優(yōu)化高職院校科研檔案管理新思路

文/延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館 董文英

科研檔案是一種重要的科學(xué)信息資源，是科研成果的直接載體。它記錄著科研人員的研究思想、研究方法和研究經(jīng)驗(yàn)，是國(guó)家檔案的組成部分之一。只有產(chǎn)教結(jié)合、產(chǎn)學(xué)結(jié)合、產(chǎn)研結(jié)合的辦學(xué)才可以使高職教育辦學(xué)向縱深發(fā)展，服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色，辦出人民滿意的高職教育。而產(chǎn)研結(jié)合的科研檔案反映了高職院校專業(yè)建設(shè)與產(chǎn)業(yè)發(fā)展融合、課程與技能融合、辦學(xué)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)融合的研究成果與成果推廣，乃學(xué)院寶貴的文化資源，也是高職院校科研成果與職業(yè)教育科學(xué)發(fā)展的歷史見證，更是職教科研人亟待解決的課題。

一、高職院校院校科研檔案工作存在的問題

（一）檔案管理制度缺失，體制運(yùn)行不暢

眾所皆知，高職院?？蒲袡n案管理沿用普通高等專科學(xué)校檔案管理辦法來執(zhí)行，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)科研檔案的歸檔要求不明確，在檔案管理運(yùn)行過程中，科研管理部門一般都根據(jù)課題申報(bào)、立項(xiàng)、課題開題、驗(yàn)收結(jié)題程序整理建卷歸檔。但是，科研檔案資料在工作過程中收集是否齊全，是否完整往往沒有統(tǒng)一規(guī)范要求。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，那些歸檔的科研課題材料中，往往都?xì)埲辈蝗?，質(zhì)量較低。特別是核心部分技術(shù)內(nèi)容和研制階段的材料很難保存完整性。上述問題的存在影響到科研檔案的使用質(zhì)量和使用效能?？傊?，高職院?？蒲袡n案管理體制運(yùn)行相互牽制，運(yùn)行不暢，導(dǎo)致使檔案不能跟上實(shí)踐活動(dòng)，不僅使學(xué)院在接受評(píng)檔案估時(shí)極為被動(dòng)，而且使科研課題質(zhì)量的評(píng)估受到影響。

（二）科研檔案信息載體單一化，檔案信息化建設(shè)理念落后

現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異，科研檔案的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。高職院校科研檔案還停留在傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案層面，規(guī)格不一的復(fù)印件和不成系統(tǒng)的材料大面積堆徹于檔案室，這種管理使安全保存的問題越發(fā)突出，也影響到檔案的高效利用。我們知道，電子文檔利用以共享文檔形式，不受時(shí)間和空間的限制，譬如下載、復(fù)制、修改既方便快捷，又提高了查閱的效能。因此，落后的傳統(tǒng)理念必須適應(yīng)檔案信息電子化形勢(shì)的挑戰(zhàn)。

（三）檔案科研工作人員檔案意識(shí)薄弱

高職院校一般沒有專設(shè)檔案人員編制，至于對(duì)科研課題立項(xiàng)、結(jié)題，甚至科研課題主持人工作調(diào)遣變動(dòng)等動(dòng)態(tài)并不掌握。他們研究過程的延期往往束手無策。一些個(gè)別科研人員對(duì)自己的科研成果倍加珍愛，不愿把科研檔案材料交給檔案員立卷存檔。此外，科研檔案管理人員工作主動(dòng)性意識(shí)較差，不及時(shí)追蹤收集科研材料，從而導(dǎo)致科研檔案內(nèi)容不能及時(shí)入檔，有礙于科研工作人員對(duì)檔案的系統(tǒng)管理。

二、開拓思路，優(yōu)化科研檔案管理機(jī)制

（一）加強(qiáng)科研檔案管理，規(guī)章制度建立必要也必須

1.健全檔案管理制度。高職院校檔案部門在院級(jí)主管部門及分管院長(zhǎng)的高度重視下，參與制定出符合本院?？蒲袡n案管理的具體細(xì)則：科研檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)等八個(gè)環(huán)節(jié)。如此諸多環(huán)節(jié)，科研管理部門應(yīng)建章立制，制定一套行之有效的科研課題管理辦法。對(duì)于國(guó)家級(jí)、省廳課題項(xiàng)目，管理采取問責(zé)制，落實(shí)責(zé)任到人，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各級(jí)管理部門各司其職，各負(fù)其責(zé)。對(duì)各類重點(diǎn)課題進(jìn)行中期檢查和跟蹤檢查，保障課題高質(zhì)量完成。

