淺析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作

文/神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室 白玉鳳

一、檔案管理工作存在的問題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

信息檔案的有效利用不僅可以為社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展帶來卓越的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，而且能夠記錄社會(huì)發(fā)展的點(diǎn)滴，為和諧社會(huì)的建立提供奠基。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來看，在管理中由于檔案意識(shí)不夠，導(dǎo)致很多檔案工作只是敷衍了事，難以促進(jìn)檔案管理方式的改革與完善，而且重視程度的不夠加上輸入、傳出等形式的陳舊，檔案利用率偏低，無法在更大的程度上發(fā)揮出信息檔案的優(yōu)勢。同時(shí)檔案意識(shí)的不足，也難以調(diào)動(dòng)員工工作的熱情和主動(dòng)積極性，抑制了工作水平的提高。

（二）網(wǎng)絡(luò)背景下檔案管理工作機(jī)制的不足

在信息網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理被逐漸地改進(jìn)與完善，電子檔案的出現(xiàn)，大大地拓展了檔案管理的形式和手段，為檔案的進(jìn)一步傳播提供了諸多的便利。但我們知道的是，紙質(zhì)檔案是最直接、最權(quán)威、最真實(shí)以及最原始的依據(jù)，在目前的檔案管理中，沒有正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制也有待完善與補(bǔ)足。

（三）檔案專業(yè)人員的素質(zhì)有待提高

眾所周知，任何工作的順利開展都需要強(qiáng)大充足的人力資源作為保證，目前檔案管理人員隊(duì)伍在理論水平、專業(yè)素質(zhì)以及文化程度等方面參差不齊，主要表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人比較少、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)匱乏、高層次專業(yè)管理人員較少等方面，在知識(shí)型社會(huì)飛速發(fā)展的今天，只有不斷地提高檔案專業(yè)人員的工作技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能為檔案管理工作競爭力的增強(qiáng)提供不可多得的活力源泉。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案管理工作水平的良好途徑。

（一）更新檔案管理觀念

科學(xué)合理的管理理念能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的順利開展提供強(qiáng)而有力的活力源泉，注重更新檔案管理理念，能夠保證檔案管理工作不斷具備時(shí)代性和創(chuàng)新性，更好的適應(yīng)時(shí)代以及市場發(fā)展的要求。詳細(xì)一點(diǎn)來講，首先，宣傳是工作開展的基礎(chǔ)，相關(guān)檔案管理部門要積極通過電視、網(wǎng)絡(luò)媒體、工作手冊、櫥窗展示等各種各樣的手段，不斷地強(qiáng)化社會(huì)工作以及工作人員對(duì)檔案的深刻認(rèn)識(shí)，不斷地強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心與使命感，促使他們在檔案管理工作中更加地盡心盡職，保證工作的順利開展；其次，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人要經(jīng)常性地深入到檔案人員的工作和生活中去，在滿足員工基本生活需求的前提下，了解和掌握他們最新的工作動(dòng)態(tài)，鼓勵(lì)員工積極地說出自己對(duì)檔案管理的意見和建議，從而在集思廣益的前提下為檔案管理工作的創(chuàng)新做好扎實(shí)的鋪墊；再者，檔案管理工作并不僅僅是檔案部門的職責(zé)，要注重不同部門之間的溝通和交流，讓各個(gè)部門為檔案管理工作效率的提高提供更多的便利，在不同部門的共同協(xié)作下，檔案管理工作才能真正的把握全局觀念，獲得更大空間上的發(fā)展。還有，管理理念的強(qiáng)化，需要配套的規(guī)章制度去約束和完善，要結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷地補(bǔ)足和完善相關(guān)的規(guī)章制度，要在會(huì)議商討、溝通員工、借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)等的前提下，促使事前、事中、事后各個(gè)工作細(xì)節(jié)能夠環(huán)環(huán)相扣，建立完善的檔案管理制度，確保檔案工作有章可循、規(guī)范操作。

