談檔案統(tǒng)計(jì)工作的方法

魏振宇

（伊春市殯儀館 黑龍江 伊春 153000）

檔案統(tǒng)計(jì)工作包括對檔案和檔案工作的統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析的完整的實(shí)踐過程。通過統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集和記載反映檔案和檔案工作中有關(guān)特征的統(tǒng)計(jì)資料；經(jīng)過統(tǒng)計(jì)整理，把這些反映個(gè)體特征的統(tǒng)計(jì)資料，過渡為反映總體特征的統(tǒng)計(jì)資料；最后對經(jīng)過整理的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析研究，認(rèn)識和把握檔案和檔案工作的現(xiàn)狀、發(fā)展及其內(nèi)在規(guī)律，為今后檔案事業(yè)的發(fā)展提供原始數(shù)據(jù)和參考。

一、統(tǒng)計(jì)調(diào)查

統(tǒng)計(jì)調(diào)查是根據(jù)規(guī)定的檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)而收集、登記和全面、詳細(xì)地占有統(tǒng)計(jì)資料的過程。盡管統(tǒng)計(jì)調(diào)查按其調(diào)查范圍分為：普通調(diào)查、抽樣調(diào)查、專題調(diào)查和重點(diǎn)調(diào)查等類型；按其調(diào)查目的可分為常規(guī)調(diào)查與臨時(shí)調(diào)查等形式，但是它們的基本方法是一致的。

（一）統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法有

1.統(tǒng)計(jì)報(bào)表法

即按單位或部門的隸屬關(guān)系分發(fā)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查表，由被調(diào)查單位根據(jù)各種原始記錄，按統(tǒng)計(jì)的要求和方法向有關(guān)單位提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。這種方法是宏觀統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本方法。

2.直接觀察法

指檔案統(tǒng)計(jì)人員親臨調(diào)查現(xiàn)場，對調(diào)查對象進(jìn)行觀察計(jì)量或點(diǎn)數(shù)的方法，這種方法通常為基層檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查所采用。

3.采訪法

具體分為口頭詢問法和問卷法，取得檔案數(shù)據(jù)。

（二）統(tǒng)計(jì)調(diào)查方法

統(tǒng)計(jì)調(diào)查之前應(yīng)進(jìn)行周密的計(jì)劃，形成統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案，使統(tǒng)計(jì)人員按調(diào)查方案的要求，統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一方法。調(diào)查方案的內(nèi)容包括：

1.調(diào)查目的

指明統(tǒng)計(jì)調(diào)查的任務(wù)或要解決的問題。統(tǒng)計(jì)目的要重點(diǎn)突出，避免面面俱到。

2.調(diào)查單位

確定檔案統(tǒng)計(jì)的具體調(diào)查單位，便于統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)施。

3.統(tǒng)計(jì)指標(biāo)

檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查指標(biāo)是指需要調(diào)查的內(nèi)容，由調(diào)查的數(shù)字和基本情況組成。它們是說明調(diào)查單位基本特征的標(biāo)志，用以反映和說明檔案工作的現(xiàn)象、過程和發(fā)展規(guī)律。

4.統(tǒng)計(jì)調(diào)查表

統(tǒng)計(jì)調(diào)查表是將確定的調(diào)查指標(biāo)，按照合理的順序編織成的表格。統(tǒng)計(jì)調(diào)查表是檔案統(tǒng)計(jì)的載體和工具，直接影響統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量和數(shù)量。

5.調(diào)查統(tǒng)計(jì)

包括：調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)、方式、資料的報(bào)送方法，以及調(diào)查工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和調(diào)查前的準(zhǔn)備工作等。

（三）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度

統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度是指由國家檔案行政部門或行使相應(yīng)管理職能的專業(yè)主管機(jī)關(guān)統(tǒng)一制定頒發(fā)、逐級下達(dá)的，成為我國各地區(qū)、各部門、各單位必須向國家履行的一種統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度，是國家定期獲取統(tǒng)計(jì)資料的一種主要方式。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表有：

1.基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表

由國家檔案局制定，國家統(tǒng)計(jì)局批準(zhǔn)，發(fā)至各省、自治區(qū)、直轄市以及中央、國家各級檔案機(jī)構(gòu)，以調(diào)查全國檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》。

2.專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)表

中央各專業(yè)主管機(jī)關(guān)根據(jù)自身工作需要制發(fā)，調(diào)查本專業(yè)或本系統(tǒng)檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《鐵路檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》。

3.地方檔案統(tǒng)計(jì)表

由各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門和同級統(tǒng)計(jì)部門制定標(biāo)準(zhǔn)的，了解本地區(qū)有關(guān)檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

二、統(tǒng)計(jì)整理

統(tǒng)計(jì)整理是根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的目的和任務(wù)，對統(tǒng)計(jì)取得的原始資料進(jìn)行科學(xué)的分類、匯總和綜合，使其系統(tǒng)化和條理化，能夠揭示出各相關(guān)因素之間的內(nèi)在聯(lián)系，反映出統(tǒng)計(jì)對象的總體特征，為統(tǒng)計(jì)分析創(chuàng)造必要的條件。

