淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案的管理

文/新鄉(xiāng)市中心醫(yī)院 王雪

近年來，我國社會主義市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展，我國醫(yī)療體制改革也不斷深入。為了在競爭中取得優(yōu)勢，醫(yī)院除了不斷增加科技創(chuàng)新能力，提高醫(yī)療水平之外，也越來越重視醫(yī)院的內(nèi)部管理和控制。醫(yī)院的文書檔案，不僅是一部醫(yī)院的發(fā)展史，記載著醫(yī)院不同發(fā)展時期、不同條件下的重要信息，同時，也是醫(yī)院現(xiàn)在進行改革創(chuàng)新的重要依據(jù)，促進了醫(yī)院更加信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化、程序化管理的進程，提高了醫(yī)院管理的整體水平。

一、文書檔案管理的特點

醫(yī)院的文書檔案包括相對獨立的病例檔案和會計、文書、人事、固定資產(chǎn)等綜合性檔案，是醫(yī)院檔案管理工作中的重點，也是醫(yī)院辦公室或綜合檔案室里的一項基礎(chǔ)工作。檔案管理主要是指檔案的收集、案卷整理、立卷、歸檔、使用、銷毀的全過程，具有專業(yè)性、規(guī)范性、標準型、保密性、服務(wù)性、多樣性等特點。因此，在醫(yī)療體制改革不斷深入的新形勢下，醫(yī)院不僅要及時掌握好醫(yī)療市場的新情況，按照自身特色及優(yōu)勢，對相關(guān)檔案進行收集整理，還要樹立服務(wù)意識，不斷提高檔案利用率，努力開拓檔案資源，主動服務(wù)。

二、文書管理檔案的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院文書檔案管理人員意識有待提高

很多醫(yī)院的工作人員，甚至是單位領(lǐng)導(dǎo)沒有正確的認識檔案文書檔案的重要性，認為醫(yī)院的主要考核是經(jīng)濟考核，文書檔案工作與醫(yī)院管理關(guān)系不大，因此應(yīng)該把主要人力和財力用在醫(yī)療水平的提高上。甚至有人認為，醫(yī)院對文書檔案管理降低了工作效率，沒有實際意義。正是由于有這些錯誤的思想存在，造成了在文書檔案管理的過程中，很多工作人員執(zhí)行起來消極怠工，很多工作人員產(chǎn)生抵觸情緒，不配合醫(yī)院進行文書檔案的管理工作。另外，由于醫(yī)院進行文書檔案管理需要人員、設(shè)備、資金的投入，在醫(yī)院資金不足的情況下，為了節(jié)約成本，往往給醫(yī)院進行文書檔案管理工作造成了限制。做不好文書檔案管理，不僅不利于醫(yī)院降低成本，反而會對醫(yī)院的正常醫(yī)療、科研、教育等活動的開展產(chǎn)生一定的影響。

（二）醫(yī)院文書檔案的基礎(chǔ)比較薄弱

醫(yī)院建立文書檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)的好壞，主要體現(xiàn)在以下兩個方面。一是組織保障。有了制度保障，還要有組織保障。目前，很多醫(yī)院沒有成立專門的文書檔案管理科室，也沒有配備專門的檔案管理人員，僅僅都是依附于辦公室，這對于項目繁多的文書檔案來說，是遠遠不夠的。缺乏必要的人力、財力、設(shè)施投入，自然無法真正搞好文書檔案管理工作，發(fā)揮好文書檔案管理的重要作用。二是人才保障。醫(yī)院的文書檔案，不是一項簡單的辦公室工作，對管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求很高，既需要較高的辦公能力，也需要熟悉相關(guān)的檔案管理知識及法律、法規(guī)，還需要具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力。但是目前由于醫(yī)院的檔案管理隊伍年齡偏大，普遍存在著計算機操作水平不高，專業(yè)知識不全面等現(xiàn)象，缺乏具有專業(yè)知識和創(chuàng)新意識、較高計算機操作水平新鮮血液。

（三）文書檔案的利用率有待進一步提高

醫(yī)院的文書檔案是醫(yī)院正常的運營、醫(yī)療、科研、教學(xué)的保障，但是其利用率還有待進一步提高。目前很多醫(yī)院進行檔案檢索還是以傳統(tǒng)的手工檢索為主，在編制檢索工具上，雖然做了大量工作，但是出現(xiàn)了“多而不精”的現(xiàn)象。加上有些工作人員對檔案的利用意識不高，部門間的利用情況不均衡，醫(yī)院檔案管理的節(jié)約模式單一，都致使了檔案管理的利用率無法提高。

