基于“拓延—建構(gòu)”理論的高職院校檔案管理創(chuàng)新研究

□鐘曉蕓

積極心理學是近年來逐漸引起人們關(guān)注的一個新興心理學門類。不同于以往心理學界側(cè)重于消極情緒的研究，積極心理學強調(diào)人們的積極情緒及其對健康人格形成與發(fā)展的重要意義。心理學家B·L·Fredrick提出了“拓延—建構(gòu)”理論，認為積極情緒具有拓延與建構(gòu)的功能，能夠增強個人認知與行為能力，建構(gòu)與拓延個人資源及社會適應(yīng)性?！巴匮印?gòu)”理論對教育事業(yè)有著重要的啟示，國內(nèi)外已有研究者著手研究此理論在教育領(lǐng)域的運用。筆者認為，“拓延—建構(gòu)”理論的應(yīng)用將是十分廣泛的，若能在高等職業(yè)院校檔案管理過程中，充分發(fā)揮積極情緒的拓延與建構(gòu)功能，將會有效改善檔案管理工作的現(xiàn)有狀況，為檔案管理工作帶來全新的面貌。

一、“拓延—建構(gòu)”理論的主要內(nèi)涵

（一）積極情緒的拓延與建構(gòu)功能

Fredrickson的積極情緒“拓延—建構(gòu)”理論認為，人類的積極情緒包括很多種類，比如高興、歡樂、自豪、滿足、幸福與愛等都屬于積極情緒。各種具體的積極情緒雖然表面形式不同，但都具有“拓寬人們瞬間知行能力、建構(gòu)和增強個人資源、提升人們主觀幸福感”等功能，既可以提高人的體力與智力，又能夠增強其心理調(diào)節(jié)能力和社會協(xié)調(diào)性等，這就是積極情緒的拓延與建構(gòu)功能。拓延與建構(gòu)功能主要體現(xiàn)在三個方面：首先，積極情緒能夠拓展人們的瞬間行知能力。與消極情緒對人們行知能力的限制性作用相反，積極情緒可以大大地擴展人的注意與認知范圍，使其在廣泛獲取有效信息的基礎(chǔ)上，做出準確理智的判斷，并據(jù)此采取富有創(chuàng)造性的行動。其次，積極情緒具有長期持續(xù)地增強個人資源的效應(yīng)。積極情緒對一個人的心理成長具有建設(shè)性的意義，不但能提高個體的心理適應(yīng)性，而且可以提升幸福感，長期而持續(xù)地使個人資源得以增強。再次，積極情緒還能夠?qū)€體產(chǎn)生彌漫性的積極影響。處于積極情緒中的個體不僅表現(xiàn)出比平時更強的體力與智能，而且在心理能量與社會適應(yīng)等方面都有顯著的增強，體現(xiàn)出積極情緒的拓延功能。

（二）“拓延—建構(gòu)”功能的實現(xiàn)途徑

積極情緒的“拓延—建構(gòu)”功能，是通過個體積極情緒與事件積極效果之間的良性互動來實現(xiàn)的。積極情緒狀態(tài)下的個體視野更為寬廣，思維更為開闊，心態(tài)更加開放，以積極開放的心態(tài)來觀察與認知客觀事物，更易于發(fā)現(xiàn)客觀事件所蘊含的積極意義，于是個體適應(yīng)環(huán)境的動機與能量得到增強，面對事件所采取的行動更加迅捷有力，因此往往會使事件得到積極結(jié)果。同時，在此過程中，個體在事件中所挖掘到的積極意義及事件的積極結(jié)果，反過來會使個體原有積極情緒得到鞏固與增強，繼續(xù)激發(fā)更多的積極情緒。積極情緒的積累與增強，會促使人們更易于發(fā)現(xiàn)事物的積極意義，繼而引發(fā)更多的積極結(jié)果，從而在個體積極情緒、事物積極意義與事件積極結(jié)果之間形成一個良性互動的循環(huán)。積極情緒“拓延—建構(gòu)”功能的實現(xiàn)，往往依賴于積極傾向的環(huán)境。雖然積極情緒在逆境之中也能發(fā)揮其作用，但積極傾向的環(huán)境是積極情緒醞釀與增強的天然肥沃土壤。積極傾向的環(huán)境主要是指輕松愉悅、交流合作、彼此鼓勵、分享成功的環(huán)境氛圍。在積極傾向的環(huán)境之中，人們之間相互協(xié)作、分享資源、分享喜悅，可以增強其社會交往技能，增加社會情感支持，更易于激發(fā)人們產(chǎn)生積極情緒與創(chuàng)意思維，提高與改善心智活動的水平，使其善于發(fā)掘事情的積極意義，創(chuàng)造性地思考對策、解決問題，從而促進積極情緒與積極結(jié)果之間的良性互動。

