淺談電子文件的歸檔管理工作

文/兵團(tuán)第十三師黃田農(nóng)場辦公室 楊紅英

隨著國家現(xiàn)代化建設(shè)迅速發(fā)展，數(shù)字信息大量產(chǎn)生，行政管理現(xiàn)代化標(biāo)志之一的電子政務(wù)使電子文件管理壓力驟增，對電子文件的長永保存、集中管理、歸檔和有效利用，給檔案部門提出了新的管理理念和課題，如何做好電子文件的歸檔管理工作，確保電子檔案的完整與安全，是今后檔案管理部門的工作重點(diǎn)與難點(diǎn)，本方從電子文書（或文書類載體）對文件歸檔的問題進(jìn)行了分析。

一、正確認(rèn)識電子文件與電子檔案

王剛同志在2003年的時候就指出了電子文書的歸檔是加強(qiáng)國家政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，“電子公文的歸檔與管理，檔案信息資源的開發(fā)與利用，都是國家電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作。”到了2005年的時候，我國就開始陸續(xù)出臺了一些關(guān)于電子文書歸檔的管理規(guī)則和制度，例如有2005年4月開始實(shí)施的《中華人民共和國電子簽名法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，全國各級政府部門嚴(yán)格按照上級發(fā)布的規(guī)章制度全面展開電子文件歸檔的管理工作，促進(jìn)了社會和諧發(fā)展。

電子文件是文件的一個種類，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，只是在載體和形式上有所變化。因而應(yīng)遵循基本的檔案管理原則和理論，即電子文件保管期限表與紙質(zhì)文件保管期限表應(yīng)在總體上保持一致。這里所說的電子文件，是指人們在各種活動中以電子計算機(jī)為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。

二、電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案需要前端控制管理

電子文件經(jīng)過形成且處理完畢就進(jìn)入歸檔管理，即電子檔案管理。有保管價值的電子文件怎樣轉(zhuǎn)化為電子檔案并發(fā)揮其應(yīng)有作用，檔案部門需要對電子檔案進(jìn)行全程控制管理，電子檔案是要進(jìn)行前端控制管理。假如電子文件檔案采用的不是前端控制而是后端控制的話，那么文件內(nèi)容在通過電子器件轉(zhuǎn)移到檔案部門之后再對檔案的分類、編排等進(jìn)行管理，這種發(fā)生和以紙質(zhì)為載體的管理方式的紙質(zhì)檔案模式?jīng)]有太大的區(qū)別，它主要是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計的。在進(jìn)行檔案歸檔的時候使用后端控制管理電子文件，那么在實(shí)際的操作過程中就會出現(xiàn)很多問題，例如是檔案的憑證性問題、電子載體與文件內(nèi)容的可分離性等，所在進(jìn)行歸檔的時候電子信息很容易就會導(dǎo)致信息被刪改。這樣在電子文件在完成歸檔之后，那么在歸檔的時候哪些文件是被改動過的，改動過的話，有沒有修改回來等，這就加大了文件管理工作。在《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)，在進(jìn)行電子文件歸檔的時候，因此相關(guān)的法律規(guī)定了這些電子文件具有有效的法律效力。但是文件內(nèi)容在進(jìn)行電子處理的時候有很多內(nèi)容或文件來源等信息都是很難確定以及把握的，所以這些電子文件在歸檔的時候就會脫離了原有的環(huán)境，從而失去法律效力，這樣的話就會導(dǎo)致電子文件在這一個環(huán)節(jié)上失去的源動力。因此，在進(jìn)行電子文件歸檔的時候是要減少后端控制模式，加強(qiáng)前端控制電子文件模式，確保文件內(nèi)容在歸檔的時候具有有效價值。

電子文件歸檔主要采用的是前端控制模式，這主要是根據(jù)目前我國對文件連續(xù)體理論，按照檔案管理部門的要求，對電子文件的控制管理、創(chuàng)建以及設(shè)計都是在前端控制模式下進(jìn)行的。電子文件歸檔使用前端控制模式可以實(shí)現(xiàn)文件的一體化管理，從以前的電子檔案后端控制的半程管理覆蓋到電子文件歸檔的全程管理。這種管理模式從電子文件歸檔的第一步工作開始都是嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行的，不僅保證了文件內(nèi)容的完整，而且文件在離開原有環(huán)境中還是具有有效的法律效力。加強(qiáng)電子文件歸檔的前端控制，保證了電子文件在歸檔過程中符合我國的檔案管理部門的要求，為將來編寫史志和編研資料等提供第一手檔案資料。

三、電子文件的主要存檔方式及其現(xiàn)實(shí)難點(diǎn)

由于電子文件具有穩(wěn)定性差，易損壞等特點(diǎn)，因此利用磁盤或脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式都具有一定的局限性，都容易造成數(shù)據(jù)的丟失。所以說，選擇何種歸檔方式就變得至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)證實(shí)，利用紙質(zhì)檔案作為載體存儲重要的數(shù)據(jù)，相對于電子載體來說具有安全穩(wěn)定的特點(diǎn)。在使用電子文件保存重要數(shù)據(jù)，通常我們都會制作多份備份存檔，這樣做雖然一定程度上避免了數(shù)據(jù)的的丟失，但是卻加大了工作量，占用了磁盤不必要的空間。網(wǎng)絡(luò)移交歸檔作為一種簡便安全的方式被人們廣泛使用。它一般通過兩種方式來實(shí)現(xiàn)：

