當(dāng)前企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施

文/紅云紅河煙草（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 王星勻

企業(yè)重大項(xiàng)目建設(shè)檔案是重大建設(shè)項(xiàng)目形成的全過(guò)程的表現(xiàn)，在企業(yè)的發(fā)展中甚至是社會(huì)的發(fā)展中都占有非常重要的作用。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性對(duì)項(xiàng)目建成后的正常生產(chǎn)、使用、改造、維修以及擴(kuò)建等都會(huì)產(chǎn)生深刻的影響，因此，做好檔案管理工作非常必要。企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期長(zhǎng)、涉及面廣的特點(diǎn)，而形成的項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、價(jià)值高、種類(lèi)多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，這就給企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)了很大的困難，如何有效的解決這些困難已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理工作的重要任務(wù)之一。

一、當(dāng)前企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的存在問(wèn)題

（一）文件材料的管理問(wèn)題

有些重大項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中，很多文件材料的制作不規(guī)范，大多只是用紙和筆來(lái)記錄，這就容易出現(xiàn)紙、筆的質(zhì)量問(wèn)題影響文件材料的質(zhì)量，同時(shí)，在紙的規(guī)格方面，文件的制作沒(méi)有嚴(yán)格使用統(tǒng)一規(guī)格的紙，這就導(dǎo)致文件材料的形成質(zhì)量不符合規(guī)范要求。有的建設(shè)項(xiàng)目竣工圖收集不齊全，在建設(shè)過(guò)程中更改內(nèi)容未在相關(guān)圖紙和文件中注明的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致項(xiàng)目竣工圖不能準(zhǔn)確、清晰、真實(shí)的反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。有些重大項(xiàng)目文件材料的收集不齊全，比如，前期文件、設(shè)計(jì)文件、建設(shè)文件、監(jiān)理文件的收集不系統(tǒng)、不完整，對(duì)項(xiàng)目施工前原建筑的使用情況、開(kāi)工儀式、施工過(guò)程、施工技術(shù)、項(xiàng)目竣工、園林綠化等有關(guān)的聲像和電子文件材料的收集不重視等。

（二）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不同步

重大項(xiàng)目檔案管理的基本原則是，檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)必須同時(shí)進(jìn)行。但是在實(shí)際工作中，相當(dāng)多的項(xiàng)目檔案管理明顯滯后于項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程。這主要表現(xiàn)在：在項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，沒(méi)有同時(shí)將檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)的計(jì)劃和合同中，未對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行合同化管理；在項(xiàng)目建設(shè)階段，項(xiàng)目檔案管理的計(jì)劃、部署和檢查不能同項(xiàng)目建設(shè)工作同時(shí)進(jìn)行，未對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案進(jìn)行一體化管理；在項(xiàng)目各個(gè)階段建設(shè)的時(shí)候，項(xiàng)目檔案的文件材料的收集跟不上工程建設(shè)的各個(gè)階段，甚至還出現(xiàn)文件材料丟失，數(shù)據(jù)失真的情況，未對(duì)項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)要求列入項(xiàng)目建設(shè)的控制管理內(nèi)容中。

（三）管理機(jī)制不健全

在很多建設(shè)單位中，很多項(xiàng)目檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的管理都是各自為政，對(duì)管理工作是推著干，這就導(dǎo)致檔案管理失控。目前，雖然很多建設(shè)單位制定了相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，但是這些機(jī)制并不健全，存在很多漏洞。當(dāng)前，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理還未形成一套系統(tǒng)的、完善的、切實(shí)可行的管理機(jī)制。

（四）職責(zé)不明確

項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)于項(xiàng)目檔案管理工作的具體內(nèi)容、具體做法和具體職責(zé)還比較模糊。比如，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作不到位，項(xiàng)目主管本應(yīng)擔(dān)負(fù)起這樣的責(zé)任，但是有些項(xiàng)目主管對(duì)檔案管理的檢查和指導(dǎo)工作并重視；很多建設(shè)單位普遍重項(xiàng)目建設(shè)，輕檔案管理；項(xiàng)目施工每道工序結(jié)束的時(shí)候，施工未向監(jiān)理單位報(bào)驗(yàn)就進(jìn)入下一個(gè)施工工序；監(jiān)理在進(jìn)行工程質(zhì)量檢查的時(shí)候，本應(yīng)將檔案資料納入檢查內(nèi)容，但是在實(shí)際工作中，監(jiān)理單位往往忽視對(duì)檔案資料的檢查。