2.建立課題組立卷歸檔制，規(guī)范歸檔程序，實(shí)行責(zé)任追究。承擔(dān)項(xiàng)目部門以既定工作程序，確保課題材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化。檔案內(nèi)容具體包括，科研準(zhǔn)備階段材料有科研課題審批文件、任務(wù)書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、科研成果、論文、專著、技術(shù)鑒定材料、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。這些科研文件材料均需要按照相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行歸檔，形成課題結(jié)題檔案?？傊?，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行梳理，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，使電子文字、印象、照片、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等形式的檔案作為檔案工作的重點(diǎn)。

（二）科研檔案管理電子信息化、規(guī)范化

高職院校的科研檔案管理多重于收藏，少量用于查詢服務(wù)，隨著電子信息化的發(fā)展，科研檔案管理手段從傳統(tǒng)館藏要變?yōu)闄n案管理軟件，促使信息交流便捷電子化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化?？蒲袡n案信息化系統(tǒng)是一個(gè)綜合管理系統(tǒng)，這樣可以集中所有的信息資源，有利于科研檔案利用，同時(shí)又可推動(dòng)檔案工作的收集工作。在科技檔案信息化的過程中加強(qiáng)信息法制建設(shè)，強(qiáng)化安全保障體系，在信息的開發(fā)、處理、傳遞工作，確保安全高效。科研部門應(yīng)努力建設(shè)自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)，在校園網(wǎng)，進(jìn)行材料收集或報(bào)道成果，實(shí)現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享，使檔案工作為學(xué)院又好又快發(fā)展中占據(jù)一席之地。

（三）強(qiáng)化科研檔案管理先進(jìn)理念

1.增大科研檔案的宣傳咨詢工作，提升科研人員和檔案管理人員的管理意識(shí)?？蒲腥藛T的檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化的保證?！稒n案法》明確指出，科研材料歸檔是高校科研人員或教師法律的義務(wù)。首先，設(shè)立檔案歸檔的宣傳咨詢工作開放日制度，進(jìn)行大量宣傳工作。其次，學(xué)校舉辦檔案專家到報(bào)告會(huì)、座談會(huì)，營(yíng)造良好的氛圍，通過講座、報(bào)告等宣傳形式提高全體科研人員的檔案意識(shí)，明確法定權(quán)利與義務(wù)，提升檔案歸檔和高效利用檔案意識(shí)，不斷提高科研人員和檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，在檔案日常的管理工作中，根據(jù)科研人員課題進(jìn)度，與科研老師充分溝通，跟蹤檔案核心技術(shù)、重點(diǎn)課題的檔案，推動(dòng)科研檔案工作更趨規(guī)范化。

2.提升科研管理人員的素養(yǎng)。高素質(zhì)的科研管理人員隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)科研檔案管理規(guī)范化的重要基礎(chǔ)?？蒲袡n案人員是科研檔案的具體管理者，對(duì)科研檔案的收集、整理、歸檔有全面監(jiān)控的職責(zé)。

第一、建立健全考核制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)業(yè)務(wù)考核；同時(shí)，學(xué)院更要加強(qiáng)人文關(guān)懷，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，維護(hù)檔案隊(duì)伍整體形象，提升團(tuán)隊(duì)服務(wù)能力。

第二、培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，科學(xué)選拔、計(jì)劃培養(yǎng)骨干、激勵(lì)使用骨干。多策齊下，多措并舉培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍。

第三、采取靈活方式，為檔案管理人員隊(duì)伍有可持續(xù)發(fā)展的平臺(tái)和提供終身學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。請(qǐng)進(jìn)業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)；鼓勵(lì)檔案管理人員走出去交流。重視與兄弟院校、普通高校的交流與溝通，轉(zhuǎn)換思維，啟迪心智，提高技能，盡心安心從事檔案管理工作。

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[2]胡冬云.提高高?？萍紮n案工作的幾點(diǎn)思考[J].重慶郵電學(xué)院學(xué)報(bào),2004(6):1-2.

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