統(tǒng)計(jì)檔案的管理

文/廣州工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院 褚青濤

一、統(tǒng)計(jì)檔案的重要意義和現(xiàn)行管理制度

一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)完整的統(tǒng)計(jì)過(guò)程應(yīng)該包括以下幾個(gè)步驟：統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。這幾個(gè)步驟如果全部完成了，就意味這項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作的結(jié)束。我們都知道，在統(tǒng)計(jì)過(guò)程的幾個(gè)步驟里面，將會(huì)產(chǎn)生數(shù)量巨大、種類繁多的統(tǒng)計(jì)資料，這些統(tǒng)計(jì)資料也就是統(tǒng)計(jì)檔案。

統(tǒng)計(jì)檔案具有十分重要的作用：第一，統(tǒng)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果的真實(shí)記錄，具有重要的史料價(jià)值；第二，統(tǒng)計(jì)檔案是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，制定經(jīng)濟(jì)政策的主要依據(jù)；第三、統(tǒng)計(jì)檔案是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的重要資料；第四，統(tǒng)計(jì)檔案記載了統(tǒng)計(jì)人員從統(tǒng)計(jì)學(xué)角度研究經(jīng)濟(jì)的成果。

基于統(tǒng)計(jì)檔案的重要性，所以一般情況下都要保管起來(lái)，以備后續(xù)查證，我國(guó)現(xiàn)行的統(tǒng)計(jì)檔案管理制度主要有：

1.專人負(fù)責(zé)，集中統(tǒng)一管理本單位統(tǒng)計(jì)資料，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。各部門(mén)統(tǒng)計(jì)員即本部門(mén)統(tǒng)計(jì)資料保管員，負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)內(nèi)部原始記錄、基層統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行整理、歸檔、保管。統(tǒng)計(jì)處綜合統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)部單位上報(bào)的統(tǒng)計(jì)資料及對(duì)外報(bào)送的統(tǒng)計(jì)資料的保管。

2.統(tǒng)計(jì)資料專柜存放，排列有序。對(duì)檔案材料要及時(shí)、完整地收集、分類整理、排列、編號(hào)、編寫(xiě)卷宗目錄，做到存放有序、查找方便，做好各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、登記。

3.保持檔案整潔，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等工作。每季度對(duì)所有保管的檔案進(jìn)行一次檢查、核對(duì)，做到目錄與室藏檔案相符。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、變質(zhì)等意外、事故，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。

4.認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)資料的鑒定工作，各類統(tǒng)計(jì)資料要長(zhǎng)期保存，不得擅自銷毀統(tǒng)計(jì)資料。確需銷毀統(tǒng)計(jì)資料，各單位出具書(shū)面報(bào)告，需經(jīng)統(tǒng)計(jì)處和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，有權(quán)拒絕各種不正當(dāng)?shù)男袨?，以維護(hù)檔案的完整和安全。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，檔案歸還時(shí)要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)缺張少頁(yè)或其它損壞檔案的情況，要及時(shí)追究責(zé)任并采取補(bǔ)救措施。

6.統(tǒng)計(jì)資料保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關(guān)人員的責(zé)任直至法律責(zé)任。

二、目前統(tǒng)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

國(guó)家制定的統(tǒng)計(jì)檔案管理制度是非常全面的，但是在真正的執(zhí)行過(guò)程，由于不少單位的重視不夠和監(jiān)督不力，在統(tǒng)計(jì)檔案的管理上往往存在以下問(wèn)題：

（一）資料整理不及時(shí)

在實(shí)際情況中，很多單位沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，一般都是各部門(mén)的資料自行保存。各部門(mén)也就對(duì)這些應(yīng)該歸檔保存的資料隨意擺放，等到上級(jí)部門(mén)檢查的時(shí)候，才突擊整理下。而缺乏及時(shí)整理和歸檔統(tǒng)計(jì)資料的意識(shí)，這樣也會(huì)造成統(tǒng)計(jì)資料可能丟失的后果。

（二）檔案管理人員不足

據(jù)了解，很多單位因?yàn)椴粔蛑匾暯y(tǒng)計(jì)檔案的管理，所以統(tǒng)計(jì)檔案沒(méi)有專門(mén)的管理人員，大多數(shù)是兼職，因此這些人員沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力來(lái)做好統(tǒng)計(jì)檔案的管理工作。這樣就造成了當(dāng)急需查閱一些統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，這些管理人員經(jīng)常不能及時(shí)找到，進(jìn)而會(huì)影響正常工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