（一）審核統(tǒng)計(jì)資料

統(tǒng)計(jì)資料是統(tǒng)計(jì)整理的對象和統(tǒng)計(jì)分析的依據(jù)，不能出現(xiàn)遺漏和訛誤。因此，首先要對所占有的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行認(rèn)真審核。統(tǒng)計(jì)審核的內(nèi)容主要是統(tǒng)計(jì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。如檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目和調(diào)查單位是否完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表中數(shù)字的計(jì)算是否平衡，其邏輯關(guān)系是否正常合理等等。

（二）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組

被統(tǒng)計(jì)的檔案對象存在著各種各樣的差別，如，檔案機(jī)構(gòu)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)就存在著機(jī)構(gòu)形式、庫藏?cái)?shù)量、專業(yè)系統(tǒng)等差別。為了便于對檔案及檔案工作進(jìn)行數(shù)量的描述與分析，需要根據(jù)統(tǒng)計(jì)的目的和任務(wù)的不同，將統(tǒng)計(jì)獲得的原始數(shù)據(jù)分成若干組別，進(jìn)一步揭示它們的本質(zhì)和特點(diǎn)。這是統(tǒng)計(jì)整理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（三）匯總和計(jì)算

檔案統(tǒng)計(jì)資料經(jīng)過分組即可根據(jù)統(tǒng)計(jì)的目的和需要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和計(jì)算。檔案宏觀統(tǒng)計(jì)資料的匯總主要采用逐級匯總和集中匯總兩種方式，逐級匯總即將統(tǒng)計(jì)資料按地區(qū)、按部門逐級匯總上報(bào)；集中匯總則是把所有統(tǒng)計(jì)資料全部集中，由國家檔案行政管理部門統(tǒng)一進(jìn)行匯總和計(jì)算。

三、統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)分析是指對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析、研究，以認(rèn)識檔案工作的狀況和發(fā)展規(guī)律，找出解決問題的方法。檔案統(tǒng)計(jì)分析的方法比較多，一般常用的分析方法有：

（一）對比分析法

用兩個(gè)或兩個(gè)以上相互聯(lián)系的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，以認(rèn)識事物的本質(zhì)和發(fā)展變化規(guī)律，這也是檔案統(tǒng)計(jì)分析的基本方法。

（二）動(dòng)態(tài)分析法

動(dòng)態(tài)分析的發(fā)放是為了研究某一檔案現(xiàn)象在時(shí)間上的發(fā)展變化和發(fā)展趨勢，其方法是把能說明和反映某種檔案現(xiàn)象的不同時(shí)期的統(tǒng)計(jì)資料，依時(shí)間的先后順序加以排列，形成動(dòng)態(tài)數(shù)列，然后再以不同時(shí)期的檔案現(xiàn)象進(jìn)行分析研究。

（三）指數(shù)分析法

即利用指數(shù)分析檔案現(xiàn)象的發(fā)展動(dòng)態(tài)及其構(gòu)成因素的影響程度的方法，它是動(dòng)態(tài)分析法的深入和發(fā)展。

（四）統(tǒng)計(jì)預(yù)測

統(tǒng)計(jì)預(yù)測是以大量檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為依據(jù)，研究檔案現(xiàn)象數(shù)量變化規(guī)律，進(jìn)而推斷檔案現(xiàn)象未來的發(fā)展趨勢。檔案統(tǒng)計(jì)預(yù)測包括靜態(tài)預(yù)測和動(dòng)態(tài)預(yù)測。

1.靜態(tài)預(yù)測

根據(jù)檔案現(xiàn)象之間的依存制約關(guān)系在一定時(shí)期內(nèi)具有的相對穩(wěn)定性，對其進(jìn)行預(yù)測。

2.動(dòng)態(tài)預(yù)測

指根據(jù)檔案現(xiàn)象時(shí)間推移而發(fā)生的變化，預(yù)測其變化速度、規(guī)律和后果。

四、檔案統(tǒng)計(jì)的數(shù)字化

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，在統(tǒng)計(jì)工作中，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的調(diào)查與整理已成為檔案統(tǒng)計(jì)工作的一種發(fā)展趨勢。目前，已有許多單位通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取、整理和上報(bào)統(tǒng)計(jì)資料。將檔案統(tǒng)計(jì)與電子計(jì)算機(jī)的日常管理結(jié)合起來，利用電子計(jì)算機(jī)的統(tǒng)計(jì)功能及其存儲的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不僅簡化了檔案統(tǒng)計(jì)工作，而且保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。

檔案行政管理部門利用電子計(jì)算機(jī)，迅速地對各單位上報(bào)的大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)、分類等信息處理工作，極大地提高了統(tǒng)計(jì)工作效率。檔案統(tǒng)計(jì)工作的數(shù)字化是檔案統(tǒng)計(jì)工作發(fā)展的目標(biāo)，并將進(jìn)一步完善檔案統(tǒng)計(jì)工作的功能，促進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展。

[1]趙文甲.關(guān)于加快推進(jìn)檔案管理工作[J].陜西檔案，2008.

[2]趙鵬.檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵[J].山東檔案，2005.