如何更好發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案館的社會(huì)功能就是指檔案館面向社會(huì)，面向公眾所具有的檔案服務(wù)功能。它不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項(xiàng)基本功能，而且還具備保存人類文化遺產(chǎn)、維護(hù)歷史真實(shí)面貌、資政襄政、繁榮科研、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、宣傳教育等社會(huì)功能。發(fā)揮檔案館社會(huì)功能創(chuàng)造社會(huì)效益是檔案館的生命力之所在。

對(duì)于推動(dòng)全國(guó)各級(jí)檔案館進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)功能建設(shè)，全面提高檔案館工作水平，應(yīng)該在以下方面加大工作力度：

一、綜合檔案館的建設(shè)要科學(xué)規(guī)劃，投資到位，設(shè)計(jì)到位，加大力度

綜合檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的收集和永久保管多種門類的檔案和有關(guān)資料，并向社會(huì)提供利用的機(jī)構(gòu)。它更是面向社會(huì)，面向大眾，為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。如果不突出重點(diǎn)，不管它發(fā)揮的作用大小，也不管它是否與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，一味地強(qiáng)調(diào)檔案館要上規(guī)模、上檔次，將有限的資金一點(diǎn)一點(diǎn)地分割，將對(duì)綜合檔案館的進(jìn)一步發(fā)展構(gòu)成威協(xié)，同時(shí)也會(huì)影響其他各級(jí)各類檔案館的發(fā)展，其最終結(jié)果將影響到整個(gè)檔案事業(yè)的向前發(fā)展。

二、加強(qiáng)檔案館的建設(shè)，提高整體結(jié)構(gòu)布局

傳統(tǒng)管理模式上追求檔案館小而全的觀念，造成布局不合理，投資分散的現(xiàn)象，使資源得不到優(yōu)化配置，盡管基層檔案工作者付出了很多辛勞，卻難以發(fā)揮它的社會(huì)功能，也很難長(zhǎng)久立足于社會(huì)。

當(dāng)前，在我們檔案館的布局上也要予以高度重視，要注意它的科學(xué)性、合理性，避免出現(xiàn)小而全，投資分散，功能不全的狀況。投資要盡量集中，保證重點(diǎn)，使其效益充分發(fā)揮，并帶動(dòng)其他各級(jí)各類檔案館的發(fā)展。這也符合國(guó)家抓大放小的方針。對(duì)于一些部門檔案館、專業(yè)檔案館、或產(chǎn)生檔案數(shù)量不多、結(jié)構(gòu)單一的地區(qū)應(yīng)少設(shè)，或不設(shè)檔案館。避免出現(xiàn)爭(zhēng)相設(shè)立部門和專業(yè)檔案館的傾向。過于龐大、過于分散的布局，一方面使資金使用分散，造成人、財(cái)、物浪費(fèi)，另一方面將使一地區(qū)形成的有價(jià)值的檔案保存過于分散，不利于檔案信息資源的合理流向；也會(huì)使檔案館館藏內(nèi)容仍局限于“黨政檔案”，造成結(jié)構(gòu)單一，與檔案館名實(shí)不符，難以發(fā)揮其社會(huì)功能。因此，國(guó)家檔案行政管理部門要充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，同時(shí)要爭(zhēng)取國(guó)家在政策導(dǎo)向，資金投入上向檔案館傾斜，以保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

三、開展多種多樣的檔案館宣傳工作

社會(huì)大眾對(duì)于檔案館的認(rèn)識(shí)不夠深入，大多只是知道它是存放檔案的一個(gè)場(chǎng)所，這就需要我們加強(qiáng)宣傳工作。各級(jí)檔案館應(yīng)抓住每一個(gè)機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己?？赏ㄟ^懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、贈(zèng)送紀(jì)念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)。

