信息化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案存在的問題及對(duì)策思考

文/河北廣播電影電視局機(jī)關(guān)服務(wù)中心 高寧

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)、機(jī)關(guān)檔案的主要組成部分，許多企業(yè)和機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理仍存在許多薄弱環(huán)節(jié)，特別是在新時(shí)期信息化時(shí)代下面臨著諸多挑戰(zhàn)。因此，通過建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理和利用水平，成為會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮最大作用的關(guān)鍵。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）會(huì)計(jì)檔案管理制度相對(duì)滯后

目前各單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要執(zhí)行財(cái)政部財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)財(cái)政部關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知，可各單位并對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。在現(xiàn)實(shí)的管理中，會(huì)計(jì)檔案的行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)一直沒有落實(shí)。當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案雖然已初步分類，但是還會(huì)出現(xiàn)一些沒有編制目錄號(hào)、卷宗號(hào)的會(huì)計(jì)憑證及賬簿之類的檔案，并且這些檔案也沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定的裝訂。此外，還有個(gè)別單位的借閱手續(xù)并不完備、會(huì)計(jì)檔案室容納不夠、會(huì)計(jì)移交和銷毀制度不嚴(yán)等問題。

由于多方面的原因，會(huì)計(jì)檔案的管理目前還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統(tǒng)的版本偏低引起生成的會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)運(yùn)行問題；其次是系統(tǒng)軟件的升級(jí)可能會(huì)造成舊數(shù)據(jù)無法讀取。這不僅會(huì)導(dǎo)致信息資源的流失，而且也會(huì)對(duì)將來的會(huì)計(jì)核算帶來很多不必要的負(fù)擔(dān)。

（二）會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用

在單位內(nèi)部，作為重要資料管理的會(huì)計(jì)檔案工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義?？墒怯捎谑艿絺鹘y(tǒng)思維的影響，事業(yè)單位內(nèi)部通常對(duì)支出和收入狀況相對(duì)重視，沒有做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作。在經(jīng)濟(jì)管理和活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案管理也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和效能。對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響了這樣工作的開展。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取的措施

（一）完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度

以事業(yè)單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門也要參考財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從實(shí)際出發(fā)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度。細(xì)節(jié)內(nèi)容包括定期規(guī)范打印產(chǎn)生的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證、日志等數(shù)據(jù)條款，然后通過統(tǒng)一裝訂并存檔處理；會(huì)計(jì)賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱工整填于封面。同時(shí)，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫，并在打印的時(shí)候必須附上相應(yīng)的頁碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好交接任務(wù)，確保會(huì)計(jì)檔案完整無損和送檔和歸檔無誤。

對(duì)于電算系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專用計(jì)算機(jī)的備份；其次是使用光盤和磁盤備份；然后是對(duì)于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會(huì)計(jì)電算化的管理和保存。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理硬件管理

事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的電子會(huì)計(jì)檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會(huì)計(jì)電算化在入庫的時(shí)候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統(tǒng)一的固定位置。建立有效的授權(quán)批準(zhǔn)制度，便于對(duì)這些電子數(shù)據(jù)的查詢和歸檔。除此之外，研制計(jì)算機(jī)防火墻和病毒庫，確保計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全，以避免數(shù)據(jù)丟失和外泄帶來的損失。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)管，一般的計(jì)算機(jī)不要安裝光驅(qū)和軟驅(qū)設(shè)備，系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。

（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

在國內(nèi)，搞好會(huì)計(jì)檔案工作的關(guān)鍵的前提條件是得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在會(huì)計(jì)檔案管理人員的招聘上，單位要站在全局利益的高度，擇優(yōu)錄取。把那些有能力、有經(jīng)驗(yàn)、有責(zé)任心的人員引進(jìn)到事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案事業(yè)上。設(shè)置獎(jiǎng)懲措施，優(yōu)則獎(jiǎng)，劣則罰，公平對(duì)待。定期組織人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)內(nèi)知識(shí)，把激勵(lì)制度引進(jìn)單位內(nèi)部，不斷提高會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》也可以作為會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)的參考內(nèi)容，讓他們從知識(shí)和思想上認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性。會(huì)計(jì)檔案的借閱手續(xù)制度和和使用權(quán)限制度也需要不斷完善，避免數(shù)據(jù)流失和泄漏。定期檢查存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的盤片，從而避免檔案數(shù)據(jù)的流失。

總之言之，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，改進(jìn)和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，充分利用單位會(huì)計(jì)檔案信息資源，提高信息資源利用效率，使會(huì)計(jì)檔案在行政管理、科研、和后勤服務(wù)工作上發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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