公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的流程設計

黃淑英

（黑龍江省饒河縣圖書館 黑龍江 饒河 155700）

公共圖書館的戰(zhàn)略規(guī)劃包含若干主要環(huán)節(jié)，各自又包含很多具體的步驟，就流程設計而言，管理活動中的主要工作是重點考察的對象，整個戰(zhàn)略規(guī)劃流程可以由若干意義重大的主要行為序列構成。以下從公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的組織保障、目標確立、方案擬訂和文本編制等環(huán)節(jié)展開流程要素的討論。

理論意義上的戰(zhàn)略規(guī)劃通常起始于環(huán)境分析，但在實踐中，需要先期完成許多基礎性的工作。對于正在實施戰(zhàn)略規(guī)劃的圖書館，更多的要考慮規(guī)劃進程的銜接、轉換、更替；對于沒有規(guī)劃經(jīng)驗的圖書館，則必須從組織建制、信息采集、信念樹立等方面奠定規(guī)劃分析與制定的基礎。

一、設立公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃專職機構

在我國傳統(tǒng)的圖書館部室機構建制中，通常設有專門設立戰(zhàn)略規(guī)劃研發(fā)的獨立部門，發(fā)展規(guī)劃的制定工作—般由辦公室承擔。通過針對全球的規(guī)劃現(xiàn)狀調(diào)查和規(guī)劃文本分析，能夠發(fā)現(xiàn)很多國外圖書館的“委員會”負責戰(zhàn)略規(guī)劃的制定、實施、修訂和總結。具體而言，各圖書館展開規(guī)劃工作前，先組成以館務會為代表的項目小組或委員會統(tǒng)籌規(guī)劃工作，設立專職機構，該機構的成員除上級主管部門和圖書館的行政管理人員、圖書館董事會、委員會代表參加外，并有圖書館員工、社區(qū)機構及民眾代表參加，以廣征意見。

柯平教授主持的國家社科基金重點項目《公共文化服務體系中的圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃模型與實證研究》開展了一項全國范圍內(nèi)的大樣本問卷調(diào)查，結果顯示超過九成的圖書館員工愿意或非常愿意參與本館的規(guī)劃制定工作，表現(xiàn)出規(guī)劃設計的良好的群眾基礎。關于成立專門性圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃委員會，持有必要或非常有必要的調(diào)查對象比例高達82.2%，而且該部門的創(chuàng)立在制定戰(zhàn)略規(guī)劃的準備工作中，重要性位居第二，僅次于“制定規(guī)劃進度表”。值得注意的是，在我國業(yè)界專家的理想預期中，負責戰(zhàn)略規(guī)劃的制定、監(jiān)控、評估等工作專職部門的設立并非極為重要，主張必要性較小和較大的專家數(shù)量基本持平。稍有區(qū)別的觀點是館領導和中層管理者傾向于不設立專職部門，而教授和研究館員則正好相反。

創(chuàng)建戰(zhàn)略規(guī)劃的研發(fā)組織旨在為規(guī)劃制定以及后期的實施與評價的順利進行提供組織保障，盡管對于理想狀態(tài)的專家意見并不統(tǒng)一，但即使不贊成設立專門機構的專家也主張“需

要專人推進”；或是提出變通型的觀點，如：戰(zhàn)略規(guī)劃在制定時可考慮設置專門的部門或小組開展工作，一旦戰(zhàn)略制定，其監(jiān)控、評估等工作則屬于正常工作范圍，由館領導組織實施即可。由此可見，研發(fā)機構的職責和功能是取得共識的，目前要解決的首要問題應該是機構成員的組織、配備。

在對規(guī)劃的理想預期中，超過80%的專家認為圖書館自身是合適的規(guī)劃制定機構，同時也有約一半的專家贊成依靠上級主管部門的做法；大樣本問卷調(diào)查中，超過半數(shù)的調(diào)查對象認為規(guī)劃由外部機構和圖書館聯(lián)合制定是最佳選擇。可以看出，負責規(guī)劃制定的人員應該不僅只局限在館內(nèi)，館領導、中層管理者、上級領導、讀者代表、圖書館員工代表、系統(tǒng)內(nèi)有關部門的代表和來自咨詢機構的顧問均被大多數(shù)專家認為是參與規(guī)劃的合適人選，還有專家甚至提出規(guī)劃參與面還應該擴大到政府部門、教育、公共文化、新聞出版、信息化部門，及本學科專家等所有利益相關者。另外，除了專門的規(guī)劃委員會，普通圖書館員工也能夠，并且也應該為戰(zhàn)略規(guī)劃的制定提供極為重要的信息，不應輕視圖書館員工對支持變革所作出的貢獻，應確保他們能暢所欲言，以制度化的渠道和形式，平等、自由地參與到委員會的討論中來。

綜上所述，可以明確地得到結論，應該在圖書館中設立專門負責戰(zhàn)略規(guī)劃分析與制定的研發(fā)機構，其成員應涵蓋本館各級管理者、圖書館員工和讀者代表、上級領導及館外各利益相關團體的代表，規(guī)劃研發(fā)工作可考慮依靠上級部門或借助咨詢公司。

二、收集圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃基本信息

收集關于組織自身和外部系統(tǒng)的信息，把握關于歷史的進程和遠景的預測都是圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃必須具備的前提條件。美國索諾馬縣圖書館的規(guī)劃進程曾由于經(jīng)常缺乏必要的信息而被迫中斷，其顧問委員會發(fā)布計劃草案的會議也因此不得不無限期推遲。戰(zhàn)略發(fā)展的構想離不開對發(fā)展歷程、資源現(xiàn)狀、讀者需求等信息的認知，從宏觀的社會系統(tǒng)到微觀的社區(qū)讀者，均會對圖書館的規(guī)劃制定產(chǎn)生直接的影響。發(fā)達國家和地區(qū)已在相關信息的采集、整理和利用方面做出了很多有益的嘗試。