二、“拓延—建構(gòu)”理論對高等職業(yè)院校檔案管理工作的啟示

高等職業(yè)院校檔案管理具有歷史短、內(nèi)容雜、職業(yè)性與實用性強等特點，但還沒有形成健全的檔案管理制度及體系，具體管理工作缺乏秩序與動力。積極情緒拓延—建構(gòu)理論強調(diào)個體積極情緒在公共事件中的積極拓延與促進作用，為高職院校檔案管理工作帶來了若干啟示。

（一）在檔案管理工作中培養(yǎng)積極情緒

在高等職業(yè)院校檔案管理工作中，檔案管理人員的工作狀態(tài)在很大程度上影響著管理工作的質(zhì)量與水平，管理人員在積極情緒下往往更容易呈現(xiàn)與保持最佳工作狀態(tài)，發(fā)揮出最好的工作水平。根據(jù)拓延—建構(gòu)理論，管理人員在積極情緒狀態(tài)下，善于發(fā)現(xiàn)事件本身所蘊含的積極意義，由此在工作中表現(xiàn)出更加高漲的熱情與更加強烈的動力。積極情緒下的工作人員，其認知水平與行動能力都得到增強，有利于提高其工作質(zhì)量。與之相反，處于消極情緒狀態(tài)的管理人員更容易將消極情緒遷移到工作中，消極地看待工作事件的意義，傾向于夸大工作的負面意義，易于看到工作繁重與瑣碎的一面，工作積極性下降，工作熱情消減，缺乏激情與動力，從而造成工作效率低下，工作水平下降。因此，高職院校若想為檔案管理工作注入生機與活力，必須加強培養(yǎng)檔案管理人員的積極情緒，以積極情緒激發(fā)工作熱情、持久工作動力、提高工作效率。積極情緒的培養(yǎng)將是高職院校的學校教育及檔案管理工作中的重要內(nèi)容，可以有效地改善學校檔案管理人員乃至全體師生的整體精神面貌，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。

（二）在檔案管理工作中激發(fā)拓延創(chuàng)造性

積極情緒具有拓延與建構(gòu)的功能，能夠有效地激發(fā)人們的心智活動與創(chuàng)新思維。高職院校管理者在檔案管理工作中可以充分利用積極情緒的拓延功能，培養(yǎng)員工的積極情緒，激發(fā)其拓延創(chuàng)造性。檔案管理工作不是機械式重復勞作，而是需要專業(yè)知識、熟練技能與創(chuàng)新思維的科學管理工作。因此，檔案管理工作更應(yīng)該注重激發(fā)工作人員的積極性，發(fā)揮其專業(yè)創(chuàng)新能力。高職院校檔案部門應(yīng)著重培養(yǎng)管理人員的積極情緒，促使積極情緒拓延與建構(gòu)功能的發(fā)揮，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新思維與拓延能力。創(chuàng)新思維的激發(fā)可以幫助管理人員突破原有機制的束縛與限制，有效地改善與革新檔案管理工作舊模式，消除原有模式的冗余與拖沓之處，在檔案管理工作中注入新的靈感與創(chuàng)意。在檔案管理工作中激發(fā)拓延創(chuàng)造性，是高等職業(yè)院校在面對檔案管理歷史短、內(nèi)容雜、管理混亂的工作現(xiàn)狀時，所能采取的極為有效的改善與革新手段。激發(fā)拓延創(chuàng)造性，有助于高職院校檔案管理工作盡快消除現(xiàn)有機制的弊端，結(jié)束管理現(xiàn)狀的混亂，重建檔案管理的秩序，完善檔案管理機制。

