河北省高校檔案館網(wǎng)站的測評與分析

文/華北電力大學(xué) 謝紅 謝海洋 周曉蘭

檔案數(shù)字化進程的加快對高校檔案信息資源的開發(fā)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)起到了積極的推動作用?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號，下文簡稱“27號令”）中指出，“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。高校檔案館網(wǎng)站是高校檔案信息化建設(shè)的載體和重要表現(xiàn)形式。擴大高校檔案網(wǎng)站的影響力，提高檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平，是現(xiàn)今高校檔案工作的主要內(nèi)容之一。課題組對河北省高校檔案館網(wǎng)站進行了持續(xù)地關(guān)注，通過對其建設(shè)和發(fā)展現(xiàn)狀的觀察、分析和測評，為其進一步完善提出了建議。

一、項目測評工作概述

（一）測評對象的說明

依據(jù)新浪網(wǎng)“教育頻道”（http://edu.sina.com.cn/）所提供的河北省高校名單，本課題組對河北省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)情況進行了長期的追蹤觀察，調(diào)查涉及河北省范圍內(nèi)的99所高校。我們發(fā)現(xiàn)這些的網(wǎng)站建設(shè)情況不盡如人意，在這些高校中，只有8所院校建有綜合檔案館（室）網(wǎng)站它們分別為燕山大學(xué)檔案館、石家莊鐵道大學(xué)檔案館、華北電力大學(xué)檔案館、河北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館、河北科技大學(xué)檔案館、河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)綜合檔案室、河北大學(xué)檔案館和河北北方學(xué)院檔案館。

（二）評價指標(biāo)的確定

課題組認(rèn)為，對某一類別網(wǎng)站進行測評，應(yīng)該充分考慮這類網(wǎng)站的定位、受眾、特點、基礎(chǔ)和發(fā)展現(xiàn)狀。由于河北省高校檔案館網(wǎng)站的數(shù)量還不多，欄目和功能還不夠完善，測評的目的是找到不足并給出建議，指標(biāo)的確立和賦值的標(biāo)準(zhǔn)既要照顧當(dāng)前的實際情況，又要在服務(wù)功能、數(shù)字化、文化性等方面起到引領(lǐng)作用。

通過對河北省高校檔案館網(wǎng)站進行數(shù)據(jù)記錄和提取，并進而對其建設(shè)狀況進行分析，課題組確定了河北省高校檔案館網(wǎng)站的評價指標(biāo)。在這個體系中，形式、內(nèi)容和功能是3項一級指標(biāo)，另有7項二級指標(biāo)和25項三級指標(biāo)。

第一個一級指標(biāo)為“形式指標(biāo)（15分）”，下轄二個二級指標(biāo)，分別為外觀特征（12分）和機構(gòu)設(shè)置（3分）。在“形式指標(biāo)”中，檔案館是否為獨立部門成為一項獨立的二級指標(biāo)，因為“27號令”中規(guī)定了符合條件的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館，未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。

第二個一級指標(biāo)為“內(nèi)容指標(biāo)（45分）”，下轄二個二級指標(biāo)，分別為一般內(nèi)容（10分）和特色內(nèi)容（35分）。在這一指標(biāo)體系中，“內(nèi)容指標(biāo)”所占的權(quán)重最大，這是檔案網(wǎng)站的性質(zhì)所決定的。在這項指標(biāo)中，人物檔案、數(shù)字檔案、編研情況、校史校志、校址變遷等給予了較高的權(quán)重或成為了獨立的三級指標(biāo)。各高校目前格外重視本?；蚺c本校有歷史淵源的名人檔案的征集、整理和利用，這對發(fā)掘名人檔案的價值、擴大高校的影響力有十分重要的作用?！?7號令”規(guī)定，組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作是高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)之一。高校檔案的數(shù)字化進程正在逐步推進，這已經(jīng)成為衡量高校檔案工作的一項重要指標(biāo)。高校綜合檔案館（室）網(wǎng)站反映出的編研成果以及校史校志的展示，直接反映了該檔案館（室）的編研水平和學(xué)術(shù)能力。校址變遷成為獨立的三級指標(biāo)的原因是因為在高校合并的大背景下，多個高校合并、搬遷或機構(gòu)變化給檔案管理帶來了諸多新問題，隨著時間的推移，如何應(yīng)對這一歷史時期出現(xiàn)的新現(xiàn)象成為高校檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)，網(wǎng)站中對全宗的說明也倍受關(guān)注。

第三個一級指標(biāo)為“功能指標(biāo)（40分）”，下轄三個二級指標(biāo)，分別為查詢功能（25分）、交流功能（10分）和鏈接功能（5分）。在“功能指標(biāo)”中，權(quán)重的設(shè)置基本向檔案館（室）的服務(wù)能力傾斜。

