交通檔案管理存在的問題和克服措施探討

文/江蘇省無錫市公路管理處 沈璐

根據(jù)國際通用標準，目前中國有許多城市已經進入汽車社會。據(jù)媒體公布的數(shù)據(jù)目前全球汽車保有量大約10億輛，中國占據(jù)了其中的11%。成為僅低于美國(2010年2.4億輛)的世界第二大汽車保有國。如此眾多的機動車保有量和大體相應的動車駕駛人使車輛管理復雜化，產生了大量的交通管理檔案，加強交通檔案管理已是刻不容緩，其網絡化管理勢在必行。車輛管理對單位而言，應包括車輛檔案管理、駕駛員檔案管理、駕駛員行車技術安全管理、車輛定位管理、行車管理、加油管理、維修管理和費用管理等幾大方面，目的在于增加車輛安全行駛，提高車輛使用效率。然而，在實際管理中，對交通檔案的管理存在著一些這樣那樣的問題，為了加強檔案業(yè)務建設，提高檔案管理水平，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，更好地為交通管理建設服務。本文對此問題作一個初略的探討。

一、交通檔案管理存在的問題

（一）歷史檔案的電子化問題

從歷史的角度看道路交通運輸檔案是每個參與道路交通運輸車輛和駕駛人員的歷史記錄，通過記載和保存道路交通運輸車輛和駕駛人員的檔案可以了解車輛運輸和駕駛員的工作情況以便解決實際問題，道路交通運輸檔案不僅反映交通運輸車輛和駕駛人員過去和現(xiàn)在情況，對于道路交通管理部門掌握必要的信息，做好管理工作也具有十分重要的意義。歷史上道路交通運輸檔案管理基本上延續(xù)紙質檔案管理方式，道路交通運輸檔案管理改革工作近年來剛剛起步，采用先進的計算機管理方式還在探索之中，因此對于此種檔案的利用比較低，其信息利用是一個難題，需要解決經費、人員等問題。

一是紙質檔案耐久性差。紙質檔案保管過程中最大的問題是耐久性問題，從內因來講紙張質量，纖維含量，粘膠質量，酸堿含量，金屬離子含量等等都是影響紙質檔案耐久性的重要原因。以及借閱、復制過程中人為損壞和機械磨損等等，這就造成紙質檔案難以長期保存。

二是紙質檔案保存占用空間大。紙質檔案除了必須的文件、資料以外，每一份檔案都要有一個專門的檔案袋包裝，一些重要檔案還要進行裝訂，編制目錄，編制查詢檢索文件，其占用空間極大，對檔案場館的建設帶來了壓力。

三是紙質檔案查詢檢索難度大。由于涉及的時間跨度大，道路長，部門多，即漫長的建成通車的公路總里程，巨額的機動車保有量，道路交通管理部門的路檢人員如果要查清每一臺車的檔案資料和每一名機動車駕駛員檔案資料簡直比登天還難。

四是紙質檔案無法實現(xiàn)全國共享。建國以來我們國家道路交通運輸檔案管理基本上按照屬地管理原則，車輛、駕駛人員檔案歸車輛所在地、駕駛人員檔案在戶籍所在地（申領駕照所在地）保管，查詢檢索必須取得檔案管理部門的支持和幫助，實際上除非重大交通運輸事故，基本上很少異地查詢檢索。事實上紙質檔案根本無法實現(xiàn)全國共享。

（二）現(xiàn)有體制下交通檔案存在的問題

檔案管理在交通管理部門中所占的地位。只不過是一個極為最普通平常的部門，不被人們乃至領導的觀注和重視，作為一個檔案管理者也認為是一個極為一般的工作，任何人都能干，只是一個資料保管員，只要把資料分明別類的整理好，存放好就行了；就如何深入進行研究、分析、如何提高利用價值、如何更好的為社會、單位、個人服務，則是很少被考慮的。鑒于這樣的思維定勢，使交通部門的檔案管理工作處于低水平低效益的狀況，其突出表現(xiàn)為：