（三）在檔案管理與服務(wù)之間實現(xiàn)良性互動

高等職業(yè)院校檔案管理工作的內(nèi)容不僅止于各類檔案（比如學生檔案、人事檔案、科研檔案等）的分類、存儲與管理，而且還要為全校教職工、管理人員以及高職學生提供服務(wù)，為學校的人事管理工作、學生管理工作及科研管理工作提供服務(wù)。服務(wù)功能是檔案管理工作的重要職能之一。因此，檔案管理工作在推行過程中必須考慮其服務(wù)職能的發(fā)揮。上述積極情緒“拓延—建構(gòu)”功能的實現(xiàn)途徑為檔案管理工作中如何處理管理職能與服務(wù)職能之間的關(guān)系提供了很好的啟示。積極情緒的培養(yǎng)有助于人們發(fā)現(xiàn)事物的積極意義，拓展思維能力，提升行動效率，從而促進積極結(jié)果的產(chǎn)生，積極結(jié)果反過來引發(fā)更多積極情緒。那么，在檔案管理的過程中，一方面，檔案管理人員的積極情緒可以提高其工作熱情，在管理工作中產(chǎn)生較為積極的效果，從而激發(fā)出更多的工作熱情與創(chuàng)造力，完成積極情緒與積極結(jié)果之間的良性互動。另一方面，檔案管理人員在積極情緒狀態(tài)下有效地、創(chuàng)造性地完成檔案管理工作，高質(zhì)量的檔案管理為檔案服務(wù)工作奠定了基礎(chǔ)，為檔案管理工作的服務(wù)職能積累了積極因素，這種積極因素的積累為檔案服務(wù)職能的積極意義建構(gòu)提供了保障，促進檔案服務(wù)工作取得積極效果，積極效果又反饋到檔案的管理中，使得其積極意義得以循環(huán)往復，從而實現(xiàn)檔案管理與服務(wù)工作的良性互動。

三、基于“拓延—建構(gòu)”理論的高等職業(yè)院校檔案管理創(chuàng)新

基于積極情緒“拓延—建構(gòu)”理論，高等職業(yè)院校的檔案管理工作可以分別從環(huán)境創(chuàng)新、策略創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新三個方面來實施具體的創(chuàng)新性措施。

（一）環(huán)境創(chuàng)新：營造積極傾向的管理環(huán)境

積極情緒的“拓延—建構(gòu)”功能的實現(xiàn)往往依賴于積極傾向的環(huán)境。在高等職業(yè)院校的檔案部門乃至整個學校中營造積極傾向的管理環(huán)境，是引發(fā)工作人員積極情緒、拓延工作創(chuàng)新能力、促進檔案管理工作順利進行的重要措施。積極傾向管理環(huán)境的營造，首先應(yīng)對檔案管理人員進行積極心理教育，定期舉行積極心理培訓或講座，向檔案管理人員推廣積極情緒理念，提高其對積極情緒及其意義的正確認識，培養(yǎng)檔案管理工作中的積極情緒。其次，應(yīng)建立人性化與柔性化的管理制度。在檔案管理制度的制定與實施過程中貫徹人本主義理念，使其不僅僅是嚴厲苛刻、刻板冰冷的規(guī)矩，而是充滿了人文關(guān)懷與人性化設(shè)計的靈活有致而不失嚴格縝密的制度。再次，應(yīng)當積極改善檔案管理工作的具體辦公環(huán)境。精心設(shè)計優(yōu)美、簡潔、安靜的辦公室環(huán)境，有利于積極傾向管理環(huán)境的營造。積極傾向的管理環(huán)境不僅可以為培養(yǎng)檔案管理工作人員積極情緒釀造積極寬容的氛圍，而且能夠使得管理者之間的互動交流更加暢通和諧，從而保障高職院校檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）策略創(chuàng)新：運用積極性質(zhì)的管理策略

