新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)辦法

文/常德市婦幼保健院 王文

醫(yī)院檔案包括醫(yī)院所有工作記錄、醫(yī)療文件和發(fā)展材料，是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)材料，是醫(yī)院最寶貴的財(cái)富。通過(guò)醫(yī)院檔案我們不僅可以準(zhǔn)確地把握醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r，還可已通過(guò)以前的工作記錄準(zhǔn)確地掌握以前的手術(shù)數(shù)據(jù)。在新醫(yī)改的環(huán)境下，醫(yī)院的管理越來(lái)越高，以前原有的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展需要。如何建立有效的改進(jìn)辦法，通過(guò)檔案管理，最大限度地發(fā)揮出檔案的作用，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，是我們?cè)絹?lái)越重視的課題。

一、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的管理方式落后，制度不健全

我國(guó)的很多醫(yī)院，存在著管理技術(shù)、設(shè)備落后的問(wèn)題。醫(yī)院根據(jù)自己的理解進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)系，而且對(duì)檔案管理的內(nèi)容也沒(méi)有統(tǒng)一要求，沒(méi)有同意的管理標(biāo)準(zhǔn)，更沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度。隨著計(jì)數(shù)機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，在醫(yī)院的檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。而仍然有不少醫(yī)院，為了節(jié)約成本，仍然使用手工管理的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)嚴(yán)重制約了檔案的收集和利用，不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

一般來(lái)講，醫(yī)院都具有自己的一套檔案管理制度。雖然制定了各部門(mén)人員的工作職責(zé)，卻沒(méi)有健全的工作考核標(biāo)準(zhǔn)。就會(huì)造成管理脫節(jié)，容易引起檔案的丟失和破壞。甚至有的人員覺(jué)得檔案管理工作可有可無(wú)，在工作中把檔案管理當(dāng)兒戲，這些問(wèn)題都需要我們有一個(gè)健全的管理體制來(lái)制約。只有健全的管理制度，管理人員才能更好更準(zhǔn)確地把握管理方向，發(fā)揮出檔案管理對(duì)醫(yī)院的重要性。

（二）檔案管理的管理意識(shí)不強(qiáng)

在醫(yī)院的檔案管理工作中，管理人員的責(zé)任意識(shí)是保證檔案管理合理有序的關(guān)鍵。我們很多醫(yī)院的管理人員意識(shí)淡薄，想法陳舊，還依然存在只保管不利用的想法，不能有效地利用檔案資源。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

在我國(guó)，有很多醫(yī)院根本不注重檔案管理人員的培養(yǎng)，只把心思簡(jiǎn)單地放在醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)上。對(duì)檔案管理工作，不能引起重視，導(dǎo)致檔案管理人員大多學(xué)歷偏低、檔案管理水平不高。另外由于不能積極地安排檔案管理人員培訓(xùn)，造成檔案管理人員大多管理水平滯后。

二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)辦法

隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越大，只有不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，創(chuàng)新改進(jìn)出一條適應(yīng)當(dāng)下檔案管理工作的新方法，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

（一）加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，建立健全的管理體制

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案法的意識(shí)性是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)。尤其是我們的領(lǐng)導(dǎo)人員，一定要重視檔案管理的重要性，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的意識(shí)認(rèn)識(shí)。把檔案管理放到醫(yī)院管理的重要位置，與醫(yī)院的規(guī)劃建設(shè)同步發(fā)展。并且還要在全院大力宣傳檔案管理工作，充分得到廣大員工的支持，才能更好地進(jìn)行檔案管理工作。在醫(yī)院的檔案管理工作中，建立健全的檔案管理制度是必要的，科學(xué)的管理體制是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。健全的管理制度，可以保證檔案管理的科學(xué)性，避免檔案管理中隨意性的出現(xiàn)。每個(gè)醫(yī)院都要結(jié)合實(shí)際，根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，確定適合自己的完整、系統(tǒng)地管理制度。