二、評價結(jié)果及分析

（一）河北省高校檔案館網(wǎng)站評價結(jié)果

根據(jù)確定的評價指標(biāo)，本項目組對河北省高校檔案館網(wǎng)站進行了量化分析，力爭以第三方的視角進行測評。從對量化指標(biāo)的分析可以看出，測評體系的3個一級指標(biāo)中，內(nèi)容指標(biāo)得分最低，形式指標(biāo)也不盡人意，功能指標(biāo)稍好。因為目前河北省高校檔案館網(wǎng)站數(shù)量不多，無法分別按“形式指標(biāo)”、“內(nèi)容指標(biāo)”和“功能指標(biāo)”給出單獨的排名，只是按照“評價指標(biāo)”給出了一個綜合得分。從綜合得分的角度看，這八所高校檔案館網(wǎng)站與目前主流的網(wǎng)站評測標(biāo)準(zhǔn)還有較大的差距，同時，網(wǎng)站之間的分差也較大。這說明這些網(wǎng)站建設(shè)的整體水平不高，提升的空間很大。在此只公布前五名的檔案館（室）網(wǎng)站：

1.燕山大學(xué)檔案館（http://archives.ysu.edu.cn/），72分；2.華北電力大學(xué)檔案館（http://web.ncepu.edu.cn/dangan/in-dex.asp），69 分；3.河北大學(xué)檔案館（http://archives.hbu.edu.cn/），65 分；4.河北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館（http://dangan.hebau.edu.cn/），63分；5.河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)綜合檔案室（http://zhda.heuet.edu.cn/），61 分。

（二）評價結(jié)果分析

“形式”方面，多數(shù)網(wǎng)站的美觀程度和信息表現(xiàn)形式都可得到半數(shù)以上的分?jǐn)?shù)，說明網(wǎng)站經(jīng)過多年的努力已經(jīng)脫離了最初的為建設(shè)而建設(shè)的階段，已開始注重多種表現(xiàn)形式的綜合運用。但死鏈接的現(xiàn)象在這些網(wǎng)站中仍然普遍存在。

“內(nèi)容”方面，一些網(wǎng)站除“通知公告”、“政策法規(guī)”等內(nèi)容外，開始重視加強高校檔案信息資源的建設(shè)。反映本校歷史與特色的檔案的收集和整理、注意利用照片檔案展示館藏實力、名人檔案的建立、檔案數(shù)字化進程等方面的工作成果，為本校貢獻了不少得分。如燕山大學(xué)的“館室珍藏”和“學(xué)子風(fēng)采”欄目展示了反映該校歷史的眾多老照片。同時還應(yīng)該看到，仍有一些網(wǎng)站基本就是一個簡單的框架，除了“本館概況”、“歸檔范圍”或一些流程圖外沒有什么實質(zhì)的內(nèi)容。

“功能”方面，館藏檔案在線查詢的方便程度、學(xué)生學(xué)籍檔案的在線查詢功能的實現(xiàn)、互動與鏈接，都是衡量高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)水平的重要指標(biāo)，體現(xiàn)著網(wǎng)站的服務(wù)能力。檔案信息資源的展示體現(xiàn)著網(wǎng)站的服務(wù)水平，檔案在線查詢功能尤為重要。燕山大學(xué)檔案館網(wǎng)站提供的“認(rèn)證本科學(xué)歷”和“查詢學(xué)生學(xué)籍”等服務(wù)值得肯定。此外，網(wǎng)站新聞、動態(tài)內(nèi)容的搜索也可為用戶提供很大的便利，如華北電力大學(xué)檔案館網(wǎng)站的“站內(nèi)搜索”功能可以按各種關(guān)鍵字搜索站內(nèi)新聞和動態(tài)等。

三、河北省高校檔案館網(wǎng)站發(fā)展建議

（一）切實轉(zhuǎn)變“重展示、輕服務(wù)”的建站觀念

各類網(wǎng)站建設(shè)的初級階段一般都非常重視領(lǐng)導(dǎo)講話等內(nèi)容。隨著高校檔案網(wǎng)站建設(shè)工作的深入推進，網(wǎng)站已經(jīng)具備了新聞動態(tài)、通知公告、歸檔范圍說明等這些“必修課”。但目前依托網(wǎng)站提升高校檔案館的服務(wù)水平也不應(yīng)被視作“選修課”。查詢服務(wù)、檢索功能應(yīng)給予充分的重視，尤其是學(xué)籍和畢業(yè)生信息的查詢功能都急待改善。

（二）完全可以通過技術(shù)手段實現(xiàn)的功能和服務(wù)要優(yōu)先解決

純技術(shù)層面的問題是最容易解決的問題，從外觀角度也是最能影響檔案館網(wǎng)站形象的問題，這包括網(wǎng)站的死鏈接、導(dǎo)航、外觀設(shè)計、界面的友好性、網(wǎng)站地圖、網(wǎng)站的英文功能等。目前這些網(wǎng)站整體互動功能較差，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)的特點。網(wǎng)站的管理者和制作者應(yīng)該充分利用技術(shù)手段加強網(wǎng)站界面的友好性設(shè)計并提高網(wǎng)站利用的方便程度。例如，為了方便用戶親自來檔案館查閱檔案，建議將檔案館的具體地址用文字或圖片鏈接至百度地圖以顯示出本館的具體位置，這可以通過百度地圖名片功能輕易實現(xiàn)，從而增強網(wǎng)站的親和力。