檔案部門管理人員應(yīng)當運用積極性質(zhì)的管理策略，配合積極情緒的拓延與建構(gòu)功能，提高高職院校檔案管理水平。例如，激勵性管理便是一種積極性質(zhì)的管理策略。激勵性管理主要采用激勵的方法來激發(fā)員工的工作積極性，以發(fā)揮其最大潛能，為工作創(chuàng)造更大的效益。激勵性管理可以分為物質(zhì)激勵、精神激勵、榮譽激勵與職稱激勵等多種形式。比如，針對檔案管理工作中做出積極貢獻的員工，或在專業(yè)技能方面有所創(chuàng)新與進步的員工，主管部門可以給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，也可以采取其他激勵措施，比如提高其工資水平，或者贈予榮譽獎?wù)?，提升其職稱或職位等。這些積極的激勵措施可以有效地促進工作人員的積極情緒，使其獲得足夠的認同感、成就感或榮譽感，從而激發(fā)工作熱情，提高工作效率。積極管理策略可以有效地促發(fā)工作人員的積極情緒，進一步改善檔案部門管理者與工作人員之間的關(guān)系，使得檔案管理工作富有人性關(guān)懷與良性激勵，推動管理工作向著人性化與柔性化的方向發(fā)展。積極性質(zhì)管理策略的制定，應(yīng)當與檔案部門的實際工作情況相結(jié)合，與積極情緒的培養(yǎng)、積極理念的推廣相配合，切實在檔案管理工作中發(fā)揮積極情緒的拓延與建構(gòu)功能。

（三）服務(wù)創(chuàng)新：建構(gòu)檔案管理與服務(wù)良性互動渠道

檔案部門的管理職能與服務(wù)職能是檔案管理工作的兩個方面，兩者缺一不可，相互影響，相互促進，相互制約。高等職業(yè)院校應(yīng)當在其檔案管理工作中，既保障各類檔案的安全保管、分類儲存與科學管理，又能及時提供各類檔案為各部門服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理與檔案服務(wù)工作之間的良性互動。兩者之間良性互動關(guān)系的實現(xiàn)，關(guān)鍵在于要在它們之間建構(gòu)一條有效的良性互動渠道。建構(gòu)檔案管理與服務(wù)良性互動渠道，可以從兩個方面著手。一方面，高職院校在檔案管理工作制度及體系中，應(yīng)貫穿管理與服務(wù)良性互動的思想，使得檔案工作兩項職能的良性互動獲得制度層面的支撐，確保在管理工作中的服務(wù)視角與在服務(wù)工作中的管理視角，將管理工作與服務(wù)工作有機融合，建構(gòu)一個統(tǒng)一和諧且具有連續(xù)性與內(nèi)在流動性的整體。另一方面，為了實現(xiàn)檔案管理與服務(wù)工作之間的良性互動，高職院校檔案管理部門應(yīng)當在檔案工作人員與其服務(wù)對象之間建立溝通渠道。檔案部門可以設(shè)立相應(yīng)的咨詢部門，不但向其服務(wù)對象提供檔案知識的咨詢，而且可以設(shè)置專人專崗來接受其服務(wù)對象對檔案管理及服務(wù)工作的意見與建議，從而實現(xiàn)檔案工作人員與其服務(wù)對象之間的有效溝通，檔案部門應(yīng)適時根據(jù)這些建議或要求對其工作方式做出相應(yīng)調(diào)整，發(fā)揮檔案工作的積極效應(yīng)，實現(xiàn)檔案管理與服務(wù)工作的良性互動。

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