（二）重視檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的水平，直接決定了醫(yī)院檔案管理的水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的改進(jìn)，首先要有穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。把檔案管理人員的培訓(xùn)納入到醫(yī)院的人才培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，提高人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要有正確的思想價(jià)值觀，使檔案管理與醫(yī)院各項(xiàng)管理工作緊密結(jié)合，為醫(yī)院臨床、科研工作做好服務(wù)。檔案管理人員不僅要求有過(guò)硬的工作能力，還要有勇于創(chuàng)新的思想。不斷地改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作，積極整理各種資料，更方便使用者查閱。檔案管理人員的專業(yè)水平是影響檔案管理好壞的一個(gè)關(guān)鍵因素，首先在檔案管理人員的選擇上，要盡量選擇專業(yè)水平高、思想積極、工作能力強(qiáng)的人員。盡量保證人員的穩(wěn)定性，避免經(jīng)常流動(dòng)，同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)不斷變化的社會(huì)環(huán)境，避免管理思想滯后。

（三）建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)

檔案管理的主要目的還是檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院業(yè)務(wù)的患者服務(wù)，同和合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，是醫(yī)院檔案管理未來(lái)的發(fā)展方向。首先要配置好現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)施。其次要有專門(mén)的檔案儲(chǔ)存室，并做好防火、防潮、防蟲(chóng)工作。現(xiàn)代化的管理模式，不僅可以大量節(jié)省人力、物力，并且方便查詢、調(diào)閱，提高檔案的利用率。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)保存的信息更加完整，保密度高，儲(chǔ)存量更是原有的人力管理無(wú)法比擬的，建立現(xiàn)代化、自動(dòng)化的檔案管理體系是醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展方向。

在醫(yī)院檔案的管理上，完善的科技力量是推動(dòng)檔案發(fā)展的主要推動(dòng)力。現(xiàn)在比較完善的管理體系是依靠網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，建立由院領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)和各檔案員直管的三級(jí)管理模式，這樣就能形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一制度的統(tǒng)一管理模式，有助于貫徹執(zhí)行各部門(mén)工作職能，更好地保證檔案的完整、避免流失。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

在現(xiàn)代化高速發(fā)展的今天，檔案工作人員除了要具有必備的專業(yè)技能和思想認(rèn)知外，還要有勇于創(chuàng)新的精神，這樣才能推動(dòng)檔案管理工作不停地下前發(fā)展。必須要打破原有固守、陳舊的觀念，用多角度的思維方式去不斷地創(chuàng)新實(shí)踐，保留原有優(yōu)點(diǎn)，不斷改進(jìn)缺點(diǎn)，才會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。其中最主要的還是要增強(qiáng)管理人員新時(shí)期的現(xiàn)代化意識(shí)，增加危機(jī)感，時(shí)刻保持最大的工作熱忱。

（五）要積極調(diào)研，合作共享

作為醫(yī)院的檔案管理人員，一定要積極的深入臨床一線，積極了解和核實(shí)檔案信息，挖掘有價(jià)值的信息，整理核實(shí)后為臨床和科研服務(wù)。同時(shí)一定要多了解檔案在利用過(guò)程中的各種信息，積極查找問(wèn)題和不足，提高檔案的利用率。打破個(gè)部門(mén)的傳統(tǒng)理念，主動(dòng)加強(qiáng)同各部門(mén)的信息溝通，多同別的醫(yī)院加強(qiáng)信息聯(lián)絡(luò)，爭(zhēng)取做到資源共享。

（六）制定科學(xué)的考核制度

醫(yī)院的檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的連續(xù)性的工作，必須要建立科學(xué)的考核制度，制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。要把檔案管理直接同領(lǐng)導(dǎo)管理掛鉤，對(duì)工作好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的人員，給予相應(yīng)的處分。只有明確檔案工作人員的管理體制，才能更好更快地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

三、總結(jié)

在社會(huì)科技快速發(fā)展的今天，醫(yī)院與人民的生命安全息息相關(guān)，必須要有嚴(yán)格的管理制度，檔案管理只有不斷地創(chuàng)新改進(jìn)，才能滿足醫(yī)院不斷發(fā)展的要求。隨著醫(yī)院面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越大，改進(jìn)原有的管理模式，及時(shí)的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，是醫(yī)院保持持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。本文作者對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)辦法進(jìn)行了大量的研究，提出了自己的看法，為新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展做出了有意義的探索。

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