1.借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。通俗解釋就是我們把重要的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)過個業(yè)務(wù)部門的挑選，然后信息管理部門再對這些文件進(jìn)行統(tǒng)一的文件格式的轉(zhuǎn)換，使這些數(shù)據(jù)具有一定的可靠性和通用性，這是歸檔實(shí)現(xiàn)的重點(diǎn)。2.由電子文件形成部門編目整理那些尚未傳送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，把各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的信息管理網(wǎng)絡(luò)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線結(jié)合起來，建立起依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。從以上分析的歸檔方式可以看出，不論利用何種途徑歸檔，必須保證電子文件先形成由統(tǒng)一格式編目整理后的同一單位文件，再傳輸給檔案部門，避免從網(wǎng)上自由下載，忽視了電子文件的真實(shí)性與準(zhǔn)確性特點(diǎn)。最后再由存檔部門一律的存入光盤。3.依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

開展電子文件歸檔要堅持以人為本，形成一支特色隊(duì)伍。紙質(zhì)文件歸檔現(xiàn)在已經(jīng)相當(dāng)成熟，擁有自己相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有扎實(shí)的工作基礎(chǔ)，個部門都已經(jīng)設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)人和負(fù)責(zé)人，電子文件歸檔也要學(xué)習(xí)利用這些經(jīng)驗(yàn)，以原紙質(zhì)檔案立卷工作人員為核心，以計算機(jī)操作人員和信心管理員為主體，建立一支新型的電子歸檔隊(duì)伍。但是我們還要注意到電子歸檔與紙質(zhì)歸檔的根本區(qū)別，電子歸檔不需要像紙質(zhì)歸檔采用手工操作方法，需要的是先進(jìn)的科技知識和信息技術(shù)。因此，為了適應(yīng)發(fā)展需要，我們要對工作人員加強(qiáng)系統(tǒng)的培訓(xùn)，從而使他們更好的掌握信息技術(shù)管理知識與技能，更加出色的完成電子文件的歸檔工作。

四、結(jié)論和措施

從以上的分析中，我們可以看出電子文件與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：1.加強(qiáng)對電子文件的歸檔工作是加強(qiáng)電子檔案管理的重要方法；2.電子文件的有效歸檔是電子檔案管理的效率所在；3.電子檔案管理的主要內(nèi)容是要進(jìn)行電子文件歸檔。

所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子文件與電子檔案隔裂開來都是不科學(xué)的。

當(dāng)前，無論是將電子文件還是紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成檔案采用的方法都是“雙軌制”歸檔的內(nèi)容主要是以紙質(zhì)載體和磁、光載體這兩中方法形成““兩套制”進(jìn)行歸檔，形成兩套內(nèi)容相同，保存方式不同的檔案。在歸檔的過程中，主要是使用不一樣的編排方式和存儲工具。在進(jìn)行檔案編排的時候，檔案部門必須在紙質(zhì)的每個備考表或卷內(nèi)目錄的檔案中，在“備注”者一欄里注明其電子檔存放的編碼和存放位置，同樣，在電子文件的相應(yīng)部位注明紙質(zhì)檔的存放編碼和存放位置，以便使用時更加方便查詢。隨著電子檔案存檔技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子存檔技術(shù)更加靈活的與紙質(zhì)存檔相結(jié)合。以前我們對于那些參考價值大，情報作用搞得檔案，都采取一紙質(zhì)存檔為主，以磁、光介質(zhì)歸檔為輔。而現(xiàn)在我們嘗試著對那些價值較高的檔案采取以數(shù)據(jù)存檔我們要采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主。這樣一來，我們不僅提高了檔案管理的工作效率還減少了庫房檔案的體積，緩解了存檔壓力。

五、結(jié)束語

電子文件歸檔是當(dāng)前我國檔案管理部門面臨的一個問題，它是一個系統(tǒng)的工程。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的快速發(fā)展給國家電子檔案管理工作提出了新的要求，電子檔案管理不僅僅是為政府服務(wù)，為政府進(jìn)行管理的一種手段，而且在新時期出現(xiàn)的電子文件、電子檔案管理等帶來新的挑戰(zhàn)，同時也是機(jī)遇。我們必須要勇敢面對挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，在理論上和實(shí)踐上都要加強(qiáng)對電子檔案的管理。既要創(chuàng)建與新的電子文件管理相適應(yīng)的環(huán)境，還要培養(yǎng)一批優(yōu)秀的電子檔案管理人才。因此，作好電子文件歸檔管理 ,保管好電子檔案，保存人類遺產(chǎn)，這既是我們檔案工作人員在數(shù)字化的信息時代所肩負(fù)的新的歷史使命，又是當(dāng)前我們急需承擔(dān)的緊迫任務(wù)。