對(duì)高校如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作的思考

文/江蘇省鹽城技師學(xué)院 于蓓蓓

一、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理主要是以表格形式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，只能滿(mǎn)足單一的信息需求，經(jīng)常出現(xiàn)查詢(xún)不便，而且更新不及時(shí)，信息的有效性差等問(wèn)題，不能更全面，更真實(shí)地反映高校的實(shí)際情況。而網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理則可以以數(shù)字信息的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，具有明顯的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。

（一）網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以將管理對(duì)象數(shù)字化

網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理并不是改變檔案原有的性質(zhì)與內(nèi)容，只是在其形式、載體還有管理與使用方式上作出改變。在檔案形式與載體上，不再單單采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，而是進(jìn)一步多樣化發(fā)展，以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理載體為核心，不斷發(fā)展，不斷完善。

（二）網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)的檔案管理下，各類(lèi)的信息資源是相對(duì)獨(dú)立的，缺少一定的關(guān)聯(lián)性，但是網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理下，自動(dòng)化的管理技術(shù)會(huì)將檔案管理與文書(shū)、資料、圖書(shū)、報(bào)刊等信息資源的管理結(jié)合起來(lái)，以一體化的管理手段，把高校內(nèi)部的所有信息資源連成一片，開(kāi)成一個(gè)完整、科學(xué)的高校內(nèi)部信息資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全校信息資源的共享，以便于使用者更有效地進(jìn)行信息的存取與利用，提高高校內(nèi)部檔案信息的利用效率。

（三）網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案收集的網(wǎng)絡(luò)化

檔案收集的工作雖然專(zhuān)業(yè)性相對(duì)不強(qiáng)，但是如何最大限度收集檔案信息成了決定室藏的水平，決定了高校檔案室的身價(jià)。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理下，檔案管理的工作者可以利用現(xiàn)代的信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)上電子文件的傳輸，提高了檔案收集的便利性與廣泛性。

二、高校進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的對(duì)策分析

（一）轉(zhuǎn)變觀(guān)念，建立現(xiàn)代檔案管理理念

目前，大部分的高校已經(jīng)擁有自己的檔案信息管理平臺(tái)，可以進(jìn)行基本上網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。但是從信息管理平臺(tái)的投入使用來(lái)看，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。另外，部分高校在開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作時(shí)，缺少整體規(guī)劃，會(huì)出現(xiàn)個(gè)別的學(xué)院獨(dú)立于學(xué)校整體檔案系統(tǒng)之外，擁有一套獨(dú)立的教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、招生就業(yè)管理信息系統(tǒng)等，各自為政，學(xué)院與學(xué)院之間缺少溝通與共享，沒(méi)有從根本上實(shí)現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的共享與交換。所以，對(duì)于高校而言，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，就必須從觀(guān)念上出發(fā)，隨著信息時(shí)代的更新，轉(zhuǎn)變觀(guān)念，不斷吸收新時(shí)代帶來(lái)的技術(shù)成果，將高校的檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)相結(jié)合，積極探索，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展新業(yè)務(wù)，全面樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念。

（二）加大投入力度，建立符合高校特點(diǎn)的檔案管理信息平臺(tái)

現(xiàn)階段，很多的高校在檔案管理信息平臺(tái)的重視不夠，資金與人力資源的投入相對(duì)較少，大多數(shù)檔案管理信息平臺(tái)都是從軟件公司直接購(gòu)買(mǎi)的，只有少部分的高校是與軟件公司共同開(kāi)發(fā)的，雖然軟件公司會(huì)根據(jù)高校的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，但是在具體的操作中還是會(huì)遇到很多問(wèn)題的，很多高校具體的要求是沒(méi)辦法達(dá)到的。所以，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理是需要一定的軟硬件設(shè)施作為配套的。高校應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的投入力度，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，根據(jù)高校的實(shí)際情況，與知名度高的軟件公司合作，設(shè)計(jì)適合高校實(shí)際的檔案管理信息平臺(tái)。另外，高校也要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人員的培養(yǎng)力度，可以根據(jù)高校自身的特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)，打造符合高校實(shí)際的數(shù)字化信息平臺(tái)。

（三）更新檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，全面提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

部分高校由于人力資源的限制，很多的檔案管理者并非是科班出身，在檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力上存在一定的局限性，隨著科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷深入發(fā)展，檔案管理的設(shè)備不管是數(shù)量上，還是種類(lèi)上與形式上都有了很大的不同，這就對(duì)檔案管理工作的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。所以，高校實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，就要加大對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，讓檔案管理工作者跟得上日新月異的信息技術(shù)水平，多學(xué)習(xí)，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹(shù)立良好的檔案信息管理意識(shí)，積極奉獻(xiàn)，從思想重視檔案管理工作，不斷創(chuàng)新，探索更好的信息化建設(shè)方法，提高專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，增加業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)與外部的聯(lián)系與合作，積極引入新的方法，為高校的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理提高堅(jiān)實(shí)的人才保證，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

三、結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理，僅能實(shí)現(xiàn)單一數(shù)據(jù)的管理，存取不便，不利于管理與利用，不能適應(yīng)高校日益發(fā)展的需要，不能為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有效的信息。所以，傳統(tǒng)的檔案管理終將被淘汰。而隨著時(shí)代與科技信息的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)運(yùn)而生。系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，一方面可以節(jié)省更多的資金與勞動(dòng)力成本，另一方面可以提高高校檔案信息的利用率，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，具有不可估量的積極意義。所以，對(duì)于高校來(lái)言，應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀(guān)念，重視高校的檔案管理工作，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，加大投入，不斷完善檔案管理的軟硬件設(shè)施，提高高校的檔案管理效率。

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