筑牢基礎(chǔ) 應(yīng)用創(chuàng)新促文書檔案管理工作新發(fā)展

趙 月

（黑龍江省東煤建筑基礎(chǔ)工程有限公司 黑龍江 哈爾濱 150008）

舉世矚目的中國共產(chǎn)黨第十八次代表大會，于2012年11月8日在北京隆重召開，黨的十八大是黨在全面建設(shè)小康社會、深化改革開放關(guān)鍵時期和加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟發(fā)展方式攻堅時期召開的一次十分重要會議，確定了今年經(jīng)濟社會發(fā)展的各項工作，確定了深化社會發(fā)展的各項工作，確定了深化改革的重要任務(wù)。在這樣的大背景下，筆者通過學(xué)習(xí)十八大并結(jié)合多年文書檔案工作經(jīng)驗，就加強文書檔案管理談幾點拙見。

1、強化文書檔案管理的基礎(chǔ)，嚴(yán)格公文制發(fā)順序，力求標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一。從根本上說，檔案來源于文書。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。一是公文紙張尺寸規(guī)范統(tǒng)一；二是統(tǒng)一頁面排版形式并左側(cè)裝訂；三是檢查制發(fā)文是否履行簽發(fā)手續(xù)、是否符合審批權(quán)限、公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確、主送抄送單位是否準(zhǔn)確等；四是確保公文字跡清晰牢固；五是要注意合理使用文種，規(guī)范擬制格式，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，為檔案工作實施標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定牢固的工作基礎(chǔ)。

2、要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個環(huán)節(jié)。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎(chǔ)性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

3、強化“文檔一體化”意識。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的文書工作和檔案工作分塊管理的狀況，在某種程度上已不能適應(yīng)實際工作的需要，兩者在具體實際操作和銜接過程中存在著諸多不規(guī)范和脫節(jié)的現(xiàn)象。針對這種現(xiàn)象，檔案界提出了文檔一體化管理模式。所謂“文檔一體化”，就是從文書工作和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，體現(xiàn)出檔案工作的要求，使文檔實體生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實現(xiàn)文書工作和檔案工作規(guī)范銜接和信息共享。文書工作是“文檔一體化”的工作基礎(chǔ)，文書人員必須具有較強的檔案意識，按照“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份文件。

4、提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)就必須注重人才的培養(yǎng)。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備，檔案管理手段越是先進，對檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業(yè)務(wù)，還要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運用計算機來進行電子信息的制作、使用、維護和管理，否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計。同時，還要加強外語知識的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)具有開拓進取和創(chuàng)新意識的復(fù)合型人才。只有這樣，檔案管理人員才能立足于現(xiàn)代化技術(shù)陣地，為檔案的現(xiàn)代化管理開辟一條新出路。另外，要建立起激勵機制，加強人才的培養(yǎng)，加快人才的成長速度，并讓這些人才穩(wěn)定在檔案部門中，以建立起一支既掌握現(xiàn)代化科技知識與技能、了解檔案管理業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)，又具有專業(yè)熱情，有為檔案事業(yè)做貢獻思想的檔案人才隊伍。

5、強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文書工作，還是檔案工作，每個環(huán)節(jié)的每個工作人員都有樹立質(zhì)量第一的觀念，明確認(rèn)識各自的崗位責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對國家機關(guān)公文處理及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上認(rèn)真執(zhí)行。第三，要理順管理體制，完善組織機構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊伍。這是“全過程管理“的基礎(chǔ)。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范要求辦理公文。第五，配置的設(shè)備和工具是”全過程管理”的關(guān)鍵。同時還應(yīng)注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔詻Q禁止。

文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要在高度重視的基礎(chǔ)上，積極采取科學(xué)、有效的工作舉措全力推進。只有在實際工作中把握關(guān)鍵，務(wù)求實效，文書檔案管理工作才能實現(xiàn)新的跨越，更好的為單位、各個部門開展公務(wù)活動服務(wù)。