在實(shí)際工作中，統(tǒng)計(jì)人員對(duì)整個(gè)統(tǒng)計(jì)過(guò)程非常熟練，經(jīng)常參加統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案管理知識(shí)，特別是統(tǒng)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)統(tǒng)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。在統(tǒng)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授統(tǒng)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成統(tǒng)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的統(tǒng)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

（四）單位重視不夠

各單位普遍重統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)，輕統(tǒng)計(jì)檔案管理。在各單位制定的統(tǒng)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的統(tǒng)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把統(tǒng)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入企業(yè)的統(tǒng)計(jì)人員崗位職責(zé)中。

（五）資料的質(zhì)量不高

眾所周知，統(tǒng)計(jì)資料最重要的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)要真是可靠，所以統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范性要求是很高的。因此，統(tǒng)計(jì)檔案的工作也要實(shí)行規(guī)范化。但是在實(shí)際操作中，很多單位沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的要求來(lái)整理和記錄原始資料，設(shè)置的表格不規(guī)范、不全面，各類數(shù)據(jù)東拼西湊，從而嚴(yán)重影響了統(tǒng)計(jì)資料的真實(shí)性和可靠性。

三、統(tǒng)計(jì)檔案管理的改進(jìn)措施

統(tǒng)計(jì)檔案作為各級(jí)國(guó)家統(tǒng)計(jì)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的統(tǒng)計(jì)部門(mén)在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析等統(tǒng)計(jì)活動(dòng)中形成的統(tǒng)計(jì)資料，是具有保存價(jià)值的各種數(shù)字、文字、圖表、聲像及電子載體形式的歷史記錄，應(yīng)該妥善的歸檔保存。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，這些統(tǒng)計(jì)檔案往往由于各種原因，會(huì)出現(xiàn)資料不全面、保管不善造成資料丟失等問(wèn)題，這樣就給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)了一定的麻煩。針對(duì)這些問(wèn)題，應(yīng)該采取一定的解決辦法。

（一）及時(shí)整理、歸檔統(tǒng)計(jì)資料

統(tǒng)計(jì)文件材料必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整理歸檔，不得有積存另散文件材料。需歸檔的文件材料在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)應(yīng)該收集齊全，然后再規(guī)定的時(shí)間內(nèi)開(kāi)始整理、立卷，比如：會(huì)議文件、重大活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。這樣就可以保證統(tǒng)計(jì)資料在統(tǒng)計(jì)過(guò)程中不會(huì)發(fā)生丟失問(wèn)題。

（二）建立一支專門(mén)、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

要做好統(tǒng)計(jì)檔案的管理工作，必須有一支專門(mén)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。各單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到不僅統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)重要的工作，統(tǒng)計(jì)檔案的管理也是一項(xiàng)與之并重的工作，切實(shí)重視起來(lái)，選拔專門(mén)的人員擔(dān)任檔案管理工作，要求這些人員要有足夠的精力和時(shí)間去參加統(tǒng)計(jì)工作，指導(dǎo)統(tǒng)計(jì)檔案材料的收集、整理工作。另外，在統(tǒng)計(jì)檔案管理人員正式上崗之前，要參加統(tǒng)計(jì)檔案的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，真正掌握統(tǒng)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)和基本技能，使整理出來(lái)的統(tǒng)計(jì)檔案達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

（三）提高管理人員的認(rèn)識(shí)

統(tǒng)計(jì)檔案的管理人員是統(tǒng)計(jì)資料的擁有者和保管者，要主動(dòng)參加到統(tǒng)計(jì)工作中去，按照《統(tǒng)計(jì)法》的要求，對(duì)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)資進(jìn)行及時(shí)歸類排序，方便他人的查詢和使用，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供服務(wù)，為統(tǒng)計(jì)工作的順利進(jìn)行提供有力條件。

（四）建立“電子統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理中心”

檔案管理部門(mén)可以與其他各部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室，是各單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

（五）開(kāi)展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

四、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，統(tǒng)計(jì)檔案的管理對(duì)于每個(gè)單位和部門(mén)的工作都是至關(guān)重要的，因此統(tǒng)計(jì)檔案的規(guī)范化管理措施需要每一個(gè)相關(guān)工作人員去重視和認(rèn)真執(zhí)行。通過(guò)上述的改進(jìn)措施，相信統(tǒng)計(jì)檔案的管理工作會(huì)更加專業(yè)規(guī)范。

[1]路鶴香.規(guī)范統(tǒng)計(jì)檔案管理提升統(tǒng)計(jì)工作水平[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì),2012,(16).

[2]胡文煒.應(yīng)當(dāng)重視統(tǒng)計(jì)檔案的管理[J].浙江統(tǒng)計(jì),1999,(12).

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