機(jī)關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探討

文/廣東省中山市人民政府南區(qū)辦事處 王章彥

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史記錄，其高效的檔案工作管理是提高所在機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的必備條件。在國(guó)家推行《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律規(guī)定后，機(jī)關(guān)檔案工作管理水平有所提高，發(fā)展態(tài)勢(shì)趨于良好，但依舊存在一些不容忽視的問(wèn)題，不僅影響著其日?；顒?dòng)的正常進(jìn)行，也制約著其服務(wù)功能的充分發(fā)揮，因此必須改善機(jī)關(guān)檔案工作管理現(xiàn)狀，促進(jìn)其健康發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)檔案工作管理現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱

一是部分機(jī)關(guān)單位缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和合理安排，缺乏獨(dú)立的檔案工作辦公室、閱覽室和檔案庫(kù)房，并缺乏室藏檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案信息的應(yīng)急方案；二是部分機(jī)關(guān)單位針對(duì)辦公室、黨委黨組、民主生活等會(huì)議記錄以及人員編制、不同時(shí)期的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等信息和資料不能做到及時(shí)歸檔，從而導(dǎo)致對(duì)各門(mén)類(lèi)資料信息的收集不全面、不完整，整理不及時(shí)，統(tǒng)計(jì)不到位；同時(shí)針對(duì)全卷宗建立問(wèn)題，有的機(jī)關(guān)沒(méi)有建立，有的機(jī)關(guān)雖然建立了但是主要內(nèi)容缺失等。

（二）管理較為松散

一是有的機(jī)關(guān)單位檔案管理的集中性較差，傾向于文書(shū)檔案的保存和管理，但電子檔案、聲像檔案等檔案信息的建立有所忽視；二是有的機(jī)關(guān)單位沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案工作機(jī)構(gòu)，工作領(lǐng)導(dǎo)及工作職責(zé)也未予以明確，不僅一人多職的現(xiàn)象較為突出，而且檔案工作人員更換頻繁、流動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性相對(duì)較差；三是在多種因素的影響下，機(jī)關(guān)檔案工作并未真正達(dá)到“三鐵”和“十防”的要求，同時(shí)檔案的利用率相對(duì)較低。

（三）檔案信息化建設(shè)不到位

檔案工作是一項(xiàng)繁雜且要求較高的工作，而信息時(shí)代的到來(lái)為其提供了良好機(jī)遇，不但可以減輕工作量，還利于工作效率和工作水平的提高，但是很多機(jī)關(guān)單位并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，不能著眼于新形勢(shì)和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)將檔案信息化建設(shè)納入戰(zhàn)略規(guī)劃，甚至有的機(jī)關(guān)單位缺乏計(jì)算機(jī)、掃描儀、管理軟件、刻錄機(jī)等檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備，從而導(dǎo)致檔案工作管理水平難以邁入新臺(tái)階。

二、機(jī)關(guān)檔案工作管理的發(fā)展趨勢(shì)

縱觀我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作管理的發(fā)展趨勢(shì)，其實(shí)質(zhì)就是解決當(dāng)下存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化、效益化以及服務(wù)功能的社會(huì)化，因此應(yīng)在堅(jiān)持統(tǒng)

一、精簡(jiǎn)、效能的前提下，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作管理健康發(fā)展。

（一）提高認(rèn)識(shí)，更新模式，完善管理體制

首先機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案工作管理的重要作用，并積極參與檔案工作會(huì)議、檔案工作檢查等活動(dòng)，在切實(shí)體會(huì)中提高認(rèn)知，支持檔案工作管理，從而形成機(jī)關(guān)上下重視和配合檔案工作管理的良好局面。其次應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，基于集約化管理方式對(duì)檔案工作管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以此降低工作成本，優(yōu)化人員配置，提高管理效益。最后應(yīng)完善管理體制，要立足于相關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際情況，對(duì)檔案工作的流程、操作標(biāo)準(zhǔn)等加以明確規(guī)范，提高其針對(duì)性、全面性和可行性，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要合理設(shè)置崗位和人員安排，明確劃分崗位職責(zé)，推行責(zé)任制，并就培訓(xùn)、考核、庫(kù)房管理等制度加以補(bǔ)充和調(diào)整，從而使機(jī)關(guān)檔案工作管理更規(guī)范、更統(tǒng)一。

（二）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一是機(jī)關(guān)單位在加強(qiáng)庫(kù)房建設(shè)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵循“十防”措施和庫(kù)房管理制度，并單獨(dú)設(shè)立檔案閱覽室和辦公室，最大限度的提高檔案的安全性和保密性；二是在檔案日常工作管理中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范收集、整理、統(tǒng)計(jì)不同門(mén)類(lèi)的檔案信息并及時(shí)予以歸檔，同時(shí)加強(qiáng)全卷宗的建立力度，以此全面而集中的管理檔案，為日后檔案查閱和檢查工作提供基礎(chǔ)保障；三是在安排檔案工作人員時(shí)既要符合工作需要又要體現(xiàn)合理性，杜絕一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，并盡量減少人員流動(dòng)，以此保持隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（三）著力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，加大經(jīng)費(fèi)投入，完備檔案信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施，并以國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)字化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理法規(guī)等為依據(jù)，統(tǒng)一電子檔案的格式，對(duì)數(shù)據(jù)信息加以規(guī)范，完善檔案信息的查詢、儲(chǔ)存、管理等功能，并制定完善的電子檔案管理體制，強(qiáng)化其安全建設(shè)，從而提高檔案信息的可讀性、共享性和安全性。通過(guò)借助信息化手段，可以打破檔案實(shí)體的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案工作的集約化管理，從而提高工作效率和檔案利用率，增加工作效益，并擴(kuò)展檔案的服務(wù)功能，使其趨向于社會(huì)化。

此外，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)著重提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)相關(guān)法律規(guī)定的宣傳和教育提高其責(zé)任意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)；通過(guò)實(shí)用性的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)規(guī)范其工作流程，提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)；通過(guò)再教育使其掌握更多的科學(xué)技術(shù)和知識(shí)，以此更好的適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作。同時(shí)還應(yīng)加大監(jiān)督力度，督促各項(xiàng)制度真正落實(shí)，共同促進(jìn)檔案事業(yè)順利發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)單位應(yīng)高度重視檔案工作管理，高瞻遠(yuǎn)矚，與時(shí)俱進(jìn)，加大投入，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)檔案管理制度、管理隊(duì)伍建設(shè)以及檔案信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)工作和社會(huì)需要，促進(jìn)檔案事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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