高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用分析

文/云南林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 崔海生

目前，隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，在我國(guó)諸多的高校里檔案管理工作存在著問(wèn)題，比如說(shuō)觀念陳舊、管理方式，學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施等，在一定程度上制約著高等學(xué)校檔案管理的發(fā)展。如何突破這一瓶頸，筆者經(jīng)過(guò)分析研究認(rèn)為，要加強(qiáng)這一問(wèn)題的解決，必須了解認(rèn)識(shí)檔案信息化管理在檔案管理中的必要性和重要性，及時(shí)有效地采取恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣桨负蛯?duì)策,來(lái)有效推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。筆者認(rèn)為，當(dāng)前最艱巨的任務(wù)就是對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革,采取恰當(dāng)?shù)膶?duì)策和方案,構(gòu)建以多媒體、網(wǎng)絡(luò)和通信等新技術(shù)為載體，加快我國(guó)高校檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。筆者在本文中將結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)談?wù)剬?duì)這方面的看法。

一、高校檔案管理中信息化建設(shè)應(yīng)用的重要性和必要性

在文中第一段中筆者分析了檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為只有認(rèn)識(shí)了問(wèn)題，才能知道問(wèn)題的嚴(yán)重性，這樣才能認(rèn)識(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)的必要性和重要性。經(jīng)過(guò)分析認(rèn)為，目前我國(guó)高校檔案如果采取了信息化建設(shè)的應(yīng)用它能以光盤、磁盤的方式作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)中或多或少存在著問(wèn)題，但可悲的是沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)，依然采取以往的管理方式，嚴(yán)重制約影響著高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（一）制度與法律不健全

經(jīng)過(guò)分析，筆者認(rèn)為，在高校檔案信息化建設(shè)中都存在著制度與法律得不健全。雖然一些學(xué)校有電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，不能滿足日益發(fā)展的需要或者不盡完善。這種狀況長(zhǎng)期存在著，而且無(wú)人管理。

（二）存在管理觀念問(wèn)題

觀念是長(zhǎng)期滯留下來(lái)的，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用等落后觀念。這些觀念的存在，筆者認(rèn)為是人的問(wèn)題。首先突破改變的是人要有檔案管理的創(chuàng)新理念，也要與信息化時(shí)代的需要相適應(yīng)。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善導(dǎo)致

一般來(lái)說(shuō)，高校檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施包括存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等。在這些設(shè)備中如果缺少應(yīng)有的資金來(lái)源保障的話，就不能很好的為之服務(wù)，也會(huì)導(dǎo)致信息化發(fā)展慢的原因，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)有效措施

高校檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題是一種常見(jiàn)問(wèn)題，但是如何解決是每個(gè)學(xué)校檔案管理工作者的重要任務(wù)。結(jié)合實(shí)際筆者談?wù)勥@方面的心得。

（一）檔案人員要樹立正確意識(shí)

這一點(diǎn)很重要，檔案管理人員要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，工作中要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，更要積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。

（二）做好目標(biāo)工作責(zé)任制

這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責(zé)范圍，并落實(shí)到人。更要保證本單位產(chǎn)生的電子文件真實(shí)、完整、安全地保存，并適時(shí)通過(guò)數(shù)字化校園上的檔案管理系統(tǒng)上載到檔案室的服務(wù)器。

（三）完善檔案隊(duì)伍的建設(shè)

在這一點(diǎn)中筆者認(rèn)為必須要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)管理。這個(gè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)必須要有要引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域人才，和對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》。

不管怎么說(shuō)，檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作的重要內(nèi)容，它服務(wù)的對(duì)象是學(xué)生，學(xué)生是高校的主體。從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，檔案管理人員要逐步完善學(xué)生檔案在收集和整理過(guò)程中的科學(xué)化、系統(tǒng)化，方便學(xué)生檔案的利用和查找，增加學(xué)生檔案的使用價(jià)值，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。筆者認(rèn)為，這既是高校提高檔案信息化程度的標(biāo)志之一,也是充分發(fā)揮高校檔案信息化管理平臺(tái)對(duì)提升高校檔案的管理效率和效益,擴(kuò)大其規(guī)模、延展其功能、強(qiáng)化其開放性的重要體現(xiàn)。

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