淺談工會(huì)檔案的信息化管理

文/阜新市礦區(qū)社會(huì)保障管理中心工會(huì) 李楊

工會(huì)檔案的信息化管理是依據(jù)工會(huì)檔案管理的基本要求，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，以系統(tǒng)安全管理檔案為主要目的，來對(duì)檔案的各種信息進(jìn)行的采集、整理、保存以及利用的系統(tǒng)化工程，有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行。

一、目前檔案管理存在的主要問題

（一）對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)程度相對(duì)較低

現(xiàn)在我國(guó)很多工會(huì)對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)還只是停留在一個(gè)很淺薄的狀態(tài)，并沒有真正認(rèn)識(shí)到其對(duì)于后期工作的重要性。甚至有的官員認(rèn)為工會(huì)工作就是進(jìn)行福利的發(fā)放以及舉辦活動(dòng)等，根本就不存在建立檔案的必要，并沒有把檔案的管理放在真正的工作日程上去做。而且，存在一部分的工會(huì)組織對(duì)于檔案管理這一方面投入的相對(duì)較少，一些硬件設(shè)施的配備上沒有達(dá)到要求，大量的采集、統(tǒng)計(jì)、記錄以及管理都是依靠人工作業(yè)，這在很大程度上妨礙了工作效率的提高。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)程度低

首先，很多的工會(huì)組織在檔案管理人員這一方面工作做的不到位，缺少相關(guān)工作的專職人員?；蛘邚氖聶n案管理工作的人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于本職工作流程及內(nèi)容不熟練，在進(jìn)行檔案資料的收集、整理和歸檔的過程中出現(xiàn)漏掉信息或者信息錯(cuò)誤的情況。其次，對(duì)檔案管理的相關(guān)設(shè)施跟不上，并沒有配備像計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化工作中不可缺少的硬件設(shè)施；或者并沒有建立專門的檔案室，辦公室即檔案室的現(xiàn)象普遍存在，致使大量的工會(huì)檔案資料流失。

（三）信息化管理意識(shí)淺薄

這個(gè)主要在以下幾個(gè)方面來表現(xiàn)，首先，現(xiàn)在很多工會(huì)組織還保留著重保存輕利用、因?yàn)楸４娑４娴墓ぷ鲬B(tài)度，滿足于傳統(tǒng)“你查我調(diào)”的管理方法。其次，檔案管理工作人員習(xí)慣傳統(tǒng)工作模式，并且沒有要改變現(xiàn)狀的想法，沒有利用信息化來進(jìn)行管理的意識(shí)。最后，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，不能做到掌握現(xiàn)代管理技術(shù)并且付諸于實(shí)踐。

（四）檔案收集管理制度不規(guī)范

檔案收集管理制度的不規(guī)范，導(dǎo)致管理人員在進(jìn)行檔案信息收集過程中不積極，整個(gè)工作流程執(zhí)行不嚴(yán)格，出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺漏等情況。另外，在進(jìn)行信息歸檔的過程中書寫標(biāo)題不規(guī)范，后期查找存在很大麻煩。最后，對(duì)于相似的信息沒有進(jìn)行同類規(guī)整，導(dǎo)致信息比較繁雜混亂。

二、解決檔案管理存在問題的措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理人員是整個(gè)工會(huì)檔案管理工作的基礎(chǔ)所在，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，是對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的前提條件。在信息化時(shí)代的背景下，信息的多元化被體現(xiàn)出來，如何在各種各樣的信息中篩選出有用的信息，并且對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔以及應(yīng)用，是整個(gè)檔案管理工作的重要方面?，F(xiàn)今工會(huì)檔案管理工作與專業(yè)技術(shù)、高新技術(shù)是密切相關(guān)的，提高工作人員的專業(yè)水平，是關(guān)系到整個(gè)檔案管理工作能否順利進(jìn)行的重要因素。工會(huì)可以組織系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高新技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)水平，增強(qiáng)信息化管理技能，從而更好的進(jìn)行檔案工作。

（二）提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

工會(huì)是為了廣大勞工群眾存在的，是為了服務(wù)于他們，檔案的信息化管理可以充分發(fā)揮出檔案信息所具有的的服務(wù)功能。檔案信息的服務(wù)性質(zhì)決定了相關(guān)工作人員必須要具備相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)。樹立正確的服務(wù)態(tài)度，積極主動(dòng)的去搜集、整理、歸檔和利用相關(guān)信息，進(jìn)一步完善檔案信息資源，始終把服務(wù)作為自己的工作核心。同時(shí)在工作過程中要不斷提高服務(wù)質(zhì)量、拓展服務(wù)內(nèi)容、完善服務(wù)形式，使檔案工作的服務(wù)性質(zhì)完全發(fā)揮出來，更好的為廣大勞工群眾進(jìn)行服務(wù)。

（三）建立完善的管理制度

要做到完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理還需要在管理制度方面進(jìn)行改善，建立完善的管理制度是工作順利進(jìn)行的前提，可以保證工作整體的科學(xué)化、合理化和規(guī)范化。管理制度主要包括歸檔的方法、內(nèi)容以及時(shí)間等方面，統(tǒng)一制定系統(tǒng)有效的管理方法，做到對(duì)信息的準(zhǔn)確篩選。制定檔案信息收集以及利用的相關(guān)制度；制定管理人員的工作內(nèi)容以及能力要求的制度；制定各級(jí)工會(huì)信息收集、呈報(bào)以及管理等制度，確保檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)工會(huì)檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)

計(jì)算機(jī)因其運(yùn)算速度快、儲(chǔ)存量大、精確度高等優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)成為檔案管理工作中不可缺少的基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)檔案管理工作硬件設(shè)施的建設(shè)，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，有助于檔案的收集、整理、入檔等工作快速準(zhǔn)確的進(jìn)行。另外，還需大力建設(shè)工會(huì)的局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的保障。

三、結(jié)語

實(shí)施工會(huì)檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)科學(xué)化服務(wù)的有效途徑，更好的提升了工會(huì)工作的整體水平。因此，在條件允許的情況下應(yīng)大力開展對(duì)于工會(huì)檔案信息化管理的建設(shè)。

[1]趙桂香,董艷輝.工會(huì)檔案在工會(huì)工作中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2011(04).

[2]門偉麗.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2010(08)