淺析電力工程檔案的高效性管理

文/寧夏電力公司吳忠供電局 鮑麗芳 鄒蒙

隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)電力的需求越來(lái)越旺盛，電力項(xiàng)目建設(shè)得到深入發(fā)展。為保障電力項(xiàng)目的建設(shè)管理高效化，有關(guān)電力工程檔案管理也應(yīng)該逐步完善，其相應(yīng)的法律規(guī)劃及管理標(biāo)準(zhǔn)也理所應(yīng)當(dāng)與國(guó)際慣例實(shí)現(xiàn)接軌。加強(qiáng)對(duì)電力工程檔案管理，特別是做好電力工程文件資料的收集、整理、歸檔、移交等工作既是實(shí)現(xiàn)電力工程檔案的高效化管理，也是確保電力工程項(xiàng)目的順利完工的重要保障。

一、電力工程檔案管理存在的突出問(wèn)題

（一）電力工程檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)普遍不高

隨著區(qū)域經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力工程建設(shè)步伐加快，檔案服務(wù)的范疇在持續(xù)擴(kuò)大，檔案工作的信息化水平越來(lái)越高，現(xiàn)代化的檔案管理手段層出不窮，隨著“智慧工程”的不斷推進(jìn)，智能化檔案管理工具的應(yīng)用率越來(lái)越高。在此形勢(shì)下，部分電力工程檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理職業(yè)素養(yǎng)還很缺乏，體現(xiàn)在：首先，電力工程檔案管理工具應(yīng)用方面，部分電力工程檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化電力工程檔案管理工具的應(yīng)用效率普遍不高。其次，目前多數(shù)電力工程檔案管理人員在進(jìn)行電力工程檔案管理時(shí)僅局限于電力檔案的一般性，即檔案信息收集、整理、保存、利用等，其對(duì)電力工程檔案的政策研究、電力工程實(shí)施類(lèi)的檔案信息收集等方面的工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)缺乏。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度執(zhí)行效率不高

電力工程項(xiàng)目所涉及的利益群體較為眾多，有關(guān)電力工程檔案管理的面也較廣。受管理難度影響，不同電力工程工作單位對(duì)其相應(yīng)的檔案信息收集及管理方式也不盡相同，并沒(méi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程，即使存在標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度也會(huì)因?yàn)閱挝患?jí)別、工程要求等因素使得這些標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度在具體操作層得不到有效落實(shí)。在電力工程項(xiàng)目的前期設(shè)計(jì)階段，相關(guān)具有資質(zhì)的設(shè)計(jì)單位會(huì)產(chǎn)生電力工程設(shè)計(jì)檔案。但受到設(shè)計(jì)、實(shí)施工期的影響，設(shè)計(jì)方案往往會(huì)存在著諸多的變更，而設(shè)計(jì)單位通過(guò)受工期短的限制沒(méi)有對(duì)其設(shè)計(jì)方案及其變更方案有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理，設(shè)計(jì)變更領(lǐng)導(dǎo)簽字具有較大的隨意性，這些都為電力工程檔案管理增加了難度。在電力工程項(xiàng)目施工階段，工程施工的檔案管理往往得不到重視。工程實(shí)施人員將更多地關(guān)注工程的基建方面，對(duì)有關(guān)工程施工進(jìn)度記錄方面的檔案文件很少關(guān)注，整個(gè)電力工程進(jìn)度方面的檔案沒(méi)有統(tǒng)一編號(hào)，日期、印章、簽字等環(huán)節(jié)嚴(yán)重缺失，部分檔案文件甚至?xí)诠こ探Y(jié)束后丟失。在電力工程驗(yàn)收階段，面對(duì)眾多工程檔案清理時(shí)往往會(huì)因檔案工作人員不足出現(xiàn)盲目的電力工程檔案接收現(xiàn)象，未對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步價(jià)值分析和核查，使一部分檔案資源出現(xiàn)冗余，甚至出現(xiàn)重要檔案資源缺失。