實踐表明，為了發(fā)現(xiàn)問題、統(tǒng)一認識、科學規(guī)劃、高效實施，通過各種渠道收集與發(fā)展規(guī)劃相關的各類信息既是戰(zhàn)略決策的重要參考，又是規(guī)劃活動順利開展的必要保障。借鑒國外的成功經(jīng)驗，結合我國的現(xiàn)實國情，就信息涉及種類而言，應該包括幾大類型：一是宏觀統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如國民經(jīng)濟、文化、教育、新聞出版等相關行業(yè)的發(fā)展狀況；二是微觀統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如本館的館室、設備、文獻、技術、人力資源，以及上級機構的各項基本情況等；三是相關制度規(guī)程，如教育、文化等領域的各類規(guī)章、條例、法規(guī)等；四是相關規(guī)劃文件，如國國外同類型圖書館的規(guī)劃文本，上級部門的發(fā)展規(guī)劃文件，政府頒布的本行業(yè)的中長期發(fā)展綱要等；五是組織內(nèi)部觀點，如圖書館員工對未來遠景的展望，對戰(zhàn)略方向的建議，對發(fā)展現(xiàn)狀的評價等；六是社會需求意向，如讀者的閱讀傾向，社區(qū)人口的文化特征，信息服務的拓展空間等。就信息收集途徑而言，可以包括傳媒類渠道：報刊，影視，專業(yè)網(wǎng)站等；權威類渠道：通訊、年鑒等工具文獻，官方的工作年報、政府公告、白皮書、資料匯編等出版物；調(diào)查類渠道：問卷調(diào)查，網(wǎng)絡調(diào)查，專家調(diào)查，實地觀察，委托咨詢公司調(diào)查等；互動類渠道：研討交流會議，網(wǎng)絡論壇，公共郵箱，電話訪談，現(xiàn)場交流等；衍生類渠道；規(guī)劃個案推導，利用工具軟件推算等。

三、建立公共圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃核心信念

在圖書館的戰(zhàn)略發(fā)展進程中，整個組織及其成員均會秉承一種對待自身存在的基本設想、理解、思考和感受，這種以事業(yè)價值觀為核心的信念是戰(zhàn)略思想必不可少的部分，行為標準規(guī)定了總的選擇趨向，是人們進行價值判斷和選擇、確立價值取向和追求的范型和定式。戰(zhàn)略規(guī)劃核心信念是組織長期不變的信條，既是成員情感聚合的文化戮合劑，又是組織自我認識的—個過程，甚至因其在成員中的共識屬性，成為組織最基本和持久的信仰。共享的核心信念具有引導、規(guī)范、凝聚、激勵和輻射作用，能夠激發(fā)全體圖書館員工的事業(yè)熱情，令個人價值與組織目標有機結合，從而推動圖書館戰(zhàn)略進程，促進美好愿景的實現(xiàn)。

作為戰(zhàn)略規(guī)劃核心信念的集中體現(xiàn)，使命是圖書館的存在理由、終極目標和最基本的社會職能的概括性陳述。使命陳述為特定圖書館描述了區(qū)別于其他組織機構的根本原因，通過簡潔清晰的語言，使命也能高度抽象地闡明圖書館事業(yè)發(fā)展的宗旨、哲學、信念、方向和原則。

圖書館使命的形成是內(nèi)因和外因共同作用的結果，使命陳述的編制是戰(zhàn)略規(guī)劃核心信念具體化、書面化的過程。每個圖書館的使命會因歷史由來、發(fā)展現(xiàn)狀、服務宗旨、終極理想等影響因素而有所不同，但使命的編制可采用被絕大多數(shù)專家認可的上下結合的規(guī)劃流程，參考以下步驟進行：盡管各級、各類圖書館的使命陳述在體例、長度、內(nèi)容等方面均會存在差異，但有一些要素得到了大多數(shù)戰(zhàn)略管理理論家和實踐家的認同。制定使命陳述時最主要的考慮因素包括：圖書館的業(yè)務范圍，核心職能，競爭對手，關鍵技術，核心價值和理念，財政運作基礎，主要優(yōu)勢和劣勢，當務之急的行動，以及內(nèi)部管理的原則等。

從我國的實際情況出發(fā)，圖書館的使命陳述應該反映出本館的存在理由、運營哲學和組織形象等方面的內(nèi)容，具體要素包括：核心服務對象，主要服務內(nèi)容和范圍，服務預期效果與價值，本館的社會員任和形象.核心資源與技術，對圖書館員工的關注，本館共享的價值觀和道德傾向等。在實踐中，特定的圖書館應該根據(jù)自身的具體情況，對以上內(nèi)容進行有選擇地提煉與闡述，盡量言簡意賅、簡潔明快.做到使全館員工容易理解，甚至易于背誦。

戰(zhàn)略規(guī)劃核心信念的重要性毋庸置疑，正式確立的使命陳述應當具備以下特征：一是擁有寬廣的內(nèi)涵和一定的抽象水準，為戰(zhàn)略的貫徹執(zhí)行留出創(chuàng)新空間，提供細節(jié)填補及戰(zhàn)略調(diào)整的余地，并有利于有效調(diào)和企業(yè)內(nèi)部存在的各種差異，同時，也要避免過于籠統(tǒng)，缺乏實質(zhì)性重點；二是應起到戰(zhàn)略思維的模板作用，成為管理者進行科學決策的指導標桿。

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