試論烈士陵園檔案信息化建設(shè)

文/福建福安民政局 何麗萍

根據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，我市目前擁有區(qū)縣級(jí)以上的烈士陵園兩處，屬部門管理烈士紀(jì)念設(shè)施八處，烈士墓計(jì)有一千多處。如何將這些紀(jì)念設(shè)施的管理工作系統(tǒng)化，將其位置、管理情況、烈士簡介等納入到統(tǒng)一的管理渠道中來，是一項(xiàng)未來主抓的工作，更是促進(jìn)檔案管理朝向現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。我市緊跟時(shí)代發(fā)展脈搏，堅(jiān)持用檔案信息資源引領(lǐng)烈士陵園管理的方針，經(jīng)過普查實(shí)踐，已經(jīng)基本形成了一個(gè)功能完備的數(shù)字化烈士陵園管理平臺(tái)，讓烈士陵園檔案建設(shè)從理論分析走向了實(shí)地踐行。

一、烈士陵園檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

烈士陵園檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容很全面，其中包括如陵園位置、保護(hù)情況、所占面積、墓主姓名及生平簡介等內(nèi)容，管理時(shí)基本要依據(jù)一設(shè)施一圖片、一墓地一圖片的要求進(jìn)行信息配發(fā)工作，以期達(dá)到設(shè)施管理的信息化，為將來形成更好的烈士紀(jì)念設(shè)施管理規(guī)劃提供方便。而檔案信息化內(nèi)涵本身是有必要先行加以探討的，筆者以為：所謂的檔案信息化意指在檔案建設(shè)管理過程中，用數(shù)字化帶動(dòng)檔案信息資源開發(fā)的過程，并且實(shí)現(xiàn)管理及服務(wù)的同步數(shù)字化。按照這樣的理解，烈士陵園的檔案信息化等同于檔案的數(shù)字化，具體包括如下幾方面，首先是檔案信息本身的數(shù)字化，烈士陵園的基本紙質(zhì)資料等通過轉(zhuǎn)化形成電子資源；其次是檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化，讓信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中更完整，更為節(jié)省人力物力。最后是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理綜合化，達(dá)到資源的優(yōu)勢(shì)共享，防止“閉關(guān)自守”情況對(duì)于檔案資源的浪費(fèi)效應(yīng)。以上是檔案信息化建設(shè)對(duì)于烈士陵園管理的意義，而若想真正實(shí)現(xiàn)上述設(shè)想，必須從實(shí)際工作出發(fā)，尋找問題、發(fā)現(xiàn)不足，在劣勢(shì)位置強(qiáng)化，促進(jìn)管理工作的真正進(jìn)步。

二、在普查工作中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題

在具體的普查工作中，筆者總結(jié)出檔案信息化建設(shè)所牽涉到的如下問題，第一是創(chuàng)新和安全間存在矛盾。我市原有的檔案管理工作以快速查詢使用為前提，但是為了保證檔案的絕對(duì)安全，查詢使用就難免會(huì)受到一定程度的影響，而當(dāng)檔案管理系統(tǒng)朝向更深層次發(fā)展時(shí)，也會(huì)由此出現(xiàn)同系統(tǒng)整合間的不相融以求更新現(xiàn)象。對(duì)于系統(tǒng)的更新問題，須以創(chuàng)新思維進(jìn)行應(yīng)對(duì)處理，此時(shí)創(chuàng)新思維的進(jìn)程同網(wǎng)絡(luò)本身的安全缺陷便出現(xiàn)矛盾，一方面硬件資源易于遭受人為損壞，另一方面軟件資源也會(huì)受到病毒干擾，再兼之安全意識(shí)薄弱、內(nèi)部管理不利，很容易讓烈士陵園檔案信息出現(xiàn)損毀遺失。第二是當(dāng)前實(shí)際情況同標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的矛盾，因?yàn)榱沂苛陥@檔案信息具有一定復(fù)雜性，而國家相關(guān)體系又處在分散管理的狀態(tài)，政出多門、各行其道，使得管理標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施。第三是技術(shù)發(fā)展水平遲緩，雖然電子文件有其優(yōu)越性，但是卻在保管條件與保管期限上存在不足，如果這些問題得不到解決，則管理效果反而會(huì)差于紙質(zhì)檔案。再者，有些紙質(zhì)檔案陳舊，尚未及時(shí)轉(zhuǎn)化成電子檔案，損毀的可能性也極大，也是要及時(shí)處理的。第四是人員安排上的問題，就當(dāng)前我市烈士陵園檔案管理工作來說，有專業(yè)人才，但是卻不能完全發(fā)揮出作用，年輕人才又遲遲得不到補(bǔ)充，將來容易出現(xiàn)知識(shí)老化斷層障礙。

