創(chuàng)新檔案管理工作的若干思考

文/四川省瀘州市社會福利院 余建軍

在知識經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著計算機軟件的不斷完善以及網(wǎng)絡信息技術的日益普及，人們已經(jīng)進入了信息時代。在新環(huán)境下，檔案管理工作需要創(chuàng)新管理模式，在思想觀念、管理方式、服務方式以及管理人員素質(zhì)方面都應有所改善。檔案管理要與時俱進，充分利用現(xiàn)有的技術與環(huán)境，在不斷地創(chuàng)新中尋求完善，這也是新時期下檔案管理工作的必然要求。

一、創(chuàng)新思想觀念

要想創(chuàng)新檔案管理工作，首先就要從思想上認識到創(chuàng)新的必要性。思想上的創(chuàng)新就要求檔案管理人員具有相應的現(xiàn)代化意識，尤其是在檔案管理方面的社會化、知識化以及網(wǎng)絡化，將檔案工作的目標定為知識與創(chuàng)新。

傳統(tǒng)檔案管理中，“重藏輕用”現(xiàn)象較為嚴重，管理者過分注重檔案的保管工作，忽略了檔案管理的意義所在。檔案的收集、整理、分類工作是為了在日后需要用到檔案時能夠及時找到而進行的，其目的就是幫助人們更好的使用自己的檔案。若是一味的強調(diào)檔案保管，在需要用到時不愿花費時間調(diào)出，那么檔案管理工作就失去了其意義。

基于這種情況，檔案管理者應該轉(zhuǎn)變思維方式，樹立以下兩種意識：

（一）信息轉(zhuǎn)化意識

這里所說的信息轉(zhuǎn)化，指的是將有用的信息轉(zhuǎn)化為能夠直接使用的信息。檔案相當于是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，每個信息都是獨立存在的。當有需要的時候，要將相應的檔案進行規(guī)范、系統(tǒng)的整理，將這些檔案整理成為讓有關部門一目了然的信息，讓檔案變得更直接，更適應發(fā)展的需要。

（二）使用效率意識

檔案的收集與整理歸類的最終目的是讓檔案被更有效地利用，因此加強檔案的使用效率是檔案工作者應該樹立的基本意識。因此，要改變傳統(tǒng)檔案管理工作中“只管不用”的思想，加強效率意識，讓檔案的價值能夠充分發(fā)揮。

二、創(chuàng)新管理方式

由于傳統(tǒng)的檔案管理是使用的紙質(zhì)檔案，具有一定的局限性。新時期下，檔案管理應該充分利用網(wǎng)絡資源，將電子技術引入到檔案管理中去，充實管理內(nèi)容。同時，還應有計劃、有目的、有重點的進行檔案的整理、分類工作，并對檔案進行篩選，保障檔案管理的有序化、系統(tǒng)化與規(guī)范化。

在管理手段方面，隨著現(xiàn)代化技術設備的逐步普及，檔案管理工作也應該與時俱進，加強創(chuàng)新力度，使用聲像檔案、電子檔案，跟上信息技術時代的現(xiàn)代化步伐。在檔案管理上，可以實現(xiàn)檔案信息與實體的物質(zhì)載體分離，人們在需要用到檔案的時候只需要調(diào)用電子檔案即可。

電子檔案不像紙質(zhì)檔案，隨著使用次數(shù)的增多會產(chǎn)生一定損壞，且需要很大的場地去存放這些檔案。電子檔案只需要一臺電腦，或是上傳至服務器就能夠存儲相關信息，且調(diào)用的次數(shù)完全不會對信息的有效性造成影響。使用電子檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索，讓檔案在需要被運用時快速調(diào)用。

三、創(chuàng)新服務方式

服務方式的創(chuàng)新還包含服務內(nèi)容的創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理只進行檔案的收集與存儲，并不會將檔案進行分析，創(chuàng)新檔案工作要求工作人員能夠有效將檔案進行分析，摒棄無效信息，保障檔案的精練程度，為需求者提供更為優(yōu)質(zhì)的信息。

在服務方式上，應加強服務的主動性，重視檔案的利用工作，研究檔案存在的潛在價值，及時、有針對性的優(yōu)化市場資源配置，以檔案利用者的身份去強化檔案服務意識。

四、提高檔案管理素質(zhì)

就目前檔案工作的管理者而言，不乏一些非專業(yè)人員存在。傳統(tǒng)檔案管理主要內(nèi)容是對檔案進行收集、整理與分類工作，并不常常涉及到檔案的收發(fā)與分析。在新時期下，檔案管理對管理者提出了更高的要求，讓管理人員不得不培養(yǎng)自身敬業(yè)精神、提高獨立思考的能力以及求真務實的科學精神。

檔案管理工作是嚴謹?shù)?，這就要求管理人員應該具備新時期檔案管理的相應素質(zhì)，培養(yǎng)計算機軟件操作與檔案內(nèi)容分析的能力。創(chuàng)新工作方式，正確看待新時期下工作內(nèi)容上的變化，并積極提高自身能力，以適應發(fā)展的需要。

五、結(jié)語

信息時代下，檔案管理工作的創(chuàng)新是管理工作提高有效性的必然需求。創(chuàng)新是需要通過長期實踐來完善的，切不可一蹴而就。新形勢下，檔案管理者要從自身上提高創(chuàng)新意識，與時俱進的強化檔案管理的內(nèi)容與有效性，促進檔案工作在基礎設施上的創(chuàng)設，加快檔案工作的創(chuàng)新。只有不斷突破傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，積極主動的尋求優(yōu)化方案，沖破傳統(tǒng)古板思想以及體制機構的束縛，才能夠推動我國檔案管理工作健康發(fā)展。

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