淺談如何加強(qiáng)人事檔案的管理及利用

宋英慧

（河北省食品藥品監(jiān)督管理局票證服務(wù)中心 河北石家莊 050090）

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過程的真實(shí)寫照，它既反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時(shí)又反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作新要求，現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。我們應(yīng)將人事檔案管理作為基礎(chǔ)性工作高度重視，狠抓落實(shí)，圍繞加強(qiáng)人事檔案的管理與利用為目的，促使其發(fā)揮出更大的社會(huì)效益。

一、人事檔案的管理與利用中存在的主要問題

（一）思想觀念滯后，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求不適應(yīng)

一是對(duì)干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價(jià)值；二是干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識(shí)落后，與新形勢(shì)下的人事改革的要求不相適應(yīng)。

（二）檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新

一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動(dòng)性。一般都是等待領(lǐng)導(dǎo)安排，或是上級(jí)來了具體的收集任務(wù)，相關(guān)的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時(shí)間倉(cāng)促，收集到的材料來不及進(jìn)行查證核實(shí)，使得檔案材料的真實(shí)性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實(shí)情況的渠道；三是檔案歸檔制度有待規(guī)范，特別是對(duì)于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時(shí)性。

（三）檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性

1、檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。一是檔案內(nèi)容過于單調(diào)、呆板，較難全面的反映干部的真實(shí)情況。干部人事檔案的履歷表過于簡(jiǎn)單，內(nèi)容過于單調(diào)程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個(gè)性化材料；二是人事檔案在干部人事的任免、調(diào)動(dòng)、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應(yīng)有的考察依據(jù)的功效沒有得到很好的發(fā)揮；三是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發(fā)利用功能的發(fā)揮，缺乏合理利用檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，使檔案信息資源的作用沒有很好的凸顯出來。

2、人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。一是人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；二是對(duì)于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)很好地發(fā)揮出來，沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。三是人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時(shí)期的檔案工作要求不太適應(yīng)。習(xí)慣于老思路、老方法解決問題，很難適應(yīng)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。有的檔案工作者雖然擁有高學(xué)歷，但卻缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)和必備的工作經(jīng)驗(yàn)。

二、人事檔案管理與利用的相關(guān)策略與思考

（一）規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新人事檔案工作機(jī)制

一是隨著干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，我們要建立完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，發(fā)揮檔案工作者工作的主動(dòng)性，克服其工作的盲目性和應(yīng)付性，增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，收集過程的規(guī)范性；二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。豐富檔案內(nèi)涵，在檔案中增加全面的反映干部真實(shí)情況的內(nèi)容。如增加社會(huì)福利待遇、住房情況、經(jīng)濟(jì)收入等情況；三是合理開發(fā)、利用干部人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，提高人事檔案在干部人事異動(dòng)中的影響力和執(zhí)行力，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用。

（二）開展信息化建設(shè),提高人事檔案利用效率

要使人事檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理和人事檔案信息。檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息;同時(shí)對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理 ,將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī), 通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;另外可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，不屬于保密范圍的檔案信息在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫(kù)房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時(shí)，上級(jí)人事、組織部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，要加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每2-3年對(duì)檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。

總之，加強(qiáng)干部人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作，我們要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。

[1]王冬英.干部人事檔案工作創(chuàng)新之我見［J］.企業(yè)家天地(理論版)，2010.

[2]傅華 《聚焦人事檔案》《中國(guó)檔案》2003年第4期

[3]淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題