（五）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低

檔案管理人員在項(xiàng)目檔案管理中占有非常重要的作用，但是部分建設(shè)單位的檔案管理人員對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理知識(shí)都不懂，文化程度和業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低，加上很多檔案管理人員身兼數(shù)職，工作精力都被分散出來(lái)，這就使檔案管理人員不能適應(yīng)工作的需要，不利于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、應(yīng)對(duì)措施

（一）做好檔案資料的收集，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)

在項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段，檔案人員要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)管理職能部門(mén)的相關(guān)資料進(jìn)行收集，主要收集項(xiàng)目的前期立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告和評(píng)估、設(shè)計(jì)計(jì)劃書(shū)、施工方案、施工準(zhǔn)備、勘察、監(jiān)理、外事活動(dòng)等各項(xiàng)資料；在施工階段，對(duì)施工工藝、工程質(zhì)量控制、工程質(zhì)量驗(yàn)收、竣工圖等資料進(jìn)行詳細(xì)的收集，嚴(yán)格各項(xiàng)資料收集工作的過(guò)程；在驗(yàn)收階段，主要收集工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄文件以及各項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件；在資料收集過(guò)程中，明確各個(gè)工作人員的責(zé)任和檔案收集的范圍，提高收集進(jìn)度，保障檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。

（二）實(shí)施同步管理

由于項(xiàng)目檔案的形成來(lái)自于各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的部門(mén)和單位，內(nèi)容涉及面非常廣，因此，必須將重大建設(shè)項(xiàng)目管理納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，保證檔案管理的有關(guān)問(wèn)題能夠得到及時(shí)的解決；建設(shè)單位在進(jìn)行項(xiàng)目研究、部署、檢查、監(jiān)督和總結(jié)的同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)程序管理，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案實(shí)施一體化管理；一個(gè)重大的建設(shè)項(xiàng)目是由各個(gè)建設(shè)階段組成的，因此，檔案管理工作要積極跟進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，確保項(xiàng)目檔案管理與整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

（三）建立健全檔案管理機(jī)制

建設(shè)單位必須充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理的重大意義，在抓好項(xiàng)目建設(shè)工作的同時(shí)，要高度重視項(xiàng)目檔案管理工作，建立健全檔案管理機(jī)制，并嚴(yán)格制度執(zhí)行。建設(shè)單位在與有關(guān)單位進(jìn)行合同簽訂的時(shí)候，要將項(xiàng)目檔案管理納入合同；把項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)程序管理，改變與建設(shè)項(xiàng)目各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)管理的一體化；明確項(xiàng)目檔案管理的檢查、審核機(jī)制，將項(xiàng)目檔案管理納入監(jiān)理部門(mén)職責(zé)；將項(xiàng)目檔案管理納入評(píng)比范圍，在開(kāi)展項(xiàng)目質(zhì)量、安全、管理等評(píng)比活動(dòng)中，也要對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行評(píng)比；建立健全檔案管理的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，落實(shí)責(zé)任到人。

（四）嚴(yán)格檔案管理職責(zé)

項(xiàng)目建設(shè)單位與施工單位要簽訂相關(guān)責(zé)任書(shū)，明確施工、建立等建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的職責(zé)和義務(wù)，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和歸檔及時(shí)；相關(guān)單位要制定相關(guān)的崗位責(zé)任制度，將項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)職責(zé)明確到個(gè)人，專(zhuān)人專(zhuān)管；要明確項(xiàng)目工作程序和規(guī)范，規(guī)范施工過(guò)程中的檔案收集、整理、保管、修改、提交以及歸檔等工作；項(xiàng)目監(jiān)理在檢查項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度的同時(shí)，要檢查文件材料的收集是否準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況是否相符，并對(duì)檔案管理實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督。

（五）加強(qiáng)培訓(xùn)力度

檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低是檔案管理質(zhì)量的重要保障，因此，必須加大對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)力度，采取各種培訓(xùn)方式提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力；加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型項(xiàng)目檔案管理人才，保證每個(gè)檔案人員都具備較強(qiáng)的項(xiàng)目建設(shè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)，提高他們解決問(wèn)題、善于協(xié)調(diào)、善于運(yùn)用新知識(shí)的能力，為項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)性、可靠性、及時(shí)性提供智力支持。

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