檔案館可創(chuàng)辦刊物在自己的宣傳媒介上設(shè)立園地公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料登載檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介、介紹檔案館知識(shí)，并在一定范圍內(nèi)發(fā)行，以達(dá)到宣傳檔案館的目的。借助傳媒進(jìn)行宣傳也是一個(gè)效果明顯的方式。電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場(chǎng)所，是溝通檔案館與社會(huì)公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團(tuán)結(jié)協(xié)作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內(nèi)容勢(shì)必會(huì)收到良好的效果。還可以通過設(shè)立宣傳欄，擴(kuò)大人們對(duì)檔案館的認(rèn)知程度，檔案館在自家門前或選擇適宜場(chǎng)地，長(zhǎng)期設(shè)立宣傳欄將檔案館工作、館藏檔案內(nèi)容，定期介紹給公眾，也是一種行之有效的辦法。

四、優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高館藏檔案質(zhì)量

目前各級(jí)各類綜合檔案館的檔案，普遍存在著精蕪混雜，結(jié)構(gòu)不合理的問題。盡管在上世紀(jì)80年代國(guó)家檔案局制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定了收集建國(guó)后檔案的范圍，但實(shí)際上，館藏檔案中各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體產(chǎn)生的文書檔案多，科技檔案、專門檔案極少。使其名為綜合性檔案館，實(shí)為黨政機(jī)關(guān)檔案館。加之，還存在著大量重復(fù)的檔案及長(zhǎng)期卷檔案沒有及時(shí)進(jìn)行鑒定。這一系列問題嚴(yán)重影響了檔案館功能的發(fā)揮。

雖然政府的檔案可以看作不只是政府機(jī)構(gòu)的歷史記錄，而且是一種重大的文化和科學(xué)的信息資源，在國(guó)家信息系統(tǒng)中，機(jī)構(gòu)成了其中一個(gè)有意義的、基本的和對(duì)各方面都有用的要素具有廣泛的利用價(jià)值，但是，檔案作為人類社會(huì)歷史的真實(shí)記錄，它應(yīng)該包括經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各個(gè)方面的內(nèi)容，即包括國(guó)家歷史發(fā)展的全貌，是國(guó)家和人民集體記憶的關(guān)鍵。為此，綜合檔案館應(yīng)增強(qiáng)優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)的意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)處理檔案完整與精煉的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個(gè)國(guó)家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程，同時(shí)從規(guī)章制度上減少重復(fù)文件進(jìn)館，切實(shí)加強(qiáng)檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源為社會(huì)服務(wù)。

五、加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，提高其素質(zhì)和專業(yè)水平

社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生了很大的變化?！皺n案工作由保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻(xiàn)記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者?！?/p>

檔案館工作人員作為國(guó)家財(cái)富的保存者、守護(hù)者、檔案館的主人應(yīng)本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，開展深層次的研究工作，發(fā)揮檔案的價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能盡到自己的責(zé)任。通過鉆研業(yè)務(wù)，提高工作水平。另外，檔案館工作者必須投身于社會(huì)，把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)，同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。筆者認(rèn)為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識(shí)領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識(shí)，提高自身的修養(yǎng)，陶冶自身的情操，以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德，贏得社會(huì)公眾的敬重，從而提高檔案館的社會(huì)地位，更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。

六、加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)合，并形成合力

我國(guó)不同檔案館的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無(wú)論是數(shù)量上，或是質(zhì)量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點(diǎn)、各自的優(yōu)勢(shì)，如果加強(qiáng)橫向聯(lián)合，發(fā)揮各檔案館館藏的綜合優(yōu)勢(shì)和互補(bǔ)效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強(qiáng)聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么檔案館的社會(huì)功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立檔案館網(wǎng)、或以檔案信息服務(wù)集團(tuán)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會(huì)的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

七、抓好檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，充分發(fā)揮其社會(huì)功能

檔案館為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，從而發(fā)揮其社會(huì)功能，要通過各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的良好運(yùn)轉(zhuǎn)才能得以實(shí)現(xiàn)。因此做好館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，是使檔案館社會(huì)功能得以發(fā)揮的前提。

