淺談高校檔案管理信息化建設

文/河北外國語職業(yè)學院 張學

一、高校建設信息化檔案管理的必要性

（一）促進高校發(fā)展的需要

素質教育在高校中的進一步發(fā)展，推動了高校自身改革的深化，使高校開始以市場為導向實行辦學，同時高校在辦學的過程中也出現(xiàn)了一些以往從沒遇到過的新問題、新事物、新模式、新動向等，這些新內(nèi)容的出現(xiàn)對高校檔案管理信息化開發(fā)以及利用的效率和速度的需求逐漸提升。隨著高校的發(fā)展壯大，高校檔案利用的主體逐漸增多，不僅包括校領導、各院系、各部門還包括校債權人、投資者等。面對這一系列的變化，高校檔案管理觀念較為落后，缺乏創(chuàng)新和開放的意識，普遍存在“墨守成規(guī)”、“輕利用重保管”等傳統(tǒng)陳舊的管理觀念，嚴重制約了高校檔案管理工作未來的發(fā)展。由此可以看出，高校檔案管理工作現(xiàn)行模式已難以滿足現(xiàn)代社會信息化、高速化發(fā)展的節(jié)奏和需求，要想促使高校檔案管理工作在未來得以更好的發(fā)展，就必須針對這一系列的變化對其實行創(chuàng)新和改革，加快其檔案管理信息化建設的進程。

（二）提升高校檔案服務水平的需要

高校傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以手工操作為主，如檔案管理傳統(tǒng)的裝訂立卷工作勞動量不僅大，程序也十分的繁瑣，且檔案質量容易受到人為的影響；再如高校檔案管理在進行檢索工作時，普遍習慣以人工尋找的方式進行，不僅工作效率不高，手續(xù)也十分的繁瑣。由此可見高校傳統(tǒng)檔案服務水平以明顯低于當今時代發(fā)展的水平，為實現(xiàn)高校檔案管理工作更好更快的發(fā)展，就必須對其實行創(chuàng)新。信息技術的快速發(fā)展為提升高校檔案服務水平、創(chuàng)新服務手段提供了強大的技術支持。信息化可以使高校檔案日常的查詢、分類、管理等工作通過信息系統(tǒng)來完成，大大節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理工作大量的物力和人力投入。同時信息化還可以將過去檔案的專題、全引、案卷等眾多目錄，通過計算機進行統(tǒng)一編目，以建立方便、快捷、完整的計算機目錄索引系統(tǒng)，從而真正實現(xiàn)了高校檔案檢索從手工向計算機的過渡，不僅使檔案檢索效率得以大大提升，同時也極大地縮短了檔案信息收集、加工、儲存以及傳遞、報送、處理的時間。

二、建設高校信息化檔案管理模式的具體措施

（一）檔案管理標準化建設

高校檔案管理實行標準化建設是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎和前提。高校檔案的標準化建設指通過各種規(guī)范、標準的貫徹和實施，使檔案管理各項工作和技術具有科學、統(tǒng)一的工作依據(jù)和標準，以保障檔案管理各項工作能夠實現(xiàn)有機組合，提高高校檔案管理工作質量。在建設的過程中要克服當前各高校檔案管理各自為政、標準不一散亂的管理局面，努力打破各高校在檔案信息化建設以及軟件開發(fā)等方面體系分散的狀態(tài)。編派專業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設展開全面的研究，以在全國范圍內(nèi)制定出統(tǒng)一的高校檔案管理信息化建設規(guī)劃，協(xié)調(diào)具體行動，統(tǒng)一工作思想，集中資金和人力進行全文、媒體以及文獻數(shù)據(jù)庫的建設工作。制定出統(tǒng)一的高校檔案管理相關技術、工作、設備規(guī)范，并以國內(nèi)、國際檔案管理標準及發(fā)展趨勢為導向制定出高校檔案管理信息化的過程各高校應共同恪守的各項準則。如網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫及通訊標準、信息傳輸標準、文獻索引即著錄標準等。通過對各高校進行科學的協(xié)調(diào)和組織，使各高校在進行檔案管理工作時使用統(tǒng)一的管理軟件，進而實現(xiàn)高校標準化檔案數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)各高校之間檔案信息資源的共享、互通互聯(lián)以及保密安全。

