探析新時(shí)期醫(yī)院檔案的信息化管理

文/云南省建水縣人民醫(yī)院 瞿明紅

一、引言

新時(shí)期檔案管理的主要發(fā)展方向即為信息化管理，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息資源量的不斷增大，以及信息化管理的開發(fā)與利用，使得檔案的信息化管理被普遍應(yīng)用。近幾年來，越來越多的企事業(yè)單位都在致力于實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，并取得了不錯(cuò)的效果。醫(yī)院是一個(gè)對(duì)檔案管理工作非常重視的機(jī)構(gòu)，醫(yī)院的檔案集中了病案、各種報(bào)告表格、會(huì)議記錄、醫(yī)學(xué)研究等各方面重要的資料，醫(yī)院的檔案信息具有來源多元性，儲(chǔ)存多樣性，處理及時(shí)性等管理特點(diǎn)，如果采用純?nèi)斯げ僮鳎厝皇呛臅r(shí)耗力，而且檔案管理也不具系統(tǒng)性，所以，這就需要信息化的管理方式來解決檔案管理這一難題。但是，由于管理意識(shí)薄弱，管理技術(shù)落后等原因，醫(yī)院的檔案信息化管理水平并不是很高，仍然存在一些有礙發(fā)展的問題，這就要求醫(yī)院及相關(guān)部門采取一定的措施，來完善醫(yī)院的檔案信息化管理，提高檔案的信息化管理水平，使醫(yī)院的檔案資源發(fā)揮出其應(yīng)有的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，更快、更好的推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、醫(yī)院的檔案信息化管理存在的問題

就目前的醫(yī)院檔案管理情況而言，雖然一部分醫(yī)院的檔案管理信息化已經(jīng)取得了初步的成效，然而，由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案信息化管理的不重視，從事醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員的管理理念滯后，網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)的落后，以及醫(yī)院相關(guān)配套設(shè)施的短缺等等原因，醫(yī)院的檔案信息化管理存在著許多問題，嚴(yán)重阻礙了對(duì)檔案的管理和利用，因此，要想提高對(duì)檔案的利用以及管理水平，必須先認(rèn)真的分析檔案管理工作中存在的問題，才能找到解決問題的方法。

（一）檔案的管理模式陳舊

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理的信息化水平較低，管理模式較為陳舊，管理技術(shù)也落后，仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法即人工管理和經(jīng)驗(yàn)管理的方式，傳統(tǒng)的管理模式不僅要耗費(fèi)時(shí)間而且耗費(fèi)精力，在檔案的管理過程中，相關(guān)管理人員需要投入大量的時(shí)間、精力去系統(tǒng)的整理檔案和查詢信息，有時(shí)候也會(huì)由于人為操作的失誤而遺漏掉某些重要的信息，這就導(dǎo)致了檔案利用效率的降低和管理水平的降低。

（二）檔案管理人員的管理意識(shí)薄弱，管理技術(shù)落后

醫(yī)院的檔案包括病案、各種報(bào)告表格、會(huì)議記錄、醫(yī)學(xué)研究等各方面重要的資料，需要各個(gè)部門的全力配合，再由管理人員統(tǒng)一收集整理歸檔。但是，由于醫(yī)院檔案管理人員及相關(guān)管理人員意識(shí)薄弱，業(yè)務(wù)水平參差不齊，不能有效率、有規(guī)劃的完成檔案收集和整理工作，甚至有些檔案管理人員不能正確將檔案分類歸檔，給檔案的整理、管理以及利用帶來不便，甚至影響了醫(yī)院的運(yùn)作。再加上，雖然有些醫(yī)院施行了檔案的信息化管理，但是管理技術(shù)仍有待提高。

（三）醫(yī)院對(duì)檔案信息化管理重視度不夠

現(xiàn)階段，醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案的管理管理工作，對(duì)于檔案的信息化管理的重要性也沒有深入的認(rèn)識(shí)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視就導(dǎo)致了下級(jí)管理人員對(duì)檔案收集和管理的不認(rèn)真，最后導(dǎo)致醫(yī)院檔案的收集和查閱難度增加，檔案利用率普遍降低。由于醫(yī)院的硬件設(shè)備投放不到位，導(dǎo)致有的醫(yī)院雖然增添了將計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但是卻沒有安裝先進(jìn)的與檔案管理相關(guān)的系統(tǒng)或軟件，不能有效的進(jìn)行檔案的信息化管理與利用。此外，由于對(duì)檔案信息化管理的不重視，所以醫(yī)院對(duì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)也不是很重視，檔案的信息化管理理念的宣傳力度不夠，信息化培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也不多，使得醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理知識(shí)了解不深，信息化管理技術(shù)也不能熟練地掌握，對(duì)于檔案的信息化管理制度和流程也不很清晰?？偟膩碚f，醫(yī)院的檔案管理意識(shí)及管理水平都相對(duì)落后。