三、加強完善醫(yī)院文書檔案管理的措施

（一）強化醫(yī)院的文書檔案管理意識，加大檔案管理設(shè)施投入

要想更好地實行醫(yī)院文書檔案，首先要更新觀念，強化檔案管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及工作人員要充分的認識到加強醫(yī)院檔案管理的必要性和迫切性，積極配合、做好檔案管理工作。要通過學(xué)習(xí)、宣傳等多種手段，從領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，參與到文書檔案管理中來，為科學(xué)的、規(guī)范的、有效的進行信息收集、檔案建立、銷毀等工作做好基礎(chǔ)。只有形成了重視文書檔案管理氛圍，才能真正貫徹執(zhí)行好文書檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案管理成為醫(yī)院每位員工都能自覺主動參與的工作。同時，應(yīng)該加大對醫(yī)院檔案管理所需的電腦、掃描儀等硬件設(shè)施的投入和所需的財力投入，來保障醫(yī)院的檔案管理工作順利開展。

（二）強化醫(yī)院文書檔案的基礎(chǔ)

根據(jù)文書檔案管理的需要，要加強醫(yī)院文書檔案的制度建設(shè)和組織建設(shè)。要根據(jù)醫(yī)院的實際情況和文書檔案的特點，根據(jù)不同的項目、類別、性質(zhì)，制定出合理的、可行的文書檔案管理流程及制度規(guī)范。要通過有效的規(guī)章制度，規(guī)范和約束醫(yī)院各級管理者和工作人員的行為。例如，在文書檔案立卷和銷毀時，要按照文書管理的日期、規(guī)律等做好年度歸檔管理，并根據(jù)不同分類進行登記，以便于查找。對于需要銷毀的檔案，要及時匯報，待負責(zé)人審核后，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批，并在專人的監(jiān)督下銷毀，確認簽字后要在目錄中注銷已經(jīng)銷毀的檔案。而在借閱的時候，也要嚴格按照借閱手續(xù)進行，要注意遵守保密規(guī)定，保證檔案的完整性、安全性和整潔性。同時要設(shè)立專門的文書檔案機構(gòu)并配備專門的檔案管理人員。要做好登記、借閱、保密等工作的同時，做好防蟲、防盜、防火的工作。要將文書管理工作納入到日常的工作中，并列入年度考核內(nèi)容。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于各項繁雜的檔案管理工作來說，對工作人員提出了更高的要求。要加強檔案管理工作人員的專業(yè)能力和理論素養(yǎng)。一方面，醫(yī)院應(yīng)該大力引進水平高、能力高、素質(zhì)高的專業(yè)檔案人員，將先進的檔案管理理念引入醫(yī)院的實際管理運營中來。加強對檔案管理人員的能力培訓(xùn)，提供更多的培訓(xùn)機會，加強職業(yè)道德素質(zhì)教育，制定獎懲分明的激勵制度，提高員工的積極性和警惕性。另一方面，作為醫(yī)院檔案管理人員，要增強責(zé)任意識和業(yè)務(wù)能力，更新觀念，通過學(xué)習(xí)，努力提高自身的專業(yè)知識，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，掌握新技能，用更加科學(xué)的管理方法和分析方法，提高工作效率，掌握好醫(yī)院的檔案文書，為醫(yī)院更好的發(fā)展提供科學(xué)信息保障，提高醫(yī)院的競爭力和綜合水平。

（四）提高文書檔案管理的利用率和服務(wù)性

醫(yī)院進行文書檔案管理，就是為了能夠更好利用相關(guān)檔案文書，提高醫(yī)院的整體實力。要想更好的利用文書檔案，就要根據(jù)實際情況和需求，掌握好檔案保密與公開的規(guī)律，及時調(diào)整其關(guān)系；還可以通過有償服務(wù)，建立起檔案收入與資源提供之間的良性循環(huán)，使文書檔案發(fā)揮更多的作用；還要不斷的豐富檔案信息資源，提供更豐富，更有效的信息資源，保持公眾對檔案資源的利用積極性。另外醫(yī)院還要積極調(diào)整服務(wù)意識，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)，通過對檔案資源的進一步加工和利用，強化文書檔案的利用反饋信息收集，使檔案更好地為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)服務(wù)，真正提高其利用率，加強其服務(wù)性。另外要積極引入高科技手段，特別是計算機技術(shù)，不斷提高工作效率。要加強檢索工具的改革，建立能夠反映檔案室內(nèi)藏的信息管理系統(tǒng)，通過諸如光盤等多種手段存儲文件，做好電子文件歸檔及技術(shù)處理。這樣不僅可以節(jié)約醫(yī)院的運營成本，降低人工檢索出現(xiàn)的錯誤，還能夠有效的提高醫(yī)院檔案的使用率，為醫(yī)院開展相關(guān)活動提供更加快捷、準確、方便的服務(wù)。

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