基于知識管理的圖書館管理職能創(chuàng)新研究

呂光遠

（哈爾濱商業(yè)大學 黑龍江 哈爾濱 150076）

1.圖書館管理職能的一般認識

1.1 決策

主要是對圖書館的奮斗目標(包括長期的和近期的)以及同實現(xiàn)這一目標有關的一些重大問題所作的選擇和決定。也就是為了取得預期的結果，從多種可以采用的備選方案中，有意識地選定一種行動方案的過程。決策貫穿于圖書館管理的全過程，是管理的一個重要職能。

1.2 計劃

是指管理人員預先考慮和發(fā)現(xiàn)可以供他人采取的備選行動方案的過程。計劃的內容既反映出管理目標的各項指標，又規(guī)定著實現(xiàn)目標的方法、手段和途徑。因此，計劃是人們完成任務、進行各項具體活動的依據(jù)，是管理的另一個重要職能。

1.3 組織

就是根據(jù)圖書館的目標設置工作機構與確定分工的過程。組織職能有兩方面作用：一是按照管理目標，合理設置機構，建立管理體制，確定各個職能機構的作用，規(guī)定各級權力機構的責任，合理地選擇和配備人員，建立一個統(tǒng)一有效的管理系統(tǒng)；二是根據(jù)各個時期任務所規(guī)定的目標，合理地組織人、財、物，使圖書館的各個部門互相配合，各項業(yè)務與管理互相銜接，引導全體職員為完成計劃工作任務而努力工作。因此，組織職能是發(fā)揮管理功能的組織保證，是實現(xiàn)管理目標的工具與手段。

1.4 指揮

就是管理者運用組織權責，發(fā)揮領導權威，按計劃目標的要求，對下屬部門或個人進行指導和發(fā)令調度。指揮是通過下達命令、指示等形式，使系統(tǒng)內部全體成員的意志服從于一個權威的統(tǒng)一意識，將計劃和領導的意識變成全體成員的統(tǒng)一行動。因此，指揮是完成計劃任務、實現(xiàn)工作目標的有力杠桿，是一種帶有強制性的管理活動。

1.5 控制

是指衡量當前工作執(zhí)行情況并使之導向預定目標的過程，也就是在執(zhí)行計劃過程中，對圖書館工作的標準、服務質量等進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，采取措施糾正偏差，確保原定目標的順利實現(xiàn)。

1.6 協(xié)調

所謂協(xié)調，就是對圖書館的各個部門、各項工作實行統(tǒng)一的指揮和調節(jié)，使其趨向和諧，避免矛盾和脫節(jié)現(xiàn)象，以利于發(fā)揮圖書館系統(tǒng)的總體優(yōu)勢，保證計劃目標的實現(xiàn)。在圖書館內，協(xié)調的主要任務是從系統(tǒng)角度出發(fā)，平衡各個部門的人、財、物的分配，加強各項工作環(huán)節(jié)的連接，解決部門與部門、部門與個人以及個人之間的矛盾，保證各部門及個人積極性的發(fā)揮，使其行為納入圖書館總目標的軌道。

2.圖書館管理職能的調查分析

在知識經(jīng)濟時代，圖書館管理職能有何變化?對此問題，根據(jù)盛小平教授的問卷調查結果顯示原有的6種職能——決策、計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制，雖然依舊存在，但是人們認為知識共享、知識獲取、知識中介、知識轉化、交流、學習、教育、創(chuàng)新卻更加重要。

3.圖書館管理職能的變化

3.1 知識獲取

在現(xiàn)代社會中，圖書館應當是一個知識中心、文化中心、信息中心，各種知識信息的組織、傳播與利用是現(xiàn)代圖書館的工作核心。圖書館管理理應走到以管理知識為核心的工作重心上來，最大限度地捕獲、挖掘、利用與傳播知識。因此，圖書館應該發(fā)揮本身在信息組織的原有優(yōu)勢，挖掘并利用其知識獲取的管理職能。所謂知識獲取，就是從各種信息源中發(fā)現(xiàn)、提取和挖掘知識的過程。它可分為人工獲取、機器輔助的人工獲取、機器自動獲取三種類型。

3.2 知識中介

吳慰慈先生指出：圖書館是幫助人們利用文獻進行間接交流的中介物。在知識管理時代，圖書館不應再局限于文獻信息的管理，而應根據(jù)不同用戶對知識的不同需求，通過為用戶提供有效的知識共享平臺來加速知識的流通與利用，充分發(fā)揮圖書館的知識中介功能與作用。