三、烈士陵園檔案信息化建設(shè)近期可能的發(fā)展空間

烈士陵園檔案信息化建設(shè)的必要性體現(xiàn)于處理傳統(tǒng)檔案的不足上，也體現(xiàn)在已經(jīng)形成的信息化檔案的優(yōu)化上，無論是哪項(xiàng)工作，無論是采取哪種形式的優(yōu)化處理，其最終目標(biāo)都是讓烈士陵園檔案信息得到最大可能的保存，并使保存下來的信息得到充分利用。從保存和利用的兩大目標(biāo)來分析，根據(jù)我市已經(jīng)形成的可行性方案，目前檔案信息化建設(shè)需要做好如下幾方面工作。

第一是求真務(wù)實(shí)、建立科學(xué)可行的先期普查工作制度：要入村入戶，按照各村鎮(zhèn)的實(shí)際情況，把烈士紀(jì)念設(shè)施登記落實(shí)；而在普查之初，必須保證宣傳工作的到位，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)可能會(huì)出現(xiàn)認(rèn)識(shí)不到位、主動(dòng)性差的問題，此時(shí)可以利用電視媒體進(jìn)行公告播放，使烈士紀(jì)念設(shè)施的登記做到不出現(xiàn)遺漏點(diǎn)，甚至可以使一些設(shè)施的知情人主動(dòng)到辦公室咨詢報(bào)告，減少工作難度；要增加查找設(shè)施點(diǎn)的辦法，立足于本地區(qū)實(shí)際情況，對(duì)照資料上的烈士名單，逐一過濾，逐級(jí)過濾，采取督促同指導(dǎo)相統(tǒng)一的辦法，對(duì)開于個(gè)別錯(cuò)填及漏填的項(xiàng)目予以糾正，協(xié)助推進(jìn)問題的處理；要建立完善的普查制度，使相關(guān)工作得到穩(wěn)步推進(jìn)，普查工作開展伊始，首先劃清普查工作聯(lián)絡(luò)人員的職責(zé)，每一村、每一居委會(huì)的具體都有聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行聯(lián)絡(luò)布署，而為了加強(qiáng)各聯(lián)絡(luò)員的信息溝通，則可以建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)如QQ群等進(jìn)行溝通；普查工作要強(qiáng)調(diào)整體與部分的完整結(jié)合，因?yàn)檫@項(xiàng)基礎(chǔ)性工作所涉及的區(qū)域與方面較多，必須突出中心、把握重點(diǎn)，以當(dāng)?shù)亓沂棵浿兴涊d的烈士人員名單為中心，以重點(diǎn)陵園管理單位為重點(diǎn)，把所有合葬的烈士人員名單清理清楚，并開展烈士生前參與戰(zhàn)役的調(diào)查記錄工作，全面翔實(shí)準(zhǔn)確填報(bào)各項(xiàng)信息，與此同時(shí)加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通、及時(shí)解決。