一是軟硬件配套設施較差。由于管理部門對檔案工作認識不足，致使檔案館舍場館嚴重不足，檔案館的硬件如計算機、打印掃描設置嚴重不足，現(xiàn)有設施已系統(tǒng)老化，跟不上信息時代計算機工作的必需要求，系統(tǒng)軟件也缺少更新，對檔案地錄入和上網共享帶來困難。配備人員也和檔案管理條例等標準不符，致使人手緊張，同時日常支出經費嚴重不足，使檔案館現(xiàn)有人員疲于應付，工作積極性大受影響。

二是人員素質有待提高。由于檔案館成了交通局富余人員安排的集中地，致使檔案館工作人員素質不齊，缺少應有培訓和經驗，少數(shù)人存在著混日子的想法，對檔案工作的工作流程技藝缺少了解和研究，亟待提高從業(yè)人員的素質。

三是交通檔案數(shù)字化管理安全性問題。計算機、互聯(lián)網給人們帶來的便捷同時面臨的最大問題是數(shù)據(jù)安全問題。由于網絡攻擊和黑客等的存在，交通檔案成其攻擊的對象之一，給計算機操作人員的技術提出了新的要求，要求檔案工作人員熟悉計算機的安全防止和對于密級不同采取不同的保護措施的能力，處理好密級與分安全性的平衡，這方面檔案館人員自身的素質有一定的差距。

四是檔案數(shù)字化管理與紙質化管理有效銜接問題。前文提到過全國交通管理紙質檔案的數(shù)量，如此巨量紙質檔案要實現(xiàn)數(shù)字化管理工作難度可想而知，如何做好紙質檔案保管與數(shù)字化管理的銜接和過渡也是亟待思考和認真解決的問題之一。

二、做好交通管理工作的措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理體制

一是單位領導必須對檔案工作的作用和意義有一個確切的認識。須知在信息時代檔案資料已成為科學決策的重要參考依據(jù)和傳導信息的神經網絡，投入必要的經費和人員，建設滿足要求的場館及計算機等各種軟硬設施，并對人員進行培訓和給予升職的機會。

二在管理體制上檔案部門就要負責好本單位的檔案管理工作，并配備專職的檔案人員，負責本單位全部檔案的日常管理工作和各項具體的檔案工作事務，并對所屬單位的檔案工作實行業(yè)務領導，并接受上級檔案部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。檔案管理者要忠于職守，并由主管領導分管檔案工作，以明確全社會的檔案意識在培強?，F(xiàn)在各部門基本都有了一個較完整的網絡體系，對檔案工作的重視程度，也有了一定提高。

三是抓好基礎關，促進檔案工作正規(guī)化，搞好檔案基礎工作，就是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，也就是促進檔案規(guī)范化、科學化的重要步驟，逐步完善制定各項制度。

（二）注重人才培養(yǎng)提高檔案人員的素質

社會的發(fā)展，科學技術的進步，使檔案工作的任務，工作環(huán)境、服務對象，管理方式都在發(fā)生變化，現(xiàn)代技術也廣泛應用到檔案工作中去，這些無疑需要人去操作去管理，因此提高檔案工作者素質，就是要加速檔案科技進步，推動檔案業(yè)發(fā)展是關鍵，就要引起領導的重視，注霞人才，把住人才入門關，引進一些有專業(yè)技術技能的人才，充實檔案隊伍。要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術特長的年輕干部，對他們身上存在的不足應加以克服和正確引導教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點和長處，發(fā)揮他們聰明才智，并大膽啟用。

1.根據(jù)檔案業(yè)的需要，抓好在職檔案人員的培訓，提高人員的素質，采取多種形式，適時的安排在職人員學習檔案業(yè)務知識，參加檔案保護、科技檔案和文書檔案等不同的內容的研討班、學習班，組織檔案人員劍管理水平較高的部門參觀學習，取長補短借鑒先進性管理思想和管理手段，改進檔案管理方法。

2.外語是當前檔案專業(yè)技術人員在評聘和晉升檔案專業(yè)技術職務時的一大考試“難關”，大多數(shù)檔案干部的外語水平尚未達到初級等級證書的水平，利用各種教育方式，提高他們學習外語的興趣，鼓勵他們克服學習中遇到的困難，樹立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心，同時也改變了檔案專業(yè)技術職務人員貧乏的狀況。