首先，豐富館藏、創(chuàng)造條件。沒有豐富的館藏“實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠(yuǎn)因而也一直是檔案館工作者乃至專家、學(xué)者關(guān)注的焦點(diǎn)。

多年來由于國(guó)情的限制，認(rèn)識(shí)的不足以及有關(guān)法規(guī)的不完善，“豐富館藏”被片面地理解為只是館藏?cái)?shù)量的增加。量的多少成為檔案館是否壯大的標(biāo)志，甚至被作為檔案館增編進(jìn)人的條件，從而導(dǎo)致了館藏量的大幅度增加，大部分無(wú)價(jià)值的檔案被冠以“永久”、“長(zhǎng)期”之美名，多年藏于庫(kù)內(nèi)留之無(wú)用棄之可惜，既無(wú)助于檔案價(jià)值的發(fā)揮，也給檔案鑒定工作造成了很大的困難。因此，豐富館藏必須克服重量不重質(zhì)的缺陷，在修改、完善有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，將確實(shí)具有保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。

其次,加強(qiáng)檔案館的開放工作。檔案開放就是在無(wú)損國(guó)家和個(gè)人利益的前提下，將檔案向社會(huì)公眾開放以最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。所以做好開放工作，是保證檔案館社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)主要方面。開放檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格依照檔案法及有關(guān)法規(guī)認(rèn)真篩選，審慎鑒定符合開放條件的檔案，必須向社會(huì)開放。另外，應(yīng)做好開放檔案的宣傳工作，通過發(fā)布公告等方式，向社會(huì)公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內(nèi)容，以便社會(huì)公眾知曉，為開放檔案之利用創(chuàng)造條件。

再次，提高編研工作水平。編研工作開展起來，周期長(zhǎng)，見效慢。因此，在一些檔案館未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。無(wú)論在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上，還是職能的安排上，都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發(fā)增加了難度。只有加強(qiáng)編研力量增加人、財(cái)、物的投入，為編研工作開展創(chuàng)造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平。

撰寫出具有較高使用價(jià)值、實(shí)用性較強(qiáng)，易于傳播的編研成品才能說明編研工作，在檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個(gè)過程。

最后，運(yùn)用電腦參與檔案館的管理與利用工作?，F(xiàn)在一部分檔案館雖然配備了電子計(jì)算機(jī)，錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。一方面是由于適用的管理軟件尚未出臺(tái)，另一方面有些檔案館把電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的迫切性。因而，檔案館工作效率不高，影響了其社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。檔案館工作人員要提高認(rèn)識(shí)，并與科研部門積極合作，盡快實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)檢索。

檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用，必須進(jìn)入信息高速公路，進(jìn)入社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)，這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會(huì)功能的最佳手段。筆者認(rèn)為目前應(yīng)做到兩點(diǎn)，第一，檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級(jí)聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級(jí)聯(lián)網(wǎng)，使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流，為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二，盡快加入公共信息網(wǎng)，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能。

拓展檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，既是全面建設(shè)小康社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作自身發(fā)展的需要。不斷拓展檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，是檔案部門的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。我們必須繼續(xù)深入探索拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能的有效方式和新的途徑，不斷提高檔案館服務(wù)廣大人民群眾的能力和水平，為實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)的宏偉目標(biāo)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]國(guó)家檔案局教育處.檔案文獻(xiàn)編篡學(xué)概要.

[2]李財(cái)富.中國(guó)檔案學(xué)史論-檔案管理（中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院2002屆博士生）.

[3]王宇暉.21世紀(jì)數(shù)字檔案館發(fā)展之我見.檔案與建設(shè)，2000（3）.[4]杜鵑.數(shù)字化檔案協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的建立.檔案與社會(huì)，2002（1）.