三、如何實(shí)現(xiàn)及加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理有的仍舊處于人工操作階段，有的雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是相對(duì)來說對(duì)檔案信息化管理技術(shù)的掌握不夠熟練，也沒有系統(tǒng)的管理流程，所以，醫(yī)院的檔案管理及利用水平仍然有待提高，而解決上述問題就需要采取相關(guān)的措施，不斷地改革檔案管理理念，開發(fā)利用檔案的信息化管理技術(shù)，徹底的改革純粹人工操作的檔案管理，并且在此基礎(chǔ)上不斷地加強(qiáng)和完善醫(yī)院檔案的信息化管理技術(shù)及流程，努力提高醫(yī)院檔案的利用率。

（一）改革醫(yī)院檔案管理模式

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的高度發(fā)達(dá)，信息化管理的發(fā)展已成為趨勢(shì)，越來越多的工作領(lǐng)域采取網(wǎng)絡(luò)信息化辦公模式，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，即將文字、圖像、影響等檔案資料輸入電腦，制作成電子文件的形式，由醫(yī)院的各個(gè)科室的檔案管理員將電子文件傳送給檔案管理員進(jìn)行匯總和分類管理，歸入檔案，并對(duì)整理好的醫(yī)院檔案電子文件進(jìn)行保護(hù)等措施，保證檔案的安全和可靠。與此同時(shí)，可與數(shù)字化管理相結(jié)合，提高檔案的信息化管理水平和利用率。

（二）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理員的理念和技術(shù)的培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理的前提是，相關(guān)管理人員既要了解檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，又能熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，所以，醫(yī)院要加大力度培養(yǎng)信息化管理人才，以推動(dòng)醫(yī)院檔案的信息化管理的實(shí)施與進(jìn)步。而一名合格的醫(yī)院檔案信息化管理人才不僅要具備較高的責(zé)任心，能夠按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真、負(fù)責(zé)的完成一系列檔案管理工作，主動(dòng)掌握新的信息化管理方式，還要積極的參加檔案信息化管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)水平，學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不斷的實(shí)踐練習(xí)，掌握信息化管理的技術(shù)要點(diǎn)，力爭(zhēng)成為一名綜合素質(zhì)較高的檔案信息化管理人才，實(shí)現(xiàn)和加強(qiáng)醫(yī)院的檔案信息化管理。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的宣傳，增加資金投入

加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的宣傳力度是促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要力量，尤其是需要醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)檔案信息化管理的重視度和宣傳力度，以增強(qiáng)檔案管理人員的信息化管理意識(shí)。此外，還要增加資金投入，加大醫(yī)院硬件設(shè)施如計(jì)算機(jī)等的投入量，并不斷健全醫(yī)院的硬件設(shè)施系統(tǒng)，以完善檔案的信息化管理。首先要保證醫(yī)院信息化的設(shè)施具備較高的安全性、可靠性以及穩(wěn)定性，能夠較高質(zhì)量的完成醫(yī)院各方面信息的收集及整理，以便于檔案的信息化處理；其次，針對(duì)檔案的管理工作，醫(yī)院要投放一些性能較高的先進(jìn)設(shè)備，以便于醫(yī)院檔案信息化管理的高效進(jìn)行，促進(jìn)檔案的信息化管理向著更加完善、更加科學(xué)的方向邁進(jìn)。

四、總結(jié)

通過對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，只有將這些問題解決才能有效的提高檔案的利用率，使其發(fā)揮其做大的效益。而檔案的信息化管理作為一種先進(jìn)的現(xiàn)代檔案管理模式是值得醫(yī)院開發(fā)利用的，對(duì)醫(yī)院來說，檔案的信息化管理模式有助于提高檔案保存的安全性，能夠?qū)︶t(yī)院的信息資源進(jìn)行有效地整合并實(shí)現(xiàn)資源的共享，使得檔案的查詢和利用更加的方便。有此可見，醫(yī)院檔案信息化管理的重要性，檔案的信息化管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用。但是，醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理后，要采取一定的措施，不斷地根據(jù)科學(xué)的發(fā)展和醫(yī)院的實(shí)際需求完善檔案信息化管理技術(shù)和流程，如此，便能使檔案的作用得到最大程度的展現(xiàn)。

[1]孫蔚.談醫(yī)院檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009(2).

[2]衡明慧.淺談醫(yī)院檔案的信息化管理[J].蘭臺(tái)世界,2011(z3).