3.抓好服務工作，積極搞好檔案的開發(fā)利用。檔案工作管理是手段，利用是目的，保存檔案的目的，就是為了提高利用，離開了利用，檔案就失去了保存的價值，搞好開發(fā)利用，具體來講就是為領導決策提供服務，為本機關部門管理工作服務，為基層服務，也就是著眼服務開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的作用。把企業(yè)交通建設檔案不斷地轉化為生產力，最大限度地發(fā)揮其特有的作用是我們的目的。我作為一個交通建設檔案工作者，更要適應新形勢的發(fā)展，努力學習現(xiàn)代科學文化知識，提高自身的業(yè)務素質，在現(xiàn)代企業(yè)改革發(fā)展的歷史階段，要擺正自已的位置，看重自己的工作對企業(yè)的發(fā)展進步所起的作用，進一步提高檔案管理水平，為交通建設發(fā)展作出應有的貢獻。

（三）做好檔案管理的信息化工作

隨著信息技術的不斷成長，檔案管理行業(yè)出現(xiàn)了很多信息管理系統(tǒng)，這些信息管理系統(tǒng)通常都圍繞相關組織的檔案展開進行服務。檔案資料的數(shù)字化，一方面將信息從壽命有限的載體中釋放出來，這不僅僅是將工作人員從繁冗的載體維護工作中解放出來，更是將信息數(shù)字化的過程，是擴大信息使用范圍和影響力的過程，是將檔案信息無限備份的過程。

就目前的狀況看，很多時候建立檔案信息系統(tǒng)的組織都會盲目追求系統(tǒng)的高配置，而對于自身的需求未加深入挖掘，造成極大程度的資源浪費。此外，雖然檔案管理實現(xiàn)了信息化，但是并不代表檔案管理的工作態(tài)度和方式有所改變。很多組織中的檔案管理工作仍然沿用了實體管理階段的工作方式，只是將紙質的檔案轉化成為電子數(shù)據(jù)，甚至有些組織將電子數(shù)據(jù)視為備份，在實際工作中仍然以傳統(tǒng)檔案載體作為主要工作對象。最重要的是，雖然檔案信息的數(shù)字化在這個階段都已經基本開始著手并且有的組織已經完成，但是檔案工作的主旨思想?yún)s還需要進一步地糾正。檔案的作用不僅僅是對于以往事件的如實記錄，更多在于對未來行為的指導，因此僅僅是進行整理并不夠，還需要在不同時期的檔案中建立起相應的網絡，讓不同時期不同環(huán)境中的事件之間保持聯(lián)系，相互對比，才能獲得良好的效果。同時，檔案的完善是一個不斷演進的過程，絕不能夠因為事件過去了，檔案就被封存在相應的存儲單元中，而應當進行不斷的完善。段檔案管理工作的主要方向在于構建起位，讓檔案真正發(fā)揮作用。

（四）做好檔案管理的安全工作

對于檔案管理來說安全工作至關重要，電腦系統(tǒng)管理員應有較強的防病毒攻擊能力，熟悉計算機病毒的類型和攻擊的方法并加以防止。如設置防火墻，對于內部網應設置好使用和防范的權限，即既要使用方便又要有效防止計算機攻擊。設置不同權限的密碼是個好方法。此外應做好以下幾個方面的工作。

1.檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)備份問題。由于計算機、互聯(lián)網的安全性問題必須做好檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)備份工作，不僅要做好本地數(shù)據(jù)備份，還要做好異地數(shù)據(jù)備份，在防止計算機、互聯(lián)網故障的同時，要做好防自然災害工作。避免汶川地震那樣的重大自然災害造成不可挽回的損失。

2.檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)集成問題。如今的計算機、互聯(lián)網技術日臻成熟，數(shù)據(jù)庫管理，數(shù)據(jù)集成的成功經驗比比皆是，要做好數(shù)據(jù)集成的軟件開發(fā)工作，筆者以為道路交通運輸檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)應該參照第二代居民身份證管理系統(tǒng)開發(fā)軟件，便于數(shù)字化檔案錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢檢索，便于實時更新數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)。