（三）電力工程檔案管理過(guò)程中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不足

目前電力工程檔案管理已經(jīng)不局限于紙質(zhì)材料、聲音、影像等形式的檔案收集與管理，但縱觀當(dāng)前國(guó)內(nèi)電力工程檔案管理可以發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)內(nèi)電力工程檔案管理多以紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄為主，檔案實(shí)現(xiàn)配圖、影像同步存檔力度還不足。且這些檔案管理形式都遠(yuǎn)不能夠滿足電力工程發(fā)展需求，特別是電力工程的聲音及影像檔案資料的存檔需求。當(dāng)前電力工程檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、聲音、影像等多樣化檔案的同步管理，其對(duì)聲音、影像檔案的記錄關(guān)注點(diǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，部分電力工程單位并沒(méi)有配備高效的現(xiàn)代信息技術(shù)以應(yīng)對(duì)電力工程檔案的管理。原因主要有：首先，電力工程檔案信息收集人員對(duì)電力工程聲音、影像等檔案資料的重視程度不夠。其次，在檔案管理過(guò)程中對(duì)于聲音、影像等資料的保存往往需要很大存儲(chǔ)空間，而當(dāng)前一些電力工程檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理信息化設(shè)備去支撐這些聲音、影像資料的存儲(chǔ)，使得一部分具保存價(jià)值的聲音、影像資料流失。

二、提升電力工程檔案管理效率的對(duì)策分析

（一）強(qiáng)化電力工程檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)

檔案管理專(zhuān)業(yè)化水準(zhǔn)在很大程度上要取決于電力工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平，因此，在電力工程檔案管理過(guò)程中要不斷加強(qiáng)電力工程檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，持續(xù)提升其檔案管理的專(zhuān)業(yè)化素養(yǎng)。首先，要通過(guò)強(qiáng)化訓(xùn)練不斷提升電力工程檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。一方面要通過(guò)專(zhuān)業(yè)課程設(shè)置來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)電力工程檔案管理的政策、規(guī)范文件學(xué)習(xí)，提升其業(yè)務(wù)知識(shí)水平。另外通過(guò)實(shí)地演練來(lái)強(qiáng)化電力工程檔案管理人員對(duì)電力工程的理解，使得其更好的理解電力工程設(shè)計(jì)、建設(shè)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理重點(diǎn)，從而更好的把握電力工程檔案管理的質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電力工程檔案管理中所存在的問(wèn)題，并對(duì)其進(jìn)行恰當(dāng)?shù)男拚?。其次，?gòu)建完善的電力工程檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）逐步構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案管理制度

標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案制度有助于我們實(shí)現(xiàn)高效的電力工程檔案管理，極大提升電力工程檔案管理的價(jià)值。在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案管理制度工作中可以從流程標(biāo)準(zhǔn)化和檔案文件規(guī)范化兩個(gè)層面入手。首先，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)電力工程檔案管理的高效性。這種標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案管理流程建立需要從標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案庫(kù)建立和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案借閱流程兩個(gè)方面考慮。在標(biāo)準(zhǔn)化的電力工程檔案庫(kù)建立過(guò)程中需要不斷規(guī)范不同崗位的職責(zé)。為保證這些標(biāo)準(zhǔn)化流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)對(duì)電力工程檔案文件進(jìn)行規(guī)范化處理。

（三）利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)電力工程檔案管理形式的多樣化發(fā)展

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用可以有效緩解當(dāng)前電力工程檔案管理的信息共享、存儲(chǔ)空間等方面的短板，通過(guò)為電力工程檔案室配置適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代信息技術(shù)可以有效實(shí)現(xiàn)電力工程建設(shè)單位和檔案管理單位之間的檔案信息共享，保證檔案信息的全面性和一般檔案信息的可共享性。另通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用可以極大拓展電力工程檔案管理單位的檔案資料存儲(chǔ)空間，為其聲音、影像等方面的檔案資料大量存儲(chǔ)提供可能。

三、小結(jié)

電力工程建設(shè)是關(guān)系經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)民生的重要項(xiàng)目，電力工程檔案管理是電力工程項(xiàng)目的重要組成部分，在檔案管理新形勢(shì)的影響下，電力工程檔案管理也有必要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷促使其向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理靠攏，為建設(shè)和諧社會(huì)、和諧電力提供充足的檔案服務(wù)。