計算機信息管理在文書工作與檔案管理中的應(yīng)用

文/無錫市民政局 劉琤

一、計算機信息管理在文書檔案管理工作中的應(yīng)用

文書是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)決策、部門建設(shè)、問題處理、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。文書檔案管理工作是各單位檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。隨著信息化的到來，人們進入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸，因此，只有開展現(xiàn)代化檔案管理，提高文書檔案管理的水平，優(yōu)化文書處理，及時提供準確、完整的檔案信息才能滿足實踐需要，真正提升工作水平。采用計算機軟件處理后，使文件資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理、傳遞，都變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高。與紙質(zhì)檔案相比，電子文件檔案材料能夠保存的壽命更長，不僅不易損壞，受外部影響也較小，穩(wěn)定性顯著。

二、計算機信息管理存在問題

計算機信息管理系統(tǒng)在文書工作與檔案管理中的應(yīng)用有著十分明顯的優(yōu)勢，不論是時間上還是物質(zhì)上，它都能夠極大地改善文書、檔案管理工作，提高工作效率和資金的有效利用率。因此在文書檔案管理中具體地運用計算機信息管理系統(tǒng)，注重規(guī)范管理體制，統(tǒng)一相關(guān)流程和標準，就能充分的體現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)越性，真正地提高文書檔案管理的質(zhì)量。但目前計算機信息管理系統(tǒng)也存在著一些客觀的缺點。

（一）電子文書和檔案的保密性弱化

眾所周知，紙質(zhì)文件一旦被修改，痕跡十分明顯。而電子文件和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒有了固定的形式，且易于修改，改動后不留下痕跡。這使得文件保密性變?nèi)?。在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造，不允許在“原文”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文件要大得多，一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)?，這樣不利于文件信息的安全管理。同時電子文檔沒法從字跡上分辨其原始性，不能通過印章或署名進行判斷，從而有效地鑒定其是否為原件等等。這些問題都從各個方面提出了對電子文件的保密性的嚴峻考驗，電子文件在保密性方面存在隱患。

（二）對文書檔案管理人員的綜合要求有待提高

計算機信息管理系統(tǒng)在文書、檔案管理中的運用，就需要加強文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)要求。這不僅需要有過硬的計算機操作技術(shù)水平，還要撐握相關(guān)公文運作、檔案管理的理論、方法和技術(shù)。現(xiàn)實中往往大部分辦理管理人員的技術(shù)水平不夠或相關(guān)理論知識跟不上，雖然擁有了現(xiàn)代化設(shè)備，但在辦公自動化設(shè)備的使用上缺乏一定的主動性，工作較為被動，不能充分發(fā)揮計算機的應(yīng)有作用，不利于實現(xiàn)信息管理的電子化。

（三）配套支持技術(shù)不健全，短期轉(zhuǎn)化難度大

由于檔案信息化建設(shè)尚處于探索實施的初級階段，幾十年、甚至上百年的大量的紙質(zhì)文件必要掃描轉(zhuǎn)化成為為電子檔案，工作量大，責(zé)任重，稍有不慎將對單位檔案造成無法補充的損失。各種輸入設(shè)備速度較慢、功效較低，在短期內(nèi)完成從紙質(zhì)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)化存在相當(dāng)大的困難。

三、計算機信息管理中實際問題的解決對策

針對目前在具體操作、運用過程中遇到的實際問題，全面加強計算機信息管理在文書工作與檔案管理中的應(yīng)用,現(xiàn)提出以下對策：

（一）對信息化系統(tǒng)實施可行隔離

采取內(nèi)部信息辦公網(wǎng)絡(luò)與國際互聯(lián)網(wǎng)的隔離，在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，確保信息在各自范圍內(nèi)應(yīng)用，避免內(nèi)外網(wǎng)交叉應(yīng)用的情況。第一層由經(jīng)過在路由器上合理進行設(shè)定。將不安全、沒有安全許可證、屏蔽帶病毒的地址和選擇性的放行一些地址進行辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離是正確設(shè)定防火墻。多數(shù)防火墻有過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄經(jīng)過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警等作用。依據(jù)實際情況，選擇適合的封堵設(shè)置，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。

（二）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

實施電子文件管理戰(zhàn)略，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作已是大勢所趨，大量的電子文件接收、交換、運作、處置、存儲歸檔等工作，以及保護電子文檔的原始信息，了解文件電子信息的來源，成為每個檔案管理工作者必須掌握的工作技能，熟練識別保護原始電子文件的結(jié)構(gòu)，保證電子信息的可靠性，對永久、長期保存的電子文件定期復(fù)制，防止信息損失，增強對現(xiàn)代化硬件設(shè)施的了解與學(xué)習(xí)，熟練運用業(yè)務(wù)技能，使電子文檔與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

四、結(jié)論

總之，隨著計算機信息技術(shù)的不斷推廣與深入，計算機信息管理已經(jīng)在文書辦理和檔案管理工作中得到了廣泛的運用，信息管理不僅減輕了勞動強度、簡化工作程序、提高工作效率和工作質(zhì)量，還擴大了信息的共享和交流，雖然實踐中還存在諸多問題，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和各層面的共同努力，信息管理將會在文書辦理和檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，這也正是計算機信息管理在文書和檔案工作中應(yīng)用的真正目的。