淺談企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

文/杭州運河集團(tuán)投資發(fā)展有限公司 杜穎

檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分制約著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，關(guān)乎企業(yè)的生死存亡，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下快捷、多變的工作需要。檔案管理者及相關(guān)人員必須認(rèn)識到檔案信息化的重要性和緊迫性，充分利用各種有效資源，不斷探索新的信息化管理途徑，以促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

雖然我國的企業(yè)檔案管理化起步較晚，發(fā)展還不成熟，但已經(jīng)顯示出了強(qiáng)勁的發(fā)展勢頭和不可忽略的優(yōu)勢，其作用主要表現(xiàn)在以下幾點：

（一）便于檢索

企業(yè)資料種類龐大、數(shù)量眾多，僅關(guān)于員工的就有工資、獎金、業(yè)績等眾多種類，人力資源在業(yè)績考核、盤點、統(tǒng)計時工作量龐大且容易出錯，一旦檔案存儲位置放錯時就需要花費大量時間查找。借助于計算機(jī)信息檢索功能，則使各項數(shù)據(jù)一目了然，準(zhǔn)確率較高。從另一方面來說，便于檢索的功能也可以減輕工作人員的勞動輕度，使企業(yè)所需要的檔案管理人員減少，節(jié)約了人力成本。

（二）便于保密

檔案信息里包含了企業(yè)的人員、產(chǎn)品、發(fā)展戰(zhàn)略等重要信息，一旦泄露對于整個企業(yè)來說可能是毀滅性的打擊。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料具有不易攜帶、查看人員無法控制等缺點。信息化的管理方式則可以將檔案控制在一個比較封閉的區(qū)域里，并且可以通過加密、設(shè)置權(quán)限等方式控制人員瀏覽，防止資料早竊取或外泄，對于文件的存貯、修改等可以由一個或幾個人輕松完成，也防止了接觸人員眾多降低了信息的安全度。

（三）檔案鑒定更具時效性

檔案的一個重要特征就是具有時效性，超過某一特定時間的檔案是沒有價值的。但是傳統(tǒng)的保管模式下，管理人員對于檔案的儲存時間難以精確掌握，如果檔案人員相對不穩(wěn)定，則加劇了這一難度。因此經(jīng)常出現(xiàn)過期檔案不能及時處理、銷毀，仍舊占據(jù)在密集架上，擠占了空間，也給檔案工作帶來了負(fù)荷。信息化下，所有檔案可以按照時間分類管理，甚至可以設(shè)置過期時間提醒，對于過期檔案可以隨時銷毀，對于新建檔案也可以立即歸類，時效性大大加強(qiáng)。

二、如何做好企業(yè)檔案信息化

信息化建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的過程，需要企業(yè)在人力、物力、財力上的投資支持，具體來說需要從以下幾個方面著手：

（一）提高檔案工作人員素質(zhì)

當(dāng)前企業(yè)的檔案工作一般都由行政或人力資源部門兼任，缺乏專業(yè)的現(xiàn)代高科技人才，同時具備檔案管理和計算機(jī)技術(shù)的人才更是奇缺，由此導(dǎo)致了檔案工作難以大踏步前進(jìn)。有些企業(yè)即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備卻沒有相關(guān)人員可以操作難以起到實質(zhì)性的作用。針對此，企業(yè)可以招聘專業(yè)檔案管理人員或者從人力資源、行政部門選撥優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的計算機(jī)、文字管理、文檔檢索等綜合能力，同時對相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)道德和思想政治的培訓(xùn)，檔案工作涉及到公司的很多機(jī)密，必須選撥政治覺悟高、思想道德端正、綜合能力強(qiáng)的人員擔(dān)任。檔案工作人員自身也要從日常生活中的學(xué)習(xí)工作中入手不斷提高專業(yè)能力，自覺抵制不良思想的侵蝕，努力做好檔案管理、保密工作。

（二）加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)

所謂信息化基礎(chǔ)建設(shè)就是加大計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的利用率，比如可以利用計算機(jī)計算速度快、儲存信息準(zhǔn)確的特點利用它起草、發(fā)送、修改、歸還文檔，還可以利用計算機(jī)的檢索功能及時查找出過期文檔、機(jī)密文檔進(jìn)行分類處理。網(wǎng)絡(luò)方面，要建立計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在各檔案管理中的應(yīng)用程度，建設(shè)和完善局域網(wǎng)，從而逐步實現(xiàn)公司各項工作的網(wǎng)絡(luò)化。

（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案資源是信息化的前提和目的，這方面要做到兩點。一是實現(xiàn)檔案電子化。將企業(yè)原有的紙質(zhì)文獻(xiàn)、檔案等經(jīng)過收集、篩選后利用掃描儀、計算機(jī)等把紙質(zhì)數(shù)據(jù)輸入到數(shù)字化檔案中，在這個過程中一定要注意檔案信息的準(zhǔn)確性和對企業(yè)的實用性。對于現(xiàn)有紙質(zhì)檔案中沒有但企業(yè)十分需要的資料，可以采取問卷調(diào)查、實地采訪、翻看資料等形式總結(jié)出來并輸入到計算機(jī)內(nèi)。二是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。檔案電子化只是信息化的初級階段，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要達(dá)到共性性、開發(fā)性、服務(wù)性，才能稱得上實現(xiàn)了信息化。但是當(dāng)前大部分企業(yè)都把這兩者割裂開來，因此需要加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)同其他管理及建設(shè)項目如文書處理、生產(chǎn)活動等的鏈接，真正成立一體化、全網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)。

（四）科學(xué)規(guī)劃，加大資金投入力度

企業(yè)是以盈利為目的的，從短期來看，投入大量的人力、物力去建設(shè)檔案管理看不到任何利益，因而部分企業(yè)更愿意把精力投入到銷售、市場等收效快的部門，取得立竿見影的效果。但是從長遠(yuǎn)來看，檔案管理其實是對公司運作、發(fā)展、內(nèi)部情況等最具有說服力的資料，將這些運用到企業(yè)管理中會有很大的實際效用。比如員工資料橫向縱向的比較可以看出員工業(yè)績、部門發(fā)展?fàn)顩r、可能出現(xiàn)的問題，比如企業(yè)的季度銷售額可以看出市場對于產(chǎn)品的接受度等以便公司來年可以對市場有更好的把控。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上重視檔案信息化工作將其納入到公司的日常建設(shè)中，并盡可能的給予資金支持。在建設(shè)中也要避免盲目規(guī)劃，需要提前做好規(guī)劃和組織建設(shè)，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，對于項目參與人員要責(zé)任到人，對于部門設(shè)置、與其他部門的聯(lián)系、準(zhǔn)備投入的資金、每一階段要達(dá)到的目標(biāo)等都要提前統(tǒng)籌好。

三、結(jié)束語

總之，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，是提高企業(yè)管理水平的巨大舉措，對企業(yè)加強(qiáng)自身的了解及更好的規(guī)劃以后的發(fā)展都具有良好的參考價值，隨著計算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對于檔案管理信息化建設(shè)提供了巨大的便利，企業(yè)必定能更加高效的提高檔案管理的效率。

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