(jù)影響費(fèi)用的因素的變化隨時(shí)改善費(fèi)用計(jì)劃。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)財(cái)務(wù)管理在企業(yè)中占有重要地位，而財(cái)務(wù)報(bào)銷工作是財(cái)務(wù)管理重要組成部分。其實(shí)，每一個(gè)企業(yè)的組成不一樣，費(fèi)用報(bào)銷管理自然也不同。企業(yè)不能墨守成規(guī)，要考慮企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定出符合企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷計(jì)劃，這樣計(jì)劃實(shí)施時(shí)才可以起到應(yīng)有的作用。

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