第二是建立相對(duì)完善的數(shù)據(jù)服務(wù)體系并做到規(guī)范化審核錄入，檔案信息化管理具有形成最大可能發(fā)揮數(shù)據(jù)庫優(yōu)勢(shì)、發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒介優(yōu)勢(shì)、達(dá)到信息資源共享等特點(diǎn)，而因?yàn)榧夹g(shù)進(jìn)步促使的信息化與數(shù)字化程度的持續(xù)推進(jìn)，原有的各地區(qū)烈士陵園封閉式數(shù)據(jù)庫極有可能做到兼容互通，讓信息共享的范圍進(jìn)一步推進(jìn)。在這種形式下，各地區(qū)的檔案信息就應(yīng)當(dāng)予以分層處理，分成限制級(jí)與非限制級(jí)兩個(gè)類別，用以確保陵園管理工作中不宜外泄信息的安全性，毫無疑問，因?yàn)闀r(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，限制級(jí)信息會(huì)越來越少，而非限制級(jí)信息則會(huì)越來越多，這會(huì)給檔案信息化建設(shè)工作注入新的活力，且更能滿足受閱群體的心理需求，達(dá)到信息管理體系的完善性、統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性與開放性。而接受信息服務(wù)的人員在利用信息檢索工具的時(shí)候，還可以給檔案信息本身提供瀏覽記錄數(shù)據(jù)，為接下來的統(tǒng)計(jì)分析工作帶來便利，可謂一舉而兩得。在進(jìn)行數(shù)據(jù)的審核及錄入時(shí)，數(shù)據(jù)處理工作要保證規(guī)范及時(shí)，應(yīng)將信息的審核及編排工作做好，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)所上報(bào)的普查記錄要仔細(xì)審核、糾正失誤，信息錄入人員要予以正規(guī)培訓(xùn)，培訓(xùn)之后才能登錄使用，在使用信息軟件時(shí)，對(duì)于存在的問題要及時(shí)反饋溝通，并與鄰近地區(qū)的人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。

第三是做到檔案服務(wù)手段與信息管理模式的創(chuàng)新，烈士陵園檔案信息化建設(shè)給受閱者帶來了更加方便的服務(wù)，針對(duì)一些有特殊價(jià)值的檔案資料，可以通過設(shè)置特定的網(wǎng)站頁面，或者是制作形成電子化宣傳刊物等模式，把原始檔案資料中的信息用更為大眾化的方式表達(dá)出來，使更大范圍的受眾能夠較容易理解檔案內(nèi)容。這種把此前烈士陵園檔案被動(dòng)僵化模式進(jìn)行處理，使之變?yōu)榉e極主動(dòng)宣傳模式的辦法，利于烈士陵園檔案的保管、使用，讓檔案信息的需求者可以從不同渠道獲取有關(guān)檔案信息，方便信息的使用范圍擴(kuò)大化，對(duì)檔案管理本身而言，也是有利的。此外，烈士陵園的檔案信息化建設(shè)，不但使普查編錄者與受閱者雙方都能獲益，也可以讓雙方做到更好溝通，達(dá)到人性化交流互動(dòng)，這就是所謂的信息管理模式交互，普查編錄者同受閱者達(dá)到某種默契，雙方在信息共享活動(dòng)中能夠各取所需、各盡其職。更兼之檔案管理工作本身即具有滯后性，如果想要讓檔案管理同烈士陵園設(shè)施的發(fā)現(xiàn)及保護(hù)不致相隔太遠(yuǎn)，則更必須保證普查編錄者同受閱者之間的聯(lián)系，讓檔案的入冊(cè)、索引、信息瀏覽反饋等環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)互通。

四、總結(jié)

無論是哪個(gè)行業(yè)、哪個(gè)部門，檔案信息化建設(shè)都被看做是一項(xiàng)繼往開來的重要任務(wù)，這項(xiàng)任務(wù)不但涉及到人力、物力、財(cái)力的調(diào)配，也會(huì)涉及到科技建設(shè)、體制變革等復(fù)雜因素，讓這項(xiàng)工作朝著更健康的方向發(fā)展，誠可謂是任重而道遠(yuǎn)。相關(guān)的工作人員一定要以可持續(xù)發(fā)展觀為指導(dǎo)，不斷增強(qiáng)檔案信息資源的利用效率，給烈士陵園的管理工作提供便捷服務(wù)。

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