（三）網(wǎng)站建設(shè)要和檔案信息資源組織與開發(fā)、數(shù)字檔案館建設(shè)相結(jié)合

相對于技術(shù)手段能快速提高網(wǎng)站在外觀和交互性等方面的建設(shè)水平，檔案信息資源開發(fā)就相當(dāng)于“練內(nèi)功”。高校檔案信息資源的組織與開發(fā)、檔案館在線服務(wù)功能的提升、檔案數(shù)字化進程的加快，都要求高校檔案館網(wǎng)站定位由最初的檔案館業(yè)務(wù)流程的展示向深層次的數(shù)字檔案信息服務(wù)與傳播方向轉(zhuǎn)變。在檔案信息化這一大環(huán)境下，高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)要以檔案信息資源的數(shù)字化管理契機，以數(shù)字檔案館建設(shè)為基礎(chǔ)，合理組織和規(guī)劃，從而促進檔案網(wǎng)站的健康發(fā)展。

（四）體現(xiàn)學(xué)校特色的檔案信息資源要優(yōu)先開發(fā)利用

高校檔案記錄著學(xué)校的歷史和變遷，對體現(xiàn)本校館藏特點、反映本校特色的檔案要重點開發(fā)利用，對不同載體的檔案要格外關(guān)注。例如，開展本校名家、名師或與本校相關(guān)的名人珍貴檔案的征集，將有利于提升高校檔案工作的水平，擴大檔案館網(wǎng)站的影響。現(xiàn)已經(jīng)有高校（如華北電力大學(xué)檔案館）開始嘗試通過“人物檔案”軟件在線收集人物檔案。

（五）高校檔案館網(wǎng)站要建設(shè)成為學(xué)術(shù)交流、聯(lián)合編研的平臺

高校檔案館從業(yè)人員已不再是高校實體檔案的保管者和高校歷史的守望者，更應(yīng)是知識的提供者和傳播者；他們不僅要保存歷史，還肩負(fù)著高校文化傳承的責(zé)任。檔案館工作人員要加強對本專業(yè)前沿知識的學(xué)習(xí)，提高自身的信息素養(yǎng)。高校檔案館網(wǎng)站可以成為檔案從業(yè)人員進行學(xué)術(shù)交流的平臺。網(wǎng)站可以鏈接相關(guān)學(xué)術(shù)交流信息，提高網(wǎng)站的學(xué)術(shù)含量。為充分利用高校知識密集、協(xié)調(diào)方便的優(yōu)勢，一些高校檔案研究會的網(wǎng)站依托某些高校檔案網(wǎng)站進行建設(shè)就是很好的案例，這也為網(wǎng)絡(luò)編研、聯(lián)合編研和科研項目的合作提供了平臺支持。

四、結(jié)語

本文的測評與分析是本課題組針對河北省高校檔案館網(wǎng)站發(fā)展現(xiàn)狀的一個學(xué)術(shù)層面的觀察及相關(guān)性分析。評價指標(biāo)和賦值標(biāo)準(zhǔn)僅對本項目實施階段具備有效性，因為高校檔案網(wǎng)站是不斷發(fā)展變化的，評價指標(biāo)是動態(tài)的，權(quán)重也需要不斷調(diào)整和完善。對網(wǎng)站進行的持續(xù)觀察是通過公眾網(wǎng)（即，所謂的“外網(wǎng)”）而不是通過教育網(wǎng)進行的，這樣可能更加客觀。這些被測評的網(wǎng)站雖然存在許多不足，但畢竟還有更多的高校檔案館還沒有自己的網(wǎng)站。這八個符合測評條件的網(wǎng)站為我們的工作提供了數(shù)據(jù)支撐，在此深表感謝。我們希望自己的工作可以起到“以評促建”的作用，為現(xiàn)階段河北省高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)提供些許思路。

※本文系2008年度河北省教育廳人文社會科學(xué)研究指導(dǎo)計劃項目“河北省高校圖書館、檔案館網(wǎng)站的績效評估研究”（編號：SZ080708）和2007年國家檔案局項目“檔案信息網(wǎng)站績效評估體系的可持續(xù)研究”（編號：2007-X-18）的研究成果之一。

[1]中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院,檔案網(wǎng)站調(diào)查和測評項目組.我國省級檔案網(wǎng)站測評報告[EB/OL].http://www.idangan.com/Achievement_info.asp?id=127,2013-5-9.

[2]謝海洋,賈東月,田明霞,王建華.北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的績效評價[J].北京檔案,2010(06).

[3][加]T·庫克,李音編譯.銘記未來—檔案在建構(gòu)社會記憶中的作用[J].檔案學(xué)通訊,2002(02):74-78.

[4]張寧.我國市級檔案網(wǎng)站綜合測評與分析[J].檔案學(xué)研究,2010(02).

[5]程璇.我國政府門戶網(wǎng)站評價指標(biāo)體系研究[D].武漢:華中師范大學(xué),2007.