（二）完善信息網(wǎng)絡(luò)化檔案工作機(jī)制

提高檔案的利用率和價(jià)值，是檔案管理工作的重要目標(biāo)，我們要不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和借鑒精華，不斷地完善信息網(wǎng)絡(luò)化檔案的工作機(jī)制，充分發(fā)揮出檔案管理的作用。具體來說，其一，派遣專業(yè)人員，建立檔案部門專屬的網(wǎng)站，并在網(wǎng)站上提供有限制性的或非保密性的電子文件查詢、利用服務(wù)，促使電子信息檔案的內(nèi)容豐富、覆蓋面廣、利用率高等優(yōu)點(diǎn)充分地發(fā)揮出來，為檔案使用者提供更多的便利；其二，檔案部門要改變傳統(tǒng)意義上的在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其整理、收集，并且在相關(guān)的服務(wù)器上歸檔，不斷地改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集問題；其三，傳統(tǒng)的檔案利用方式大多是參加檔案展覽、到檔案部門尋找原件、閱讀檔案復(fù)印件等，而在信息時(shí)代化的今天，人們更加關(guān)注的是時(shí)效性，因此，檔案管理部門可以嘗試開展在線服務(wù)，建立信息檔案的搜索、瀏覽等網(wǎng)頁，有需要的用戶可以在滿足相關(guān)條件、獲得相關(guān)允許的前提下進(jìn)行檔案的下載等操作權(quán)限，拓展了檔案利用的時(shí)間和空間；其四，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作來說是一把雙刃劍，我們需要妥善處理好網(wǎng)絡(luò)安全的問題，才能更好的使得網(wǎng)路成為檔案管理發(fā)展的催化劑，要結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，借助于防火墻、用戶操作權(quán)限、密保更新以及定時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)等手段，不斷地強(qiáng)化安全工作，保證信息檔案的安全、完整、有效。還有，檔案一定要雙備份，在做好電子檔案管理工作的同時(shí)，要注重紙質(zhì)檔案與其的配套工作，讓二者成為各項(xiàng)檔案存在的統(tǒng)一體，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。需要注意的是，工作機(jī)制的完善并不意味著完全摒棄傳統(tǒng)的檔案工作方式，這需要我們結(jié)合檔案管理工作的環(huán)境、面對(duì)的挑戰(zhàn)以及工作進(jìn)展要求等情況，進(jìn)行權(quán)衡與對(duì)比，確定最適宜的管理方式與工作機(jī)制。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作水平的高低，直接取決于檔案管理人員素質(zhì)的高低，檔案管理人員整體素質(zhì)如何，是保證檔案工作服務(wù)質(zhì)量增強(qiáng)以及檔案管理工作順利進(jìn)展的重要人力資源基礎(chǔ)，同時(shí)也是促使企事業(yè)單位發(fā)展的強(qiáng)大后援。檔案管理人員要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在平時(shí)的工作之余通過看書、上網(wǎng)查閱、與同行交流學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)活動(dòng)等多種手段，掌握更多的檔案管理方面的知識(shí)與技能，還要注重提高自己的計(jì)算機(jī)技能，在提高自身的業(yè)務(wù)能力的同時(shí)也促進(jìn)自身的成長與進(jìn)步，更加自如地應(yīng)對(duì)工作中所出現(xiàn)的壓力和挑戰(zhàn)；與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大支持力度，在人員方面，要借助于提供繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等良好的機(jī)會(huì)，為檔案人員素質(zhì)的提高做好鋪墊，同時(shí)要通過學(xué)生分配單位內(nèi)部提拔、社會(huì)招聘等手段為檔案管理工作吸收更多高層次的復(fù)合型人才。還有，檔案工作人員從一開始就要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，將增強(qiáng)“主動(dòng)服務(wù)”和“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)，在做好既定的檔案接收、整理、保管、鑒定以及利用等工作的同時(shí)，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，不斷地改進(jìn)工作的方式、手段，為社會(huì)公眾提供更好的服務(wù)。除此之外，檔案工作人員在掌握了基本的檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)以及中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)時(shí)，還要熟知一定的歷史學(xué)、情報(bào)學(xué)、古漢語知識(shí)和領(lǐng)導(dǎo)學(xué)等，以保證檔案管理水平的提高。

三、結(jié)束語

隨著檔案內(nèi)容的日益豐富、檔案數(shù)量的日益增加以及檔案信息載體的日益多樣，檔案事業(yè)的規(guī)模逐漸壯大，這給檔案管理工作帶來了更多的挑戰(zhàn)和壓力。檔案管理工作的改革與創(chuàng)新是一個(gè)系統(tǒng)的、長期的工程，我們要結(jié)合已有的工作經(jīng)驗(yàn)和工作形式，融合信息網(wǎng)絡(luò)所帶來的優(yōu)勢，不斷地完善檔案管理工作，促進(jìn)管理水平的提高，提升檔案的社會(huì)價(jià)值。

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