3.3 知識轉化

在圖書館管理實踐中，時常在進行隱性知識與顯性知識、個人知識與集體知識的相互轉化。圖書館的隱性知識分為個人隱性知識與集體隱性知識兩部分。個人隱性知識與個人有密切的關系，包含技術要素、認知要素、經(jīng)驗要素、情感要素和信仰要素。技術要素包含具體的訣竅、手藝、技巧和技能；認知要素包括個人的知識結構、吸收新知識的能力、判斷力、發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力；經(jīng)驗要素包括工作經(jīng)驗、生活閱歷、思維模式、人際關系、興趣特長等；情感要素包括人的喜怒哀樂、直覺、偏好和激情；信仰要素包括人的信仰、價值和奮斗目標。集體隱性知識是圖書館全體員工長期以來通過相互交流和相互協(xié)作所形成的工作理念、默契、信仰、經(jīng)驗、親和力與凝聚力、技術、工作方式與方法、館員之間和館員與讀者之間的溝通與交流機制、圖書館對內外環(huán)境和事件的應付能力和協(xié)調能力、圖書館對外服務的整體水平和信譽等。促進隱性知識與顯性知識的相互轉化是知識管理的首要任務。

3.4 知識共享

知識共享是指知識在所有者與其他人之間的交流、傳遞與應用的過程。它包含兩個方面：一是知識所有者向組織貢獻自己的知識，使個人知識變成集體顯性知識，從而不斷壯大集體顯性知識；二是個人從集體知識或知識庫中吸收新知識，豐富自己的隱性知識。在管理實踐中，圖書館可通過實施兩種知識管理策略來履行知識共享的職能：一是編碼化策略(codification)，它是指通過圖書館內部的管理機制和溝通渠道(如電子館務)，將個人知識轉化為編碼化的工作流程、數(shù)據(jù)庫或知識庫中的內容。二是個人化策略(personalization)，它是指將沒有掌握某種知識的人和掌握該知識的人緊密地聯(lián)系在一起，主要通過人與人之間的直接交流實現(xiàn)知識共享。

3.5 交流

在數(shù)字化、網(wǎng)絡化環(huán)境下，交流變得更加頻繁與重要。建立一個有利于交流的組織結構和文化氛圍，使員工之間的交流暢通無阻。這樣才能最大限度地使信息和知識在交流過程中得到融合和升華，使知識交流者得到啟發(fā)和提高。只有在交流過程中，才能更好地完成知識的學習、利用與創(chuàng)新。因此，交流成為圖書館管理的一個重要職能。

3.6 創(chuàng)新

現(xiàn)代圖書館管理的本質在于創(chuàng)新，也就是說，創(chuàng)新是圖書館管理的一種內在功能。圖書館管理創(chuàng)新是多層面、全方位、全過程、全員性的，包括管理觀念創(chuàng)新、管理模式創(chuàng)新、管理體制創(chuàng)新、管理機制創(chuàng)新、管理方法創(chuàng)新、管理流程創(chuàng)新等。管理創(chuàng)新實質上是一種知識創(chuàng)新，它能使圖書館打破常規(guī)，改革管理工作流程，提高管理效率；能使圖書館以敏銳的觀察力密切關注圖書館未來發(fā)展的新趨勢、新動向、新問題；能以超前的意識進行果斷決策，適應未來的發(fā)展。因此，創(chuàng)新既是圖書館發(fā)展的原動力，也是圖書館管理的一種重要職能。

3.7 學習

對于圖書館來說，學習變成了一種真正的競爭要素和生存方式。這種學習實質上是指組織學習。所謂組織學習，是指組織不斷努力改變或重新設計自身以適應不斷變化的環(huán)境的過程，是組織的創(chuàng)新過程。從知識管理的角度來看，組織學習是指知識狀態(tài)的改變，包含知識獲取、傳播、提煉、創(chuàng)造與實現(xiàn)，即獲取不同信息、分享共同認識來開發(fā)知識，以及增長見識、知識和聯(lián)合過去與未來行為的能力。圖書館可以通過系統(tǒng)思考、戰(zhàn)略學習、團隊學習、對話、建立共同愿景、信息系統(tǒng)的使用、反饋系統(tǒng)的利用、自我管理、知識共享宋推進組織學習，使圖書館成為一種學習型組織，從而發(fā)揮圖書館管理的組織學習功能。

3.8 教育

圖書館從誕生的那一刻起就擔負著社會教育功能，是學校教育的有益補充。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，社會對知識工作者而非體力勞動者的需求越來越旺。繼續(xù)教育和各種形式的教育就成為全社會的行為。圖書館由于能夠提供大量知識信息的公益性服務，成為人們進行素質教育、繼續(xù)教育和終身教育的理想場所。因此，教育職能在圖書館管理中日益顯得重要。這體現(xiàn)在：圖書館一方面要通過舉辦多種方式的培訓班、講座或學歷學位教育來加強用戶教育，培養(yǎng)用戶從數(shù)量龐大、紛繁復雜的信息中鑒別、檢索、選擇和利用知識的能力；另一方面要對圖書館員進行多種方式的業(yè)務培訓與知識更新教育，提高員工識別、組織、管理和創(chuàng)新知識的能力。

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