新時期如何做好檔案管理工作

文/陜西省延安科技館 張紅衛(wèi)

一、引言

檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

二、當前檔案管理工作存在的不足

（一）人才隊伍建設滯后

一方面，由于我國高校檔案專業(yè)設置較晚，從而導致檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源供給受限。另一方面，從現(xiàn)階段檔案管理人員構(gòu)成看，無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位還是高校、公共檔案館等，檔案管理人員構(gòu)成良莠不齊，大多數(shù)管理員缺乏檔案管理專業(yè)背景。同時，檔案管理相關(guān)部門對這部分管理人員的理論知識與實踐技能培訓缺位，繼續(xù)教育難以有效實施，總之難以形成一支專業(yè)能力強、業(yè)務素質(zhì)熟練、構(gòu)成結(jié)構(gòu)科學合理的檔案管理隊伍。此外，相關(guān)單位對檔案管理工作缺乏相應的重視，預算支付嚴重不足，這在客觀上制約了專職檔案人才的配置和培養(yǎng)。

（二）制度建設和執(zhí)行實效不足

從現(xiàn)狀看，現(xiàn)階段不少檔案管理機構(gòu)普遍存在制度建設缺位等“制度短板”現(xiàn)象，甚至沒有相應的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、科學的規(guī)章制度，管理模式較為粗放。如在檔案材料管理方面，檔案員對于歸檔材料往往疏于審查，導致部分檔案材料嚴重失實，甚至有造假現(xiàn)象發(fā)生，嚴重損害了檔案的真實性；檔案員主動收集和保管意識差，對于檔案材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了檔案的完整性，導致信息缺漏。

（三）管理模式相對落后，信息化水平較低

目前大部分檔案管理機構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)管理模式，檔案資料的提供、利用、開發(fā)仍以紙質(zhì)媒體為主，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。不可否認，紙質(zhì)檔案有其自身存在優(yōu)勢，在檔案史上也發(fā)揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數(shù)字化為主導的現(xiàn)代社會，紙質(zhì)檔案因其重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，被電子檔案取代應為不爭之勢。

三、做好檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

（一）加強組織建設，打造檔案管理專業(yè)隊伍

時代的發(fā)展和社會分工的細化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時期的檔案管理者，必須解放思想、與時俱進，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。一方面，新招錄檔案管理工作人員應優(yōu)先從具有檔案專業(yè)背景的應聘者中錄取。檔案管理工作是一門技術(shù)性強、專業(yè)要求高的藝術(shù)，每一項程序都有相應的理論和技術(shù)支撐，檔案管理工作者只有通過系統(tǒng)的專業(yè)學習和長期的管理實踐才能掌握這些理論和方法，從而保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。另一方面，從目前檔案管理部門實際出發(fā)，現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員大多不具有檔案專業(yè)背景，甚至有相當一部分管理人員文化水平較低，這是不能回避的現(xiàn)實，因而對這一部分檔案管理工作者的繼續(xù)教育和培訓迫在眉睫。檔案管理工作者應不斷更新學習理念和學習方法,掌握現(xiàn)代化檔案管理方法和手段,做到與時俱進,不斷提升檔案管理水平。

（二）完善制度建設，強化制度執(zhí)行實效

新的歷史條件下，檔案管理工作欲尋求自身的突破，實現(xiàn)科學可持續(xù)發(fā)展，必須堅持用制度管人管事，沒有制度就無所謂管理，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案管理工作科學化和規(guī)范化的題中之義。首先，完善檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善競爭上崗制度，選拔專業(yè)人才，充實檔案管理工作崗位，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。第三，完善檔案管理經(jīng)費支付預算制度，保障檔案管理耗材供給，保證教育培訓經(jīng)費，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時代的需要。積極運用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺，提高檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務質(zhì)量和效率的重要途徑。檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，積極運用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型。

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