（二）檔案信息數(shù)字化建設

高校傳統(tǒng)檔案其載體一般都以紙質為主，在實際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大，不僅查閱困難，檔案占用的空間也較大，致使高校檔案管理費用支出逐年升高，同時由于其材質以紙質為主因此在長期保管的過程中易出現(xiàn)檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現(xiàn)象使檔案質量受到一定程度的損壞。而進行檔案信息數(shù)字化建設則可以很好的彌補傳統(tǒng)檔案的以上缺陷，使財力、物力、人力都得以極大的節(jié)約。數(shù)字化檔案是指以計算機數(shù)據(jù)庫形式對檔案信息進行存放和組織，并通過特定軟件對其進行排序和整理，通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應的檔案信息。數(shù)字檔案具有可復制性在存放上相對于傳統(tǒng)紙質檔案更加安全和便于管理，并且通過網(wǎng)絡的傳播功能能夠更好的實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

（三）網(wǎng)絡安全化建設

高校在進行檔案管理信息化建設的同時也帶來了有關網(wǎng)絡安全的一系列問題，需要我們在建設檔案管理信息化的過程中進行逐步的解決，在這其中檔案信息網(wǎng)絡安全問題最為突出。一是要防止由檔案管理人員工作的失誤、計算機黑客病毒攻擊、設備出現(xiàn)故障等原因而引起的高校檔案信息遺失和損毀。二是高校檔案信息保密的問題，依據(jù)學校規(guī)定有些檔案的信息是要求保密的有些則是對外公開的，同時根據(jù)等級不同檔案保密信息又被分為絕密、機密、秘密，在管理的過程中需要采取與之相應的措施對其進行保密。因此，要想保障高校檔案管理信息化的安全有序建設，首先就要根據(jù)高校的實際情況制定出嚴格合理的檔案信息化保密安全制度，不斷強化和培養(yǎng)檔案管理工作者信息安全防護保密的技能和意識；其次，高校應采用較為成熟嚴密的檔案管理控制系統(tǒng)，實行責任到人，引入先進有效的計算機網(wǎng)絡安全防范措施，并在檔案信息安全管理的過程中結合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡“黑客”、“病毒”等危險因素和行為進行及時的防范和應對。

（四）對檔案管理人員進行全面化培養(yǎng)

就高校檔案管理工作來說，人是所有工作的主體，工作人員職業(yè)素質的高低將對高校檔案管理工作成效的好壞產(chǎn)生直接的影響。要想促使高校檔案管理信息化建設工作得以保質保量的完成，就必須從職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)、職業(yè)技能等方面對高校檔案管理人員進行全面的提高。具體來說，首先高校要針對其人員管理特點在檔案管理的過程中建立科學、完善的員工培訓管理制度，用以對高校在職檔案管理人員實行有計劃的培訓和教育，在其原有檔案管理知識結構的基礎上進行更新，提升檔案管理業(yè)務整體水平，主要培訓內(nèi)容包括：現(xiàn)代檔案管理、計算機網(wǎng)絡應用技術、檔案法等方面的知識。其次，針對高校檔案管理的信息化建設要努力選調(diào)、引進專業(yè)的計算機應用人才，并對其進行高校檔案管理業(yè)務相關知識培訓，使其能夠在最短的時間內(nèi)以最佳的狀態(tài)融入到高校檔案管理信息化建設工作中去。對檔案管理人員進行全面化培養(yǎng)使其成為能夠熟練掌握并運用先進網(wǎng)絡技術的檔案管理復合型人才，以更好的適應高校檔案管理發(fā)展的實際需要，最終實現(xiàn)高校檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。

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